Analiza sistemului informational al Primariei Sector 4

Analiza sistemului informational al Primariei Sector 4.

1.Circuitul documentelor in cadrul Primariei Sector 4

Documentele ce se redacteaza in Primaria sectorului 4 sunt urmatoarele: dispozitia, proiectul de hotarare, hotararea, expunerea de motive, nota de fundamentare (referatul de specialitate), scrisoarea (adresa), raportul, protocolul,contractul, procesul verbal si altele.

Este interzisa redactarea oricarui document din cele aratate mai sus fara a avea inscris numarul si data de la compartimentul care l-a elaborat, insotit de codul de inregistrare atribuit compartimentului respectiv, conform organigramei institutiei.

Dispozitia:

Dispozitia primarului sectorului 4 este obligatorie pentru tot personalul primariei sau, dupa caz, pentru structurile sau persoanele carora le este adresata.

Dispozitia primarului sectorului 4 se emite in scris, si se avizeaza pentru legalitate de secretarul sectorului 4, de Directia juridica si de compartimentul care a initiat emiterea actului.

Dispozitiile sunt inregistrate si comunicate de catre Serviciul Electoral, Monitorizare Acte Administrative.

Dispozitiile de interes public vor fi afisate la Serviciul Informatii si Relatii Publice.

Nota de fundamentare:

Nota de fundamentare (referatul de specialitate) insoteste un proiect de hotarare si poate fi elaborata la nivelul oricarui compartiment din cadrul primariei sectorului 4.

Scrisoarea:

Scrisoarea sau adresa reprezinta documentul de realizare a corespondentei intre Primaria sectorului 4 (inclusiv compartimentele de specialitate) si autoritatile publice, institutiile publice, organizatiile neguvernamentale, alte persoane juridice sau persoane fizice.

Scrisoarea sau adresa poate fi emisa la nivelul oricarui compartiment al Primariei sectorului 4.

Raportul:

Raportul poate viza descrierea unei activitati interne (raport de activitate), propuneri de solutionare a unor probleme constatate (raport de control).

Raportul poate fi realizat la nivelul oricarui compartiment al Primariei sectorului 4.

Nota:

Nota este documentul ce se trimite intre compartimentele Primariei sectorului 4.

Nota poate fi emisa la nivelul oricarui compartiment al primariei sectorului 4.

Procesul-verbal:

Procesul-verbal este documentul realizat in urma unei intalniri de lucru si va fi intocmit la nivelul fiecarui compartiment .

Proiectul de hotarare:

Proiectul    de hotarare reprezinta o propunere de act normativ la nivelul autoritatilor locale ale sectorului 4 si se elaboreaza in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Proiectul de hotarare va fi insotit in mod obligatoriu de expunerea de motive a primarului si referatul de specialitate.

Toate proiectele de hotarari elaborate vor fi prezentate spre avizare Comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al sectorului 4 si vor fi vizate din punctul de vedere al legalitatii de catre Secretarul sectorului 4.

Prezentarea proiectelor de hotarari pentru dezbatere si avizare catre Comisiile de specialitate ale Consiliului Local al sectorului 4 se va face cu cel putin 5 zile inainte de data sedintei Consiliului Local.

Proiectul de hotarare aprobat prin vot de Consiliul Local al sectorului 4 devine Hotarare.

Hotararea:

Hotararile sunt inregistrate si comunicate de catre Serviciul Electoral, Monitorizare Acte Administrative.

Hotararile Consiliului Local de interes public vor fi afisate la Serviciul Informatii si Relatii Publice.

Protocolul:

Protocolul este documentul care consemneaza rezultatele unei negocieri intre reprezentantii primariei sectorului 4 si alte autoritati publice, institutii publice sau persoane juridice. Protocolul va avea forma convenita de partenerii semnatari.

Contractul:

Contractul este actul juridic incheiat de primaria sectorului 4 cu alte persoane fizice, persoane juridice, autoriati sau servicii publice pentru reglementarea unor situatii sau pentru recunoasterea unor drepturi. Contractul stabileste obligatii in sarcina partilor contractante.

Distribuirea corespondentei catre compartimentele de specialitate va fi realizata de Serviciul Informatii si Relatii Publice.

In cadrul compartimentelor, corespondenta va fi repartizata spre solutionare de seful fiecarui compartiment in ordine ierarhica. ( Director -> Sef serviciu / birou -> Salariat

Documentele de raspuns ca si celelalte documente de iesire vor fi semnate dupa cum urmeaza:

a)      Orice document transmis conducerii unei autoritati publice, institutii publice sau altei persoane juridice, se va semna , de regula , de catre Primarul sectorului 4, viceprimari sau de catre secretarul sectorului 4.

b)      Raspunsurile sau comunicarile scrise date altor structuri decat cele de la lit. a) vor fi semnate de sefii compartimentelor.

c)      Copiile documentelor care raman in arhiva Primariei sectorului 4 vor contine, obligatoriu, in subsolul paginii, numele si functia persoanei care le-a intocmit.

Scrisorile de raspuns vor fi intocmite, de regula, in dublu exemplar sau, dupa caz, in trei exemplare, astfel incat un exemplar sa ramana in arhiva compartimentului care a redactat raspunsul.

Raspunsurile vor fi operate obligatoriu in Registrul in care a fost realizata inregistrarea intrarii documentului la care se raspunde.

Raspunsurile la reclamatiile, sesizarile si propunerile adresate Primariei sectorului 4 vor fi expediate numai prin intermediul Serviciului Informatii si Relatii Publice. O copie a raspunsului transmis va fi arhivata la serviciul mentionat.

Toate adresele care ies in afara Primariei sectorului 4, inclusiv cele ce se transmit institutiilor subordonate, vor avea obligatoriu antetul primariei.

Semnarea si eliberarea documentelor emise poate sa parcurga alta procedura decat cea de la arlin.(1)-(5), daca primarul dispune expres.

Orice document transmis spre semnare va fi insotit obligatoriu de copia materialului caruia i s-a raspuns.

Documentele se arhiveaza in original la nivelul fiecarui compartiment de specialitate    (intrarile de documente, in original, iar iesirile de documente in copie) si vor fi evidentiate in registre in cadrul fiecarui compartiment.

Serviciul Informatii si Relatii Publice este responsabil pentru asigurarea accesului la informatiile de interes public, conform legii.

Aceste prevederi din Regulamentul de Ordine Interioare si Regulamentul de Organizare si Functionare sunt reglementarile standard care se regasesc in toate primariile. Ceea ce nu exista sau cei din cadrul primariei au refuzat sa ne furnizeze sunt reglementarile privind sistemul de management al documentelor, care a fost achizitionat si implementat dar din cei 20 de functionari carora le-am solicitat informatii privind modul de lucru cu acest sistem doar unul a putut sa confirme macar existenta, mai putin insa utilitatea sistemului.