PREGATIREA CONFERINTEI DE PRESA

Conferinta de presa are ca scop transmiterea unor informatii importante, simultan, mai multor jurnalisti si mai multor mass-media.

Organizarea unei coferinte de presa 'formula cea mai oficiala' de comunicare cu mass-media, este justificata doar atunci cand exista un eveniment foarte important, care prezinta interes pentru o larga parte a publicului, si cand dorim sa nu mai informam ziaristii, ci sa le oferim posibilitatea sa le puna intrebari conducatorilor organizatiei.

Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorul de cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana la cele mai mici detalii ; o conferinta de presa nepregatita, in care informatia este neinteresanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei.

Exceptand situatiile de criza, cand conferinta se organizeaza fara niciun fel de preparative, pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape, vor fi parcursi urmatorii pasi: alegerea momentului (data, ziua, ora) ; stabilirea locului de desfasurare ; stabilirea listei invitatiilor ; redactarea si trimiterea invitatiilor ; redactarea documentatiei ; elaborarea materialelor ajutatoare ; pregatirea discursurilor sau interventiilor ; pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta ; pregatiri si verificari de ultima ora.

1. Alegerea momentului

Unul dintre elementele de baza ce poate asigura succesul sau insuccesul este data la care ea se va desfasura. Daca momentul este ales concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea ce considera ei a fi mai important si s-ar putea ca aceea conferinta sa fie sortita esecului. Pentru a evita aceste suprapuneri, este suficient sa fie contactat un ziarist cu care organizatia a colaborat intotdeauna foarte bine si cu care are relatii mai apropiate si sa i se solicite parerea in legatura cu perioada pe care o considera cea mai potrivita (cand nu sunt prevazute alte evenimente).

In ceea ce priveste ziua, intervalul din mijlocul saptamanii (marti, miercuri, joi) ofera cele mai convenabile momente. Ziua de luni nu este indicata, deoarece jurnalistii sunt ocupati fie cu aprofundarea evenimentelor ce au avut loc la sfarsitul sapamanii precedente, fie cu noile evenimente pe care, inevitabil, le aduce sfarsitul saptamanii ; vinerea jurnalistii sunt deja implicati in pregatirea numerelor de final de saptamana ; in plus ziarele si emisiunile din audiovizualul de sambata aloca cea mai mare parte a spatiului si a timpului materialelor de divertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor publicitare.

Fixarea orei de desfasurare trebuie sa tina seama de momentul de inchidere a editiilor, precum si de timpul necesar prelucrarii informatiei (scrierea, rescrierea articolelor, punerea in pagina, respectiv eleborarea comentariului, selectarea de imagini si sunete, montajul etc.). Luand in calcul toti acesti facori, intervalul cel mai potrivit, in mod general recomandat de lucrarile de specialitate, este cel intre orele 10 si 12. In situatii de criza ( catastrofe, accidente, stari de conflict, crize politice) nu se mai respecta aceste indicatii si conferintele se organizeaza imediat dupa producerea evenimentului sau a doua zi, dimineata.

2. Stabilirea locului de desfasurare

Cadrul ales trebuie sa fie agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o ofere despre ea insasi. Locul respectiv trebiue sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi (de aceea sunt preferata zonele sau salile deja cunoscute), sa fie accesibil atat pentru cei care vin cu masinile proprii sau ale redactiei cat si pentru cei ce folosesc transportul in comnu, sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului.

O regula de baza referitoare la orice conferinta de presa spune ca membrii asistentei trebuie sa poata auzi clar, din orice punct al salii ; in consecinta, incaperea respectiva trebuie sa aiba o acustica buna si sa fie bine izolata de zgomotele din exterior. De asemenea, ea trebuie sa fie luminoasa, aerisita, cu posibilitate de ventilatie pe timp de vara si bine incalzita pe timp de iarna.

Sala trebuie sa fie suficient de mare pentru a-i gazdui confortabil pe toti participantii la conferinta, ea trebuie sa fie dotata cu mese si scaune, oferinu-le ziaristilor conditii optime pentru a lua notite. Daca sala este mare si daca sunt multi invitati, o instalatie de amplificare cu mai multe microfoane, este absolut necesara. In cazul in care la conferinta participa si ziaristi sau personalitati straine, este bine ca sala sa fie dotata cu instalatie de traducere simultana.

3.Stabilirea listei invitatilor

Pentru a completa lista cu invitatii, este necesar sa se consulte fisierele de presa ; in aceasta situatie, toate publicatiile si posturile trebuie sa fie plasate pe picior de egalitate, fara sa se tina seama de tirajul ori de audienta lor, de renume sau de afinitatile celui/celor care organizeaza conferinta. Lista trebuie sa cuprinda reprezentanti ai unor mass-media de informare generala, ai periodicelor sau posturilor de specialitate si ai agentiilor de presa ; in cazul in care subiectul conferintei prezinta interes, pot fi invitati si reprezentanti ai agentiilor de presa straine. Uneori, evenimentul poate avea mai multe implicatii (economice, financiare, sociale.) ; in aceasta situatie, pot fi invitati mai multi ziaristi specializati pe diferite probleme, de la aceeasi publicatie.

In cazul in care subiectul este foarte tehnic, se recomanda oarganizarea a doua conferinte de presa diferite : 'una in care vor fi prezentate aspecte generale ale problemei, se va adresa presei de informare generala ; cealalta, care va urmari in detaliu aspectele  tehnice , se va adresa presei profesionale si specializate' (J. L. Deschepper, 1990, p.76).

4.Redactarea si trimiterea invitatiilor

Invitatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaza si se trimit presei cu scopul de a-i anunta si a-i invita pe jurnalisti la un anumit eveniment. In consecinta, invitatiile trebuie sa contina principalele elemente ale unui comunicat de presa : sigla organizatiei, numarul de inregistrare a invitatiei, data emiterii, cuvantul 'Invitatie' inaintea titlului, titlul si textul invitatiei (care trebuie sa cuprinda: persoana sau organizatia care invita, subiectul conferintei, personalitatile reprezentative ale organizatiei care vor participa la conferinta, momentul desfasurarii conferintei, locul de desfasurare, data-limita de confiramare a participarii, numele, functia si semnatura celui care invita, adresa, telefonul biroului de presa pentru informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii, existenta(daca este cazul) a unui lunch sau cocteil dupa coferinta.

Pentru a atrage atentia gazetarilor, invitatia poate fi insotita de un precomunicat sau o predocumentare, in care se fac unele precizari legate de subiectul conferintei. Materialele anexate ii permit jurnalistului sa afle mai multe despre tema in discutie si sa-si pregatesca mai bine intrebarile.

Specialistii in relatii publice recomanda ca invitatiile sa fie trimise cu 10-15 zile inainte de data conferintei(in cazul publicatiilor de informare generala, al agentiilor de presa si al posturilor de radio si televiziune generaliste) si cu 25-30 de zile inainte pentru publicatiile cu aparitie lunara.

5.Redactarea documentatiei

Materialul de sprijin cuprinde texte cu caracter documentar, fotografii, grafice etc., care pot fi distribuite o data cu trimiterea invitatiilor, ca dosare de presa, sau dupa terminarea conferintei de presa.

Predocumentarea : aceasta este destinata publicatiilor si posturilor de specialitate si va cuprinde o prezentare pe scurt a temei ce va fi adusa in discutie. Prezentarea se adreseaza unor specialisti si trebuie sa cuprinda informatii tehince, in masura sa-i convinga de noutatea si importana evenimentului.

Dosarul de presa :va fi inmanat tuturor gazetarilor la intrarea in sala de conferinta, sau va fi trimis la redactie, a doua zi, pentru jurnalistii care au absentat.Dosarul nu are scopul de a sufoca reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi cat mai multe date despre activitatea organizatiei respective, astfel incat acestia sa-si realizezecat mai rapid si mai eficient articolele.

6. Pregatirea materialelor ajutatoare

Discursul reprezentantului organizatiei trebuie sa fie insotit de elemente vizuale: filme, planse, grafice, diapozitive, embleme, machete etc. O plansa cu un logo bine ales in raport cu evenimentul prezentat scoate in evidenta aspectele cele mai importante ale mesajului pe care organizatia doreste sa-l transmita si ii ajuta pe jurnalisti sa sesizeze semnificatia profunda a pozitiei, a initiativei, a actiunii sau a strategiei care conferinta le prezinta. Toate aceste materiale se pregatesc din timp. Acel membru al biroului de presa care se ocupa de realizarea materialelor ajutatoare va avea grija ca ele sa fie adecvate tematicii conferintei si sa nu fie prea numeroase ori prea excentrice, astfel incat sa distraga atentia jurnalistilor de la discursul reprezentantului organizatiei.

7. Pregatirea discursului

De cele mai multe ori, reusita unei conferinte este asigurata de prestatia celui ce reprezinta organizatia ; un argument important in efortul sau de a se impune in fata jurnalistilor este oferit de calitatea discursului sau : 'Un discurs poate fi o unealta puternica de comunicare. El trebuie pregatit pentru a fi ascultat, nu citit de participanti. El trebuie sa fie adecvat audientei, sa fie specific in continut, sa genereze o reactie, sa aiba un obiectiv bine definit si sa se integreze in timpul alocat' (D. L. Wilcox, L. W Nolte, 1990, p. 364)

T. Hunt, J. E.Grunig indica urmatoarele etape ale pregatirii unui discurs: a)cunoasterea si intervievarea celui care urmeaza sa tina discursul respectiv, in baza de date a organizatiei, in biblioteci sau arhive; b)documentarea in legatura cu subiectul respectiv; c)definitivarea obiectivului discursului; d)organizarea materiei si scrierea discursului.

8. Pregatirea reprezentantilor organizatiei care participa la conferinta

In majoritatea cazurilor, printre cei care vor tine discursuri si vor raspunde la intrebarile gazetarilor este ales directorul organizatiei deoarece el e considerat persoana cea mai reprezentativa. In plus, ziaristii apreciaza o asemenea alegere, stiind ca un citat din discursul celui care detine cea mai inalta functie de conducere da mai multa greutate materialului jurnalistic.

Specialistii considera ca instruirea pentru comunicarea cu jurnalistii reprezinta o etapa inevitabila si necesara in pregatirea unei conferinte de presa. Exercitiile care se fac urmaresc (dupa c. Schneider, 1990) doua aspecte complementare : forma (arta de a stapani dialogul, de a gasi raspunsul potrivit atunci cand timpul de gandire este foarte scurt, de a controla exprimarea, de a evita anumite aspecte ale intrebarilor fara a lasa sa se vada acest lucru) ; fondul ( capacitatea de a poseda o 'doctrina' a raspunsurilor ; specialistii in comunicare si conducerea organizatiei definesc tipuri de intrebari       si de raspunsuri posibile, le exerseaza, testeaza validitatea raspunsurilor si modul de comportament al vorbitorului).

9. Pregatiri si verificari de ultima ora

Acum se pun la punct ultimele detalii ; o scapare, un amanunt minor, dar iritant pentru jurnalisti pot compromite zile intregi de munca. Un membru al biroului de presa va verifica daca scaunele si mesele au fost asezate comform planului stabilit, va verifica starea instalatiilor de sonorizare, de ventilare, de iluminare. De asemenea va verifica materialele audiovizuale pregatite pentru a sustine discursul s.m.d. Acolo unde este posibilitate,conferinta de presa va fi inregistrata de catre personalul organizatiei, pentu a se pastra o marturie a celor discutate si pentru a se putea adopta o pozitie ferma atunci cand presa ofera o prezentare deformata a evenimentului.

Deseori citim in paginile ziarelor, auzim la radio sau urmarim la televizor comentarii legate de diversele 'conferinte de presa', saptamanale ale Guvernului, Presedintiei, ale partidelor sau ale numeroaselor organizatii nonguvernamentale. Faptul ca presa prezinta aceste evenimente drept 'conferinte de presa' ne arata confuzia grava pe care o fac atat ziaristii, cat si organizatorii ( purtatori de cuvant sau personalitatile marcante ale organizatiilor respective), deoarece conferinta de presa se lanseaza in situatii deosebite, cand institutia doreste sa faca un comunicat deosebit de important, de larg interes. Evenimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt altceva decat intalniri uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivelor institutii.

In concluzie se poate sublinia faptul ca o conferinta de presa nu este 'un eveniment' sau 'formula cea mai oficiala' de comunicare cu mass-media ; ea constituie si un test de profesionalism pentru un birou de presa si, prin extensie, pentru o organizatie. De aceea ea trebuie gandita si pregatita cu grija, printr-o analiza riguroasa a subiectului si a oportunitatii lui si printr-o organizare impecabila a desfasurarii conferintei. Aceasta inseamna respectarea etapelor si a procedurilor specifice, a atributiilor si a competentelor fiecaruia dintre actorii ei, a structurii de ansamblu si, nu in ultimul rand, a experientei acumulate in cultura profesionala si in bibliogarafia de specialitate.

Bibliografie

Relatiile publice si mass-media

Cristina Coman