Debitori si plati anticipate

Debitori si plati anticipate

Obiective primare

Debitorii exista si debitele nu sunt supraevaluate

Debitele sunt realizabile (ca numerar)

Inainte de a incepe activitatea detailata, asigurati-va ca intelegeti implicatiile revizuirii cu caracter general a situatiilor financiare (sectiunea B) si modelul auditului (sectiunea F).

Pentru aceasta sectiune, metoda recomandata de selectie a esantioanelor este metoda proportionala de selectie. Aceasta metoda consta in alegerea unui esantion de dimensiunea indicata in sectiunea F3, dar acest esantion va fi impartit proportional, astfel incat sa includa elementele mari, dar si o selectie din elementele mai mici. Aceasta metoda presupune impartirea esantionului in proportia 80:20. Astfel, 80% din marimea esantionului va fi aleasa din randul celor mai mari elemente in ordine descrescatoare, iar 20% vor fi alese aleatoriu din restul populatiei.

Exemplu: Sa presupunem ca avem 420 de clienti, iar marimea esantionului nostru trebuie sa fie de 40 de elemente. Esantionul va cuprinde primii 32 de clienti ca marime (80% x 40) si 8 care vor fi selectati aleatoriu din restul de 388.

PROBE DE AUDIT CERUTE

Obtineti un tabel sintetizat al soldurilor debitoare

O parte esentiala a procesului de audit este de a inregistra cum sunt compilate situatiile auditate si de a obtine probe despre cifrele individuale.

Pentru a efectua revizuirea analitica a soldurilor debitoare (sectiunea 9) este necesara o situatie suficient de detaliata a debitorilor.

Se reconciliata soldurile din registrul vanzarilor cu cel din balanta analitica si sintetica

Este esential sa se documenteze cum au fost compilate cifrele din contul de debitori - o documentare care poate fi referentiata cu activitatea de audit desfasurata, pentru a obtine probe pentru cifra totala a debitorilor.

Pentru a permite emiterea unei opinii asupra tuturor debitorilor societatii, este in mod normal necesar sa se obtina probe despre sumele de incasat de la fiecare debitor. Daca se va tine cont de totalul (de control) corespunzator contului debitorilor, atunci trebuie verificat modul cum se acumuleaza aceasta cifra.

Soldul contului de control trebuie sa provina din totalitatea facturilor/notelor de credit emise si a platilor primite in timpul anului. De aceea, este necesar:

(a) sa se investigheze inregistrarile contabile mari sau neobisnuite

Acolo unde este tinut un registru al vanzarilor si unde sunt utilizate inregistrari contabile conventionale pentru ajustarea soldurilor, acestea trebuie revizuite; ele nu ar trebui sa apara in mod normal.

(b) sa se investigheze orice fluctuatii neobisnuite in nivelul facturilor/notelor de credit ce sunt inregistrate periodic.

Trebuie sa existe un motiv pentru fluctuatiile in activitate.

(c) sa se verifice soldurile

Se va verifica un esantion de solduri din registrul de vanzari, pentru a se confirma modul de intocmire a contului de control sau cifra totala.

(d) sase verifice adunarile

Verificati ca adunarea listei din registrul de vanzari corespunde intr-adevar cu totalul contului de control si ca lista intocmita la sfarsitul anului este corecta.

Lista debitorilor comerciali

Acolo unde nu exista un sistem de inregistrare a vanzarilor sau un cont de control, cifrele corespunzatoare debitorilor sunt date de totalul obtinut din lista de sfarsit de an a debitorilor.

Exercitiul intocmirii si verificarii unei reconcilieri a vanzarilor, a numerarului incasat si a soldurilor dt deschidere si de inchidere ale conturilor debitoare se constituie intr-o verificare importanta, in particular pentru clientii mici unde exista un cont de control propriu-zis.

Verificarea soldurilor dupa vechime si incasari ulterioare

Acesta este un exercitiu important pentru determinarea substantei sumelor inregistrate in conturi. Pentru esantionul de solduri selectat se noteaza detalii despre vechimea soldurilor si despre sumele recuperate din creantele respective dupa data bilantului. Acestea constituie probe de audit ce sustin valoarea s recuperabilitatea soldurilor debitoare.

Verificarea incasarilor ulterioare in numerar este un mod important d6 verificare a soldurilor debitorilor. Daca sunt incasate sume rotunde, asigurati-va ca acestea se refera la debite anterioare si ca nu exista probleme in ceea ce priveste creantele nerecuperate pentru o perioada indelungata. In masura ii care aceste proceduri dau rezultate satisfacatoare, se poate renunta la confirmarea directa a debitorilor.

Verificarea recuperabilitatii

Un obiectiv primordial al auditului debitorilor este ca auditorii sa verifice ca soldul debitorilor nu este supraevaluat. O etapa importanta consta in a verifica ca exista toti debitorii si ca acestia nu au intrat in imposibilitate de plata.

O revizuire (comentariu scris) a directorilor/managerilor care ar trebui probabil sa-si cunoasca clientii este un exercitiu important.

Procesul de audit cere mai mult decat identificarea datoriilor incerte ale societatii - acolo unde exista datorii ce nu mai sunt recuperabile, trebuie cautate probe pentru a sustine pastrarea unui sold incert.

Incasarile ulterioare in numerar vor fi cea mai buna dovada a recuperabilitatii, dar daca acest lucru nu s-a intamplat, atunci trebuie revizuita corespondenta privind motivul neplatii si trebuie pusa sub semnul intrebarii viabilitatea clientului.

Testul de separare a exercitiilor

Erorile la efectuarea testului de separare a exercitiilor vor avea un efect direct atat asupra bilantului, cat si asupra profitului raportat.

In timpul planificarii misiunii de audit si a revizuirii initiale (sectiunea F), ca si in timpul auditarii stocului de produse finite si a stocului de produse in curs de executie (sectiunea I) se poate identifica daca sunt sau nu probleme specifice in ceea ce priveste separarea exercitiilor.

Eroarea sau manipularea inregistrarilor din stocul de inchidere si din contul vanzarilor/debitorilor tinde sa fie un domeniu cu risc foarte mare. Separarea exercitiilor trebuie verificata prin selectarea elementelor expediate chiar inainte de sfarsitul anului si a acelora expediate imediat dupa inceputul anului, asigurandu-va ca toate sunt contabilizate in stoc, in contul debitorilor si al vanzarilor in perioada corecta (trimitere la separarea exercitiilor in ceea ce priveste stocurile - sectiunea I).

Facturi in rosu

Facturile in rosu reduc valoarea venitului - daca emiterea lor nu este controlata in mod adecvat pot rezulta erori atat in venit, cat si in soldurile debitoare.

Modelul de emitere a facturilor in rosu trebuie notat si controlat. Nivelul facturilor in rosu emise in primele saptamani ale urmatoarei perioade contabile trebuie notat pentru a se confirma ca acesta corespunde cu cel estimat. Indiferent care este acel nivel, trebuie testat un esantion pentru a se verifica ca acestea sunt in scopuri comerciale pure. Acolo unde exista indicii ca au existat unele vanzari la sfarsitul anului, trebuie constituit un provizion in contul debitor pentru sfarsitul de an.

Verificarea platilor anticipate

Platile anticipate nu sunt in mod normal un domeniu de risc, dar din revizuirea initiala trebuie notate orice motive care duc Ia plati anticipate semnificative sau neobisnuite.

Revizuirea analitica este o tehnica folositoare. Se compara platile anticipate ale anului trecut cu cele ale anului curent (trimiterile se fac la cheltuielile din contul de profit si pierderi ce pot da nastere sumelor de platit in mod anticipat), pentru a fi siguri ca sunt identificate toate platile anticipate semnificative.

Determinarea soldurilor semnificative trebuie documentata, de exemplu cu contracte/facturi de la terte parti, chiar daca valoarea totala a fost deja platita de client.

Revizuire analitica

Daca aceasta nu s-a facut in detaliu atunci cand s-a efectuat planificarea auditului, revizuirea vitezei de rotatie a debitorilor, precum si a vechimii lor este o etapa importanta in activitatea de audit. Este in mod particular importanta acolo unde soldurile debitoare au fost modificate ca rezultat a! inchiderii bilantului/ activitatii de audit.

Este de retinut ca toate etapele revizuirii analitice reprezinta un instrument de lucru foarte eficient.

MUNCA PE AUDIT

Revizuirea debitorilor - luati in calcul confirmarea directa

Un obiectiv primordial al auditului debitorilor este acela de a verifica ca acestia exista. Acolo unde exisa multe solduri, si raportul de audit trebuie prezentat intr-o perioada relativ scurta, atunci confirmarea directa a debitorilor poate fi o etapa utila in probarea lor.

Trebuie selectat un esantion de solduri cu valoare mare, creditoare, nule si de solduri neincasate la scadenta. Scrisorile trebuie intocmite, inregistrate in documentele de lucru si trimise sub controlul personalului de audit. Reprimirea nici unui raspuns trebuie urmata de o a doua solicitare, iar sumele aflate in disputa trebuie investigate. O atentie particulara trebuie acordata acolo unde este in disputa sincronizarea, de exemplu acolo unde clientul sustine ca bunurile/serviciile nu au fost furnizate pana la inceputul urmatoarei perioade contabile.

Vezi anexa pentru un model de scrisoare de confirmare a soldurilor.

Imprumuturi acordate directorilor/angajatilor

Imprumuturile acordate directorilor sunt in general ilegale, exceptie facand cazul in care soldurile sunt datorate in legatura cu cheltuieli efectuate sau acolo unde societatea are in obiectul de activitate acordarea de imprumuturi.

Imprumuturile trebuie aratate in notele la situatiile financiare, iar auditorul are datoria sa le prezinte m raportul lui de audit, daca nu sunt corect prezentate.

Imprumuturile catre angajati (altii decat directorii), daca sunt semnificative, trebuie probate prin confirmare.

Urmatoarele aspecte trebuie luate in considerare, pe langa pasii din programul de lucru:

a)     Au fost imprumuturile acordate bona fide si pentru motive intemeiate?

b) Apar implicatii fiscale in legatura cu imprumuturile acordate?

Alte solduri debitoare

Venit angajat

Acest venit si soldurile debitoare corespunzatoare apar acolo unde venitul este considerat de catre client a fi fost castigat, dar nu a fost primit in exercitiul financiar auditat.

Este venitul datorat calculat in mod corect si, mai important, va putea fi acesta colectat? Societatea auditata poate considera ca venitul a fost castigat, dar crede clientul acestuia ca sumele sunt cuvenite? Trebuie sa existe documente de vanzare/contracte care clarifica si probeaza situatia in acest sens.

Concluzie

Asigurati-va de citirea si intelegerea concluziilor si semnati-le ca proba ca au incheiat activitatea de audit.

Nu cititi doar concluziile si semnati. Controlati existenta debitorilor.

CAT VALOREAZA CREANTELE IN MOD REAL?

ANEXA: SCRISOARE DE CONFIRMARE A DEBITORILOR

(ANTETUL SOCIETATII AUDITATE)

De la clientul ----- ----- --------- ----- -------

(numele si adresa debitorului)

Stimati domni,

La cererea auditorilor nostri (NUMELE FIRMEI DE AUDIT, ADRESA COMPLETA SI UN NUMAR DE

TELEFON), v-am fi recunoscatori daca ne-ati confirma debitul la data de________________, care, in conformitate cu inregistrarile noastre, are valoarea de ______________lei, conform situatiei anexate.

Daca valoarea de mai sus este in conformitate cu inregistrarile dumneavoastra, va rugam sa semnati in spatiul corespunzator de mai jos si sa inapoiati scrisoarea direct auditorilor nostri in plicul timbrat alaturat au la numarul de fax ________________.

Daca valoarea de mai sus nu este in conformitate cu inregistrarile dumneavoastra, va rugam sa anuntati auditorii in mod direct, specificand si valoarea inscrisa in inregistrarile pe care le aveti, iar daca este posibil, trimiteti-le toate detaliile in legatura cu diferentele care exista.

Mentionam ca prezenta nu constituie o cerere de plata.

Va rugam sa acordati atentie imediata acestei cereri.

Cu stima,

(numele clientului)

Catre: (FIRMA DE AUDIT)

ADRESA Sl NUMARUL DE FAX

IN ATENTIA:_____ _______ ______ ______________

Suma aratata mai sus ca fiind datorata (SOCIETATII AUDITATE) este/nu este* in conformitate cu
inregistrarile noastre la data de (data).

Data: ---- Semnatura: -------

Titlul sau pozitia: -------

Ref: -------

Numele debitorului: -------

*Se va taia ce nu corespunde.