Documente specifice contabilitatii marfurilor la pret cu amanuntul

1. CHITANTA

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in carnete cu cate 100 de file.

Serveste ca:

document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casierie;

document justificativ de inregistrare in Registrul-jurnal de incasari si plati si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasat, de catre contribuabilul sau casierul numit si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

Circula la depunator (exemplarul 1). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in Registrul-jurnal de incasari si plati.

Se arhiveaza, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2.)

2. FACTURA FISCALA

Formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru-exemplarul 1, rosu-exemplarul 2, verde -exemplarul 3.

Serveste ca:

document de baza caruia se intocmeste documentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document de incarcare in gestiunea primitorului;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in 3 exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii din cauza unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Circula:

exemplarul 1 la cumparator;

exemplarul 2 la desfacere;

exemplarul 3 pentru inregistrarea in contabilitate

3. MONETAR

Formular cu regim special de tiparire si numerotare.

Formularul este tiparit in carnete cu cate 100 file.

Serveste ca:

document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in casierie, corespunzator marfurilor comercializate;

document justificativ de inregistrare in contabilitate;

document justificativ pe baza caruia se preda contribuabilului numerarul incasat prin casa de catre casier, respectiv de catre vanzator.

Monetarul se utilizeaza numai in cazul vanzarii marfurilor cu amanuntul.

Potrivit reglementarilor in vigoare, in conditiile utilizarii aparatelor de marcat electronice fiscale, suma inscrisa in monetar trebuie sa corespunda cu suma din registrul de casa emis de aceste aparate, inclusiv cu suma inregistrata de mana in registrul de casa, in cazul defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale.

Valoarea inscrisa in monetar trebuie sa corespunda cu valoarea inscrisa in raportul de gestiune.

Se intocmeste in doua exemplare de catre casier sau de catre persoana imputernicita, la sfarsitul zilei, prin inventarierea numerarului pe categorii de bancnote si de monede.

Circula:

-exemplarul 1 pentru inregistrarea in Registrul-jurnal de incasari si plati;

-exemplarul 2 ramane in carnet.

4 NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

Format A4, X4 tiparite pe ambele fete, in blocuri de 150 file

Serveste ca:

document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru incarcarea in gestiune

act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

document justificativ de inregistrare in contabilitate;

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul;

a)      bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

b)      bunurile materiale primite spre prelucrare in custodie sau in pastrare;

c)      bunuri materiale procurate de la persoane fizice ;

d)      bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

e)      bunuri materiale care prezinta diferente la receptie;

f)        marfurilor intrate in gestiune la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros;

In cazurile mentionate mai sus, precum si pentru materialele nestocate a caror valoare se inregistreaza direct pe cheltuieli, receptia si incarcarea in gestiune se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Se intocmeste in 2 exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente. Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in 3 exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

In cazul cand bunurile materiale sosesc in transa se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii. Datele de pe verso formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente la receptie.

5. DISPOZITIE DE LIVRARE

Format A5 tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 file.

1. Serveste ca :

document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;

document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.

2. Se intocmeste in 2 exemplare de catre serviciul desfacere.
3. Circula:

la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau a altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare;

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

la magazie (exemplarul 1);

la compartimentul desfacere (exemplarul 2)

6. JURNAL PENTRU CUMPARARI

Format X4, tiparit pe ambele fete in carnete a 50 si 100 file.

1. Serveste ca:

jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii;

document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila;

document de control al unor operatii inregistrate in contabilitate.

2. Se in tocmeste intr-un singur exemplar, avand paginile numerotate, in care se inregistreaza zilnic, fara stersaturi si spatii libere, elementele necesare pentru determinarea corecta a taxei pe valoarea adaugata deductibila.

Se intocmeste un jurnal separat pentru cumparari de bunuri si servicii pentru nevoile firmei si, separat, pentru cumparari de bunuri (marfuri) care se vand ca atare.

Acest jurnal se completeaza la compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor tipizate privind cumpararile de valori materiale sau de prestari servicii.

3. Circula:

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoare adaugata. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

7. JURNAL PENTRU VANZARI

Format X4, tiparit pe ambele fete, in carnete a 100 file.

l. Serveste ca:

jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii:

document de stabilire lunara a taxei pe valoare adaugata colectata;

document de control al unor operatii inregistrate in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un singur exemplar avand paginile numerotate, in care se inregistreaza zilnic sau lunar, dupa caz fara stersaturi si spatii libere, elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA colectata datorata.

Acest jurnal se completeaza la compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor tipizate comune si specifice (facturi sau documente inlocuitoare) privind vanzarile de valori, materiale sau prestari de servicii, precum si pe baza Borderoului de vanzare (incasare) din ziua de..

3. Circula:

- la compartimentul financiar contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adaugata.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.