INREGISTRARILE DE STARE CIVILA

. Notiune si feluri

Prin "inregistrarile de stare civila" se ințelege operațiunile juridice de consemnare, in registrele de stare civila, a actelor și faptelor de stare civila, precum și a altor elemente prevazute de lege, operații efectuate, in condițiile legii, de catre organele cu atribuții de stare civila.

Necesitatea și rolul inregistrarilor de stare civila sunt relevate de art.1 din Legea nr.119/ 1996 cu privire la actele de stare civila (M.Of. nr. 282 din 11 noiembrie 1996), astfel: " Actele de stare civila sunt inscrisuri autentice prin care se dovedește nașterea, casatoria sau decesul unei persoane. Acestea se intocmesc in interesul statului și al persoanei și servesc la cunoașterea numarului și structurii populației, a situației demografice, la apararea drepturilor și libertaților fundamentale ale cetațenilor".

Din dispozițiile Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila rezulta ca exista doua feluri de inregistrari de stare civila:

1.1.Inregistrari sub forma intocmirii actelor de stare civila. Aceasta forma este utilizata in trei situații: naștere, casatorie și deces, intocmindu-se in mod corespunzator: actul de naștere, actul de casatorie și actul de deces.

1.2.Inregistrari sub forma inscrierii de mențiuni marginale, pe registrele de stare civila, forma utilizata, indeosebi, in urmatoarele cinci situații: stabilirea filiației fața de mama (prin recunoaștere ori acțiune in justiție); stabilirea filiației fața de tata (prin recunoaștere ori acțiune in justiție); adopție; divorț și schimbarea numelui pe cale administrativa.

"Centralizatorul" inregistrarilor de stare civila este actul de naștere, dupa cum rezulta din art. 9 și 44 din Legea nr. 119/1996. Intr-adevar, potrivit art. 9: "Oricare modificare intervenita in statutul civil al unei persoane, ca urmare a intocmirii unui act de stare civila, sau, dupa caz, dispusa printr-o hotarare judecatoreasca definitiva și irevocabila, ori pritr-un act administrativ, se comunica din oficiu, in termen de 10 zile, autoritații administrative publice locale unde s-a intocmit actul de naștere, de casatorie sau deces al persoanei la care aceasta modificare se refera, in vederea inscrierii mențiunilor corespunzatoare".

Art. 44 din lege dezvolta aceste prevederi de principiu statuand ca: "In actele de naștere și atunci cand este cazul, in cele de casatorie sau deces se intocmesc mențiuni cu privire la modificarile intervenite in starea civila a persoanei", in urmatoarele cazuri: stabilirea filiației prin recunoaștere sau hotarare judecatoreasca irevocabila și incuviințarea purtarii numelui; contestarea recunoașterii sau tagaduirea paternitații; casatorie, desfacere, incetarea sau anularea acesteia; adopție, desfacerea, incetarea sau anularea adopției; pierderea sau dobandirea cetațeniei romane; schimbarea numelui; deces; rectificare, completare sau anulare a actelor de stare civila ori a mențiunilor inscrise pe ele și schimbarea sexului, dupa ramanerea irevocabila a hotararii judecatorești.

Organizarea inregistrarilor de stare civila

Organizarea inregistrarilor de stare civila comporta doua aspecte: organele competente sa efectueze inregistrari de stare civila și registrele de stare civila.

Au competența sa efectueze inregistrari de stare civila urmatoarele organe: serviciile publice comunitare județene și serviciile publice comunitare locale de evidența a persoanelor; primariile locului de cobarare sau debarcare; comandantul navei; comandantul aeronavei și reprezentanții diplomatici ori consulari ai Romaniei.

Serviciile publice comunitare județene și serviciile publice comunitare locale de evidența a persoanelor ale municipiilor, sectoarelor municipiului București, orașele și comunelor prin ofițerii de stare civila (din art. 2 al Legii nr. 119/1996 rezulta ca aceste organe au doua importante atribuții de stare civila) țin registrele de stare civila; efectueaza inregistrarile de stare civila.

Primariile locului de coborare sau debarcare, pentru nașterea ori decesul care ar avea loc in tren, pe o nava ori aeronava,in cazul in care acestea intervin in timpul unei calatorii in interiorul țarii.

Comandantul navei, in cazul in care nașterea, casatoria ori decesul are loc pe o nava in timpul unei calatorii in afara granițelor țarii; la sosire in țara, comandantul este obligat sa inainteze o copie certificata de pe ;inregistrarea efectuata, prin capitania portului de inscriere a navei, la primaria sectorului 1 București.

Comandantul aeronavei, pentru nașterea ori decesul care are loc pe aeronava, in timpul calatoriei in afara granițelor țarii; la sosirea in țara, comandantul aeronavei are obligația sa inainteze un extras de pe carnetul de drum, prin comandantul de aeroport, la primaria sectorului 1 București.

Reprezentanții diplomatici ori consulari ai Romaniei: aceștia sunt in drept sa efectueze inregistrari de stare civila privitoare la cetațenii romani aflați in strainatate, precum și la apatrizi.

Registrele de stare civila se țin, potrivit art. 2 din Legea nr. 119/1996 in dublu exemplar și se completeaza manual cu cerneala de culore neagra.

Primul exemplar al registrului se pastreaza la primaria unde a fost intocmit, respectiv la serviciul public comunitar local de evidența persoanelor.

Al doilea exemplar se inainteaza spre pastrare serviciilor publice comunitare județene, respectiv a municipiului București de evidența a persoanelor, aflate in subordinea, consiliilor județene sau, dupa caz, Consiliului General al Municipiului București (art.60).

Potrivit art.73, ținerea registrelor, intocmirea și inscrierea actelor de stare civila se realizeaza sub indrumarea și controlul Ministerul Administrației și Reformei Administrative, prin Inspectoratul Național pentru Evidența Persoanelor.

2.1. Cadrul organizatoric și funcțional al activitaților de stare civila

In scopul armonizarii cadrului legislativ și instituțional din țara noastra cu cel din țarile Uniunii Europene, in cadrul procesului de reforma a administrației publice centrale și locale din Romania, au fost adoptate o serie de masuri care au avut ca scop demilitarizarea, descentralizarea și reorganizarea activitaților de evidența a persoanelor fizice, care se desfașurau de catre structuri la nivel teritorial ale Ministerului Administrației și Internelor. Corelativ, activitațile de stare civila desfașurate la nivelul autoritaților publice locale au fost alaturate, așa cum este și firesc, aceluiași perimetru instituțional, in incercarea de a da eficiența și eficacitate activitaților referitoare la ținerea și valorificarea evidenței persoanelor fizice din Romania și de a apropia noile structuri de cetațeni.

Programul de guvernare pentru perioada 2000-2004 a constituit fara indoiala, punctul de plecare in procesul de formare a cadrului organizatoric și instituțional al activitaților privind evidența populației in țara noastra.

Capitolul IX al documentului, intitulat "Reforma administrației publice centrale și locale. Dezvoltarea regionala" cuprindea un numar de 10 obiective considerate ca fundamentale, prevazand totodata și modalitați concrete de realizare a acestora. Astfel, "demilitarizarea treptata a unor servicii comunitare" a fost enumerat ca obiectiv prioritar, iar in ce privește activitațile de evidența a populației, acest proces urma sa fie realizat in mod practic prin preluarea evidenței populației și organizarea sa ca serviciu comunitar de catre primarii și consilii județene.

In legatura cu acest aspect, in literatura de specialitate, intr-o lucrare ce realiza analiza strategiei de reforma in administrația publica, se arata ca "evidența populației, eliberarea unor acte administrative sunt activitați administrative care nu au ce cauta la o structura militarizata", salutandu-se totodata dorința declarata a guvernanților de atunci "de a implini una din caracteristicile importante ale unei administrații publice democratice specifice statului de drept și anume aceea de a fi o administrație civila.

Punerea in practica a masurilor s-a realizat etapizat prin adoptarea unor legi, respectiv emiterea unor acte normative precum: Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind inființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor; Legea nr. 372/2002 pentru aprobarea Ordonanței Guvernului nr. 84/2001 privind inființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare pentru eliberarea și evidența pașapoartelor simple, a Ordonanței Guvernului nr. 84/2001 privind inființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor și a Ordonanței Guvernului nr. 88/2001 privind inființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare pentru situații de urgența,etc.

Modalitatea juridica a constituirii acestor servicii publice - cu sau fara personalitate juridica - la nivel local/județean, a fost reorganizarea prin fuziune a unor compartimente interne, unele provenind din cadrul administrației publice locale (serviciile de stare civila), iar altele din cadrul unor structuri ale administrației publice centrale, in speța ale Ministerului Administrației și Internelor (birourile/formațiunile de evidența a persoanelor), rezultatul fiind inființarea unor noi persoane administrative - serviciile publice comunitare de evidența a persoanelor.

Serviciile publice comunitare județene de evidența a persoanelor au fost constituite la nivelul fiecarui județ, serviciile publice comunitare locale de evidența a persoanelor s-au inființat, intr-o prima etapa, numai in acele unitați administrativ-teritoriale unde au existat formațiuni de evidența a persoanei, urmand ca intr-o etapa ulterioara, pe masura asigurarii resurselor necesare, astfel de servicii sa fie inființate in mod eșalonat și in alte unitați administrativ-teritoriale.

In mod tranzitoriu, pana la constituirea in toate localitațile a serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor, activitatea de evidența a persoanelor, pentru unitațile administrativ-teritoriale in care nu funcționeaza astfel de servicii publice comunitare, urmeaza sa fie asigurata de serviciile publice comunitare la care sunt arondate in prezent aceste localitați, iar orice modificare a arondarilor existente se poate face numai prin hotarare a consiliului județean, la propunerea serviciului public comunitar județean de evidența a persoanelor, cu avizul Inspectoratului Național pentru Evidența Persoanelor (este organul de specialitate al administrației publice centrale caruia ii revine rolul de a asigura punerea in aplicare, intr-o concepție unitara, a legislației in vigoare in domeniul evidenței persoanei și a programelor de reforma privind modernizarea relațiilor dintre adminitrația publica centrala, locala și cetațean).

In lipsa unor prevederi legale, se considera ca acest aviz este unul consultativ, in luarea deciziei trebuind sa se țina cont și de punctul de vedere al unitaților administrativ-teritoriale ce urmeaza a fi arondate.

Potrivit art. 3 și 4 din Hotararea Guvernului nr. 2104/2004, structura, statul de funcții, numarul de posturi și regulamentul de funcționare al fiecarui serviciu public comunitar, județean sau dupa caz, local de evidența a persoanelor se stabilesc prin hotarare a consiliilor județene sau locale, cu avizul Inspectoratului Național pentru Evideța Persoanelor. De asemenea, se considera ca avizul ce trebuie dat de Inspectorat este unul consultativ, consiliului județean sau celui local, revenindu-le decizia finala in temeiul puterii discreționare conferite de componenta organizatorica a principiului autonomiei locale.

Se susține ca serviciile publice comunitare de evidența a persoanelor sunt servicii publice de interes local - comunal, orașenesc, municipal sau dupa caz, județean - dupa cum sunt subordonate consiliilor locale sau județene care le-au inființat. Lor le sunt aplicabile regulile generale in materie, astfel cum sunt prevazute de legea administrației publice locale, dar și o serie de reguli stipulate de legislația speciala; aceste servicii nu sunt altceva decat o subcategorie a serviciilor publice de interes local sau județean, dupa caz[1].

Scopul serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor este definit de lege ca fiind acela de a asigura atat intocmirea, pastrarea, evidența și eliberarea actelor de stare civila, a carților de identificare, a carților de alegator și a listelor electorale, cat și desfașurarea activitaților de primire a cererilor și de eliberare a pașapoartelor simple, permise lor de conducere, certificatelor de inmatriculare a vehiculelor și a placilor cu numere de inmatriculare, in sistem de ghișeu unic. Activitatea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor se desfașoara in interesul statului, al comunitații locale și al persoanelor fizice, pe baza și in executarea legii.

2.2. Atribuțiile de stare cvila ale Consiliilor județene

Presedintii consiliilor judetene si primarul general al Municipiului Bucuresti, prin serviciile (birourile) de specialitate exercita importante atributii de stare civila . Astfel, serviciul de stare civila exercita urmatoarele atributii:

Asigura studierea , cunoasterea si aplicarea unitara a dispozitiilor legale in materia starii civile de catre toti ofiterii de stare civila din cuprinsul judetului;

Indruma si controleaza, cel putin odata pe an, activitatea de stare civila a primariilor din teritoriul judetului pe baza unui grafic intocmit impreuna cu serviciul de evidenta informatizata a persoanei. Controlul se efectueaza asupra tuturor operatiunilor incepand de la ultima verificare si vizeaza in mod obligatoriu:

respectarea competentei teritoriale,

respectarea altor cerinte ale legislatiei de care este legata validitatea actelor de stare civila,

validitatea tuturor documentelor ce stau la baza inregistrarilor de stare civila urmarindu-se ca acestea sa fie eliberate de autoritatile competente, cu respectarea legii si in forma prevazuta de aceasta,

inscrierea pe marginea actelor de stare civila exemplarul I a modificarilor intervenite in statutul civil al titularilor si efectuarea comunicarilor prevazute de lege,

persoanele ce executa lucrari de stare civila sa fie investite cu atributiuni de ofiteri de stare civila prin dispozitii ale primarilor,

gestionarea certificatelor de stare civila potrivit cu dispozitiile legale si eliberarea lor numai celor indreptatiti,

asigurarea de conditii corespunzatoare de pastrare, conservare si securitate a actelor si certificatelor de stare civila, s.a. Constatarile rezultate in urma controlului si masurile necesare pentru indreptarea unor erori se consemneaza intr-un proces-verbal, intr-un registru special de procese-verbale de control pe linie de stare civila[3];

Tine evidenta si pastreaza in conditii corespunzatoare registrele cu acte de nastere, casatorie si deces din exemplarul II si inscrie pe marginea lor modificarile intervenite in statutul civil al titularilor acestor acte pe baza comunicarilor primite de la primarii si Ministerul de Interne;

Elibereaza extrase de pe actele de nastere, de casatorie si de deces ce le au in pastrare, la cererea autoritatilor publice[4]in conditiile prevazute de lege;

Se ingrijeste de asigurarea registrelor cu acte de nastere, casatorie si deces, precum si a certificatelor de stare civila necesare activitatii primariilor di judet. In acest scop, anual, face propuneri Ministerului de Interne pentru tiparirea cantitatii necesare si asigura distribuirea lor in teritoriu;

Organizeaza instruirea ofiterilor de stare civila pentru perfectionarea pregatirii practice a acestora conform unui program intocmit la inceputul fiecarui an. Data si locul desfasurarii acestora se comunica la Departamentul pentru Administratie Publica Locala si la Directia de evidenta informatizata a persoanei;

Desemneaza un reprezentant care sa participe la concursurile pentru incadrarea personalului de specialitate din domeniul starii civile din primarii si asigura instruirea persoanelor carora urmeaza a li se delega executarea atributiilor de stare civila[5];

In cazul disparitiei unor documente de stare civila cu regim special sesizeaza inspectoratul judetean de politie si participa la verificarile ce se efectueaza cu aceasta ocazie;

Asigura prezenta unui reprezentant la predarea-preluarea gestiunii de stare civila, la schimbarea din functie a ofiterilor de stare civila sau cand, din diferite motive, ofiterul de stare civila trebuie inlocuit pe o perioada mai mare de 30 de zile;

Primesc cererile pentru acordarea dispensei de varsta sau de grad de rudenie, le analizeaza si propun presedintelui consiliului judetean aprobarea sau respingerea motivata a acestora;

Primesc si distribuie in teritoriu listele de coduri numerice precalculate (CNP) si controleaza modul de atribuire, gestionare si inscriere a codurilor in registrele de stare civila;

Se ingrijesc de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civila pierdute ori distruse - partial sau total -, dupa exemplarul existent, certificand exactitatea datelor inscrise.

3. Regulile inregistrarilor de stare civila

3.1. Regulile generale ale inregistrarilor de stare civila

Aceste reguli sunt prevazute in Legea nr. 119/1996 și Metodologia pentru aplicarea unitara a dispozițiilor Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila (M. Of. nr. 318 bis din 19 noiembrie 1997), emisa de fostul Departament pentru Administrație Publica Locala și Ministerul de Interne, actualmente Ministerul Internelor și Reformei Administrative.

Exista doua categorii de reguli: unele generale și celelalte speciale.

Ca reguli generale, sunt de reținut urmatoarele:

• inregistrarile de stare civila se fac pe baza unei declarații, facute personal, in scris sau verbal, cu excepția cazurilor in care, potrivit legii, ele se fac din oficiu (art. 5 din Legea nr. 119/1996);
• inregistrarile facute de o persoana necompetenta, care a exercitat public atribuția de delegat de stare civila, raman valabile, ghiar daca aceasta persoana, nu avea in realitate aceasta calitate (art. 7); este cosacrarea regulii error comunis facit ius;
• in caz de refuz, la cererea parții, primaria va inainta, de indata, lucrarile care privesc cauza, judecatoriei, care va hotari de urgența (art. 10);
• inregistrarile se fac in limba romana, folosindu-se alfabetul latin (art. 5 alin. 3);
• anularea, rectificarea sau completarea unei inregistrari de stare civila se poate face numai in temeiul unei hotarari judecatorești ramase irevocabile (art.57); instanța se pronunța la cererea persoanei interesate, autoritații administrației publice locale, consiliului județean sau parchetului, pe baza cercetarilor efectuate de poliție și a concluziilor procurorului (competența aparține instanței de la domiciliul sau sediul reclamantului;
• pe baza inregistrarilor din registrele de stare civila se elibereaza, numai celui indreptațit, un certificat original constatator; duplicatele certificatelor se elibereaza numai in condițiile legii; in certificatele de stare civila nu vor fi preluate titlurile de noblețe, chiar daca au fost inscrise in unele acte de stare civila; nimeni nu poate reține certificatele de stare civila ale altor persoane; se pot reține numai copii legalizate sau copii certificate de prezentator; este interzis sa se faca mențiuni, ștersaturi ori adaugiri, de orice fel, pe certificatele originale sau pe duplicate, in afara de cazurile prevazute expres de lege (art. 6, 11 - 12, 51).

3.1.Reguli speciale ale inregistrarilor de stare civila

1. Inregistrarea nașterii

Nasterea unei persoane fizice trebuie consemnata intr-un act de stare. Acest act constituie un punct de plecare de mare insemnatate, din care decurg consecinte importante.

Nasterea se inregistreaza la primaria municipiului, sectorului, orasului sau comunei in care s-a produs.

In cazul copilului gasit, inregistrarea nasterii se face la autoritatea administratiei publice locale in a carei raza administrativ-teritoriala a fost gasit.

Termenul pentru declararea si inregistrarea nasterii

15 zile de la data nasterii, pentru copilul nascut viu si aflat in viata.

3 zile de la data nasterii, pentru copilul nascut mort.

24 de ore de la data decesului, pentru copilul nascut viu care a decedat inauntrul termenului de 15 zile.

Intocmirea actului de nastere al copilului gasit se face in termen de 30 de zile de la data gasirii copilului.

In acelasi termen de 30 de zile se intocmeste actul de nastere al copilului abandonat de mama in unitati sanitare.

Conditii. Procedura

In registrul de nasteri se inregistreaza copilul nascut viu si copilul nascut mort.

Nasterea trebuie sa fie declarata in termenul prevazut de lege.

Inregistrarea nasterii se face pe baza declaratiei verbale date in fata ofiterului de stare civila de catre unul dintre parinti, iar daca, din diferite motive, nu o pot face, obligatia declararii revine medicului, persoanelor care au fost de fata la nastere, sau personalului din unitatea in care a avut loc nasterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunostinta despre nasterea unui copil.

Declarantul va prezenta urmatoarele acte:

certificatul medical constatator al nasterii, intocmit pe formular tip, care va trebui sa poarte numar de inregistrare, data certa, sigiliul unitatii sanitare, semnatura si parafa medicului;

certificatul de nastere si actul de identitate al mamei si al declarantului, daca nasterea nu este declarata de mama;

certificatul de casatorie al parintilor copilului, daca acestia sunt casatoriti.

Actele de identitate ale parintilor si al declarantului, dupa caz, precum si certificatele de stare civila se restituie imediat dupa confruntarea datelor.

Numele de familie al copilului

Daca parintii au numele de familie diferit sau exista neconcordanta intre prenumele copilului trecut in certificatul medical constatator al nasterii si declaratia verbala a declarantului, inregistrarea nasterii se face pe baza declaratiei scrise, semnate de ambii parinti, din care sa rezulte numele de familie si prenumele copilului.

Atunci cand parintii nu se inteleg cu privire la numele de familie si prenumele copilului, va decide primarul localitatii unde se inregistreaza nasterea, prin dispozitie.

Se va proceda in aceleasi conditii, atunci cand ofiterul de stare civila a refuzat inscrierea prenumelui in baza art.18 alin.2 din Legea 119/1996, iar parintii nu vor sa opteze pentru un alt prenume.

In cazurile copilului gasit sau a copilului abandonat in spital, daca nu se cunosc numele de familie si prenumele copilului, acestea se stabilesc prin dispozitia primarului localitatii unde se inregistreaza nasterea.

Daca mama declara ca nu este casatorita, si aceasta rezulta din actul de identitate, copilul se inregistreaza cu numele ei de familie, iar rubricile referitoare la "tata" nu se completeaza.

Atunci cand mama declara ca este casatorita, insa nu poate prezenta certificatul de casatorie, va da o declaratie scrisa in acest sens, iar inregistrarea nasterii se va face numai dupa ce s-au stabilit datele referitoare la sot, prin solicitarea unui extras de pe certificatul de stare civila.

Daca este necesar, se va cere politiei locale sa faca aceasta identificare.

Inregistrarea gemenilor, precum si a gemenilor siamezi, se face prin intocmirea actului de nastere, separat, pentru fiecare copil.

Copilul nascut viu si decedat, a carui nastere nu a fost inregistrata

In situatia in care copilul nascut viu a decedat si nasterea nu a fost inregistrata, se inregistreaza mai intai nasterea si apoi decesul.

Daca ofiterul de stare civila care inregistreaza decesul nu are competenta teritoriala si pentru intocmirea actului de nastere, va trimite primariei locului de nastere declaratia motivata a persoanei care a solicitat inregistrarea decesului, impreuna cu certificatul medical constatator al nasterii, si va comunica datele referitoare la deces, pentru inscrierea mentiunii.

Intocmirea actului de nastere se face cu aprobarea primarului, iar, la cerere, se elibereaza certificat de nastere cu mentiunea de deces.

Copilul nascut mort

In situatia copilului nascut mort, se intocmeste numai actul de nastere.

La rubrica din care rezulta ca s-a nascut un copil - se inscrie cuvantul "Mort".

In baza actului, se elibereaza, la cerere, o dovada cu privire la inregistrarea facuta ori un certificat de nastere cu mentiunea "COPIL NACUT MORT".

Copilul gasit

Intocmirea actului de nastere al copilului gasit se face in termen de 30 de zile de la data gasirii copilului, la autoritatea administratiei publice locale in a carei raza administrativ-teritoriala a fost gasit, pe baza urmatoarelor documente:

a)         declaratia scrisa a persoanei care l-a gasit ori referatul reprezentantului autoritatii tutelare din cadrul primariei in raza careia a fost gasit copilul;

b)         procesul-verbal intocmit de politie, medic si reprezentantul autoritatii tutelare din cadrul primariei, unde se va inregistra, si va cuprinde:

anul, luna si ziua cand a fost gasit copilul;

sexul copilului;

locul si imprejurarile in care a fost gasit;

numele de familie, prenumele si domiciliul persoanei care l-a gasit si ai martorilor (atunci cand sunt);

denumirea si adresa institutiei sau numele persoanei careia i-a fost incredintat copilul;

varsta copilului gasit, stabilita de medic prin indicarea obligatorie a anului, lunii si zilei de nastere, chiar daca acestea sunt aproximative;

rezultatul primelor cercetari efectuate de politie pentru identificarea parintiilor.

Dupa intocmirea procesului-verbal, reprezentantul autoritatii administratiei publice locale va lua masuri de ocrotire a copilului, potrivit legii.

Copilul abandonat in spital

In situatia in care copilul este abandonat de catre mama in spital, conducatorul unitatii sanitare are obligatia sa sesizeze politia in termen de 24 de ore de la constatarea acestui fapt.

Daca nu a fost stabilita identitatea mamei in termen de 30 de zile, intocmirea actului de nastere se va face pe baza urmatoarelor acte:

referatul reprezentantului autoritatii tutelare din cadrul primariei in raza careia a fost abandonat copilul;

certificatul medical constatator al nasterii;

procesul-verbal incheiat de politie, conducatorul unitatii sanitare si reprezentantul autoritatii tutelare din cadrul primariei.[12]

Completarea actului de nastere in cazul copilului gasit sau abandonat in spital

Actul de nastere se completeaza numai la rubricile referitoare la copil, cele referitoare la parinti ramanand necompletate.

Se vor completa doar datele care rezulta din certificatul medical constatator al nasterii, ori cu cele stabilite de organele de politie, dupa caz.

Daca ulterior au fost identificati parintii ori copilul este recunoscut de mama, primaria localitatii unde a fost inregistrata nasterea, in pozitia "copil gasit" sau "abandonat", va cere instantei judecatoresti anularea actului de nastere.

Dupa anularea actului, se face o noua inregistrare la primaria localitatii unde s-a nascut copilul.

Atunci cand mama copilului declara ca nasterea copilului a fost inregistrata si dovedeste acest fapt, nu se mai intocmeste un nou act de nastere.

Inregistrarea tardiva a nasterii

Daca declaratia privind nasterea copilului a fost facuta dupa expirarea termenelor prevazute de lege, insa inauntrul unui an de la data nasterii, inregistrarea nasterii se face cu aprobarea primarului . Aprobarea se da pe declararea scrisa a solicitantului, care va mentiona in cuprinsul acesteia motivul intarzierii.

Atunci cand declaratia a fost facuta dupa trecerea unui an de la data nasterii copilului, actul de nastere se intocmeste numai in baza hotararii judecatoresti definitive si irevocabile, privind incuviintarea inregistrarii tardive, care trebuie sa contina toate datele necesare inregistrarii.

Inregistrarea nasterii cetatenilor romani care s-a produs in strainatate

In cazul in care nasterea unui cetatean roman s-a produs in strainatate, da nu a fost inregistrata, ori a fost inregistrata cu date nereale, iar declaratia de nastere se face in tara, sunt aplicabile dispozitiile generale prevazute de Legea nr. 119/1996.

Intocmirea actului de nastere urmeaza a fi facuta la primaria in raza careia au domiciliu parintii, pe baza documentelor depuse si a declaratiilor, dupa ce Directia de evidenta a populatiei din Ministerul de Interne verifica, prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe, daca nasterea nu a fost inregistrata la misiunea diplomatica ori oficiul consular de cariera al Romaniei sau la autoritatea locala din strainatate.

Daca se stabileste ca nasterea a fost inregistrata corect in strainatate, se va urma procedura prevazuta pentru transcrierea certificatelor procurate din strainatate.

Hotararea judecatoreasca prin care s-a incuviintat inscrierea tardiva a nasterii produsa in strainatate, ramasa definitiva si irevocabila, inainte de intrarea in vigoare a Legii nr. 119/1996, se inregistreaza la primaria locului de domiciliu al parintilor copilului.

2. Inregistrarea casatoriei

Termenul de casatorie este folosit in legislatia noastra in doua sensuri:

a)         Actul juridic pe care le incheie persoanele care doresc sa se casatoreasca. Casatoria face parte din categoria actelor juridice - conditie, intrucat partile pot decide numai ca sa li se aplice sau nu dispozitiile legale care stabilesc statutul legal al casatoriei, fara a avea posibilitatea sa le modifice.

b)         Situatia juridica, in principiu permanenta, a celor casatoriti, determinata de reglementarea legala privind casatoria. Aceasta situatie devine aplicabila prin incheierea actului casatoriei si dureaza pe tot timpul existentei raportului de casatorie.

In concluzie, casatoria reprezinta unirea liber consimtita, incheiata potrivit dispozitiilor legale, intre un barbat si o femeie, cu scopul de a intemeia o familie, si reglementata de normele imperative ale legii. Termenul de uniune poate fi inteles atat ca act juridic, cat si ca raporturi juridice statornice intre soti.

Conditiile casatoriei

A.       Conditiile de fond ale casatoriei

Pentru intemeierea unei familii, legea permite incheierea casatoriei numai atunci cand viitorii soti au aptitudinea fizica si morala necesare realizarii acestui scop. Cerintele legale pentru incheierea unei casatorii urmaresc si asigurarea exprimarii consimtamantului liber si constient al viitorilor soti.

In contextul legislatiei in vigoare, condițiile de fond ale casatoriei, sunt urmatoarele:

Casatoria nu se poate incheia numai intre persoane de sex diferit.

Actul juridic al casatoriei este legal numai atunci cand viitorii soti au varsta matrimoniala (varsta legala pentru a se putea casatori).

Casatoria se incheie prin consimtamantul liber si actual al viitorilor soti, care constituie esenta acestui act.

Pentru incheierea casatoriei, viitorii soti au obligatia sa declare ca si-au comunicat reciproc starea sanatatii lor, care se realizeaza prin certificate medicale, pe care acestia trebuie sa anexeze la declaratia de casatorie.

B. Conditiile de forma ale casatoriei

Formalitatile premergatoare incheierii casatoriei

Prima formalitate pe care viitorii soti o indeplinesc in vederea casatoriei este declarația de casatorie.

Opozitia la casatorie reprezinta actul prin care orice persoana aduce la cunostinta ofiterului de stare civila existenta unei imprejurari de fapt sau de drept care sa faca imposibila incheierea casatoriei.

Formalitatile concomitente incheierii casatoriei

(procedura incheierii casatoriei)

Localitatea in care se poate incheia casatoria este cea in care se afla domiciliul sau resedinta oricaruia dintre soti (art. 11 din Codul familiei).

Locul oficierii casatoriei este sediul serviciului de stare civila din localitatea competenta. Casatoria se poate incheia in afara sediului autoritatii administratiei publice locale, cu aprobarea primarului, daca din motive temeinice unul dintre soti se afla in imposibilitate de a se prezenta.

Competenta ofiterului de stare civila

Interventia si rolul ofiterului de stare civila in celebrarea casatoriei sunt esentiale. Pe de alta parte, legea obliga pe soti sa se casatoreasca in localitatea unde isi are domiciliul sau resedinta unul dintre acestia, pentru ca se presupune ca acolo sunt mai bine cunoscuti. Din combinarea acestor consideratii, rezulta ca o casatorie care nu ar fi celebrata de ofiterul starii civile din localitatea unde isi are domiciliul sau resedinta unul dintre soti, sau care ar fi celebrata de acest ofiter in afara de circumscriptia acelei localitati, ar fi nula, din cauza incompetentei lui. Art. 173 arata ca orice casatorie, care s-a facut in taina si nu s-a celebrat inaintea ofiterului de stare civila competent, se poate ataca in nulitate. Asadar, in afara de elementul publicitatii, codul cere ca celebrarea casatoriei sa fie facuta de ofiterul starii civile, care este competent a o celebra[15]. Competenta ofiterului de stare civila presupune:

a)         Competenta materiala, care are in vedere calitatea si atributiile delegate persoanei care incheie casatoria.[16]

b)         Competenta personala a ofiterului de stare civila, care este determinata de domiciliul sau resedinta viitorilor soti, in sensul ca se poate incheia casatoria de catre ofiterul de stare civila al primariei din localitatea unde isi are domiciliul sau resedinta unul dintre acestia.

c)          Competenta teritoriala a ofiterului de stare civila este determinata de limitele teritoriului localitatii unde se afla primaria in cadrul careia functioneaza acesta.

Incheierea casatoriei

Oficierea casatoriei se face in limba romana, de catre ofiterul de stare civila, intr-o incapere corespunzator amenajata, avand o tinuta vestimentara adecvata caracterului solemn al acestui act.

La oficierea casatoriei, ofiterul de stare civila este obligat sa poarte esarfa in culorile drapelului national roman, asezata pe umarul stang, cu banda albastra in sus.

Solemnitatea incheierii casatoriei consta in faptul ca aceasta se incheie in fata unei autoritati anume, precizate de lege, intr-un anumit loc, in prezenta viitorilor soti, care trebuie sa-si exprime personal consimtamantul, si in conditii care sa permita oricarei persoane sa asiste.

Activitatile pe care trebuie sa le desfasoare ofiterul de stare civila, in ziua stabilita pentru incheierea casatoriei, sunt urmatoarele:

Identifica viitorii soti, in baza actelor prezentate de catre acestia.

Constata ca sunt indeplinite conditiile de fond pentru incheierea casatoriei si ca nu exista impedimente la casatorie, in conformitate cu codul familiei.

Constata ca nu exista opozitii la casatorie, iar in cazul in care acestea exista, apreciaza daca sunt sau nu intemeiate.

Citeste viitorilor soti art. 1 si 2 din Codul familiei.

Ia consimtamantul viitorilor soti in vederea casatoriei.

Declara incheiata casatoria, pe baza consimtamantului viitorilor soti.

Intocmeste actul de casatorie in registrul destinat in acest scop, act care se semneaza de catre soti, de cei doi martori si

de catre ofiterul de stare civila.

Elibereaza sotilor certificatul de casatorie [17]

Inregistrarea decesului

Competenta

Actul de deces se intocmeste la primaria municipiului, sectorului municipiului Bucuresti, orasului sau comunei in a carei raza teritoriala s-a produs decesul, ori, dupa caz, a fost gasit cadavrul.

Termenul de declarare a decesului

Declaratia de deces se face verbal, in termen de trei zile de la data incetarii din viata a persoanei, termen in care se cuprind atat ziua in care s-a produs decesul, cat si ziua in care se face declaratia.

Cand decesul se datoreaza unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum si in cazul gasirii unui cadavru, declaratia se face in termen de 48 de ore, socotit din momentul decesului sau al gasirii cadavrului.

In cazul in care decesul nu a fost declarat si inregistrat in termenele legale, intocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea parchetului.

Declaratia de deces

Declaratia de deces se face de catre membrii familiei decedatului, iar in lipsa acestora, de catre colocatari, vecini, administratorul imobilului, medicul sau un alt cadru din unitatea sanitara unde s-a produs decesul.

Actele necesare

Odata cu declaratia de deces, declarantul va depune:

certificatul medical constatator al decesului, intocmit si semnat de medicul sau cadrul mediu sanitar care a facut constatarea, in care trebuie consemnata cauza decesului, fara prescurtari;

actul de identitate al persoanei decedate;

livretul militar sau adeverinta de recrutare, dupa caz, pentru persoanele supuse obligatiilor medicale.

Daca declarantul nu poate prezenta actul de identitate si livretul militar sau adeverinta de recrutare ale celui decedat, va declara, in scris, motivul neprezentarii acestora si datele de stare civila ale decedatului [18].

Actul de identitate al celui decedat (buletin de identitate sau carte de identitate) se retine cu ocazia declararii decesului.

Pana la data de 5 a lunii urmatoare celei in care s-a inregistrat decesul, ofiterul de stare civila este obligat sa trimita, pe baza de borderou, actele de identitate la formatiunea de evidenta informatizata a persoanei la care este arondata localitatea [19].

Tot pana la data de 5 a lunii urmatoare celei in care s-a inregistrat decesul, se vor inainta la centrul militar judetean ori al sectorului municipiului Bucuresti documentele militare [20].

Deci, in situatia in care declarantul nu a putut prezenta actele mentionate mai sus, vor fi inaintate declaratiile motivate ale acestuia.

In cazul incetarii din viata a unui strain, pasaportul, carnetul de identitate sau legitimatia provizorie se inainteaza, de indata, cu adresa, structurii judetene de pasapoarte ori a municipiului Bucuresti, impreuna cu un extras de pe actul de deces (extras pentru mentiuni, care se transmite in strainatate [21].

Daca nu se depun aceste acte, se inainteaza numai extrasul de pe actul de deces, impreuna cu declaratia motivata a declarantului.

Decesul datorat unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum si in cazul gasirii unu cadavru

Precizam urmatoarele:

a)             Declaratia se face in termen de 48 de ore, din momentul decesului sau al gasirii cadavrului.

b)             Inregistrarea se face pe baza certificatului medical constatator al decesului si a dovezii eliberate de politie sau de parchet, din care sa rezulte ca una din aceste autoritati a fost sesizata despre deces (Anexa nr. 24 din Metodologie)

c)              Daca decesul nu a fost declarat si inregistrat in termenul legal de 48 de ore, intocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea parchetului.

d)             Actul de deces privind un cadavru gasit se face la primaria localitatii in raza careia a fost gasit, in baza certificatului medical constatator, a dovezii eliberate de politie sau de parchet si a procesului verbal intocmit de medic, care va cuprinde: varsta si sexul, locul unde a fost gasit cadavrul, data si cauza decesului.

e)             Atunci cand, ulterior, parchetul sau politia stabileste identitatea cadavrului, pe baza comunicarii facute, datele se inscriu prin mentiune pe actul respectiv.

Mentiunea se comunica primariei care are in pastrare actul de nastere, formatiuni locale de evidenta informatizata a persoanei si, dupa caz, centrului militar. [22]

Inregistrarea si comunicarea mentiunilor

In actul de deces la rubrica "cauza decesului fiind ", se va inscrie cauza prevazuta la litera c) si d) din certificatul medical constatator al decesului.

Atunci cand declarantul nu cunoaste toate datele necesare completarii rubricilor din actul de deces si acestea nu rezulta din actul de identitate sau din certificatele de stare civila prezentate, ori din registrele de stare civila aflate in pastrarea primariei la care se face inregistrarea decesului, se vor inscrie in act numai datele care se declara.

Ofiterul de stare civila care inregistreaza un act de deces este obligat sa comunice acest fapt primariei localitatii unde se pastreaza actul de nastere, exemplarul I, al celui decedat.

Dupa efectuarea mentiunii de deces in exemplarul I, al registrului de nastere, ofiterul de stare civila este obligat sa trimita comunicarea de mentiune la:

consiliul judetean, pentru operarea in exemplarul II;

daca este cazul (exista incheiata o casatorie), la primaria unde s-a inregistrat casatoria;

aceasta din urma primarie va trimite comunicarea de mentiune la locul de nastere al sotului ramas in viata.

Adeverinta de inhumare sau incinerare

Dup intocmirea actului de deces, ofiterul de stare civila elibereaza declarantului o adeverinta de inhumare sau incinerare a cadavrului, facand mentiune despre aceasta pe verso certificatului constatator al decesului [23].

Inhumarea sau incinerarea cadavrului unui cetatean roman, de origine romana sau originar din Romania, al carui deces s-a produs in strainatate, se face pe baza adeverintei eliberate de primaria in a carei raza administrativ-teritoriala urmeaza sa se faca inhumarea sau incinerarea. In acest sens distingem urmatoarele situatii:

Daca decesul unui cetatean roman s-a inregistrat la autoritatile locale straine sau la misiunea diplomatica ori oficiul consular de cariera al Romaniei, adeverinta se va elibera pe baza certificatului de deces intocmit la una din aceste autoritati.

Atunci cand decesul cetateanului roman s-a produs pe o aeronava aflata in afara teritoriului Romaniei sau pe o nava aflata in afara apelor teritoriale romane, iar cadavrul este transportat in tara, eliberarea adeverintei de inhumare sau de incinerare se face pe baza dovezii eliberate de comandantul navei sau aeronavei.

Daca nu a fost eliberat un certificat de deces sau decesul nu a fost inregistrat, adeverinta de inhumare sau de incinerare se va elibera cu aprobarea parchetului.

Hotararea judecatoreasca declarativa de moarte

In actul de deces intocmit ca urmare a unei hotarari judecatoresti definitive si irevocabile declarative de moarte, se inscriu datele de stare civila si data decesului, asa cum rezulta din hotarare.

Intocmirea actului de deces, in acest caz , se face la primaria competenta [24].

Se are in vedere ca intocmirea actului de deces, in baza unei hotarari judecatoresti definitive de moarte, se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, dupa caz, la autoritatea administratiei publice locale de la:

locul de nastere al celui declarat mort;

domiciliul celui declarat mort, in cazul cand actul de nastere a fost intocmit la autoritatile locale din strainatate;

domiciliul persoanei care a solicitat declararea judecatoreasca a mortii, in situatia in care locul nasterii si domiciliul decedatului nu sunt cunoscute.

Intocmirea actului de naștere

Intocmirea actului de naștere se face la oficiul de stare civila/serviciul public comunitar local de evidența a persoanelor in a carei raza administrativ-teritoriala s-a produs evenimentul, pe baza declarației verbale, a actului de identitate al mamei și al declarantului, a certificatului medical constator al nașterii și, dupa caz, a certificatului de casatorie al parinților.

Au obligația sa faca declararea nașterii, oricare dintre parinți, iar daca, din diferite motive, nu o pot face, obligația declararii revine medicului, persoanelor care au fost de fața la naștere sau personalului din unitatea in care a avut loc nașterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunoștința despre nașterea unui copil.

Cand declarația a fost facuta dupa trecere unui an de la data nașterii, intocmirea actului se face in baza hotararii judecatorești definitive și irevocabile, care trebuie sa conțina toate datele necsare intocmirii actului de naștere.

Acțiunea se introduce la judecatoria in a carei raza are domiciliul persoana interesata sau unde are sediul instituția de ocrotire a copilului. In vederea soluționarii, instanța solicita poliției verificari pentru stabilirea identitații, precum și avizul medicului legist cu privire la varsta și sexul persoanei al carei act de naștere se cere a fi intocmit. Judecarea cauzei se face cu participarea procurorului.

Intocmirea actului de casatorie

Casatoria se incheie de catre ofițerul de stare civila, la sediul autoritații administrației publice locale a municipiului, sectorului municipiului București, orașului sau comunei in a carei raza administrativ-teritoriala iși are domiciliul sau reședința unul dintre viitori soți.

Casatoria se poate incheia in afara sediului autoritații administrației publice locale, cu aprobarea primarului, daca din motive temeinice unul dintre soți se afla in imposibilitatea de a se prezenta.

Declarația de casatorie se face personal de catre viitori soți, in scris, la autoritatea administrației publice locale unde urmeaza a se incheia casatoria.

Ofiterul de stare civila, care primește declarația de casatorie, solicita viitorilor soți sa prezinte actele de identitate, certificatele privind starea sanatații acestora și, daca este cazul, dovezi privind desfacerea sau incetarea casatoriei, precum și aprobarea președintelui consiliului județean sau a primarului general al mnicipiului București pentru incheierea casatoriei, in cazul existenței unor impedimente rezultate din condițiile de varsta, rudenie fireasca sau adopție, in condițiile prevazute de lege.

Daca unul dintre viitorii soți nu se afla in localitatea unde urmeaza a se incheia casatoria, el poate face declarația de casatorie la autoritatea administrației publice locale in a carei raza administrativ-teritoriala are domiciliul sau reședința, care o transmite, in termen de 48 de ore, la autoritatea administrației publice locale unde urmeaza a se incheia casatoria.

Casatoria se incheie in termen de 10 zile, in care se cuprind atat ziua cand a fost facuta declarația de casatorie, cat și ziua in care se oficiaza casatoria.

Primarul municipiului, al sectorului municipiului București, al orașului sau al comunei unde urmeaza a se incheia casatoria poate sa incuviințeze, pentru motive temeinice, incheierea casatoriei inainte de implinirea termenului de 10 zile.

Intocmirea actului de deces

Intocmirea actului de deces se face la autoritatea administrației publice locale in a carei raza administrativ-teritoriala s-a produs decesul, pe baza declarației verbale facute de catre membrii familiei decedatului, iar in lipsa acestora, de catre colocatari, vecini, administratorul imobilului, medicul sau alt cadru din unitatea sanitara unde s-a produs decesul, și a certificatului medical constatator al decesului.

Declarantul trebuie sa depuna certificatul medical constatator al decesului, actul de identitate și, daca este cazul, livretul militar sau adeverința de recrutare ale celui decedat.

Declararea decesului se face in termen de 3 zile de la data incetarii din viața a persoanei. In acest termen se cuprinde atat ziua in care s-a produs decesul, cat și ziua in care se face declarația.

Cand decesul se datoreaza unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum și in cazul gasirii unui cadavru, declararea se face in termen de 48 de ore (a doua zi), socotit din momentul decesului sau al gasirii cadavrului.

In aceste situații, pentru intocmirea actului de deces este necesara și dovada eliberata de poliție sau de Parchet, din care sa rezulte ca una dintre aceste autoritați a fost sesizata despre deces, iar in cazul in care decesul nu a fost declarat in termen, intocmirea actului de deces se face cu aprobarea Parchetului.

Reguli privind eliberarea certificatelor de stare civila

In conformitate cu prevederile art. 13 din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila, dovada starii civile se poate face "cu actele intocmite in registrele de stare civila, precum si cu certificatele de stare civila eliberate pe baza acestora".

Din acest text de lege rezulta ca atat inscrierile din registrele de stare civila, cat si certificatele eliberate in baza acestora au aceeasi putere doveditoare.

Certificatele de stare civila se elibereaza persoanelor indreptatite, odata cu intocmirea unui act in registrele de stare civila - de nastere, casatorie ori deces - sau ulterior, pe baza cererii depuse de titular sau de alte persoane indreptatite.

Atat la inregistrarea faptelor de stare civila, cat si ulterior, in cazul eliberarii la cerere a certificatelor, ofiterul de stare civila va avea in atentie ca solicitantul sa aiba asupra sa un act de identitate valabil, care poate fi cartea de identitate, cartea de identitate provizorie - pentru cetatenii romani cu domiciliul in tara, pasaportul - pentru cetatenii romani cu domiciliul in strainatate, cetatenii straini si apatrizi care au acte inregistrate in tara, sau carnete de identitate si legitimatii provizorii - pentru cetatenii straini cu domiciliul sau resedinta in Romania.

In cazul cetatenilor romani cu domiciliul in tara, cand acestia se prezinta la oficiile de stare civila solicitand eliberarea unui certificat de stare civila si nu au asupra lor un act de identitate valabil, ofiterul de stare civila va indruma persoana ca, in prealabil, sa se prezintela formațiunea de evidența informatizata a persoanei pentru eliberarea unei carți de identitate provizorii și numai dupa aceea va proceda la eliberarea certificatului.

Solicitarea eliberarii certificatelor se poate face atat la primaria care are in pastrare registrele in care au fost inregistrate actele, cat și la primaria locului de domiciliu al solicitantului.

Ofiterul de stare civila care primeste o astfel de cerere solicita, in termen de 3 zile, primariei care are in pastrare registrul de stare civila sa expedieze certificatul solicitat. Acesta va fi expediat, in plic recomandat, in termen de 5 zile de la primirea cererii.

Ofiterul de stare civila care primeste certificatul de stare civila completat invita petitionarul, in termen de 48 de ore, pentru a-l ridica, sub luare de semnatura. In cazul in care petitionarul nu se prezinta, in termen de 3 luni, pentru eliberarea certificatului, acesta se restituie la primaria emitenta, pentru anulare.

In cazul in care registrul de stare civila este distrus, ofiterul de stare civila va solicita un extras de pe exemplarul aflat in pastrarea consiliului judetean, respectiv Primaria Municipiului Bucuresti, in baza caruia va completa certificatul solicitat .

In cazul pierderii, furtului sau distrugerii certificatelor de stare civila, titularului sau persoanei indreptatite I se poate elibera, la cerere, un nou certificat, percepandu-se taxa legala de timbru. La completarea cererii, trebuie sa se arate in mod amanuntit imprejurarile in care certificatul a fost pierdut, furat sau distrus, iar daca ofiterul de stare civila are suspiciuni in legatura cu cele declarate de reclamant va solicita verificari din partea unitatii de politie.

La eliberarea unui certificat de stare civila, pe cerere si in rubrica speciala din cotorul certificatului, vor fi trecute seria si numarul actului cu care petitionarul se legitimeaza.

Certificatele de stare civila care prezinta urme de modificari vor fi retinute si inaintate primariilor emitente, care le vor anula si vor proceda la eliberarea unor noi certificate.

Odata cu eliberarea unui certificat de stare civila, seria si numarul acestuia vor fi trecute in rubrica speciala din registrul de stare civila, pe cererea petentului, iar in registrul de eliberare a certificatelor se vor completa toate rubricile corespunzatoare certificatului eliberat, solicitantul semnand in registru si pe cotorul carnetului de certificate.

La incheierea casatoriei sau ulterior, certificatul de casatorie se elibereaza unuia dintre soti sau, la cerere, ambilor.

In certificatele de deces este interzis sa se inscrie, prin mentiune, cauza decesului.

La cerere, pentru motive intemeiate, se pot elibera certificate de stare civila cu mentiuni.

Cu ocazia aplicarii mentiunii referitoare la adoptie pe marginea actului de nastere initial al adoptatului, la rubrica "certificate eliberate", se va face mentiunea "nu se va mai elibera nici un certificat", mentiune care va fi barata doar in cazul anularii sau desfacerii adoptiei.

In cazuri deosebite, in care certificatul este solicitat in folosul unei persoane grav bolnave, netransportabile, sau ocrotita intr-o unitate sanitara si de protectie sociala, procurarea se poate face si de catre alte persoane, cu aprobarea primarului.

Persoanele cu domiciliul sau resedinta in strainatate, care au acte de stare civila inregistrate in tara, pot solicita procurarea certificatelor corespunzatoare fie pe cale diplomatica, fie prin imputernicit cu procura speciala.

Masuri privind asigurarea documentelor de stare civila si prevenirea disparitiei certificatelor de stare civila de la primarii

Asigurarea tuturor masurilor de securitate a documentelor de stare civila, registre cu acte, certificate de stare civila si acte primare, constituie o obligatie care revine, in primul rand, ofiterilor de stare civila, dar si primarilor si prefectilor, care au obligatia sa ia masuri pentru conservarea si pastrarea in spatii cat mai sigure a acestor documente.

Pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii de stare civila si, implicit , de asigurare a securitatii documentelor de stare civila, factorii cu responsabilitati in acest domeniu trebuie sa asigure, in primul rand, spatii special destinate, in care sa se desfasoare doar activitati de stare civila si care sa cuprinda incaperi pentru lucru cu publicul si locuri speciale pentru pastrarea arhivelor.

Incaperile destinate lucrului cu publicul trebuie sa asigure accesul solicitantilor astfel incat acestia sa aiba cat mai putin contact cu documentele de stare civila. Ele vor trebui obligatoriu sa fie prevazute cu gratii la ferestre si usi, sesizoare de fum si de miscare si sa fie dotate cu mijloace de stingere a incendiilor . Incaperile destinate arhivei trebuie, de asemenea, asigurate cu spatii pentru depozitarea arhivei, constituite din rafturi si rastele pe mai multe nivele, in care actele vor fi asezate in ordinea anilor si pe categorii de lucrari, dupa ce in prealabil au fost indosariate, cusute si inventariate, la sfarsitul fiecarui an. Aceste spatii vor trebui sa aiba posibilitate de ventilatie naturala sau mecanica, in scopul prevenirii fenomenului de mucegaire a hartiei, iar odata la doi ani se va face igienizarea podelelor si a partilor constituite din material lemnos, in scopul prevenirii propagarii focului .

Este interzisa depozitarea arhivei in poduri, pe holuri sau in alte spatii neamenajate.

Distribuirea de catre delegatii de stare civila a certificatelor de catre cel ce pastreaza gestiunea acestora se face pe baza de mentiune intr-un registru special, in care se si semneaza de primire.

Pentru corecta gestionare si manipulare a certificatelor de stare civila, trebuie sa se respecte urmatoarele reguli:

a)      La ridicarea documentelor din depozitul Directiei Generale de Evidenta Informatizata a Persoanei:

reprezentantul consiliului judetean confrunta cantitatile de certificate consemnate in actul de primire cu numarul de pachete ridicate, verificand integritatea acestora si concordanta intre seriile inscrise in act si seriile certificatelor ridicate;

transporta certificatele la sediul consiliului judetean, unde le inregistreaza in registrul special pentru gestiunea certificatelor.

b)      La distribuirea documentelor catre oficiile de stare civila:

reprezentantul primariei, care, de obicei, este ofiterul de stare civila, imputernicit prin delegatie, se prezinta la serviciul (biroul) de stare civila, de unde ridica certificatele solicitate, pe care le evidentiaza in registrul de gestiune, specificand numarul certificatelor ridicate, cu seria si numarul de inceput si de sfarsit;

verifica integritatea carnetelor, prin numarare fila cu fila;

se deplaseaza la primarie asigurand in permanenta supravegherea certificatelor.

c)       La primarie:

dupa ajungerea la destinatie, ofiterul de stare civila va desfasura certificatele primite in registrul de eliberare, in partidele corespunzatoare fiecarui tip de certificat, urmand ca celelalte rubrici sa fie completate odata cu eliberarea certificatelor.

d)      Alte reguli ce trebuie respectate:

la predarea-primirea gestiunii, in cazul delegarii unei alte persoane care va desfasura activitatea de stare civila, va participa, in mod obligatoriu, si un reprezentant al serviciului (biroului) de stare civila de la consiliul judetean;

la plecarea si la intoarcerea din concediul de odihna sau medical, gestiunea registrelor si a certificatelor se preda, pe baza de proces-verbal, persoanei imputernicite de primarul localitatii sa desfasoare aceasta activitate;

cu ocazia controalelor pe linie de stare civila, se va verifica, in mod obligatoriu, gestiunea certificatelor, urmarindu-se daca acestea au fost eliberate cu respectarea prevederilor legale;

ofiterii de stare civila isi vor desfasura activitatea, in masura posibilitatilor, singuri in incapere;

la iesirea din birou, se va proceda la asigurarea usii si la invitarea persoanelor straine sa paraseasca incaperea;

certificatele gresite la completare se anuleaza, prin barare, se face mentiunea in registrul de distribuire si se inainteaza, odata cu cartile de identitate (buletine de identitate) ale decedatilor si comunicarile de nastere, formatiunii de evidenta informatizata a persoanei competente.

In cazul sesizarii disparitiei in alb a unor certificate de stare civila, vor fi luate de urgenta urmatoarele masuri:

informarea imediata a reprezentantilor consiliului judetean si ai serviciului de evidenta informatizata a persoanei, care se vor deplasa la fata locului si vor executa primele cercetari;

in caz de fortare a sistemelor de asigurare a certificatelor, la fata locului se va deplasa si echipa operativa a politiei, care va face cercetarea la fata locului si va intocmi plansa fotografica;

serviciul judetean de evidenta informatizata a persoanei va lua masura raportarii prin telex a evenimentului si a primelor masuri luate la D.G.E.I.P., care va dispune darea in urmarire a certificatelor disparute la toate oficiile de stare civila si la formatiunile de evidenta informatizata a persoanei din tara.

In toate cazurile, lucrarile avand un astfel de obiect vor fi inregistrate penal, dosarele urmand a fi solutionate in colaborare de catre formatiunile de evidenta informatizata a persoanei, ordine publica si politie criminala.

La solutionarea din punct de vedere penal a cauzei, daca certificatele nu au fost recuperate sau din cercetari nu reiese ca au fost distruse (in aceste cazuri solicitandu-se revocarea urmaririi), acestea vor ramane in continuare in urmarire.