Analiza cheltuielilor

Cheltuielile unei firme cuprind o sfera larga de procese economice legate, in esenta, de consumul si utilizarea factorilor productiei: natura, capitalul, munca.

Analiza acestora se constituie intr‑o componenta foarte importanta a managementului intern al firmei si este premisa de baza a obtinerii performantelor economico‑financiare.

Sunt folosite permanent doua notiuni: cheltuieli si costuri. Ambele exprima in fond acelasi lucru, si anume: repartizarea, dirijarea unor sume de bani ale firmei pentru buna desfasurare a activitatii. A cheltui reprezinta actiune concreta de repartizare a banilor pe diverse canale, iar costurile sunt definite ca expresia baneasca a cheltuielilor suportate de agentii economici.

Ca indicator economic, costul masoara efortul firmei pentru consumul de materii prime, materiale, combustibil, energie, masini, utilaje, instalatii, plata salariilor, dobanzi, penalizari, chirii, impozite si taxe, contributia pentru asigurari sociale, ajutorul de somaj, cheltuieli pentru prevenirea si inlaturarea poluarii mediului s.a.

Costul reprezinta o parte a pretului de vanzare, pe care agentii economici o recupereaza la vanzarea bunurilor pentru a‑si acoperi cheltuielile efectuate.

Sursele de informatii in materie de costuri sunt: bugetul de venituri si cheltuieli, contul de profit si pierderi, dari de seama statistice pentru cheltuielile si rezultatele firmei, bilantul contabil, notele explicative si politicile contabile (anexate la bilant), alte informatii externe privind piata muncii, piata capitalului etc.

Metodele de analiza a cheltuielilor ofera informatii care ajuta la stabilirea celei mai bune solutii in alocarea resurselor firmei si, pe aceasta baza, sunt un instrument util in politica intreprinderii de stabilire a preturilor si a marjelor de rentabilitate.

In functie de modul in care se modifica la variatiile volumului de activitate, cheltuielile intreprinderii se impart in:

F     cheltuieli variabile;

F     cheltuieli fixe.

Analiza cheltuielilor variabile

Cheltuielile variabile sunt acele cheltuieli care se modifica in acelasi sens cu modificarea volumului de activitate al firmei. Altfel spus daca cifra de afaceri (volumul de activitate) creste si cheltuiala variabila va creste, dupa cum atunci cand volumul de activitate se reduce si aceasta categorie de cheltuiala se va afla in regres. Cheltuielile variabile au in vedere activitatea de exploatare a intreprinderii si in cadrul lor se cuprind: cheltuielile cu materia prima, cheltuielile cu materiale, cheltuielile cu salarii, cheltuielile directe, cele de desfacere sau cele privind costul marfurilor cumparate etc.

Graficul nr. 1

Evolutia pe termen scurt a cheltuielilor variabile

Analiza acestor cheltuieli pe perioada scurta de timp (de pana la un an) indica o corelatie directa, relativ stransa intre ele si volumul de activitate al firmei, asa dupa cum se poate remarca si din graficul nr. 1.

Din graficul nr. 1 se observa ca volumul total al acestor cheltuieli se afla, permanent, in miscare, el modificandu-se in acelasi timp si acelasi sens cu volumul cifrei de afaceri (indicator utilizat pentru dimensionarea volumului de activitate). Daca insa ne referim la cheltuiala variabila pe produs (sau, ceea ce este acelasi lucru, la cheltuiala variabila care revine la un leu incasare) observam ca indiferent de sensul in care se modifica cifra de afaceri, aceasta are tendinta de a se mentine constanta (sau de a se modifica prea putin in perioada de analiza).

Studiul cheltuielile variabile pe termen lung, pentru mai multe exercitii financiare (adica, pentru intervale de timp mai mari de un an), face ca proportionalitatea dintre acestea si volumul de activitate, constatata anterior, sa fie afectata. La fel se intampla si cu cheltuiala variabila pe produs, ea cunoscand o anumita fluctuatie.

Graficul nr. 2

Evolutia pe termen lung a cheltuielilor variabile

Explicatia acestei modificari in comportamentul cheltuielilor variabile trebuie cautat in ciclul de viata al produsului, in sensul ca se manifesta o anumita asimetrie intre eforturile pe care le face o firma pentru a produce si comercializa un anumit produs si incasarile generate de acestea, corespunzator fazelor de expansiune, maturitate sau declin, pe care le cunoaste orice bun (graficul nr. 2).

Astfel, intr-o prima perioada, care corespunde fazei de expansiune a produsului, incasarile cresc mai rapid in raport cu cheltuielile variabile totale, iar in planul costului pe produs se observa o micsorare continua a acestuia, care determina obtinerea unei rentabilitati inalte, normale de altfel, pentru amortizarea a cheltuielilor de productie si comercializare cat si acelor de cercetare-dezvoltare, efectuate inaintea lansarii acestuia in exploatare.

Urmeaza o a doua perioada, scurta ca durata, care corespunde fazei maturitatii produsului. In aceasta etapa intre dinamica cheltuielilor variabile totale si dinamica incasarilor este un echilibru perfect, care determina, pe planul costului variabil pe produs, atingerea valorii minime.

In sfarsit, cea de-a treia etapa, corespunzatoare declinului produsului in cauza, dinamica cheltuielile variabile totale intrece dinamica cifrei de afaceri, pentru ca apar produse noi, care desi corespund acelorasi nevoi, prin calitate, performante tehnice atrag consumatorii, acestia evitand sa achizitioneze produsele mai vechi, deja cunoscute. Pe planul costului variabil pe produs, ca urmare a dinamicii diferite a celor doua variabile (cifra de afaceri si cheltuiala variabila totala), se observa a crestere, ceea ce inseamna si o deteriorare a rentabilitatii produsului in cauza.

Analiza cheltuielilor variabile, dar si a categoriilor de cheltuiala care o compun (consumuri materiale, cheltuieli cu salariile etc.), se realizeaza cu indicatorii clasici: modificare absoluta, modificare relativa, indice, nivelul cheltuielii la o mie de lei incasare.

Analiza factoriala a acestor cheltuieli se face plecand de la legatura care exista intre aceste categorii de cheltuieli si volumul de activitati, cheltuiala variabila putand fi scrisa ca o functie de cifra de afaceri (CA - volumul de activitate al intreprinderii). Al doilea factor care determina cheltuiala variabila totala fiind nivelul cheltuielii variabile la 1000 de lei cifra de afaceri (N_v - care masoara efortul pe care il face firma, din punctul de vedere al acestei categorii de cheltuiala pentru a produce 1000 de lei cifra de afaceri).

Dezvoltarea modelului de analiza a cheltuielii variabile se face plecand de la faptul ca aceasta cheltuiala nu este unica (egala) pentru toate produsele, activitati sau celelalte structuri din intreprindere, acestea functionand cu cheltuieli variabile diferite (si deci si nivele de cheltuiala variabila la 1000 de lei cifra de afaceri diferite - n_vi).

Prin urmare, nivelul cheltuielii variabile la 1000 de lei cifra de afaceri, stabilit la nivelul intreprinderii, nu este altceva decat o medie aritmetica ponderata a nivelurilor de cheltuiala variabila de la nivelul componentelor functionale, organizatorice, productive si comerciale ale firmei, ponderile fiind structura cifrei de afaceri a firmei (g_i) pe produse, sectoare de activitate, sectii, forme de vanzare, unitati operative etc.

unde:

2. Analiza cheltuielilor fixe

Cheltuielile fixe sunt acele cheltuieli care nu sunt dependente de volumul de activitate al firmei, in sensul ca ele modificarea dimensiunii lor nu este datorata unei modificari de acelasi sens a cifrei de afaceri (ca indicator care cuantifica volumul de activitate al intreprinderii). Ele sunt dependente (cresc sau scad) in functie de capacitatea de productie al intreprinderii, orice modificare in structura organizatorica acesteia ar trebui, teoretic, sa determine si modificari ale volumului cheltuielilor fixe.

Concret, in cadrul acestor cheltuieli fixe se cuprind: cheltuieli cu amortizarea, cele de cercetare - dezvoltare, cele de administrare si conducere ale firmei, precum si cheltuielilor financiare, cum ar fi de exemplu cu dobanda platite de aceasta la sursele de finantare externa.

Cum, in principiu, pe termen scurt capacitatea de productie a intreprinderii nu se modifica sau se modifica prea putin, volumul total al cheltuielilor fixe ar trebui sa ramana constant, indiferent de modificarile, in sensul cresterii sau scaderii, volumului de activitate al acesteia. In acelasi timp cheltuiala fixa pe produs (sau cheltuiala fixa care revine la o unitate valorica de incasare) se modifica in functie de variatiile volumului de activitate al firmei. Astfel, orice crestere a volumului de activitate al firmei, in conditiile in care cheltuiala fixa totala ramane neschimbata, este echivalenta cu o scadere a cheltuielii fixe unitare (pe produs sau a celei care revine la o unitate valorica de incasare), dupa cum orice scadere a volumului de activitate va determina o crestere a cheltuielii fixe unitare (graficul nr. 3

Graficul nr. 3

Comportamentul pe termen scurt al cheltuielilor fixe totale si unitare

Cheltuiala fixa totala Cheltuiala pe produs

Daca insa analiza are loc pe termen lung, pentru mai multe exercitii financiare, adica intr-om perioada de timp mai lunga, in care sunt plauzibile modificari in structura organizatorica a firmei atunci vom asista si la modificarea in sensul cresterii cheltuielilor fixe totale. Aceasta pentru ca structura intreprinderii cunoaste modificari, de exemplu, la sectiile existente se adauga altele noi, carora trebuie sa li se asigure elementele de management si administratie necesare, sau intreprinderea lanseaza in productie noi produse, pentru care a facut o serie de cheltuieli de cercetare-dezvoltare, a achizitionat noi mijloace fixe, care trebuie amortizate, apeleaza la noi resurse financiare, pentru care trebuie platite dobanzi, etc. Intr-un cuvant, volumul total al cheltuielilor fixe are tendinta de a creste (graficul nr. 4

Graficul nr. 4

Comportamentul pe termen lung al cheltuielilor fixe totale

Analiza cheltuielilor fixe, dar si a categoriilor de cheltuiala care o compun (amortizare, cheltuieli de administrare si conducere, dobanzi etc.), se realizeaza cu indicatorii clasici: modificare absoluta, modificare relativa, indice, nivelul cheltuielii la o mie de lei incasare.

In ceea ce priveste analiza factoriala a cheltuieli fixe aceasta se realizeaza asupra nivelului lor relativ (cheltuiala fixa unitara sau asupra nivelului cheltuielii fixe care revine la 1.000 lei cifra de afaceri). Aceasta pentru ca analiza studiaza doar fenomene dinamice si nu statice, ori in cazul cheltuielilor fixe volumul lor total, teoretic nu se modifica sau se modifica prea putin, pe cand ceea ce se modifica este nivelul lor relativ: cheltuiala fixa pe produs sau nivelul cheltuielii fixe care revine la o unitate valorica de incasare (sau la 1.000 lei cifra de afaceri).

Asadar, modelul de analiza este:

unde:

3. Analiza cheltuielilor totale

Analiza cheltuielilor intreprinderii este importanta pentru ca ea ofera o serie de informatii privind modul in care firma consuma resursele materiale si umane, precum si pentru faptul ca o serie de cheltuieli, fiind puse in relatie cu rezultatul intreprinderii, determina in mod direct profitul si, deci, ele permit desprinderea unor concluzii privitoare la eficienta intreprinderii in cauza.

Analiza dinamica a cheltuielilor se poate realiza cu ajutorul indicatorilor clasici:

modificarea absoluta a cheltuielilor totale ()

modificarea relativa a cheltuielilor ()

Atunci cand intreprinderea isi propune sa realizeze sporuri ale volumului de activitate (CA₁ > CA₀) este normal ca si eforturile (cheltuielile) facute de intreprindere sa creasca ( > De exemplu, dublarea productiei fizice a intreprinderii este imposibil de realizat fara o crestere corespunzatoare a consumurilor si, deci, a cheltuielilor firmei. Dar obtinerea optimului economic de catre intreprindere presupune ca dinamica volumului de activitate sa fie superior in raport cu dinamica cheltuielilor inregistrate de ea (I_CA > I_ChT Ceea ce inseamna ca fiecare leu cheltuit de intreprindere sa genereze o incasare mai mare, in raport cu incasarea adusa in perioada de raportare (3):

Corelatia anterioara, intre volumul de activitate (vazut prin intermediul incasarilor generate de productia realizata, adica prin indicatorul cifra de afaceri) si cheltuielile firmei (Ch), mai poate fi surprinsa si cu ajutorul indicatorului:

nivelul cheltuielilor totale la 1000 lei cifra de afaceri (

Indicatorul masoara cheltuiala (efortul) pe care o (il) face intreprinderea pentru a realiza o incasare de o mie de lei. Din punctul de vedere al optimului economic va fi apreciata ca pozitiva situatia in care nivelul cheltuielilor la 1000 de lei incasare este in dinamica in scadere (<), aceasta insemnand cresterea eficientei cheltuielilor, ca urmare a faptului ca o cheltuiala mai mica (noua valoarea a lui ) genereaza acelasi volum de incasare (1000 de lei) - relatia (7).

Indicatorul este util in analiza pentru ca realizeaza legatura directa cu rentabilitatea firmei (daca se consuma o anumita valoare pentru a realiza o incasare de o mie de lei, inseamna ca diferenta pana la aceasta valoare a incasarii o reprezinta profitul firmei sau, generalizand, orice scadere a nivelului de cheltuiala este sinonima cu o crestere a profitului firmei).

Un model de analiza a cheltuielilor totale este:

Se pot crea modele cu valoare operationala care sa depisteze contributia fiecarui factor implicat in relatiile de calcul, in evolutia finala a cheltuielilor intreprinderii. Totusi este de la sine inteles ca in cele mai multe cazuri, cheltuielile totale cresc, motivat de cauze numeroase, atat obiective cat si subiective.