POLITICILE FINANCIARE SI RESPONSABILITATEA DE SUPERVIZARE

POLITICILE FINANCIARE SI RESPONSABILITATEA DE SUPERVIZARE

Crearea unui cadru de politici financiare

Politicile financiare sunt declaratii facute de director si de consiliul director prin care se clarifica filozofia si intentiile acestora. In termeni generali, politicile sunt pozitii oficiale ale unei organizatii in privinta sprijinirii implementarii scopurilor sale financiare. Politicile ofera un cadru pentru managementul financiar si indrumare in desfasurarea activitatilor financiare ale organizatiei. Procesul de auditare devine mult mai usor cand filozofia si intentiile referitoare la managementul financiar al organizatiei sunt clare.

Politicile financiare neoficiale, nescrise, incomplete, contradictorii si inconsecvente dauneaza imaginii publice a organizatiei. Acestea dau impresia ca conducerea organizatiei nu stie ce face sau nu acorda destula prioritate managementului financiar prudent si bine gandit. Fara a avea o imagine clara a bazei pe care se iau deciziile de ordin financiar de catre organizatie, agentiile care acorda granturi si utilizatorii informatiilor financiare vor fi cu siguranta incurcati si pot pierde increderea in capacitatea conducerii organizatiei de a fi eficace in privinta activitatii financiare.

Exemple de politici

Contabilitatea

Organizatia va stabili si urma practici contabile conforme cu principiile si standardele contabile general acceptate.

Organizatia va efectua in mod regulat analize de costuri pentru toate serviciile.

Un audit anual va fi efectuat asupra organizatiei de catre o firma independenta de audit care va emite o opinie asupra rapoartelor financiare anuale si o scrisoare catre conducerea organizatiei in care sunt detaliate punctele care necesita imbunatatiri.

Organizatia va stabili un sistem de control intern care va f i revizuit periodic.

Bugetul

Organizatia va efectua proiectii ale veniturilor si cheltuielilor pe urmatorii trei sau cinci ani si va actualiza aceste previziuni anual.

Organizatia va crea un program pentru a integra masurile de performanta si indicatorii de productivitate in bugetul anual.

Directorul sau o persoana autorizata va efectua o trecere in revista si o analiza a bugetului cel putin o data, la mijlocul anului, si va prezenta informatiile obtinute consiliului director.

Veniturile

Organizatia va intocmi previziuni realiste privind veniturile si va explica clar care sunt prezumtiile pe care se bazeaza acele previziuni.

Organizatia va efectua o analiza anuala a tarifelor pentru a determina masura in care costul integral al serviciilor asociate acestora este recuperat prin venituri.

Managementului fluxului de lichiditati

Organizatia va investi cel putin xx % din lichiditatile neutilizate pe o baza continua, daca acest lucru este posibil din punct de vedere legal si contractual.

Organizatia va stabili linii directoare care sa sublinieze siguranta si lichiditatea cu privire la investitiile de fonduri.

Achizitiile

Organizatia va solicita oferte competitive pentru toate achizitiile care depasesc suma de $ xxxxxx.

Organizatia va stabili un program de inspectie a livrarilor pentru a asigura faptul ca articolele livrate indeplinesc cerintele specificate.

Timp de reflectie: Va sugeram sa petreceti putin timp analizand politicile sugerate si sa marcati cu X acele politici care sunt asemanatoare sau similare celor adoptate de organizatia dumneavoastra si in conformitate cu care aceasta functioneaza. Pe masura ce treceti in revista fiecare dintre politicile de mai sus, marcati cu 0 in dreptul acelor politici pe care organizatia dumneavoastra nu le are, dar pe care trebuie sa le adopte. Dupa ce ati marcat cu X si 0, faceti un rezumat al celor marcate cu 0 in spatiul de mai jos si indicati care ar fi planul dumneavoastra de actiune pentru ca acestea sa fie adoptate in mod oficial de organizatia dumneavoastra in cadrul procedurilor sale de functionare.

Auditarea

Ultimul proces de management financiar despre care dorim sa discutam este supervizarea financiara iar instrumentul prin care se realizeaza acesta este auditul. Adesea, reprezentantii organizatiilor neguvernamentale nu sunt prea laudativi la adresa procesului de audit intrucat adesea acesta este o cerinta a unei agentii de reglementare si a organizatiilor finantatoare externe. Cu toate acestea, auditul este o procedura care poate ajuta organizatiile sa devina mai eficiente si mai eficace in privinta managementului resurselor. Inainte de a intra in amanunte, dorim sa va atragem atentia asupra faptului ca, in acest capitol final, am discutat de asemenea si despre politicile financiare. Exista o legatura directa intre politicile organizatiei dumneavoastra si actul de audit. Politicile informeaza auditorii si pe altii asupra intentiilor organizatiei si conducerii acesteia. Auditul, din multe puncte de vedere, confirma daca ati indeplinit aceste intentii. Dat fiind aceasta latura mai pozitiva a unui vechi instrument de supervizare, haideti sa intram in amanunte.

Scopul auditului "extern" este acela de a avea o terta parte independenta care sa verifice faptul ca informatiile financiare au fost intocmite in conformitate cu cerintele legale sau ale agentiilor care acorda granturi. Utilizarea unui auditor extern este cea mai buna modalitate de a asigura faptul ca cifrele sunt valide si consecvente. Cele mai folosite forme de audit atat in sectorul public cat si in cel privat vizeaza aspectele financiare si de conformitate. Auditurile pot de asemenea imbunatati managementul. Daca auditul este efectuat de un auditor extern, ganditi-va sa sugerati inca o sarcina celor care se ocupa de acel audit, si anume sa caute modalitati prin care organizatia dumneavoastra poate creste eficienta si eficacitatea manageriala.

Auditul financiar consta intr-o examinare si evaluare a sistemelor financiare, a tranzactiilor, si conturilor unei organizatii pentru a oferi o opinie asupra "corectitudinii" sau credibilitatii rapoartelor financiare. Aspectul conformarii in cadrul auditului cauta sa asigure faptul ca o organizatie respecta legile referitoare la aspectele financiare cum ar fi cele referitoare la bani, la modalitatea de cheltuire, la investitii si imprumuturi. Un audit asupra conformitatii poate de asemenea sa se axeze in primul rand pe reglementarile care se aplica anumitor fonduri cum ar fi granturile interguvernamentale. Desi un audit asupra conformarii poate fi realizat separat, este de obicei mai eficient si in cele din urma mai benefic sa fie efectuat impreuna cu un audit financiar.

Avantajele Auditului

Auditul va poate fi de folos din mai multe puncte de vedere, nu doar pentru a indica faptul ca v-ati conformat la anumite reguli si reglementari si ca nu au fost nereguli in modul de utilizare a fondurilor. Iata cateva dintre avantajele potentiale ale auditului:

Auditurile financiare pot verifica informatii cheie pe care se bazeaza anumite decizii, atat privind politicile cat si cele de ordin administrativ.

Va poate ajuta sa stabiliti modalitati de a asigura faptul ca informatiile sunt analizate corespunzator si sunt disponibile in modul cel mai folositor celor de la nivelul decizional.

Un audit bine facut poate evidentia puncte slabe ale managementului financiar care pot ascunde adevarata imagine financiara, crescand confuzia sau promovand risipa de fonduri si servicii.

Auditul asupra conformarii poate clarifica intelesul reglementarilor referitoare la anumite granturi, poate identifica optiuni disponibile in privinta folosirii granturilor, si in general ajuta o organizatiile sa evite pierderile de fonduri ce pot rezulta in urma neconformarii corespunzatoare la toate regulile referitoare la diversele granturi primite.

Selectarea firmei de audit

Atunci cand selectati o firma de audit este imposibil sa stiti dinainte cu siguranta ce firma va avea o performanta mai buna. Multe depind de competenta persoanelor care sunt insarcinate sa efectueze auditul si de modul in care acestia interactioneaza cu persoanele si factorii de decizie cu care intra in contact. In timpul unui audit, auditorul este responsabil pentru efectuarea unei evaluari importante, partial subiective cu privire la actiunile directorului si ale consiliului director al unei organizatii, la calitatea controlului intern, si la ratiunile exceptiilor de la "corectitudine" in raportare si conformare la reglementarile legale.

Un auditor care verifica soliditatea rapoartelor financiare ale organizatiei trebuie sa tina cont de grija cu care au fost respectate reglementarile legale. Nerespectarea acestor reglementari poate avea ca urmare, in multe cazuri, modificari destul de semnificative care afecteaza grav informatiile inscrise in situatiile financiare. Majoritatea agentiilor care acorda granturi si multe agentii guvernamentale au cerinte de audit care stipuleaza faptul ca trebuie efectuat un audit financiar pentru a indeplini conditiile acestora si inclusiv o analiza a conformitatii.

Auditarea controlului intern

Controlul intern cuprinde sisteme de verificare menite sa reduca riscul inerent lucrului cu lichiditati, articole de inventar sau alte active. Acestea sunt incluse in structura, procesele si procedurile organizatiei pentru a proteja activele si a asigura raportarea corecta si la timp.

Controlul intern cuprinde sistemele stabilite de o organizatie pentru:

A preveni frauda si risipa

A asigura corectitudinea datelor contabile si a altor date operationale

A stimula aderarea la politicile stabilite

A creste eficienta operatiunilor,

A asigura conformarea la legile aplicabile sau la cerintele contractelor de finantare.

Sistemele menite sa realizeze primele doua obiective se numesc de obicei control intern contabil; cele referitoare la restul obiectivelor sunt cunoscute sub numele de control intern administrativ.

Controlul intern - contabilitatea

Pentru auditor, scopul principal de examinare a acestor controale este sa determine daca acestea sunt sigure pentru a garanta corectitudinea diverselor date cuprinse in situatiile financiare si pentru a asigura conformarea la legile aplicabile. Estimarea auditorului cu privire la posibilitatea existentei erorilor si omisiunilor in inregistrarea si clasificarea tranzactiilor se bazeaza nu numai pe evaluarea sistemului ci si a personalului care il foloseste. Astfel, analiza are in vedere structura organizationala, personalul si sarcinile specifice ale acestuia. Concluziile auditorului cu privire la controale determina tipul si masura testelor ce vor fi efectuate atat asupra controalelor in sine cat si asupra datelor inregistrate.

Un alt scop al evaluarii in controlului intern este acela de a intelege care este potentialul unor abuzuri nedetectate. Daca potentialul de abuzuri este crescut, atunci chiar si fara a avea dovada unor neregularitati, auditorul alerteaza de obicei directorul si/sau consiliul director. Un exemplu al unui astfel de potential pentru abuzuri ar fi efectuarea de achizitii, directorul fiind singura persoana care se ocupa de chitante si contabilitate si insista sa faca incasari numai in numerar.

Controlul intern - administrativ

Un alt obiectiv este acela de a stabili daca conducerea isi exercita responsabilitatile in mod diligent. Desi lipsa diligentei poate avea un impact direct scazut asupra opiniei pe care si-o formeaza auditorul cu privire la situatiile financiare curente, aceasta poate da loc la neglijente de proportii importante, cum ar fi faptul de a nu raspunde cu promptitudine la semnalele de avertizare a depasirii bugetului.

Puncte cheie

Politicile financiare vor oferi platforma pornind de la care auditorii isi indeplinesc rolul.

Auditul extern verifica faptul ca departamentul dumneavoastra financiar este in ordine.

Acesta va ofera si cateva beneficii suplimentare cum ar fi o idee mai buna cu privire la schimbarile pe care sa le faceti in cadrul sistemului dumneavoastra financiar pentru a-l face mai eficient.

Un audit eficace trebuie sa analizeze controlul intern si administrativ al organizatiei dumneavoastra pe langa verificarea conformitatii la reglementarile externe si a prevederilor din contractele de finantare.