Atragerea persoanelor potrivite inul vostru

atragerea persoanelor potrivite In proiectul vostru

In acest capitol:

Intelegerea diversei audiente a proiectului;

Crearea listei audientei proiectului;

Identificarea ordonatorilor, partizanilor si observatorilor;

Determinarea celor ce detin autoritatea in cadrul proiectului vostru.

Adesea un proiect este ca un aisberg, noua zecimi se ascund sub apa si doar o zecime se vede la suprafata. Primiti o sarcina si credeti ca stiti ce atrage dupa sine si cine trebuie implicat. Apoi unul cate unul oamenii se implica in desfasurarea  proiectului - oameni ce vor afecta ceea ce doriti sa realizati precum si modul de abordare a proiectului.

Va asumati doua riscuri cand nu implicati oameni cheie sau grupuri cheie in proiectul vostru, la momentele potrivite. In primul rand puteti pierde informatii importante, care pot afecta indeplinirea proiectului si finalizarea cu succes a proiectului. In al doilea rand, si cateodata aceasta este mai dureros, puteti insulta pe cineva. Puteti fi siguri ca atunci cand cineva se simte desconsiderat sau insultat va lua masuri ca sa nu se mai repete in viitor.

De indata ce incepeti sa va ganditi la proiect, incepeti identificarea oamenilor ce pot juca un rol in cadrul proiectului. Acest capitol arata cum sa identificati acesti candidati, sa decideti daca, cand si cum sa-i implicati in proiect si cum sa determinati cine are autoritatea sa ia deciziile critice.

INTELEGETI AUDIENTA PROIECTULUI

Audienta proiectului reprezinta orice persoana sau grup de persoane care sprijina, care este implicata sau este interesata de proiectul vostru. Audienta proiectului vostru poate sa fie in interiorul sau in afara organizatiei voastre si trebuie identificat si inscris in lista audientei proiectului. Cunoasterea audientei proiectului va ajuta sa:

planificati daca, cum si cand sa-i implicati;

determinati daca anvergura proiectului este mai mare sau mai mica decat cea initial anticipata.

E posibil sa auziti de alti termeni care sa se refere la audienta proiectului, dar fiecare termen se adreseaza numai anumitor categorii de oameni, care sunt inclusi in lista voastra de audienta a proiectului. Iata cateva exemple:

Lista actionarilor identifica oamenii sau grupurile care vor sprijinii sau care vor fi afectati de proiect. Lista actionarilor nu include, cel mai adesea, persoane din afara organizatiei sau acele persoane care sunt interesate formal de proiect.

Lista distribuitorilor - cuprinde acele persoane care au primit o copie a comunicatiilor scrise din cadrul proiectului. Adesea lista distribuitorilor nu este actualizata. Uneori oamenii sunt pe lista pentru ca nimeni nu s-a gandit sa-i schimbe; in alte cazuri, ei sunt pe lista pentru ca nimeni nu vrea sa-si asume riscul de a-i insulta prin mutarea lor. In alte cazuri, prezenta lor nu asigura sprijinul proiectului ori interesul lor fata de proiect.

Membrii echipei - sunt acele persoane care a caror munca este dirijata de managerul proiectului. Toti membrii echipei fac parte din audienta proiectului, dar lista audientei include mai mult decat membrii echipei.

Folositi clasele pentru a realiza lista audientei

Incepeti sa creati lista audientei proiectului imediat ce incepeti sa va ganditi la proiectul vostru. Adaugati si extrageti nume pe/de pe aceasta lista pana la finalizarea proiectului. Pentru a creste sansele de identificare a tuturor persoanelor potrivite, realizati lista audientei pe clase; este mai putin probabil sa omiteti pe cineva daca veti stabili exact cine anume din departamentul de finante ar trebui inclus decat daca ati incerca sa analizati intregul personal al organizatie in acelasi timp.

Exemplu

Un coleg ne roaga sa se  verifice lista audientei unui proiect multianual care ar fi trebuit sa se refere la toate compartimentele organizatiei. Avand o lista cu mai mult de 300 de nume, ordonate alfabetic, se intreaba daca lipseste cineva. Problema este ca nu putem sti doar uitandu-ne la lista cu 300 de nume, daca lipseste cineva. Nu stim de ce au fost incluse persoanele de pe lista sau ce arii de competenta ar trebui sa reprezinte fiecare.

Incepeti lista audientei prin ierarhizarea claselor care acopera majoritatea ariilor de competenta din care va fi identificata audienta. Adesea se foloseste urmatoarea lista:

Interior: Oameni si grupuri din interiorul organizatie, cum ar fi:

Managementul superior: managementul de la nivelul executiv, responsabil cu organizarea si coordonarerea tuturor operatiunilor din cadrul organizatiei;

Ordonatorii: persoana care vine cu ideea proiectul vostru si toate celelalte persoane pe la care a trecut ideea de proiect pana sa ajunga la voi.

Managerul proiectului: persoana insarcinata cu toate responsabilitatile pentru a indeplini cu succes proiectul.

Membrii echipei: oamenii a caror munca este coordonata direct de managerul proiectului.

Grupurile normal implicate: grupurile care sunt in mod normal implicate la proiectele din cadrul organizatiei, ca departamentele de resurse umane, de finante, contractari si juridic.

Grupurile de care este nevoie doar pentru acest proiect: grupurile sau oamenii cu cunostinte speciale legate de acest proiect.

Exterior: Oameni ai grupuri din afara organizatiei, cum ar fi:

Clientii si utilizatorii: oameni si grupuri care cumpara produsele si serviciile organizatiei;

Colaboratorii: grupuri sau alte organizatii cu care puteti sa cooperati in actiuni comune legate de proiectul vostru;

Intermediari, en-grosisti si furnizorii: sunt organizatii care va ajuta cu personal, resurse fizice sau cu resurse financiare in realizarea proiectului;

Regulatorii: Agentii guvernamentale care stabilesc regulile si liniile directoare care guverneaza unele aspecte din proiectul vostru;

Societati profesionale: grupuri profesionale care ar putea influenta sau sa fie interesate de proiectul vostru;

Publicul: comunitatea locala, nationala sau internationala care ar putea fi afectata sau interesata de proiectul vostru.

Exemplu: Nu ignorati realitatea, infruntati-o

Un cursant mai vechi al cursului de gestiunea proiectelor isi intalneste profesorul si ii spune ca respectivul  curs i-a fost foarte folositor si ca a aplicat in practica cateva din tehnicile discutate la curs. Printre altele incercase sa realizeze lista audientei la un proiect anume dar a descoperit ca aceasta nu i-a fost deloc folositoare.

Din explicarea celor intamplate rezulta ca seful i-a repartizat un proiect care trebuia terminat in doua luni. Amintindu-si de sedinta de pregatire, cursantul a trecut imediat la realizarea listei audientei proiectului. Dar, in mod surprinzator, lista initiala pe care a facut-o, includea peste 150 de nume! Atunci s-a intrebat cum ar fi posibil sa implice 150 de persoane in doar doua luni de durata a proiectului. Astfel si-a dat seama ca lista audientei ar fi nefolositoare.

De fapt, lista audientei isi indeplinise perfect scopul. Aparent, a crezut ca fiecare persoana de pe lista, ar putea sa ii afecteze succesul proiectului sau. Dar identificarea acestor persoane la inceputul proiectului il conducea la trei optiuni:

putea sa planifice cum si cand sa implice fiecare persoana pe parcursul desfasurarii proiectului .

putea sa evalueze indiferent de consecinte, daca lipsa uneia sau a mai multor persoane de pe lista audientei ar putea fi acceptata.

daca considera ca nu este posibil sa ignore una din persoanele din lista de audienta, urma sa discute cu seful pentru prelungirea termenului de predare al proiectului sau reducand scopul acestuia.

Puteti dezvolta in continuare lista audientei, prin identificarea claselor sau a oamenilor din aceste clase,  pana cand identificati audienta specifica din fiecare clasa, dupa nume si pozitie.

In legatura cu lista audientei, trebuie sa va asigurati ca nu veti trece cu vederea audienta potentiala formata din urmatoarele persoane:

Toate grupurile suport: acesti oameni nu va vor spune ce ar trebui sa faceti; in schimb, munca lor este de a va ajuta sa va realizati tinta. Daca grupurile stiu de proiectul vostru din timp, ei va pot pune in orarul lor mult mai devreme. De asemenea, ar putea, sa va ofere informatii despre capacitatea sau procedeele pe care ei le conduc, elemente care ar putea sa influenteze ceea ce sperati sa realizati. Aceste grupuri includ:

o      resurse umane;

o      departamentul calitate;

o      serviciul juridic;

o      departamentul financiar;

o      departamentul logistica

o      servicii informationale

Ultimii utilizatori ai produselor proiectul vostru: in unele cazuri puteti ultimii utilizatori ai produselor in lista audientei. In alte situatii, puteti sa credeti ca ati tinut cont prin intermediari - persoane care reprezinta interese ultimilor utilizatorii.

Exemplu: O banca internationala cu sediul central in Statele Unite a cheltuit milioane de dolari pentru revizuirea si modernizarea sistemului informatic. Persoanele  responsabile de proiect au muncit indeaproape cu persoane de contact din Europa, care au fost alese pentru a reprezenta interesele personalului bancilor locale - persoane care vor introduce si vor lucra cu date in sistem. Cand sistemul a fost deschis, o problema majora a fost imediat identificata: peste 90 % din pesonalul bancilor locale din Europa nu vorbeau limba engleza si toata documentatia sistemului a fost scrisa in limba engleza. Intregul sistem nu a fost de nici un folos!

Arhitectii sistemului au consumat mult timp si bani lucrand cu persoanele de contact, pentru a se asigura ca intersele si nevoile celor care folosesc sistemul au fost identificate si acoperite. Oricum, aparent persoanele de contact si-au interpretat gresit, rolul: au gandit ca vor identifica problemele doar din experienta lor si nu au identificat problemele utilizatorilor finali ai sistemului respectiv personalul bancii. Au neglijat faptul ca limba engleza era limba de baza pentru toate persoanele de contact, asa ca problema limbii nu a fost identificata. Punand atat persoanele de contact cat si personalul bancilor locale pe lista audientei s-ar fi luat in considerare problema personalul bancilor locale cu privire la limba de conversatie a terminalelor calculatoarelor.

Persoanele care vor intretine sau sprijinii produsul final: persoane care vor asigura service-ul pentru produsele proiectului vostru si vor afecta in continuare succesul acestor produse, dupa ce acestea vor fi introduse. Implicarea lor pe parcursul proiectului le va da sansa de a va oferi sugestii care ar face produsele proiectului vostru mult mai usor de intretinut si sprijinit. De asemenea le permite sa se familiarizeze cu produsele si sa vada cum pot introduce intretinerea lor in procedura existenta.

Exemplu: Sa presupunem ca vi s-a cerut sa coordonati sesiunea anuala de donat sange. Tabelul 7.1 ilustreza unele grupuri si oameni pe care ii puteti include in lista audientei proiectului.

Tabelul 7.1 O parte din lista audientei proiectului al sesiunii de donat sange

Cresterea utilitatii listei audietei

Pentru a va asigura ca lista audientei este foarte utila si completa, urmariti aceste etape in dezvoltarea listei:

Identificati eventual dupa pozitie si nume fiecare persoana din lista audientei. Ati putea, de exemplu, sa identificati persoanele de la vanzari si marketing, pentru a alcatui o audienta. Uneori doriti ca anumite persoane sa fie specificate si considerate ca facand parte sa zicem, din grupul de vanzari si marketing al proiectului, cum ar fi managerul produsului X, Popescu Ion.

Discutati cu cat mai multe persoane. Punctati cu oamenii din diferitele unitati ale organizatiei, din diferite discipline si cu diferite pozitii in organizatie. Intreabati orice persoana daca se gandeste la altcineva cu care ar trebui sa vorbiti. Cu cat reusiti sa vorbiti cu mai multe persoane, este cu atat mai putin probabil ca veti neglija pe cineva important.

- Acordati-va suficient timp pentru a realiza lista audientei. Incepeti realizarea listei voastre imediat ce ati semnat proiectul. Cu cat va ganditi mai mult la proiectul vostru, cu atat mai mult veti identifica audienta potentiala. Continuati sa discutati despre proiect cu persoanele implicate pentru identificarea audientei suplimentare.

- Includeti audienta care ar putea sa joace un rol in orice moment pe parcursul proiectului vostru. In acest stadiu, singura voastra  preocupare este de a identifica nume, astfel incat sa nu le uitati. Mai tarziu veti decide daca, cand si cum ii veti introduce (vezi sectiunea "Identificarea ordonatorilor, suporterilor si observatorilor in lista audientei" aflata in continuare in acest capitol).

- Includeti managerii functionali ai departamentelor din care provin membrii echipei proiectului. Includeti fiecare manager functional al membrilor echipei (aceasta este persoana careia managerul proiectului sau membrii echipei ii raporteaza direct) pe lista de audienta. Chiar daca managerii functionali nu vor efectua direct sarcinile referitoare la proiect, ei va pot asigura ca membrii echipei si managerul proiectului vor afecta proiectului tot atat timp cat au promis.

- Includeti separat numele unei persoane pe lista audientei pentru orice rol pe care il va indeplini. Sa presupunem ca seful vostru va da avizul in calitate de expert tehnic referitor la echipa pe care ati constituit-o. Numele sefului vostru va apare de doua ori pe lista - o data ca supervizor direct si o data ca expert tehnic. Daca dupa aceea el este promovat sau va parasi organizatia, punandu-1 de doua ori pe lista, trebuie sa va ganditi la faptul ca o alta persoana ii va lua locul si ca va fi supervizorul vostru direct, care trebuie sa va dea cele doua avize.

- Continuati sa adaugati si sa scoateti nume de pe lista audientei pe toata durata proiectului. Lista audientei evolueaza pe masura ce aflati mai multe despe proiectul vostru si daca proiectul se schimba. Incurajati persoanele care sunt implicate in proiectul vostru sa identifice continuu noi candidati, imediat ce se gandesc la ei.

- Cand aveti dubii, notati numele persoanei. Interesul vostru este sa evitati neglijarea unei persoane care poate juca un rol important in proiectul vostru. Identificarea audientei potentiale nu inseamna ca trebuie sa-i implicati, ci ca va trebui sa-i luati in considerare. Este mult mai usor sa eliminati un nume cand hotarati ca persoana respectiva nu face parte din audienta, decat sa adaugati un nume (pe care initial 1-ati neglijat).

Dezvoltarea unei liste sablon a audientei

Lista sablon a audientei este o lista preconceputa a audientei, care contine audienta tipica inclusa in proiecte similare cu al vostru. Lista sablon a audientei reflecta experienta cumulata prin indeplinirea a numeroase proiecte de un anume tip. Indeplinind mai multe proiecte, adaugati persoane pe care le-ati omis la sablonul audientei proiectelor voastre si stergeti persoanele de care nu ati avut nevoie. Folosind sabloanele puteti castiga timp si va puteti mari precizia de lucru.

Exemplu: Sa presupunem ca pregatiti bugetul departamentului vostru in fiecare trimestru. Dupa ce faceti cateva astfel de bugete, cunoasteti aproape toti oamenii care va vor da necesarul de informatii, vor schita planul si vor tipari documentul si vor aproba bugetul final. De fiecare data cand terminati un alt buget, verificati lista sablon a audientei pentru a introduce orice alta informatie noua din recentul proiect incheiat. Data viitoare cand veti pregati proiectul trimestrial de buget incepeti lista audientei cu lista sablon a audientei pe care ati dezvoltat-o de la proiectele precedente. Atunci adaugati numele potrivite pentru aceasta intocmire particulara a bugetului.

Sabloanele pot salva timp si pot mari precizia.

Oricum, nu inhibati persoanele active sa se implice in dezvoltarea listei audientei prin folosind sablonului. Neimplicarea anumitor persoane cheie poate duce la un devotament scazut in realizarea cu succes a unui proiect.

Cand folositi sabloanele, retineti urmatoarele:

- Dezvoltati sabloane pentru sarcinile frecvente de executat, la fel ca si pentru intregul proiect. Sabloane pentru a demara sesiunea anuala de donare de sange sau pentru a supune un nou ierbicid Comisiei de Avizare din Ministerul Agriculturii, sunt exemple valabile. Dar de asemenea, sunt sabloanele pentru sarcini individuale, parte din aceste proiecte, cum ar fi organizarea unei licitatii pentru livrarea unor utilaje sau printarea unui document. Sabloanele pentru diferitele sarcini pot fi incorporate intr-o lista mai larga a audientei pentru intregul proiect.

Concentrati-va pe descrierea pozitiei persoanei si nu pe numele acesteia pentru prima lista a audientei. Identificati audienta cu pozitia persoanei cum ar fi "responsabilul cu platile', in loc de Popescu Gheoghe. Oamenii vin si pleaca, dar functiile dureaza. Pentru fiecare proiect anume puteti utiliza numele potrivite.

Realizati si modificati sablonul listei audientei din proiectul la care lucrati dupa proiectele precedente la care ati lucrat si nu dupa planuri care arata bine. Adesea, incepeti sa dezvoltati o lista detaliata a audientei pentru proiectul vostru, dar nu revizuiti lista audientei pe durata proiectului, pentrru a adauga nume pe care le-ati omis in planul initial. Daca doar adaugati la lista sablon informatiile din lista audientei pe care ati pregatit-o la inceputul proiectului, sablonul vostru nu o sa reflecte ce ati invatat pe parcursul indeplinirii actualului proiect.

Folositi sabloanele ca punct de plecare, nu ca puncte finale. Aratati clar celor implicati, ca sablonul listei audientei reprezinta inceputul listei audientei pentru proiectul vostru. Fiecare proiect difera de cele similare din trecut. Daca sablonul nu este examinat critic, este posibil sa omiteti persoane care nu au fost implicate in proiectele anterioare si care trebuie luate in considerare, macar pentru acest proiect.

Ameliorati-va continuu sabloanelor pentru a reflecta experienta pe care ati castigat-o prin indeplinirea diferitelor proiecte. Evaluarea post proiect (vezi capitolul 15) este momentul cel mai potrivit pentru a verifica si critica lista originala a audientei. La sfarsitul proiectului, acordati-va timp pentru a revedea lista sablon a audientei pentru a reflecta asupra lectiilor invatate .

Imaginatia este cheia

Doua reprezentante de vanzari ale aceleiasi companii au avut experiente diferite cand au incercat sa dezvolte o lista a audientei pentru un nou lor proiect. Fiecare a semnat un contract cu un client pentru livrarea si instalarea unui echipament complet de calculatoare. Amandoua au realizat ca identificarea si implicarea persoanelor potrivite este critica pentru asigurarea succesului proiectelor lor. Asa ca fiecare a inceput cat mai repede sa pregateasca cate o lista a audientei.

Prima reprezentanta a pus sablonul listei audientei intr-un pachet de grafice comerciale valabile. Cand a prezentat sablonul personalului companiei client, acestia au fost impresionati de calitatea ridicata a sablonului si de intreaga prezentare. Oricum, in ciuda intrebarilor repetate, nici o persoana nu a putut adauga sau schimba ceva. De asemenea, nu a fost usor sa foloseasca sablonul ca proiect al listei audientei, fara observatii ale personalului companiei, dar nu a avut de ales. Pe parcursul intregului proiect, personalul companiei a continuat sa identifice alti oameni care ar fi intr-un anumit fel implicati in proiect, frecvent adesea provocand intarzieri considerabile si dublarea activitatilor. Proiectul a intarziat si a depasit bugetul.

A doua reprezentanta si-a scris sablonul listei audientei pe cateva coli, ca o harta. Cum si-a inceput prezentarea la clientul sau, participantii au inceput sa ofere sugestii despre persoane care ar trebui incluse sau pentru unele care ar trebui sa nu se afle pe lista. Dupa o scurta dar intensa sedinta, ea si participantii au dezvoltat in intregime o lista a audientei revizuita si mult mai completa. Cum proiectul era clar, acum ea a fost capabila sa anticipeze si planifice tot personalul cheie. Proiectul a fost terminat la timp si s-a incadrat in buget.

De ce s-au obtinut rezultate diferite? Amandoua reprezentantele au fost interesate in a copta respectivii clienti implicati in dezvoltarea listelor audientei. Oricum, prezentarea primei persoane a fost asa de bine lucrata, incat clientii sai au crezut ca nu ar mai fi necesare comentariile si sugestiile lor. Prezentarea celeilalte persoane a convins audienta ca isi doreste cu adevarat implicarea lor. Iar rezultatul a reflectat diferenta.

Identificarea ordonatorilor, suporterilor si observatorilor in lista audientei

Odata identificate toate persoanele din lista audientei, determinati care dintre urmatoarele grupuri sunt interesate de proiect pentru a decide daca, cum si cand sa-i implicati.

Ordonatorii: sunt persoane care au ceva de spus in definirea rezultatelor pe care trebuie sa le atinga proiectului vostru. Acestia sunt persoanele pentru care indepliniti proiectul.

Suporterii: sunt persoanele care va ajuta sa indepliniti proiectul. Suporterii sunt aceia care autorizeaza resursele pentru proiectul vostru la fel ca si cei care muncesc deja pentru proiect.

Observatorii: sunt persoanele interesate de activitatile si de rezultatele proiectului vostru. Observatorii nu au ce spune despre modul cum se realizeaza proiectul vostru si nu sunt implicati activ in sprijinirea lui. Oricum, proiectul vostru ii poate afecta, la un moment dat in viitor.

Exemplu: Sa presupunem un grup de informatii tehnologice caruia i-a fost repartizat un proiect care sa modifice forma si continutul raportului lunar de vanzari, care este pregatit pentru toti reprezentantii de vanzari. Proiectul a fost cerut de vicepresedintele de vanzari si a fost aprobat de Responsabilul cu informatiile, seful grupului de informatii tehnologice.

Ordonatorii: vicepresedintele de vanzari este un ordonator pentru proiect, pentru ca el are motive specifice pentru a cere ca un raport sa fie regandit. Responsabilul cu informatiile este un potential ordonator, intrucat poate verifica anumite elemente pentru ca proiectul sa fie indeplinit; reprezentantii individuali de vanzari sunt ordonatori ai acestui proiect pentru ca ei cauta sa abtina informatii specifice sigure din raportul refacut.

Suporterii: Analistul de sistem care va proiecta raportul revazut, instructorul specialist care ii va pregati utilizatorii si vicepresedintele financiar care autorizeaza fondurile pentru executarea schimbarilor in sistemul operational manual, sunt toti suporteri.

Observatorii: seful departamentului service pentru consumatori, care este curios cum va afecta proiectul vostru problemele neasteptate legate de sistem ce se vor ivi in acest an, sunt niste potentiali observatori.

Atentie la suporterii care se comporta ca niste ordonatori. In exemplul anterior, analistul responsabil pentru finalizarea formei si continutului raportului lunar revizuit de vanzari, ar putea incerca sa includa anumite date aditionale care ar considera ca i-ar putea fi de folos. Oricum, ordonatorii determina datele pe care le doresc in raport. Analistul determina doar ce este posibil si cat va costa.

Cautati un partizan al proiectului.

Partizanul unui proiect este acea persoana care are o pozitie inalta in organizatie si care sprijina puternic proiectul vostru. Partizanul este avocatul proiectului vostru in  dispute, reuniuni planificate si intruniri; el adopta orice actiune este necesara pentru a asigura succesul complet al proiectul vostru. Cand incepeti planificarea, aflati daca proiectul vostru are un partizan. Daca nu are, incearca sa recrutezi un partizan care ar trebui sa aiba caracteristicile urmatoare:

suficienta putere si autoritate pentru a rezolva conflictele privind resursele, desfasuratoarele si problemele tehnice;

sa manifeste un interes permanent privind rezultatele proiectului vostru;

sa-i citati cu placere numele ca un partizan puternic al proiectului vostru.

Retineti ca o persoana poate fi partizan si ordonator in acelasi timp. Vicepresedintele de vanzari este un odonator al proiectului pentru schimbarea raportului lunar de vanzari. Vicepresedintele de vanzari este de asemenea un partizan, daca a trebuit sa transfere fondurile de la departamentul de vanzari pentru a plati dezvoltarea raportului.

Decideti cand ii implicati.

Proiectele trec prin urmatoarele cinci faze in progresul lor de la ideea initiala pana la finalizare (vezi capitolul l pentru explicarea acestor faze):

concepere

definire

start (inceput)

indeplinire

finalizare

Planificati implicarea ordonatorilor, partizanilor si observatorilor in fiecare faza a proiectului, in functie de rolurile pe care le vor avea.

Ordonatorii

Implicati ordonatorii de la inceput pana la finalizarea proiectului vostru.

Faza de concepere: implicare puternica. Identificati si vorbiti cu cat mai multi ordonatori in aceasta faza. Dorintele lor si estimarile voastre privind fezabilitatea va influenta decizia privind continuarea proiectului vostru. Daca descoperiti un ordonator mai tarziu, cand planificati sau indepliniti sarcini ale proiectului, asigurati-va ca ati punctat cu el problemele pe care le-ati avut de la crearea proiectului vostru, ati identificat si ati evaluat orice asteptare speciala pe care ar putea-o avea.

Faza definirii. Implicare moderata spre inalta. Consultati-va cu ordonatorii in aceasta faza pentru a va asigura ca planul acestui proiect reflecta nevoile si asteptarile lor. Cereti sa va aprobe planul inainte de a incepe lucrul propriu-zis.

Faza de inceput. Implicare moderata. Anuntati si prezentati ordonatorii membrilor echipei. Cerand ordonatorilor sa vorbeasca despre nevoile si interesele lor, intariti importanta proiectului si ii ajuti pe membrii echipei sa-si formeze o imagine clara asupra nevoilor ce trebuie satisfacute. Prezentand ordonatorilor membrii echipei, va creste increderea acestora ca proiectul va fi incheiat cu succes.

Faza desfasurarii. Implicare moderata. Tineti ordonatorii la curent cu realizarile si progresele facute in cadrul proiectului pentru a le mentine entuziasmul si interesele vii. Implicarea ordonatorilor in aceasta faza garanteaza de asemenea ca rezultatele obtinute sunt in concordanta cu nevoile lor.

Faza finalizarii. Implicare inalta. Cereti ordonatorilor sa evalueze rezultatele proiectului si sa determine daca asteptarile si nevoile au lor fost satisfacute. Identificati orice sugestie pe care ei o pot face pentru a imbunati realizarea unor proiecte similare in viitor.

Suporterii

Ca si in cazul ordonatorilor, implicati suporterii inca de le inceput si pana la finalizarea proiectului:

Faza de concepere. Implicare moderata. De cate ori este posibil, cereti suporterilor cheie sa evalueze fezabilitatea satisfacerii asteptarilor ordonatorilor. Daca suporterii cheie sunt identificati mai tarziu, cereti-le sa confirme fezabilitatea satisfacerii asteptarilor ordonatorilor.

Faza definirii. Implicare inalta. Suporterii au contributia cea mai mare la planul proiectului. Pentru ca ei indeplinesc sau faciliteaza toate activitatile, cereti-le sa stabileasca abordarile tehnice, desfasuratoarele si resursele necesare. De asemenea cereti-le sa se angajeze in toate aspectele planificarii.

Faza de inceput. Implicare inalta. Familiarizati-i pe toti suporterii cu planul de lucru al proiectului. Clarificati cum vor lucra impreuna pentru atingerea rezultatelor asteptate. Cereti-le sa stabileasca cum vor rezolva conflictele, cum vor comunica si cum vor adopta decizii pe durata proiectului.

Faza desfasurarii. Implicare inalta. Conform definitiei, suporterii sunt cei care vor munci in aceasta faza. Informati-i despre progresele proiectului, incurajati-i sa identifice orice problema legata de indeplinirea proiectului aparuta sau anticipata si lucreaza cu ei la identificarea si implementarea solutiilor la aceste probleme.

Faza de finalizare. Implicare puternica. Cereti concluziile suporterilorcu privire la diferitele sarcini pe care le-au avut. Informati-i despre indeplinirea proiectului si recunoasteti-le rolul in realizarea proiectului. Cereti-le sugestiile despre cum pot fi indeplinite viitoarele proiecte intr-un mod mai eficient.

Observatorii

Alegeti acei observatori cu care vreti sa partajati activ informatii despre proiectul vostru. Implicati-i la nivel minim pe parcursul proiectului.

Faza de concepere: Minima implicare. Informati observatorii ca proiectul vostru exista si vorbiti-le despre ceea ce va produce.

Faza definirii: Minima implicare. Informati observatorii despre rezultatele planificate si derularea proiectului.

Faza de inceput: Minima implicare. Spuneti-le ca proiectul a inceput si confirmati-le datele planificate pentru reperele intermediare si finale.

Faza desfasurarii: Minima implicare. Informati observatorii despre realizarile obtinute pe parcursul proiectului.

Faza de finalizare: Implicare minima. Cand proiectul este indeplinit informati observatorii cu privire la produsele si rezultatele proiectului.

Folositi diferite metode pentru a-i mentine implicati

Mentinerea ordonatorilor, suporterilor si a observatorilori informati despre cum ati progresat cu proiectul este critica pentru succesul proiectului. Alegeti metoda potrivita pentru a stimula audienta sa continue cu interes si incurajati respectivele persoane sa va sprijine activ. Pentru a tine audienta proiectului implicata pe parcursul desfasurarii, luati in considerare urmatoarele metode:

Reuniuni bilaterale: discutii formale sau informale cu una sau doua persoane despre problemele proiectului. Aceste discutii sunt folositoare pentru o explorare interactiva si in special pentru a clarifica problemele implicand putine persoane.

Reuniuni de grup: planificati sedinte pentru o parte sau pentru toti membrii echipei sau pntru membrii audientei. Sedintele restranse sunt folositoare pentru a gasi solutii problemelelor proiectului, pentru a consolida rolul membrilor echipei si pentru a dezvolta increderea reciproca si respectul intre membrii echipei. Sedintele mai extinse sunt necesare pentru a prezenta informatii de interes general despre proiect.

Corespondenta informala: notite, scrisori si e-mail-uri. Va ajuta sa obtineti si sa impartiti informatii importante despre proiect.

Aprobarile scrise O intelegere formala scrisa despre un produs al proiectului, despre desfasuarea proiectului, repartizarea resurselor sau abordarea tehnica a activitatilor proiectului.

Sfaturi pentru implicarea eficienta

Planificati sa implicati ordonatorii, suporterii si observatorii, astfel incat ei sa aiba cea mai mare contributie in proiectul vostru.

. Implicati persoanele care vor avea un rol in proiectul vostru mai devreme de a-si manifesta rolul. Acordati audientei posibilitatea sa participe la planificare chiar daca persoanele respective nu vor lucra decat mai tarziu la proiect. Uneori ei detin informatii pe care vi le impartasesc mai devreme, ceea ce le va usura si va va usura munca mai tarziu. Cel putin in acest fel isi vor face timp pentru a va oferi serviciile de care aveti nevoie.

. Daca sunteti preocupat de legalitatea implicarii unei persoane anume, consultati-va departamentul juridic sau biroul de contractari. Sa presupunem ca va propuneti sa castigati un contract competitiv care presupune cumpararea unor echipamente pentru proiectul vostru. Ati vrea sa stiti daca viitorii licitatori detin de obicei aceste echipamente si dupa cat timp de la castigarea licitatiei le veti primi. Va  este insa teama ca vorbind potentialilor contractori cand inca va planificati proiectul ii poate descuraja in ceea ce priveste procurarea si poate provoca acuzatii de favoritism din partea licitatorilor care nu au avut succes si care nu au stiut de licitatie mai devreme. Decat sa ignorati aceasta audienta importanta, intrebati departamentul juridic sau biroul de contractari cum puteti obtine informatiile pe care le doriti mentinand in acelasi timp integritatea licitatiei.

Amintiti-va urmatoarele:

. Planificati-va intalniri cu fiecare persoana cheie din audienta pentru a-i cunoaste nevoia de informatii si interesele la fel de bine ca pe cele proprii. Stabiliti informatiile pe care le doresc si cele de care credeti ca vor avea nevoie, cand le veti furniza si in ce forma. In plus, clarificati ce vreti de la ei, cum va vor oferi ceea ce vreti si cand.

. Asiguarati-va intotdeauna ca intelegeti avantajele pe care le asteapta fiecare persoana. Stabiliti care este interesul fiecarei persoane din audienta ca proiectul vostru sa se incheie cu succes. Pe perioada desfasurarii proiectului, amintiti-le beneficiile pe care le vor obtine cand proiectul se va finaliza.

Acordati-le suficienta autoritate oamenilor

Autoritatea intr-un proiect este dreptul de a lua decizii pe care ceilalti trebuie sa le urmeze. A avea opinii despre felul in care un aspect al proiectului trebuie indeplinit difera de a avea autoritatea de a decide modul in care va fi indeplinit. Gresilile in ceea ce priveste aria de autoritate a unei persoane poate conduce la pierdere de timp si de bani si de asemenea, la frustrare.

Cand stabiliti audienta proiectului vostru, fiti sigur ca persoanele pe care le-ati identificat au suficienta autoritate pentru a lua deciziile necesare realizarii sarcinilor stabilite. Daca nu, aflati cine are aceasta autoritate si stabiliti cum sa implicati aceste persoane in proiect.

Exemplu

O persoana din compartimentul aprovizionare al unei mari companii organizeaza o intalnire pentru a ajunge la o decizie legata de culoarea in care ar trebui vopsite birourile grupului sau. Toate persoanele care lucrau la proiectul de renovare a birourilor grupului erau prezente. Dupa discutii prelungite, toti cei prezenti au fost de acord ca peretii pentru noile birouri ar trebui vopsiti in albastru deschis.

Dupa cateva zile, membrul echipei de la compartimentul aprovizionare a informat restul echipei ca seful sau a decis ca era prea scumpa culoarea pe care grupul a ales-o si ca va trebui sa aleaga alta culoare. Astfel, intreaga intalnire din saptamana anterioara nu a fost decat o pierdere de timp pentru toata lumea. Fiecare persoana de la intalnire a presupus ca ceilalti au autoritatea necesara pentru a-i sprijini indiferent de decizia grupului. Daca ar fi inteles de la inceput ca reprezentantul compartimentului aprovizionare nu avea aceasta autoritate, atunci ar fi trebuit sa procedeze astfel:

Sa ceara reprezentantului de la compartimentul aprovizionare sa afle care sunt criteriile dupa care se decide daca culoarea poate fi folosita.

Sa aleaga doua sau mai multe alternative si sa ceara reprezentantului de la

compartimentul aprovizionare sa le prezinte sefului sau pentru aprobarea finala.

Sa invite persoana care avea autoritate sa se ocupe de aceasta problema.

Sa amane intalnirea pana cand apare persoana care poate lua decizia.

In propriul vostru proiect parcurgeti urmatorii pasi pentru a defini autoritatea fiecarei persoane:

Stabiliti sarcinile si limitele in care fiecare persoana poate decide

Definiti impreuna cu fiecare persoana din audienta proiectului care ii vor fi sarcinile si care va fi rolul sau in indeplinirea acestora. Doar va lucra la aceste sarcini sau i se va cere sa aprobe termene, resurse sau modalitati de abordare a sarcinilor?

Intrebati fiecare persoana care este autoritatea sa privind fiecare decizie sau sarcina.

Intrebati fiecare persoana care este autoritatea sa pentru sarcinile individuale decat cu privire la o zona de responsabilitate. Este mai usor pentru o persoana sa stie cu siguranta ca poate aproba achizitii de pana la 300 milioane lei decat ca poate aproba toate echipamentele cumparate indiferent de tip, marime si pret.

Specificati deciziile pe care o persoana le poate lua singura. Pentru deciziile care au nevoie de aprobarea altei persoane, aflati de a cui aprobare are nevoie, (trebuie sa fiti sigur, nu sa presupuneti)

Intreabati oamenii de unde stiu ce autoritate au.

Exista o politica scrisa, o procedura sau un ghid care sa confirme aceasta autoritate? Seful persoanei a informat-o de acest fapt pe cale verbala? Sau poate este doar o presupunere a respectivei persoane?

4. Verificati trecutul.

Ati mai lucrat, dumneavoastra sau altcineva in trecut cu aceasta persoana? A incalcat vreodata regulile in luarea deciziilor pe care a spus ca a fost autorizat sa le ia?

5. S-a schimbat recent ceva?

Este o persoana noua in organizatie? Este noua in grup? Este noua in postul actual? A inceput de curand sa lucreze pentru un nou sef?

Reconfirmati informatiile urmand aceesi pasi cand sarcinile celor care iau decizii se schimba. Sa presupunem ca pentru inceput aveti nevoie de numai 150 milioane lei pentru proiectul vostru. Reprezentantul compartimentului financiar se asigura ca are toata autoritatea sa vai aprobe aceasta suma fara a mai avea nevoie sa-si consulte seful. Aflati dupa aceasta ca ati nevoie de inca 200 milioane lei. Asigurati-va ca reprezentantul compartimentului financiar poate aproba aceasta marire a cheltuielilor. Daca nu aflati de aprobarea cui mai aveti nevoie.