AUDITUL CALITATII

AUDITUL CALITATII

vine din lb. latina =   "a asculta";

e folosit in mai multe domenii, mai ales in cel financiar-contabil cu sens de "verificare";

in domeniul calitatii se foloseste pt evaluarea si examinarea:

* unor aspecte referitoare la calitate

* proceselor de obtinere a calitatii

* SMQ   dintr-o organizatie

     Definitie: Standardele internationale din domeniul calitatii definesc "auditul" astfel: examinare sistemica si independenta efectuata pt a determina daca activitatile si rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispozitiilor prestabilite si daca aceste dispozitii sunt efectiv implementate si corespunzatoare pt realizarea obiectivelor.

     Categorii de audit

1. Dupa scopul urmarit:

a. Interne ale calitatii

Audituri prima parte: utilizate pt evaluarea actiunilor corective sau de imbunatatire necesare in cadrul organizatiei realizate prin auditori proprii

b. Externe ale calitatii

Audituri secunda parte: efectuate de clientii intreprinderii prin auditori proprii in scopul evaluarii SMQ al organizatiei respective;

Audituri terta parte: efectuate de organisme neutre, la cererea intreprinderii sau cererea unei alte parti (clienti sau alte organisme independente).

2. Dupa obiect:

a. Auditul produselor/serviciilor;

b. Auditul proceselor de obtinere a calitatii prod/serv;

c. Auditul SMQ.

     Etape in realizarea auditului:

     Evaluarea calitatii prod/serv in raport cu documentele de referinta, urmarindu-se materiile prime, materialele, precum si operatiile de obtinere;

     Intocmirea raportului de constatare in care se specifica neconformitatile constatate si cauzele acestora precum si stabilirea masurilor corective sau de imbunatatire a calitatii si supravegherea acestora;

     In cazul auditului de proces, se urmareste evaluarea conformitatii cu cerintele clientilor sau cu specificatiile din documente de referinta.

* Documentele de baza ale auditului de proces sunt:

procedurile

instructiunile de lucru

Procesul de auditare este perturbat considerabil in cazul in care auditorii devin afectati emotiv. Astfel de stari pot fi determinate de numeroase cauze cum ar fi agresivitatea verbala, frica de necunoscut, precum si iritarea rezultata din ideea de a fi verificata.

     Auditul sistemului calitatii poate fi realizat in scopuri:

interne (de evaluare sau de imbunatatire)

externe (de certificare)

* In cazul auditului de sistem sunt necesare anumite documente cum ar fi:

standardul ref la sistem (ISO 9000/2000)

manualul calitatii

procedurile operationale si de sistem

instructiunile de lucru

documentele de inspectie

documentele de evaluare a costurilor calitatii

* Etapele auditului de sistem:

a.      Declansarea auditului si examinarea preliminara

b.      Pregatirea auditului care ref:

- intocmirea planului de audit

- organizarea echipelor de audit

- stabilirea documentelor de lucru

c.      Realizarea proceselor de audit se impart in mai multe actiuni:

- examinarea sistemului calitatii

- evaluarea rezultatelor

- reuniunea de incheiere si realizarea raportului de audit

     Raportul de audit. Componente:

obiectivele si domeniul auditului

prezentarea membrilor echipei de audit si a sefului acesteia

prezentarea documentelor de lucru si de referinta

prezentarea neconformitatilor minore si majore constatate

aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitatii cu referentialul stabilit

difuzarea raportului de audit principalilor factori de raspundere din cadrul organizatiei

     Auditarea SQ - furnizarea conducerii auditate a dovezilor obiective cu privire la eficacitatea implementarii SQ precum si a elementelor sale componente

Auditul SQ nu e un proces numai de verificare, ci este chiar un proces instructiv si constructiv ce ajuta la cresterea performantelor organizatiei in domeniul calitatii.

     Documentatia SMQ

in cazul implementarii SQ este necesara realizarea si implementarea documentatiei SMQ (manualul calitatii, procedurile operationale si de sistem si instructiunile de lucru);

documentatia SQ permite comunicarea intentiilor organizatiei intregului personal si asigura coerenta actiunii de implementare si de imbunatatire;

* Utilizarea documentatiei contribuie la:

a.      realizarea conformitatii cerintelor clientilor,

b.      realizarea unei instruiri adecvate a personalului,

c.      furnizeaza dovezi daca cerintele clientilor si ale standardului sunt respectate;

d.      evaluarea eficacitatii SMQ create.

* Amploarea documentatiei depinde de mai multi factori:

a.      dimensiunile organizatiei si obiectul de activitate al acesteia

b.      complexitatea proceselor desfasurate in cadrul organizatiei

c.      competenta personalului

     Manualul calitatii:

a.      este element central pt elaborarea si implementarea SQ intr-o organizatie

b.      importanta lui rezida din scopurile sale printre care cea de a comunica intregului personal si clientilor politica in domeniul Q

c.      castiga increderea clientilor si imbunatateste imaginea firmei

d.      stabileste structura organizatorica in domeniul calitatii si defineste responsabilitatile

e.      traseaza circuitul informational atat pe verticala, cat si pe orizontala

f.        asigura disciplina si buna organizare a activitatilor

g.      asigura instruirea angajatilor in domeniul calitatii

h.      la nivel de firma pot exista mai multe manuale ale calitatii:

la nivel de firma, ce poate fi de uz intern (fol in scopul imbunatatirii)

de uz extern (fol in scopul certificarii)

i.        sunt manuale la nivelul compartimentelor, manuale specializate

Elaborarea manualului calitatii se bazeaza pe practici existente, precum si pe reglementarile prevazute in ISO 9000/2000. Responsabilitatea redactarii si administrarii manualului calitatii revine sefului compartimentelor calitatii.

* Manualul calitatii. Structura:

a.      prezentarea organizatiei

b.      politica in domeniul calitatii si angajamentul conducerii cu privire la calitate

c.      obiectivele generale stabilite in domeniul calitatii, precum si totalitatea procedurilor operationale si de sistem si a instructiunilor de lucru

Procedurile calitatii specifica modul de desfasurare al unui proces sau prevede modul de a tine sub control aceasta activitate sau proces

In continutul procedurii se specifica scopul si domeniul de aplicare, documentele de referinta, ceea ce trebuie facut si de catre cine (esfasurarea activitatii proceselor)

Responsabilitatile pt persoanele care realizeaza aceste activitati/procese, resursele ce urmeaza a fi utilizate pt realizarea activitatilor/proceselor  si a anexelor daca este cazul.

     Tipuri de proceduri:

a.      operationale - reglementeaza activitatea specifica obiectului de activitate a organizatiei

b.      de sistem - reglementeaza activitati/procese specifice SMQ si cerute de standarde

c.      tehnice

d.      de inspectie

e.      de lucru - necesare pt verificarea modului de functionare a SQ precum si pt a demonstra conformitatea cu cerintele specificate:

generale - la nivel de compartiment

de persoane - la nivel de post