EVIDENTA ACTIVITATII

EVIDENTA ACTIVITATII

Auditorul trebuie sa cuprinda in documentele sale de lucru probleme care sunt importante pentru sustinerea raportului. Standardul de audit 500, "Probe de audit", prevede tehnicile si metodele cei trebuie utilizate de catre firmele de audit.

Documentele de lucru

Documentele de lucru pentru audit servesc urmatoarelor scopuri;

Ajuta auditorul la desfasurarea activitatii sale si permit adoptarea unei abordari metodice. Utilizarea unui index standard al dosarului de audit pentru fiecare sectiune principala, sustinut de un index detaliat pentru cuprinsul fiecarei sectiuni, face mai usoare trimiterile de informatii continute in dosar.

Constituie o evidenta a planificarii, naturii, duratei si intinderii activitatii de audit, precum si a concluziilor trase pe baza probelor obtinute. Este important ca personalului de audit sa i se atraga atentia asupra importantei documentelor de lucru, intrucat tin evidenta si concluzioneaza asupra unei activitati care, in final, va fi folosita pentru a sustine opinia de audit.

Faciliteaza controlul, permitand revizuirea adecvata a activitatii. Acest lucru este in mod evident relevant in situatiile in care auditorul coordonator a delegat o parte din munca.

Continutul documentelor de lucru

Documentele de lucru pentru audit trebuie pregatite la un standard ridicat, astfel incat sa realizeze obiectivele de audit cat mai simplu si mai clar posibil. Obiectul, continutul si scopul trebuie sa fie clare, fara alte explicatii. Documentele de lucru trebuie intocmite pe masura efectuarii auditului si nu trebuie lasate incomplete sau sa contina aspecte inutile. De asemenea, fiecare firma trebuie sa-si detalieze procedurile in privinta documentelor de audit depasite (inlocuite).,

Gradul de extindere a documentelor de audit este o problema de rationament profesional, iar auditorul trebuie sa-si bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar pentru a inlesni unui auditor experimentat, fara legaturi anterioare cu auditul respectiv, sa inteleaga activitatea desfasurata si temeiul deciziilor luate.

Calitatea, tipul si continutul vor varia in functie de circumstante, dar documentele de lucru trebuie sa cuprinda, unde este cazul:

informatii privind structura legala si organizationala a entitatii;

extrase sau copii ale documentelor, contractelor si proceselor-verbale importante;

informatii privind sectorul, mediul economic si legislativ in cadrul caruia functioneaza entitatea auditata;

probe privind procesul de planificare si modificarile ulterioare;

probe despre faptul ca sistemul de contabilitate si control intern al clientului a fost evaluat;

probe privind evaluarea riscului inerent si de control, precum si revizuirile acestora;

analizele tranzactiilor si soldurilor;

analizele indicatorilor economico-financiari si ale tendintelor semnificative ale acestora;

o evidenta a naturii, duratei si intinderii procedurilor de audit si rezultatele acestor proceduri;

copii ale corespondentei cu alti auditori, experti si alte terte persoane;

copii ale corespondentei cu clientul, rapoarte catre administratori sau conducere si note ale discutiilor cu administratorii si conducerea privind probleme de audit;

scrisori de confirmare a declaratiilor;

o sinteza a aspectelor semnificative ale auditului respectiv, cuprinzand detalii despre informatiile disponibile, sumele implicate, opiniile conducerii, concluziile despre rezolvarea sau tratarea acestor probleme;

copii ale situatiilor financiare aprobate.

Standardizarea

Desi specificarea precisa a continutului si a formatului documentelor de lucru ar fi gresita, firmele individuala ar trebui sa depuna eforturi in vederea standardizarii documentelor, pentru a imbunatati eficienta cu care acestea sunt elaborate si revizuite.

In anumite cazuri, daca clientii doresc sa intocmeasca situatii de sprijin, acestea trebuie sa aiba un format acceptabil. In plus, fotocopiile lizibile trebuie folosite cat mai eficient, astfel incat sa nu se iroseasca timp pentru rescrierea tabelelor. Sunt sugerate urmatoarele:

Toate documentele trebuie sa fie pe suport adecvat.

Documentele trebuie sa identifice:

numele clientului;

sfarsitul exercitiului;

obiectul;

initialele persoanelor care elaboreaza si revizuiesc;

datele de elaborare si revizuire.

Toate tabelele trebuie indexate corespunzator si sa faca trimiteri la situatiile financiare.

Munca depusa, concluziile trase, analiza erorilor etc. trebuie explicit mentionate.

Documentele trebuie pastrate in dosare corespunzatoare.

Modificari ale documentele de lucru

Nu pot fi aduse modificari la documentele de lucru ulterior emiterii raportului de audit aferent, decat daca astfel de modificari sunt corespunzator documentate si indica data si circumstantele in care sunt efectuate.

Pastrarea si arhivarea

Documentele de lucru sunt proprietatea auditorului si trebuie luate masuri corespunzatoare pentru pastrarea lor in siguranta si confidentialitate. Firmele trebuie de asemenea sa specifice perioada de pastrare, care va fi suficienta pentru a satisface cerintele legale.

Dosarele de audit

Activitatea de audit are o natura recurenta. De aceea, este indicata impartirea documentelor in cele cu semnificatie permanenta, care ar trebui tinute intr-un dosar separat permanent, si cele care se refera numai la perioada financiara pentru care se face verificarea. Acestea din urma trebuie tinute separat intr-un dosar de audit curent.

Se sugereaza tinerea urmatoarelor dosare, eventual cu culori diferite, pentru a usura identificarea:

1. Dosarul de audit permanent

Acest dosar trebuie sa contina documentele si tabelele cu semnificatie permanenta. Continutul acestui dosar trebuie standardizat prin utilizarea unui index corespunzator. Informatiile ce ar putea fi incluse intr-un dosar permanent sunt urmatoarele:

a)    Informatii despre client:

informatii generale;

detalii despre activitate;

organigrama;

conturi bancare si persoanele cu drept de semnatura;

administratorii si alt personal relevant;

parti afiliate.

b) Detalii despre angajament:

scrisoarea de angajament;

numirea ca auditor;

scrisoarea de la auditorul precedent;

autorizari.

c) Informatii si contracte sau acte cerute de lege:

copie a actului constitutiv al societatii si ale actelor aditionale ce au determinat modificari ale acestuia;

extrase ale procese lor-verbale ale sedintelor AGA si CA;

copii ale contractelor de imprumut;

copii ale contractelor de leasing si ale titlurilor de proprietate;

copii ale evaluarilor de terenuri si cladiri;

deconturile asupra impozitului pe profit;

detalii despre capitalul social subscris si varsat;

copii ale cererilor de inscrieri de mentiuni la Registrul Comertului sau la Registrul Roman al Actionarilor;

detalii despre legile si alte acte normative relevante.

d) Sistemul contabil:

o prezentare a registrelor si a evidentelor;

sinteza sistemului contabil;

prezentarea sistemul informatic;

politicile contabile semnificative;

scrisorile de recomandari catre conducere.

Documentatia cuprinsa in dosarul permanent trebuie actualizata corespunzator si revizuita anual. Dovada acestor actualizari si revizuiri trebuie cuprinsa in dosar, eventual prin utilizarea unui formular de actualizare anuala.

2. Dosarul de audit curent

Acest dosar trebuie sa contina toate informatiile relevante pentru perioada financiara pentru care se face andinii. Nu se poate specifica in mod exact ce informatii trebuie sa cuprinda acest dosar, pentru ca aceasta depinde de circumstantele fiecarui angajament. Totusi se recomanda ca toate firmele sa depuna eforturi in directia standardizarii formatului acestui dosar, pentru a facilita revizuirea si controlul activitatii. Utilizarea acestor proceduri minimale va ajuta la atingerea acestui obiectiv.

Trimiterile

In afara de furnizarea unui index pentru fiecare sectiune principala, procedurile minimale nu specifica o anumita metoda de organizare a trimiterilor in text ("referentieri"). Firmele sunt incurajate sa adopte un model standard pentru organizarea dosarului de audit pe sectiuni de audit (vezi sectiunea G despre mijloace fixe).

Alte informatii

Unul dintre elementele-cheie ale eficientei unui audit este includerea in dosare numai a informatiilor direct relevante. Aceasta este o problema de rationament profesional, nefiind posibila furnizarea unor norme specifice Totusi urmatoarele recomandari pot fi ajutatoare:

Situatiile ajutatoare-ciorna, tabelele inlocuite si alte proiecte de documente nu trebuie pastrate.

Copiile documentelor-sursa, formularele, rapoartele computerizate si alte documente similare nu trebuie incluse in dosare decat in masura in care faciliteaza intelegerea.

Analiza conturilor intocmita de client, la care se face referire fara o verificare prealabila, ca sursa pentru informatiile generale, nu trebuie pastrata.

Contracte/e si alte acorduri de rutina. Poate fi suficienta includerea in dosar a unor conspecte ca informatiile esentiale, impreuna cu o nota privind modul in care pot fi inspectate documentele originale.