ORGANIZAREA SI EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV IN CADRUL SPTALULUI COMUNAL TRUSESTI

ORGANIZAREA SI EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV IN CADRUL SPTALULUI COMUNAL TRUSESTI

Spitalul Comunal Trusesti a fost infiintat de catre Prefectura Botosani, in anul 1906.In prezent unitatea noastra deserveste un numar de 50.000 locuitori pe o raza de 50 km, avand in structura doua sectii: Medicina Interne si Pediatrie.

In present Spitalul Comunal Trusesti functioneaza cu un numar de 70 de paturidispuse astfel:

45 de paturi Medicina Interna

25 de paturi Pediatrie

Activitatea spitalului este completata de:

laborator de analize medicale

radiologie si imagistica medicala

Din punct de vedere al resurselor umane, Spitalul Comunal Trusesti are un numar de 90 de posturi cu un numar de 84 angajati.

Distribuiti dupa cum urmeaza:

5 medici

1chimist

- 42 asistenti ( din care 18 asistenti comunitari si mediatori)

1 asistent de farmacie

8 Infirmiere

6 Ingrijitori curatenie

8 Personal TESA

1 personal de deservire (paza)

- 12 personalul muncitor

Controlul financiar preventiv in cadrul Spitalului Comunal Trusesti

Controlul financiar preventiv este organizat cu prevederile Legii nr. 84/2002 si ale Normelor metodologice nr. 522/2003 emise de Ministerul Finantelor.

Scopul C.F.P.

Controlul C.F.P. are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni care nu respecta conditiile de legalitate si regularitate, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament si prin a caror efectuare s-ar prejudicial patrimonial entitatii publice.

C.F.P.

Fac obiectul controlului financiar preventiv proiectele de operatiuni care vizeaza, in principal:

- angajamente legale si credite bugetare sau credite de angajament dupa caz

- deschiderea si repartizarea de credite bugetare

- modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni ale clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusive prin virari de credite

- ordonantarea cheltuielilor

- efectuarea de incasari in numerar

- constituirea veniturilor publice, in privinta autorizarii si a stabilirii titlurilor de incasare

- recuperarea sumelor avansate si care ulterior au devenit necuvenite

- vanzarea,gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului

- concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului

- alte tipuri de operatiuni stabilite prin ordin al ministrului finantelor publice

In functie de specificul entitatii publice, conducatorul acesteia poate decide exercitarea controlului financiar preventive si asupra altor tipuri de operatiuni decat cele prevazute.

CONTINUTUL CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

Controlul financiar preventiv se organizeaza de regula in cadrul compartimentului financiar contabil de conducatorul entitatii publice, in functie de complexitatea si natura operatiunilor si poate extinde exercitarea acestuia si la nivelul altor compartimente.

Controlul financiar preventive se exercita prin viza de persoanele desemnate in acest sens de catre conducatorul entitatii publice.Actul de numire a persoanelor desemnate sa exercite C.F.P. va continua in mod obligatoriu in limitele de competenta in exercitarea acestuia, tinandu-se cont de faptul ca persoanele respective sunt altele decat cele care aproba si efectueaza operatiuni supuse vizei.

Viza de C.F.P. se exercita prin semnatura persoanei desemnate si prin aplicarea sigiliului personal,care va cuprinde urmatoarele informatii:

denumirea entitatii publice

mentiunea "vizat pentru C.F.P."

numarul sigiliului

data acordarii vizei

Toate documentele prezentate la viza de C.F.P.se inscriu in Registrul privind Operatiunile prezentate la viza de C.F.P.

PROCEDURI DE CONTROL

Documentele privind operatiunile prin care se efectuaeaza fondurile publice si / sau patrimonial public, vor fi insotite de avizele compartimentelor de specialitate, de notele de fundamentare, dupa caz, de "Propunerea de angajare a unei cheltuieli" sau de un "Angajament individual / global " intocmita conform normelor metodologice in vigoare ( O.M.F. nr. 1792/2002).

Persoanele desemnate pentru exercitarea C.F.P. vor prelua documentele si vor proceda intr-o prima etapa, la verificarea formala a acestora cu privire la:

completarea documentelor in concordanta cu continutul acestora

existenta semnaturilor autorizate din cadrul compartimentului de specialitate

existenta actelor justificative specifice operatiunii prezentate la viza

Daca in urma verificarilor de fond, operatiunea indeplineste conditiile de legalitate, regularitate, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare aprobate, se acorda viza pentru aplicarea sigiliului si a semnaturii pe exemplarul documentului care se arhiveaza la entitatea publica.

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Documentele care privesc operatiuni asupra carora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanei desemnate cu exercitarea acestuia de catre compartimentele de specialitate care initiaza operatiunea.

Salariile personalului cuprins in stele de functii anexate bugetului aprobat si obligatiile aferente acestora, pensile si ajutoarele sociale stabilite conform legilor in vigoare, se considera angajamente legale si bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecarui an cu intreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

In situatia in care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesara elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale si bugetare initiale, insotite de memorii justificative.

In cazul Spitalului Comunal Trusesti, pentru aprovizionarea privind medicamentele si materialele sanitare obligatia intocmirii documentelor revine doamnei doctor Ionita Elena.In acest sens este emisa o decizie privind constituirea unei comisii de aprovizionare a medicamentelor formata din :

Dr. Ionita Elena

As. de farmacie Sauca Nicoletta

As. Sef Tureac Monalisa

Pentru aprovizionarea cu materiale necesare sectiilor spitalului, sarcina intocmirii documentelor revine pentru sectia Pediatrie asistent sef Alupoaei Elena si pentru sectia Interne asistent sef Tureac Monalisa.

Pentru aprovizionarea cu alimente, sarcina intocmirii documentelor revine doamnei Tureac Monalisa.

Documentele privind operatiunile prin care se afecteaza fonduri publice vor fi insotite de avizele compartimentelor de specialitate si de Nota de Fundamentare, precum si Propunerea de angajare a unei cheltuieli si Angajamentul individual /global, intocmite conform anexei nr. 1 si respective a anexei nr 2 la normele metodologice aprobate prin Ordinul Ministrului finantelor publice nr. 1792/2002.

Persoana desemnata pentru exercitarea controlului financiar preventive va prelua documentele si va proceda la verificarea formala a acestora cu privire la : completarea documentelor in concordanta cu continutul acestora: existenta semnaturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate.

Daca nu sunt respectate cerintele enuntate mai sus, documentele sunt returnate, precizandu-se in scris, motivele restituirii.

Dupa efectuarea controlului formal persoana desemnata sa exercite controlul financiar preventiv inregistreaza documentele in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de controlul financiar preventiv si efectueaza verificarea operatiunii din punct de vedere al legalitatii, regularitatii si al incadarii in limitele si destinatia creditelor bugetare.

Daca in urma verificarii de fond operatiunea indeplineste conditiile de legalitate, regularitate, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare, se acorda viza prin aplicarea sigiliului si a semnaturii pe exemplarul documentului care se arhiveaza la entitatea publica.

Documentele vizate si actele justificative ce le-au insotit sunt restituite, sub semnatura, compartimentului de specialitate emitent, in vederea continuarii circuitului acestora, consemnandu-se acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Dupa avizarea angajamentului bugetar individual de catre persoana imputernicita cu viza CFP, acesta se semneaza de ordonatorul de credite si se transmite compartimentului de contabilitate pentru inregistrarea in evidenta cheltuielilor angajate urmand ca persoana responsabila cu aprovizionarea, respectiv domnul Leizeriuc Catalin sa procedeze la demararea procedurilor specifice aprovizionarii.

Conform Ordinul Ministrului finantelor publice nr. 1792/2002, faza a doua in procesul executiei bugetare este lichidarea cheltuielilor.

Persoana desemnata pentru verificarea obligatiei de plata este doamna contabil Arvinte Irina.

Salariile si indemnizatiile vor fi lichidate in baza statelor de plata colective, intocmite de compartimetul de specialitate ( contabil Suluigiuc Viorica).

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau din care reies obligatii de plata certe se vizeaza pentru"Bun de Plata" de ordonatorul de credite.

Persoana imputernicita sa efectueze lichidarea cheltuielilor(contabil Arvinte Irina) verifica personal documentele justificative si confirm ape propria raspundere ca aceasta verificare a fost realizata.

Documentele care atesta parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza inregisrarii in contabilitatea inregistrarii in contabilitatea patrimoniala a institutiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat si a obligatiei de plata fata de tertii creditori.

Cea de-a treia faza in procesul executiei bugetare este ordonantarea cheltuielilor.

Persoana desemnata de ordonatorul de credite confirma ca este o obligatie certa si o suma datorata, exigibila la o anumita data, si in acest caz ordonatorul de credite poate emite "Ordonantarea de Plata" pentru efectuarea platii.

Inainte de a fi transmisa compartimentului financiar - contabil pentru plata ordonantarea de plata se transmite pentru avizare persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv.

Scopul acestei avizari este de a stabili ca:

- ordonantarea de plata este emisa corect

- ordonantarea de plata corespunde cu cheltuielile angajate si suma respectiva este angajata

- cheltuiala este inscrisa la subdiviziunea corespunzatoare din bugetul aprobat

- exista credite bugetare disponibile

- documentele justificative sunt in conformitate cu reglementarile in vigoare

- numele si date de identificare ale creditorului sunt corecte

Nici o ordonantare de plata nu poate fi prezentata spre semnare ordonatorului de credite decat dupa ce persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventive a acordat viza.

Persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv se asigura ca operatiunile supuse vizei se refera la angajamentele de cheltuieli deja vizate si ca sunt indeplinite conditiile de lichidare a angajamentelor.

Ordonantarile de plata nevizate de persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv sunt nule si fara valoare pentru conducatorul compartimentului financiar - contabil care urmeaza sa faca plata, daca nu sunt autorizate in conditiile prevazute de lege.

Dupa aprobare ordonantarea de plata impreuna cu toate documentele justificative in original se inainteaza compartimentului financiar- contabil pentru plata.

Cea de a patra faza a executiei bugetare este plata cheltuielilor.

Persoana desemnata de ordonatorul de credite pentru a indeplini aceasta atributie este doamna Arvinte Irina.

Plata se efectuaeaza numai daca sunt indepliniteurmatoarele conditii:

cheltuielile care urmeaza sa fie platite au fost angajate, lichidate si ordonantate

exista credite bugetare si disponibilitati in conturi de disponibil

subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaza plata este cea corecta si corespunde naturii cheltuielilor respective

exista toate documentele necesare care justifica plata

semnaturile de pe documentele justificative apartin ordonatorului de credite

beneficiarul sumelor este cel indreptatit potrivit documentelor care atesta erviciul efectuat

suma datorata beneficiarului este corecta

documentele de angajare si ordonantare au primit viza de controlfinanciar preventiv

documentele sunt intocmite cu toate datele cerute de formular

alte conditii prevazute de lege

REFUZUL DE VIZA

Daca in urma verificarilor se considera ca operatiunile nu intrunesc conditiile de legalitate, regularitate, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare, persoanele desemnate cu exercitarea C.F.P. vor refuza motivate, in scris, consemnand acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de C.F.P.

Refuzul de viza va fi adus la cunostinta conducatorului, intotit de acte justificative, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnatura, compartimentului de specialitate care a initiat operatiunea.

Efectuarea pe proprie raspundere a operatiunilor refuzate la viza de CFP, se face printr-un act de decizie interna, emis de conducatorul unitatii publice pe pripria-I raspundere.

Pentru eficientizarea activitatii in domeniul organizarii si exercitarii CFP in cadrul Spitalului Comunal Trusesti, am in vedere luarea urmatoarelor masuri:

intocmirea unui graphic privind circulatia documentelor ce urmeaza a fi prezentate la viza CFP, astfel:

a)      pentru capitolul cheltuieli materiale:

1. Notele de fundamentare / necesitate vor fi prezentate in perioada 25 - 30 ale fiecarei luni, pentru operatiunile ce prevad angajamentele lunii urmatoare dupa modelul (exemplul):

b)      pentru capitolul cheltuieli de personal

1.Pontajele,foile de prezenta precum si alte documente din care sa rezulte drepturi.

Drepturi de personal ( concedii mdicale, indemnizatii concedii de odihna,etc) vor fi prezentate la viza CFP in perioada 1 -3 ale lunii curente pentru luna precedenta si vor fi inscrise conform graficului in registrul cuprinzand documentele prezentate la viza CFP dupa urmatorul exemplu:

Prin aceasta consider ca vor fi eliminate disfunctionalitati datorate prezentarii la viza CFP intr-un termen scurt, de obicei cuprins intre 10 - 15 ale lunii curente, a tuturor operatiunilor ce sunt supuse vizei CFP.

Tot ca o masura de imbunatatire a activitatii privind organizarea si exercitarea CFPin cadrul institutiei, am in vedere stabilirea tuturor atributiunilor,conform legislatiei in vigoare, a personalului care intocmeste documentele ce urmeaza a fi supuse vizei CFP, astfel incat sa se evite procedurile de refuz de plata pe motiv de neconcordanta intre angajare si disponibil de angajat ( concordanta intre planul de achizitie si bugetul de venituri si cheltuieli pe articole bugetare).

SCHEMA ORGANIZATORICA PRIVIND EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

CADRUL GENERAL
al operatiunilor supuse controlului financiar preventiv

Data, Semnatura,