Structura organizatorica a institutilor de credit

Structura organizatorica a institutilor de credit

Organizarea institutilor de credit

Fiecare banca este persoana juridica, fiind organizata ca societate comerciala bancara pe actiuni.

In  toate actele ei oficiale, banca trebuie sa se identifice in mod clar printr-un minim de date: firma sub care banca este inmatriculata in registrul comertului, capitalul social, adresa sediului principal, numarul si data inmatricularii in registrul comertului, numarul si data inamtricularii in registrul bancar.

Banca este angajata prin semnatura a cel putin doi conducatori, sau a cel putin doua persoane imputernicite de catre acestia, in conformitate cu reglementarile emise de Banca Nationala a Romaniei in acest sens.

Fiecare institutie de credit va avea un REGULAMENT PROPRIU DE FUNCTIONARE, aprobat de organele statutare, prin care se va stabili cel putin:

a)    Structura organizatorica a institutiei de credit;

b)   Atributiile fiecarui compartiment al bancii si relatiile dintre acestea;

c)    Atributiile sucursalelor si ale altor sedii secundare ale institutiei de credit;

d)   Atributiile comitetului de risc, comitetului de administrare a activelor si pasivelor, comitetului de credite; infiintarea acestor comitete este obligatorie in desfasurarea  activitatii bancii;

e)    Competentele si raspunderea conducatorilor bancii, directorilor executivi, sefilor sucursalelor si ai altor sedii secundare ale institutiei de credit si ale altor salariati care se angajeaza in operatiuni financiare in numele si in contul institutiei;

f)     Sistemul de control intern al institutiei de credit.

In Romania, procesul de dezvoltare a retelei de unitati teritoriale bancare a tinut seama de structura administrativ teritoriala a tarii, respectiv impartirea pe judete. In prinipiu, bancile si-au structurat reteaua teritoriala in functie de aceste nuclee, aproape la nivelul fiecarui judet existand unitasi care coordoneaza activitatea din zona.

Structura organizatorica a bancilor care si-au organizat activitatea in teritoriu dupa principiul inpartirii administrativ-teritoriale a tarii este:

Centrala bancii;

Sucursalele judetene, respectiv sucursala municipiului Bucuresti;

Filiale (subordonate organizatoric si functional sucursalelor) in unele orase ale tarii si, in unele cazuri, la nivelul sectoarelor municipiului Bucuresti;

Agentii subordonate organizatoric si functional filialelor sau, in unele cazuri, chiar sucursalelor ;

Puncte de lucru suvordonate filialelor sau agentiilor.

Sucursalele, agentiile, filialele si punctele de lucru sunt unitati cu sarcini operative, ele neavand personalitate juridica. Aceste executa operatiuni bancare specifice societatilor bancare reglementate prin lege, in limita competentelor stabilite de centrala bancii si functioneaza pe baza aprobarii Consiliului de Administratie al bancii respective.

Sucursalele, filialele si agentiile au relatii directe cu clientii din raza lor de activitate (atat persoane fizice cat si juridice).

1.2. Centrala bancii

Societatile bancare, prin centalele lor, indeplinesc functia de coordonare pentru toate activitatile ce se desfasoara in sucursale, filiale, agentii si puncte de lucru, asigurand aplicarea corecta a legilor, hotararilor si a actelor normative ce guverneaza activitatea bancara. In acest sens, centralele societatilor bancare elaboreaza norme specifice ce trebuie respectate de unitatile din subordine. In acelasi timp, centralele sunt raspunzatoare de activitateta sucursalelor, filialelor, agentiilor si punctelor de lucru din subordine (acestea neavand personalitate juridica).

Activitatea, in cadrul centralelor societatilor bancare, se desfasoara pe directii, departamente, servivii, birouri, oficii specializate. Fiecare banca, in functie de activitatea desfasurata si gama de operatiuni efectuate, isi organizaeza in mod specific, structura functionala din cadrul centralei. Cu toate acestea, exista o serie de componente organizatorice care se regasesc, sub diferite forme in majoritatea bancilor comerciale si aceasta datorita faptului ca toate bancile comerciale (fiind prin lege banci universale) desfasoara acelasi tip de operatiuni bancare. In general, in cadrul centralei, activitatea este organizata pe direcctii de specialitate sau departamente, care la randul lor, au in subordine diferite servicii.

Astfel, in cadrul unei banci, prin structura organizatorica adoptata, anumite activitati pot fi desfasurate in cadrul unei directii, in timp ce, in cadrul altei (altor) banci, acelasi tip de activitati se desfasoara in departamente/servicii/birouri specializate. Structura organizatorica este flexibila si difera de la banca la banca; chiar pentru aceeasi banca ea se poate modifica in timp, in functie de tipul si strategia bancii,  natura si volumul activitatilor desfasurate.

Pe parcursul derularii activitatilor specifice, fiecare banca actioneaza ca un sistem (fiind la randul ei componenta a sistemului bancar), in cadrul caruia diferitele componente (directiile/departamentele)  intra in legatura unele cu altele, furnizandusi reciproc informatii sau conlucrand in vederea finalizarii diferitelor tranzactii si realizarii atributilor specifice.

Totodata, pe langa conlucrarea, in cadrul bancii, intre diversele directii/departamente, fiecare societate bancara colaboreaza, pentru realizarea diverselor activitati specifice, cu Banca Nationala a Romaniei, cu Ministerul Finantelor Publice, cu celelalte societati bancare, cu institutii financiare sau centrale din aparatul de stat.

O schema organizatorica simplificata a centralei, avand  la baza criteriul administrativ este redata in figura urmatoare:

Fig. 1.1. Schema organizatorica simplificata a centralei unei banci bazata pe principiul eficentei produsului

Acest prim tip de structura nu pune accentul pe gestiunea riscului in banci, pe eficenta produselor si serviciilor bancare.

Un al doilea tip de structura organizatorica este cea bazata pe criteriul "eficenta si produselor si serviciilor bancare" si/sau "eficenta si profitabilitatea unor centre zonale". Aceasta structura, redata in figura 1.2., urmareste raportul "cost/beneficiu", pe produs si chiar pe client, dar nu se urmareste riscul, fiind specifica bancilor ce urmaresc expansiunea, cresterea cifrei de afaceri si a puterii lor financiare.

Fig. 1.2. Schema organizatorica simplificata a centralei   unei banci comerciale bazata pe principiul administrativ.

Potrivit Legii bancare nr. 58/1998 (art. 24-d), la nivelul centralei bancii se constituie

organe colective de lucru subordonate vicepresedintilor de resort:

Comitetul de gestiune a activelor si pasivelor bancii;

Comitetul de risc pentru credite;

Comitetul de risc de decontare al operatiunilor.

Comitetul de Gestiune a Activelor si Pasivelor bancii are sarcina de a prevedea nivelul si structura activelor bancii si de a coordona muscarea acestora in raport cu finalitatea prevazuta in bugetul de venituri si de cheltuieli si contrl de profit si pierderi. Acest comitet se intocmeste de regula saptamanal si ia in discutie:

Riscul de piata la care se expune banca si in special roiscul de lichiditate, riscul la dobanda, riscul valutar, riscul de corespondent bancar;

Nivelul de eficenta cu care este administrat patrimoniul bancii, ecartul randament-cos, precum si cel dintre dobanda activa si cea pasiva;

Structura maturitatilor bancii pe activul si pasivul bilantului sau.

Comiterul de risc pentru credite elaboreaza politica bancii referitoare la creditarea clientilor, constituirea portofoliului de credite, gestiunea risculuide credit si de neplata a dobanzii.

Comitetul de risc de decontare a operatiunilor vizeaza cu precadere resperctarea prevederilor legale, a normelor si instructiunilor in domeniul decontarilor; plati si incasari prin conturi bancare deschise clientilor, viramente intra si interbancare, decontari speciale privind operatiunile pe piata de capital, transferurile internationale, etc. Comitetul de decontare a operatiunilor are ca atributie evitarea fraudelor si a oricaror pagube potentiale datorate midului de infaptire a operatiunilor prin conturi bancare.

Directiile/departamentele din centralele societatilor bancare, indiferent de actuivitatea specifica pe care o deruleaza, au o serie de atributii similare ce deriva din rolul lor de coordonare a activitatii din domeniile respective, la nivelul unitatiilor din subordine.

Cele mai importante dintre aceste atributii sunt:

Elaborarea si avizarea normelor metodologice ce reglementeaza obiectul de activitate al directiei/departamentului respectiv, precum si a celorlalte instructiuni, circulare, reglementari emise de banca pe probleme specifice;

Indrumarea si controlul unitatilor teritoriale in legatura cu activitatea desfasurata, cu modul de aplicare a legislatiei bancare, precum si a normelor metodologice si reglementarilorinterne emise de banca, pentru diversele domenii de activitate;

Efectuare de studii si analize, in legatura cu activitatile specifice desfasurate de fiecare departament in vederea luarii deciziei privind perfectionarea activitatii.

In cadrul structurii organizatorice a fiecarei societati bancare exista directii/departamente a caror activitate se constituie in liant pentru activitatea desfasurata in cadrul altor componente structurale, in derularea activitatilor specifice intrand in contact direct cu multe dintre acestea.

Activitatile derulate in cadrul principalelor directii/departamente ale unei societati bancare

A.     Directii/Departamente de coordonare

Acest tip de directii/departamente, raspund de activitatea de ansamblu privind creditarea si decontarile, astfel:

intocmesc periodic planurile de credit si le supun aprobarii conducerii;

in functie de nivelul resurselor de refinantare, repartizeaza, pe sucursale, niveluile de credite, stabilesc si repartizeaza plafoanele;

intocmesc, periodic, rapoarte referitoare la executarea programelor de creditare, precum si la principalele aspecte legate de acordarea si rambursarea acestora;

formuleaza propunerile privind politica dobanzilor.

B.     Directii/Departamente de trezorerie

Principalele atributii ale acestui tip de directii:

analizeaza si prospecteaza posibilitatile si conditiile de asigurare a resurselor de creditare ale bancii;

negociaza si propun contractarea de credite pe piata interbancara si participa la licitatiile organizate de Banca Nationala a Romaniei, pentru obtinerea de credite de refinantare;

stabilesc prognozele de trezorerie, pe diferite perioade;

realizeaza proiectele de emisiune de hartii de valoare si coordoneaza evidenta si plasarea acestora;

urmaresc si informeaza conducerea asupra situatiei si nivelurilor activelor si pasivelor bancii.

C.     Directii/Departamente de casierie

Acestea asigura si raspund de coordonarea si urmarirea efectuarii operatiunilor cu numerar si alte valori, in stransa concordanta cu interesele clientilor

Totodata, ele pot indeplini si urmatoarele atributii:

colaboreaza cu directiile de coordonare si trezorerie, in vederea urmaririi si analizarii fenomenelor si tenditelor conjuncturale din sfera circulatiei numerarului;

colaboreaza cu Banca Nationala a Romaniei, participand la elaborarea prognozelor privind operatiunile de incasari si plati, a fluxului de numerar din economie;

asigura organizarea si functionarea tuturor operatiunilor de casierie;

efectueaza operatiuni cu numerar;

tin evidenta numerarului si asigura pastrarea acestuia.

D.    Directii/Departamente de control

Aceste directii asigura si raspund de exercitarea controlului asupra activitatii de ansamblu, desfasurata de unitatile din teritoriu ale societatilor bancare, precum si de efectuarea periodica a controlului patrimonial asupra gospodaririi valorilor materiale si banesti din centralele bancilor si de la nivelul unitatilor teritoriale.

E.     Directii/Departamente pentru operatiuni externe comerciale si necomerciale

In cazul operatiunilor comerciale:

asigura si raspund de prelucrarea documentelor privitoare la exportul si importul de marfuri si prestarile de servicii din si pentru strainatate ale agentilor economici, institutiilor si altor persoane juridice.

In cazul operatiunilor necomerciale:

asigura activitatea de derulare a operatiunilor de decontare cu strainatatea, in favoarea persoanelor fizice sau juridice (bugetare, obstesti, nonprofit)

Derularea acestor operatiuni se efectueaza conform legislatiei comerciale, financiare si bancare a tarii, si conform regulilor si uzantelor uniforme internationale, editate de Camera Internationala de Comert de la Paris.

F.      Directii/Departamente de creditare

Fiecare banca, in functie de domeniile specifice in care actioneaza cu prioritate, si-a organizat activitatea de creditare pe anumite criterii. Astfel, pot fi intalnite, in cadrul centralelor societatilor bancare, mai multe directii/departamente de creditare.

Directiile/departamentele de creditare (care pot fi specializate in functie de volumul, tipul de clienti si termenul de creditare) asigura si raspund de activitatea de creditare, cu tot ceea ce implica aceasta.

In functie de destinatia, termenul si beneficiarul de credite, directiile/departamentele de creditare participa la:

programarea , dimensionarea si dirijarea masei monetare si a creditului pe termen scurt, mediu si lung pentru sectorul de stat si privat;

analizeaza cererile de creditare ce depasesc competenta unitatilor teritoriale din subordine;

intocmesc documentatiile de creditare;

aproba creditele din competenta lor si fac propuneri, organelor de conducere ale bancii, pentru aprobarea celor ce depasesc competenta lor;

propun eliberarea scrisorilor de garantie;

urmaresc evolutia creditelor pe termen scurt, mediu si lung;

urmaresc, indruma si controleaza activitatea de creditare a unitatilor teritoriale din subordine;

analizeaza evolutia indicatorilor bancari, in stransa corelatie cu analiza indicatorilor economici si financiari ai agentilor economici pe care ii crediteaza;

In cazul beneficiarilor de credite care se afla in incapacitate de plata, aceste directii/departamente:

propun masuri de recuperare a fondurilor;

urmaresc rambursarea creditelor si incadrarea in plafoanele stabilite;

urmaresc creditele acordate pe diverse categorii de agenti economici;

urmaresc creditele nerambursate la scadenta, intervenind prin unitatile din teritoriu pentru lichidarea sau prevenirea acestora.

G.    Directii/Departamente de relatii bancare internationale

Aceste directii/ departamente raspund de indeplinirea atributiilor in domeniul relatiilor externe de plati si credite, conform reglementarilor legale in domeniu. Fiecare dintre aceste directii/ departamente poarta, de regula, denumirea activitatii pe care o desfasoara (de exemplu, plati externe, corespondenti bancari, arbitraj etc.).

Principalele atributii ale acestora:

intocmirea si negocierea proiectelor de acorduri de plati si cooperare economica, financiara si de creditare incheiate, prin intermediul bancilor, cu alte tari si urmarirea modului de derulare a acestora;

contactarea bancilor corespondente, privind derularea acordurilor de plati si cooperare economica;

administrarea portofoliului in valuta al bancilor, prin operatiunile de arbitraj valutar;

efectuarea analizelor conjuncturale si de perspectiva pe pietele monetare internationale;

analizarea, negocierea si angajarea liniilor de credite bancare externe;

evaluarea cererilor de credite bancare, in valuta, silocitate de diversi clienti si propinerea de acordare a acestora;

analizarea si, dupa caz, modificarea retelei de corespondenti bancari.

H.    Directii/Departamente de contabilitate

Activitatea de contabilitate, datorita operatiunilor in lei si valuta, poate fi structurata pe directii/departamente diferite.

Directile/departamentele contabilitatii, in lei, ale societatilor bancare asigura si raspund de:

organizarea si conducerea activitatii contabile;

executia de casa a bugetului public national;

exercitarea controlului bancar asupra operatiilor contabile privind creditarea;

finantarea si platile efectuate de unitatile operative ale bancilor pentru clientii lor.

Directiile/departamentele de contabilitate externa raspund de evidenta patrimoniului bancii privind operatiunile cu strainatatea, veniturile si cheltuielile in valuta realizate de banci prin centralele lor.

I.       Directii/Departamente de informatica

Aceste directii/ departamente raspund de activitatea de informatica, pe ansamblul bancii. Activitatea lor vizeaza:

informatizarea activitatii decizionale, de analiza, proiectare, implementare si intretinere a subsistemelor informatice in legatura cu toate operatiunile derulate de banci;

exploatarea lucrarilor respective;

dezvoltarea retelei de calculatoare;

service-ul pentru echipamentul respectiv;

telecomuncatiile interbancare.

J.      Directii/Departamente de organizare si resurse umane

In sarcina lor intra probleme legate de:

structura organizatorica a bancii;

extinderea retelei de unitati;

organizarea, normarea si asigurarea conditiilor de munca ale salariatilor;

selectionarea, incadrarea si utlizarea fortei de munca;

urmarirea sarcinilor ce revin bancii, din diferite acte cu caracter normativ;

elaborarea, in colaborare cu celelalte departamente din cadrul bancii, in vederea supunerii acestora aprobarii Consiliului de Administratie.

K.    Directii/Departamente pentru dezvotare si invatamant

Principala atributie a acestora este efectuarea de studii, analize si informari pentru adoptarea de noi metode, mijloace, solutii in vederea ridicarii nivelului activitatii bancare si largirea gamei de servicii oferite, precum si pentru pregatirea si perfectionarea personalului bancar.

Anual sunt analizate necesitatile de pregatire profesionala, sunt elaborate programe de formare profesionale si este stabilita proportia dintre pregatirea personalului in cadrul bancilor (departamente sau centre proprii) si pregatirea asigurata de institute nationale (cum este I.B.R.) sau internationale.

L.     Directii/Departamente juridice

Activitatea bancilor se refera, in special, la asigurarea legalitatii in desfasurarea activitatii bancii si la apararea intereselor patrimoniale si nepatrimoniale proprii activitatii bancare.

Datorita diversificarii gamei de servicii oferite clientilor, bancile isi modifica, in timp, structura functionala, noi departamente fiind infiintate ca urmare a aparitiei de noi activitati. Legea privind activitatea bancara (nr.33/1991) precizeaza la articolul 24: "societatile bancare pot efectua, conform legii si in limitele autorizatiei acordate, precum si a mijloacelor de care dispun, operatiuni si activitati conexe ca: operatiuni valutare, operatiuni cu metale pretioase, cu obiecte confectionate din acestea si cu alte valori cu grad mare de lichiditate, plasamentul, subscrierea, gestionarea, pastrarea si comertul cu titluri, consulting bancar, garantii, mandatari, precum si alte activitati legale, care pot fi asumate pe cont propriu sau in contul clientilor."

Structura organizatorica a filialelor, sucursalelor, si agentiilor

In teritoriu, unitatile subordonate centralei actioneaza ca reprezentante ale acesteia, aplicand politica si strategia centralei bancii. Structura organizatorica cuprinde compartimente care asigura desfasurarea activitatii la nivelul teritoriului unde ele actioneaza. Conducerea acestor unitati este asigurata de director, director economic, sef agentie, contabil-sef si comitetul de credite constituit din cadrele de conducere ale unitatii

A.   Sucursalele

Sucursalele se constituie in nuclee ale activitatii desfasurate de societatile bancare la nivel judetean. Rolul lor consta in coordonarea, indrumarea si controlul activitatii operative desfasurate in unitatile din subordine (filiale, agentii).

Sucursalele au autonomie operativa si de gestiune, in limita unor competente delegate de centrala si in acest caz, activitatea bancara se desfasoara pe departamente/compartimente specializate. Astfel, in general, la nivelul unei sucursale judetene, se regasesc compartimente de:

Coordonare;

Trezorerie;

Creditare;

Operatiuni valutare;

Casierie;

Conturi si viramente;

Decontari intrabancare;

Informatica;

Contabilitate;

Control;

Juridic.

Principalele atributii care se regasesc la nivelul sucursalelor judetene ale societatilor bancare sunt:

Coordonare de ansamblu, la nivelul judetului sau municipiului Bucuresti, a problemelor de creditare, operatiunilor de incasari si plati fara numerar, operatiuni cu numerar si de casierie;

Intocmirea de situatii privind evidenta, prognoza si administrarea trezoreriei;

Defalcarea plafoanelor de credite, pe fiecare filiala si agentie din subordine, cu urmarirea si administrarea, in bune conditii a resurselor de creditare;

Realizarea de lucrari de analiza si informare privind creditele;

Analizarea activitatilor desfasurate la nivelul judetului si luarea masurilor ce se impun;

Verificarea, analizarea si centralizarea balantelor, bilanturilor si darilor de seama, bugetelor de venituri si cheltuieli ale unitatilor din subordine;

Urmarirea si asigurarea controlului tuturor activitatilor desfasurate de unitatile din subordine;

Masuri ce se impun in legatura cu pregatirea profesionala a personalului;

Analizarea si valorificarea materialelor intocmite de organele de control ale serviciului de coordonare, cu urmarirea indeplinirii masurilor stabilite.

B.   Filialele

Filialele sunt unitati teritoriale, operative ale societatilor bancare. Ele isi desfasoara activitatea in orase mai importante din cadrul judetelor si in unele cazuri, la nivelul dectoarelor din municipul Bucuresti, fiind subordonate sucursalelor si avand, la randul lor, dupa caz, in subordine, agentii, si puncte de lucru. Filialele au autonomie gestionara si operativa, in limita competentelor acordate de centrala bancii.

In functie de zona geografica si economica in care sunt localizate filialele, ponderea diferitelor categorii de operatiuni bancare, in ansamblul activitatii desfasurate, difera de la o filiala la alta, chiar in cadrul aceleiasi banci. Filialele isi desfasoara activitatea pe anumite compartimente:

Creditare;

Operatiuni valutare;

Conturi si viramente;

Contabilitate-informatica;

Casierie;

Juridic si contencios;

Secretariat-administrativ.

Principalele atributii ale filialelor societatilor bancare pot fi grupate astfel:

Raspund prin conducera numita de Consiliul de Administratie, in fata centralei de activitatea desfasurata de unitatile din subordine;

Se conformeaza cerintelor si evidentelor sucursalelor, care, la randul lor, primesc indrumari de la centrala;

Organizeaza si conduc, in limita competentelor delegate, activitatea desfasurata de unitatile din subordine,

Raporteaza sucursalelor informatiile privind activitatea desfasurata de unitatile din subordine;

Organizeaza relatiile cu clientii privind:

Ø        activitatea de creditare, in lei si valuta, a persoanelor fizice si juridice;

Ø        operatiunile legate de deschiderea conturilor, si operarea in conturi, atat pentru persoane fizice cat si juridice;

Ø        operatiuni de schimb valutar;

Ø        consultanta.

Indeplinesc atributiile stabilite de centrala pe linie de personal, salarizare si organizare.

C.   Agentiile

Agentiile sunt unitati teritoriale, operative ale societatilor bancare. Ele functioneaza in orasele mai importante din cadrul judetelor si, in unele cazuri la nivelul sectoarelor din municipiul Bucuresti, fiind subordonate sucursalelor si avand la randul lor, dupa caz, in subordine agentii. Agentiile au autonomie gestionara si operativa, in limita competentelor acordate de centrala bancii.

Agentiile ca si sucursalele isi desfasoara activitatea pe mai multe compartimente specializate, si anume:

Compartiment de creditare;

Compartient operatiuni valutare;

Compartiment conturi si viramente;

Compartiment contabilitate, informatica;

Compartiment secretariat administrativ;

Compartiment casierie;

Compartiment juridice si contencios.

Principalele atributii ale agentiilor pot fi grupate astfel:

Raspund, prin conducerea numita de Consiliul de Administratie, in fata centralei, de activitatea desfasurata in unitatile din subordine;

Se conformeaza cerintelor si evidentelor sucursalelor;

Organizeaza si conduc activitatea desfasurata de unitatile din subordine;

Raporteaza sucursalelor informatiile privind activitatea desfasurata in cadrul filialei si in unitatile din subordine;

Relatii cu clientii privind:

Ø        Activitatea de creditare, in lei si valuta, a persoanelor fizice si juridice;

Ø        Operatiuni legate de deschiderea de conturi, si operarea in conturi;

Ø        Operatiuni de schimb valutar;

Ø        Consultanta.

Ø        Indeplinesc atrbutiile stabilite de centrala pe linie de personal, salarizare si organizare.