Controlul revizorilor de gestiune si al cenzorilor

Controlul revizorilor de gestiune si al cenzorilor

Controlul revizorilor de gestiune

In unitatea patrimoniala cu activitate preponderenta de comert cu amanuntul, dar nu numai, se poate organiza controlul gestionar cu ajutorul revizorilor de gestiune.

Revizorul de gestiune este o persoana fizica angajata a unei entitati, care are studii economice, de preferinta superioare, dar se admite si cu studii medii economice sau studii tehnice, dar cu o vechime apreciabila in munca si care indeplineste urmatoarele conditii:

- apt fizic si moral

- fara antecedente penale

- capabila sa exercite corespunzator atributiile de serviciu mentionate in fisa postului.

Obiectivele revizorilor de gestiune sunt legate in principal de :

- verificarea integritatii mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu de entitate;

- stabilirea rezultatelor inventarierii bunurilor, mijloacelor banesti si regularizarea acestora;

- verificarea modului de organizare si conducere a evidentelor tehnico-operative si a concordantei acestora cu contabilitatea.

Revizorii de gestiune sunt reuniti in compartimente, birouri sau servicii in functie de volumul si complexitatea unitatii patrimoniale, sunt in subordinea administrativa a conducatorului unitatii patrimoniale si a conducatorului serviciului financiar-contabil. Ierarhic, daca este cazul se subordoneaza conducatorului compartimentului, serviciului, biroului revizorilor de gestiune.

Organizarea compartimentului, biroului, serviciului revizorilor de gestiune este apanajul conducatorului unitatii patrimoniale. Acesta emite decizia de organizare a compartimentului, biroului, serviciului revizorilor contabili, decizie care e similara cu cea privind celelalte tipuri de control prezentate in prelegerile anterioare.

In cazul entitatilor unde nu s-a prevazut functia de sef compartiment (birou, serviciu) revizie gestiuni, atributiile stabilite pentru aceasta functie sunt in sarcina conducatorului compartimentului financiar-contabil.

Exercitarea atributiilor revizorilor de gestiune, de inventariere si control asupra gestiunilor, se realizeaza in baza unui program anual sau trimestrial, aprobat de conducatorul compartimentului financiar-contabil si vizat de conducatorul entitatii, cu defalcarea pe luni.

Prin controlul gestiunilor se inteleg urmatoarele:

- inventarierea faptica a stocurilor de valori materiale si banesti;

- controlul legalitatii si realitatii inregistrarii operatiunilor de intrare-iesire si de utilizare a valorilor;

- verificarea modului de pastrare a lor, stabilirea si regularizarea diferentelor.

Atributiile sefului compartimentului revizorilor de gestiune (dupa caz, ale sefului compartimentului financiar-contabil) sunt:

- intocmirea proiectului planului anual de activitate prin cuprinderea tuturor sarcinilor legate de control si repartizarea acestora pe luni, precum si urmarirea realizarii lor integrale - indrumarea revizorilor de gestiune la locul de munca si efectuarea supracontrolului pe teren;

- urmarirea modului de intocmire a actelor de control, analiza si valorificarea integrala si la timp a constatarilor rezultate din inventarierile si controalele efectuate de revizorii de gestiune;

- participarea la pregatirea profesionala si la ridicarea calificarii revizorilor de gestiune cu materiale documentare )acte normative, procese verbale privind verificarile anterioare, etc.);

- asigurarea aprovizionarii si repartizarii materialelor necesare pentru operatiunile de inventariere si urmarirea modului de folosire a formularelor cu regim special distribuite revizorilor de gestiune;

- organizarea si tinerea la zi a evidentei activitatii revizorilor de gestiune;

- participarea la efectuarea controlului gestiunilor, in limita timpului disponibil ramas dupa realizarea celorlalte sarcini ce-i revin;

- intocmirea darilor de seama semestriale si anuale asupra activitatii revizorilor de gestiune.

Este de la sine inteles ca seful compartimentului revizori de gestiune sau revizorul de gestiune care are aceasta atributie trebuie sa informeze lunar organul de conducere al entitatii asupra inventarierilor si controalelor gestionare efectuate in perioada respectiva si va prezenta cauzele care au generat sau au favorizat producerea de lipsuri sau plusuri nejustificate. Data fiind atributia de supracontrol a inventarierilor, conducatorul entitatii si sefii de compartimente cu atributii de control ierarhic-operativ trebuie sa verifice prin sondaj exactitatea cantitatilor inscrise in listele de inventar pentru evitarea cazurilor de superficialitate, erori sau abateri in aplicarea normelor de inventariere.

Atributiile revizorilor de gestiune difera in functie de faza activitatii lor, adica in timpul inventarierii sau dupa incheierea operatiunilor de inventariere.

Astfel, in faza de inventariere, revizorul de gestiune stabileste:

1. integritatea valorilor materiale si banesti din gestiunile supuse inventarierii, adica existenta in fapt a valorilor si exactitatea soldurilor scriptice;

2. determinarea valorilor materiale fara miscare, de prisos, cu miscare lenta, greu vandabile, inutilizabile sau deteriorate) demolate, dezasortate, desperecheate, cu termen de garantie depasit, etc.;

3. exactitatea preturilor luate in calculul valorilor materiale utilizate;

4. respectarea dispozitiilor legale referitoare la conservarea, manipularea si paza valorilor din gestiuni;

5. conditiile de angajare a gestionarilor si modul de constituire si depunere a garantiilor, la serviciul personal si la compartimentul de constituire si depunere a garantiilor, la serviciul personal si la compartimentul financiar-contabil;

6. respectarea dispozitiilor legale referitoare la stocurile de marfuri din gestiunile verificate, la volumul si structura acestora, in raport de necesitatile de aprovizionare ritmica si corespunzatoare a populatiei.

Dupa terminarea operatiunilor de inventariere, revizorul de gestiune verifica:

1. legalitatea si realitatea inregistrarilor operatiunilor consemnate in documentele primare si contabile, privind cantitatile si valorile mentionate in acestea;

2. completarea si utilizarea corecta a formularelor tipizate, existenta vizei de control preventiv si a aprobarilor legale, exactitatea calculelor aritmetice;

3. concordanta evidentei contabile analitice a acestora cu evidenta sintetica;

4. respectarea dispozitiilor legale referitoare la miscarea valorilor materiale si banesti din gestiuni;

5. existenta confirmarilor scrise din partea tertilor, pentru valorile materiale aflate la acestia, sinceritatea confirmarilor;

6. depunerea integrala si la termen a numerarului realizat din vanzari;

7. calcularea, incasarea si varsarea corecta a contravalorii bunurilor distruse, degradate sau deteriorate, atat din vina personalului cat si a altor persoane de la care s-au recuperat sumele respective.

Este evident ca perioada ce trebuie cuprinsa in control este aceea dintre doua inventarieri, respectiv de la data terminarii ultimului inventar, efectuat in conditiile legii, pana la data inceperii inventarului de control urmator. Prin inventarierea faptica se urmareste controlul existentei si modului de pastrare si manipulare a valorilor materiale si banesti aflate intr-o gestiune la un moment dat, precum si identificarea valorilor materiale imobilizate. In operatia de inventariere se cuprind toate valorile materiale si banesti, indiferent sub ce titlu se afla gestiunea de care raspunde gestionarul respectiv. Este interzisa incadrarea sau mentinerea in funtii de control financiar a persoanelor care au fost condamnate pentru infractiuni contra avutului public sau privat.

Activitatea revizorilor de gestiune se desfasoara dupa un plan anual, aprobat de conducatorul intreprinderii. In acest plan se inscriu toate gestiunile ce trebuie verificate, numarul de inventarieri si verificari ce trebuie efectuat obligatoriu si modul in care acestea s-au realizat. Prin gestiuni care se inscriu in planurile de control anuale se inteleg acele diviziuni sau subdiviziuni ale unei entitati, a caror activitate principala consta in primirea, pastrarea si eliberarea valorilor materiale sau banesti, oricare ar fi titlul sub care le detine unitatea respectiva (folosinta, chirie, custodie, leasing, etc.). Constituie o singura gestiune valorile materiale de acela;i fel sau de naturi diferite, apartinand aceleiasi entitati patrimoniale care sunt pastrate in acelasi loc (depozit, magazin, magazie, etc.) sau in locuri distincte si sunt administrate de acelasi gestionar.

Este de la sine-inteles ca prin planificare si realizarea controlului trebuie sa se asigure:

- efectuarea inventarierilor si controalelor in conditiile si potrivit normelor in vigoare evitarea inchiderii in acelasi timp, pentru inventariere, a mai multor unitati cu profit similar situate in apropiere, care sa stanjeneasca buna aprovizionare a populatiei ;

- incadrarea operatiilor de inventariere si control in timpul stabilit, diferentiat pe naturi de gestiuni, potrivit precizarilor date de organele centrale ierarhic superioare ;

- respectarea stricta a caracterului inopinat al inventarierii, in care scop decizia de inventariere va fi inmanata responsabilului subcomisiei numai in momentul declansarii operatiei de inventariere si tinand seama de timpul necesar pentru prezentarea la sediul gestiunii respective.

Este evident ca planul exact de control se impune sa fie astfel intocmit incat sa permita efectuarea inventarierilor si in urmatoarele cazuri:

- reorganizare, comasare, divizare, reprofilare, fuziune, scindare, lichidare, etc. a entitatii;

- in caz de forta majora (incendii, inundatii, etc.);

- cand exista suspiciuni sau indicii de frauda, neglijenta sau nepricepere, care ar putea genera pagube in patrimoniul entitatii sau furt prin spargere;

- in caz de inlocuire din functie a gestionarului, prin transfer, desfacerea contractului de munca, etc.

Se recomanda ca planurile anuale de control ale revizorilor de gestiune sa se intocmeasca pana la data de 1 decembrie a anului anterior celui de plan. Totusi, in timpul anului pot interveni modificari in functie de schimbarile intervenite in aceasta perioada.

Controlul exercitat de comisia de cenzori

In conformitate cu legislatia in vigoare cu privire la organizarea si functionarea societatilor comerciale[1], in cadrul acesteia, se organizeaza controlul exercitat de comisia de cenzori. Se considera de fapt ca buna functionare a unei societati comerciale implica necesitatea asigurarii unui control asupra actelor si operatiunilor administratorilor. Pentru anumite societati numirea cenzorilor este obligatorie; este vorba de societatile pe actiuni si de cea cu raspundere limitata daca numarul asociatilor "trece de 15" .

A. Desemnarea cenzorilor

In societatea cu raspundere limitata cenzorii se aleg de adunarea asociatilor. Durata mandatului cenzorilor este de 3 ani putand fi realesi. Legea cere ca unul dintre cenzori sa fie contabil autorizat sau expert contabil. Cenzorii sunt remunerati prin indemnizatie fixa determinata prin adunarea asociatilor.

In societatea pe actiuni comisia de cenzori se stabileste cu ocazia AGA, iar mandatul este pe o perioada de 3-5 ani. Constituirea, numirea comisiei de cenzori se realizeaza prin Hotarate AGA, se mentioneaza expres in procesul verbal si se consemneaza la Oficiul Registrului Comertului (ORC) din raza de activitate a unitatii patrimoniale.

Comisia de cenzori este formata din trei cenzori dintre care unul obligatoriu este expert contabil, ceilalti doi pot fi din cadrul asociatiilor sau actionarilor care sunt neremunerati si care pot sa aiba si alte studii decat cele economice.

Alaturi de cei 3 cenzori titulari mai sunt 3 cenzori supleanti care in conditiile renuntarii unui cenzor titular cel mai in varsta dintre supleanti ii ia locul.

Nu pot fi cenzori sau daca au fost alesi decad din mandatul lor persoanele care indeplinesc sau primesc sub orice forma pentru alte functii decat aceea de cenzor un salariu, persoanele carora le este interzisa functia de administrator sau care nu pot fi membri fondatori, persoanele care au antecedente penale, sau au fost condamnate pentru gestionare frauduloasa, abuz de incredere, fals, inselaciune,delapidare, dare sau luare de mita, etc.

Cenzori sunt remunerati cu o indemnizatie de pana la 20% din venitul lunar brut realizat de catre managerul unitatii patrimoniale. Pentru a asigura o garantie si pentru a-i determina pe membrii comisiei de cenzori sa-si onoreze mandatul conform dispozitiilor legale acestia sunt obligati la numirea acestora sau in functie de Hotararea AGA sa depuna o garantie in cuantum de 1/3 din garantia depusa de administratorul unitatii patrimoniale.

Pentru toate tipurile de entitati patrimoniale, nu pot fi desemnati ca cenzori[3]:

- rudele sau afinii pana la gradul 4 inclusiv sau sotii administratorilor;

- persoanele care primesc un salariu de la administratori sau de la societate pentru alta functie decat cea de cenzor sau ai caror angajatori sunt in raporturi contractuale sau se afla in concurenta cu aceasta;

- persoanele carora le este interzisa functia de administrator;

- persoanele care, pe durata exercitarii atributiilor conferite de aceasta calitate, au atributii de control in cadrul Ministerului Economiei si Finantelor sau al altor institutii publice, cu exceptia situatiilor prevazute expres de lege.

Revocarea cenzorilor se va putea face numai de adunarea generala.

In caz de deces, impiedicare fizica sau legala, incetare sau renuntare la mandat a unui cenzor, supleantul cel mai in varsta il inlocuieste. Daca insa numarul cenzorilor nu se poate completa in acest mod cenzorii ramasi numesc alte persoane in locurile vacante pana la intrunirea adunarii asociatilor.

B. Drepturile cenzorilor

Odata desemnati, cenzorii au urmatoarele drepturi:

- sa participe la adunarile administratorilor, fara sa aiba drept de vot;

- sa obtina in fiecare luna de la administratori o situatie despre mersul operatiunilor comerciale.

C. Obligatiile cenzorilor

Drepturile, ca si remunerarea au drept contrapartida obligatii. Pentru cenzori acestea sunt urmatoarele:

- sa supravegheze gestiunea societatii;

- sa verifice daca bilantul si contul de profit si pierderi sunt legal intocmite si in concordanta cu registrele;

- sa verifice daca registrele sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului societatii s-a facut potrivit regulilor stabilite pentru intocmirea bilantului;

- sa prezinte un raport adunarii generale referitor la verificarile si propunerile privind bilantul si repartizarea beneficiilor (conditie fara de care adunarea generala nu va putea aproba bilantul si contul de profit si pierderi).

Atentie! Este interzis cenzorilor sa comunice actionarilor in particular sau tertilor datele referitoare la operatiunile societatii, constatate cu ocazia exercitarii mandatului lor.

Raportul cuprinde:

- datele de identificare ale cenzorilor;

- temeiul legal in baza caruia intocmeste acest raport;

- perioada la care se refera raportul;

- descrierea analitica a obiectivelor, cu enuntarea fiecarui obiectiv si a consideratiilor care se desprind din analiza fiecaruia.

In finalul raportului, se consemneaza anumite propuneri pe care acestia le considera utile de a fi avute in vedere de AGA, Consiliul de Administratie, conducatorul executiv al unitatii patrimoniale; se semneaza si se dateaza; acest raport nu este un act bilateral.

Pe langa aceste obligatii cenzorii mai participa la adunarile generale ordinare si extraordinare pe care le convoca actionarul majoritar, dar pe care le pot convoca si actionarii . acestia avand obligatia sa intocmeasca un proces verbal cu privire la faptul daca AGA ordinara sau extraordinara este statutara sa informeze participantii si sa propuna masuri care sa conduca la eficientizarea activitatii unitatii patrimoniale.

D. Modul de lucru al cenzorilor

Conform normelor in vigoare[4], cenzorii vor delibera impreuna; ei insa vor putea face, in caz de neintelegere, rapoarte separate, care vor trebui sa fie prezentate adunarii generale.

Pentru celelalte obligatii impuse de lege, cenzorii vor putea lucra separat.

Cenzorii vor trece intr-un registru special deliberarile lor, precum si constatarile facute in exercitiul mandatului lor.

Exercitarea atributiilor cenzorilor are loc:

- lunar - cand se efectueaza inventarul casieriilor;

- la sfarsitul exercitiului sau sfarsitul perioadei de raportare - cand, avand in vedere obiectivele, cenzorii intocmesc "Raportul comisiei de cenzori".

E. Raspunderea cenzorilor

Obligatiile si raspunderea cenzorilor sunt guvernate de regulile mandatului si de dispozitiile legii societatilor comerciale[5].

Cenzorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru:

a) realitatea varsamintelor efectuate de asociati;

b) existenta reala a dividendelor platite;

c) existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;

d) exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale;

e) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.

F. Obiectivele controlului cenzorilor

Ca obiectiv general expres prevazut in atributiile comisiei de cenzori este verificarea cel putin odata pe luna a casieriilor unitatilor patrimoniale.

In afara de anumite obiective si sarcini exprese derivate din activitatea curenta a unitatii patrimoniale dispuse de AGA, in intervalul dintre sedintele AGA sau ale Consiliului de administratie (C.A.) cenzorii au si alte obiective. In sinteza acestea constau in verificari ale modului de contabilizare si legalitatea documentelor primare care stau la baza inregistrarilor in contabilitate. Astfel:

a) La conturile de capital si rezerve se verifica:

- operatiunile de inventariere si reevaluare a patrimoniului, respectiv inregistrarea la ORC a modificarii capitalului social.

- legalitatea operatiunilor de verificare a capitalului social si a varsamintelor efectuate in legatura cu acesta, contabilizarea corecta a acestor operatiuni;

- legalitatea rezervelor si a celorlalte rezerve constituite si reflectarea corecta a acestora in contabilitatea unitatii patrimoniale. "Din profitul societatii se va prelua, in fiecare an, cel putin 5% pentru formarea fondului de rezerva, pana ce acesta va atinge minimum a cincea parte din capitalul social"[6]. Conform hotararii AGA din profitul net se pot constitui si alte "rezerve" care pot fi folosite pentru finantarea unor obiective prioritare de investitii.

b) La fondurile de imobilizari - stim ca imobilizarile intr-o unitate patrimoniala sunt de natura imobilizarilor necorporale, corporale, financiare - cenzorii trebuie sa verifice:

- organizarea evidentei tehnico-operativa a mijloacelor fixe prin consultarea registrului de inventar, fisa mijlocului fixe, lista de inventar pe locuri de folosinta;

- existenta faptica a mijloacelor fixe, concordanta acestora cu contabilitatea;

- in caz de diferente efectuarea regularizarii diferentelor, operarea in evidenta tehnico-operativa si in contabilitate;

- delimitarea imobilizarilor de natura mijloacelor fixe care formeaza capitalul social de celelalte imobilizari corporale;

- modul de calcul a amortizarii, respectiv a aplicarii corecte a dispozitiilor legale in vigoare[7] privind amortizarea capitalului imobilizat (amortizarea liniara, degresiva, accelerata si fiscala), norma de amortizare fiind raportul dintre 100 si durata normala de functionare).

c) La contabilitatea stocurilor cenzorii verifica:

- organizarea si conducerea evidentei tehnico-operative (fisele de magazie, imprimatele cu regim special, etc.);

- existenta faptica a stocurilor determinate prin numarare, masurare, cantarire, etc.;

- stabilirea diferentelor, regularizarea acestora si operarea in contabilitate si in evidenta tehnico-operativa; daca diferentele sunt imputabile, modul de stabilire a prejudiciului, identificarea persoanelor vinovate, emiterea titlurilor executorii (stim ca, in conformitate cu Codul Muncii, titlul executoriu se emite numai de catre instanta de judecata, dar aceasta nu impiedica unitatea patrimoniala pagubita sa ia masurile corespunzatoare de recuperare respectiv asigurarea posibilitatii de recuperare a prejudiciului de la persoana vinovata[8]);

- realitatea si exactitatea datelor cu privire la actele consemnate in situatiile financiare anuale.

d) La contabilitatea decontarilor se verifica:

- daca datoriile si creantele sunt corect evidentiate si legal clarificate;

- daca sumele inscrise in contabilitatea decontarilor in curs de clarificare sunt in termenul legal de clarificare (este maxim 60 zile);

- daca se conduce corect contabilitatea clientilor, furnizorilor si soldurile din contabilitatea sintetica ale acestora se regasesc in contabilitatea analitica.

e) La conturile de disponibilitati banesti se verifica:

- daca monetarul din casieriile unitatilor patrimoniale exista conform registrului de casa;

- daca se inregistreaza minusuri si plusuri;

- la disponibilitatile in lei si valuta daca sumele extrasele de cont coincid cu soldurile din contabilitatea sintetica a unitatilor patrimoniale;

- daca diferentele de conversie legate de disponibilitatile in valuta au fost corect evidentiate in conturile de regularizare (la venituri si cheltuieli) si s-au prezentat in mod fidel in bilant si in situatiile financiare de raportare;

- daca la personalul incasator-casierii sau casierii platitori s-au luat masurile legale de constituire a garantiilor si de a asigura o securitate a numerarului manipulat.

f) La contabilitatea conturilor de cheltuieli si venituri se verifica veniturile, cheltuielile si rezultatele finale:

- daca veniturile si cheltuielile sunt aferente perioadei de raportare;

- veniturile si cheltuielile sunt corect stabilite si evidentiate in contabilitatea conturilor din clasele 6 si 7;

- daca se respecta reglementarile de ordin fiscal, se respecta corecta determinare a obligatiilor, virarea la timp a acestora, intocmirea la timp a declaratiilor si depunerea lor in termen la organele fiscale;

- daca impozitul pe profit este corect stabilit din punct de vedere al cotei  aplicate si al bazei de impozitare data fiind existenta unor cheltuieli care nu sunt deductibile si se scad si care stiu ca trebuiesc adunate la diferentele dintre venituri si cheltuieli rezultand profitul fiscal (profitul contabil este cel evidentiat in contabilitatea contului de profit si pierdere si rezulta ca o diferenta dintre venituri si cheltuieli pentru unitatea patrimoniala).