CAIET DE PRACTICA

Domeniul: INTREPRINDERE (compartiment finanaciar)

Introducere

In cadrul stagiului de practica, desfasurat in perioada 11 iunie 2007 - 28 iunie 2007 la departamentul financiar contabil al intreprinderii S.C. Mega Design SRL am avut ocazia sa aflu despre organizarea si activitatile efectuate de acesta.

Cu ajutorul Hotararii de Guvern nr. 1283 din 13 august 2004 am aflat date despre infiintarea si modul de organizare al intreprinderii.

Studiind organigrama si regulamentul de organizare si funnctionare al intreprinderii am obtinut informatii despre modul de organizare, functionare si atributii ale personalului angajat in cadrul departamentului financiar-contabil.

De asemenea, mi-au fost oferite informatii despre modalitatile de efectuare a inacasarilor si platilor, utilizarea documentelor folosite in cadrul acestor operatiuni si am fost invatat sa completez o serie de documente justificative cum ar fi: ordinul de compensare, cecul barat, ordinul de plata, nota contabila si o serie de facturi.

Am studiat si discutat despre planurile de investitii, balantele de verificare lunare, statele de plata, prelevarile la fondurile publice si organizarea si efectuarea controlului financiar intern.

Cap 1 Organizarea compartimentului financiar-contabil

Avand in vedere complexitatea grupului Omega-Tehnoton trebuie mentionat faptul ca departamentul financiar-contabil este construit in asa fel incat sa acopere nevoile intregului grup. Astfel exista un Departament Financiar-Contabil in cadrul caruia lucreaza un numar de 5 contabili care sunt coordonati de domnul director financiar contabil si raspund in mod direct acestuia.

Astfel celor 5 contabili le revine realizarea activitatii de contabilizare pentru un anumit numar de firme din cadrul grupului dupa cum reiese din Figura nr.1.

Directorul Eonomic este subordonat direct presedintelui grupului si analizeaza activitatea compartimentului aflat in subordonarea sa, dispune anumite masuri si raporteaza conducerii Grupului. De asemenea, el:

• Organizeaza contabilitata in cadrul grupului;
• Organizeaza controlul financiar preventiv conform legislatiei in vigoare;
• Pastreaza confidentialitatea lucrarilor incredintate;
• Propune masuri pentru eficientizarea si modernizarea activitatii grupului;
• Urmareste calitatea si corectitudinea actelor si avizelor emise de personalul din subordinea sa;
• Verifica si avizeaza corectitudinea informatiilor supuse atentiei sefului grupului;

• Coordoneaza activitatea compartimentului aflat in subordinea sa;
• Coordoneaza platile catre bugetul statului sau alte institutii publice;
• Coordoneaza platile catre furnizori, in limita disponibilitatilor bancare;

• Aplica strategia si politicile de dezvoltare economica a grupului;
• Aproba fisa postului pentru toti salariatii din subordine;
• Asigura efectuarea inventarierii patrimoniului;
• Propune bugete de venituri si cheltuieli;
• Coordoneaza intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli al grupului, stabileste masuri de incadrare in acesta;
• Coordoneaza asigurarea resurselor financiare necesare realizarii programelor de exploatare, intretinere, reparatie, modernizare, dezvoltare in corelare cu bugetul de venituri si cheltuieli aprobat;
• Coordoneaza intocmirea raportului de gestiune;
• Coordoneaza modul de aplicare si respectare a legislatiei in vigoare, a instructiunilor de serviciu, reglementarilor, ordinelor si dispozitiilor conducerii societatii;
• Previne si combate coruptia (monitorizeaza activitatea personalului care este implicat in activitati predispuse la aparitia fenomenului de coruptie, urmareste calitatea si corectitudinea actelor intocmite in cadrul compatimentului aflat in subordinea sa etc.);
• De asemenea, el are obligatia de a executa  toate sarcinile trasate de conducerea grupului.

Fiecare contabil din subordinea directorului financiar indeplineste urmatoarele sarcini

• Asigura evidenta derularii platilor catre furnizori;
• Asigura legaturile cu Directia Generala de Administrare a Marilor Contribuabili cu privire la impozitul pe salarii;
• Asigura intocmirea, pastrarea fiselor fiscale pe toata durata angajarii salariatilor sucursalei, transmitrea anuala a fisei fiscale la organul fiscal teritorial, iar fiecarui salariat cate o copie a fisei fiscale;
• Asigura procurarea de la Administratia Finantelor Publice a programului pentru calculul impozitului pe venitul global si alte programe de transmitere a datoriilor sucursalei fata de Bugetul Statului;
• Calculeaza si tine evidenta drepturilor banesti, a retinerilor legale din salariu, a datoriilor pentru fiecare salariat din centralul grupului, conform legislatiei in vigoare;
• Centralizeaza lunar declaratiile privind obligatiile de plata la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale, bugetul fondului de somaj, bugetul asigurarilor sociale de sanatate, fondul de risc, etc.;
• Intocmeste si depune pe termen scurt (pana la 31 ianuarie a fiecarui an) declaratiile privind impozitele si taxele locale, urmarind confirmarea si plata la termen catre bugetele locale;
• Efectueaza plati si transferuri de sume banesti in limitele disponibilitatilor financiare;
• Efectueaza plati in limita disponibilitatilor bancare catre furnizori, in baza situatiilor operative, a facturilor din evidenta;
• Efectueaza plati pentru ajutoarele sociale acordate salariatilor societatii in baza hotararilor CA, in limita disponibilului pentru asistenta sociala existent;
• Elibereaza adeverinte de venit, etc. pntru salariatii grupului;
• Intocmeste documentatia necesara pentru alimentarea card-urilor bancare cu drepturile banesti pentru salariatii grupului;
• Intocmeste documentatia privind constituirea si retinerea garantiilor materiale aferente gestionarilor conform legii;
• Intocmseste Fisa Fiscala nr. 1 si 2, conform legii, privind Codul fiscal cu modificarile si completarile la zi;
• Intocmeste zilnic situatia operativa privind incasarile si platile defalcate pe destinatii pe baza extraselor bancare;
• Organizeaza evidenta operativa a CEC-urilor barate si a extraselor acestora;
• Organizeaza si efectueaza deschiderea conturilor bancare si formularistica corespunzatoare, lichidarea conturilor bancare, delegari pentru salariatii care depun si ridica in si din banca, solicitari si comunicari referitoare la costuri (extras de cont, comisioane, etc.);
• Intocmeste zilnic, sau ori de cate ori este nevoie ordine de plata (documentele de plata);
• Raporteaza lunar serviciului financiar al societatii fondul se somaj, fondul de asigurari sociale, fondul de sanatate, fondul de accidente de munca si boli profesionale si alte fonduri constituite conform legilor in vigoare;
• Recalculeaza si regularizeaza anual impozitul pe salarii pentru personalul grupului;
• Studiaza permanent legislatia in vigoare cu privire la modificarile ce apar in legatura cu activitatea financiar contabila;
• Verifica deconturile pentru deplasari in tara, pentru cheltuieli de protocol si gospodaresti dupa care avizeaza plata sumelor care se justifica;
• Verifica zilnic extrasele de cont si urmareste permanent corespondenta cu banca in vederea derularii operatiunilor financiare;
• Executa codificarea unitara a materiilor prime, materialelor si pieselor de schimb utilizate de subunitatile din subordinea sucursalei;
• Urmareste valorificarea materialelor si deseurilor rezultate in procesele de reparatii, casari de bunuri, aflate in gestiunea unitatilor de electrificare;
• Asigura necesarul de publictii interne si de specilitate (ziare, reviste, Monitorul Oficial, Foaia Oficiala, Buletin Comercial, Standarde, Coletii Legislative);
• Are atributii in domeniul prevenirii si combaterii coruptiei;
• Executa orice alte sarcini in domeniile specifice trasate de conducerea grupului;

Cap. 2 Modalitati de efectuare a incasarilor si platilor de catre intreprinderi

Printre cele mai uzuale modalitati de plata folosite de Mega Design se numara cele care se realizeaza prin intermediul unor documente cum ar fi: biletul la ordin, ordinul de plata, cecul barat, foaie de varsamant, dispozitie de plata, borderouri. Alte modalitati de plata sunt cele care se realizeaza cu ajutorul sistemului electronic de plata cum ar fi: standing orders, direct debits, viramente directe si altele.

Biletul la ordin (promissory note) este socotit a fi o varianta a cambiei si este un inscris prin care o persoana fizica sau juridica (emitentul) se obliga sa plateasca unei alte persoane (beneficiarul), sau la ordinul acesteia, o suma de bani la scadenta (la un anumit termen sau la prezentare).

Ordinul de plata reprezinta dispozitia data de o persoana, numita ordonator, unei banci, de a plati o suma determinata in favoarea unei alte persoane, numita beneficiar, in vederea stingerii unei obligatii banesti a ordonatorului fata de beneficiar.
            Partile implicate in derularea unui ordin de plata sunt: ordonatorul, cel care initiaza operatiunea, beneficiarul, cel in favoarea caruia se face plata si bancile care au rolul de prestatoare de servicii.

Cecul barat denumit astfel deoarece prezinta doua bare paralele pe fata formularului de cec (barare generala), acesta fiind decontat intre banci prin virament (nu poate fi platit prin numerar). Daca intre cele doua bare se precizeaza numele unei banci (barare speciala), cecul nu poate fi platit decat la acea banca, in contul curent al beneficiarului. In plus, cecul barat nu poate fi andosat (spre deosebire de cecul nebarat care poate circula de la o persoana la alta prin gir).

Foile de varsamant sunt foi fiscale de depunere a platilor, prin care agentii economici sau persoanele fizice vor putea efectua mai multe plati in acelasi timp.

Programele de standing orders sunt folosite de firma Mega Design, si nu numai, mai ales pentru plata unor rate sau comisioane (administrare de conturi de exemplu) lunare sau a unor alte plati care se efectueaza cu regularitate.

Ordinul de compensare - formular cu regim special, care circula numai in original si nu se deconteaza prin banca, nu se schimba contra numerar si priveste numai obligatii certe fara dobanzi si penalizari. Formularul se completeaza in doua examplare de catre agentul economic initiator (exemplar albastru si rosu). In el se inscrie suma pentru care se face compensarea, se semneaza de catre agentii economici (initiatorul si destinatarul), iar pe verso se inscriu numarul facturilor compensate, data lor, valoarea facturata si valoarea compensata. Cu acest formular se deconteaza numai contravaloarea facturilor dintre cei doi paticipanti la compensare (pentru ordinul de compensare direct) sau facturile participantilor la compensare (cand compensarea se face in circuit). La final se transmite primul exemplar de catre platitor, beneficiarului. Ordinul de compensare are anexat protocolul incheiat la contractul de compensare a datoriilor reciproce . 

Factura fiscala - este un formular tipizat cu regim special, cu serie si numar atribuite de Directia Generala a Finantelor Publice, care cuprinde date despre furnizor in partea stanga sus (denumire, numar de inmatriculare in Registrul Comertului, cod fiscal, sediul, capital social si unitatea bancara in care se va face plata), data despre cumparator in partea dreapta sus (denumire, numar de inmatriculare in Registrul Comertului, cod fiscal, sediul, capital social si unitatea bancara din care se va face plata). Intre aceste doua elemente este inscris numarul facturii si data livrarii. In continuare se regasesc date depre denumirea produselor/serviciilor funizate, unitate de masura, cantitate, pret unitar (fara TVA), valoarea si valoarea TVA. Ultimul rand este rezervat pentru total valoare produse, respectiv, TVA si accize (unde este cazul). Formularul se incheie cu semnatura si stampila funizorului si date privind expeditia;

Cap.3 Finantarea investitiilor si activitatii de exploatare

Activitatea de exploatare a S.C. Mega Design SRL este finantata, in mare parte, din fonduri proprii, societatea obtinand venituri din activitatea sa principala care consta in realizare de panouri publicitare, totemuri, pancarde sau bannere si alte astfel de elemente de publicitate out-door

De asemena, se pot obtine venituri din desfasurarea unor activitati secundare cum ar fi: servicii de intretinere tehnica si reparare a acestor elemente de publicitate. De asemenea, ea mai poate utiliza si creditele bancare sau alte surse financiare (cere de cele mai multe ori se refera la surse care provin din donatii sau altele)

Cap. 4 Calcularea amortizarii mijloacelor fixe

Regimul de amortizare folosit de Mega Design este cel al amortizarii liniare, avand in vedere faptul ca firma e si destul de mica si nu detine prea multe mijloace fixe.

Situatia mijloacelor fixe la data de 31.05.2007

- RON -

Tabelul nr.1

Presa (amortizata liniar in 5 ani): 20% x 3.570 = 714 pe an si 59,5 lunar

Imprimanta industriala (amortizata liniar in 5 ani): 20% x 4.450 = 890/an si 74,16/luna

Aparat inscriptionare (amortizat liniar in 5 ani): 20% x 975 = 195/an si 16,25/luna

Autoturism (amortizat liniar in 15 ani): 6,66% x 3.275 = 218,11/an si 18,175/luna

Imprimanta office (amortizata liniar in 5 ani): 20% x 400 = 80/an si 6,66/luna

Birou (amortizat liniar in 5 ani) : 20% x 350 = 70/an si 5,83/ luna

Cap. 5 Stabilirea rezultatelor financiare

Societatile comerciale incadrate prin reglementari speciale in categoria microintreprinderilor, printre care se numara si Mega Design SRL, aplica reguli contabile specifice. Astfel rezultatele financiare pentru microintreprinderi se compun din:

a.       bilant

b.      cont de profit si pierdere

a. Bilantul este prima componenta a situatiilor financiare anuale si prezinta situatia patrimoniului unei interprinderila sfarsitul exercitiului curent, comparativ cu exercitiul precedent, printr-un sistem de indicatori

Bilant

Incheiat la data de 31 decembrie 2006

b. Contul de profit si pierdere - cea de-a doua componenta a situatiilor financiare - sintetizeaza ansamblul operatiilor care au loc in cadrul unei unitatisi care conduc la formarea rezultatului financiar al exercitiului. In timp ce in Bilant rezultatul financiar este doar constatat, in Contul de profit si pierdere, acest rezultat este explicat.

Contul de profit si pierdere

Cap. 6 Calculul prelevarilor la fondurile publice

Deoarece firma Mega Design isi realizeaza activitatea intr-un spatiu inchiriat singurele prelevari care se fac la fondurile publice se refera la impozitul pe profit, la contributiile salariale, plata TVA-ului si a impozitului pe mijloacele de transport.

a.      Impozitul pe profit

Daca rezultatul fiscal este profit, atunci se calculeaza impozitul de profit care urmeaza a fi prelevat la fondurile publice. Impozitul pe profit pentru Mega Design SRL se determina astfel:

• Total Venituri: 5.677
• Total Cheltuieli: 5.163,1
• Cheltuieli nedeductibile:

Cheltuieli cu impozitul pe profit: 40

Amenzi si penalitati: 23

Rezultatul fiscal = Venituri Totale - Cheltuieli Totale + Cheltuieli Nedeductibile -  - Deduceri Fiscale - Pierdere Fiscala Reportata

Rezultatul fiscal = 5.677 - 5.163,1 + 63 = 576,9

Impozitul pe Profit = 16% x Profitul fiscal = 16% x 576,9 = 92,304

b. Contributiile salariale

Pentru a putea calcula contributiile salariale datorate de angajator, dar si cele care sunt stopate de la angajati, pentru a fi prelevate la fondurile publice se iau in calcul conditiile de munca prin care se stabileste un procent de de 19,5% pentru CAS in cazul angajatorului si de 9,5%, in cazul angajatului. Mai e nevoie sa cunoastem, bineinteles fondul de salarii brute realizate care a fost, pentru luna mai de 18.459 RON.

Contributiile salariale se platesc, pe baza Declaratiei 100 (completata in doua exemplare si pe suport magnetic), la Directia de Finante pana pe data de 25 a lunii in curs, pentru luna precedenta.

Constituire contributii datorate de societate

Total CAS datorata de angajator:19,5% x 18.459 = 3600

Total contributii FAAMBP: 0,905% x 18459 = 167

Total contributii la asigurari de sanatate: 6% x 18459 = 1108

Total contributii somaj: 2% x 18459 = 369

Comision carti munca: 1% x 18459 = 185

Constituire contributii datorate de salariati

CAS asigurati: 9,5% x 18459 = 1758

Ajutor Somaj: 1% x 18459 = 185

Contributii pentru asigurari de sanatate: 6,5% x 18459 = 1202

c. Calculul TVA- ului de plata

Cu ocazia intocmirii decontului de TVA (care se realizeaza de cele mai multe ori lunar), se stabileste daca societatea comerciala are de platit sau de recuperat TVA, comparand totalul TVA colectata (potrivit vanzarilor) cu totalul TVA deductibila (potrivit cumpararilor). Situatiile posibile sunt:

TVA deductibila este mai mare decat TVA colectata (deoarece vanzarile au avut un volum mai redus) atunci creanta este mai mare decat datoria si diferenta dintre ele este o creanta reflectata ca TVA de recuperat. In acest caz este evident ca nmu se mai platesti un impozit catre stat si de aceea aceasta situatie a fost numita suma negativa a teaxei pe valoare adaugata.

TVA colectata este mai mare decat TVA deductibila (cumpararile au un volum mai redus), atunci datoria este mai mare decat creanta si aceasta diferenta e reflectata ca TVA de plata.

Pentru luna mai 2007, Mega Design SRL a inregistrat TVA deductibila de 80,52RON si TVA colectata de 543,32 RON.

Astfel vor fi prelevate la fondurile publice sume in valoare de 462,80 RON reprezentand TVA de plata pe luna mai 2007 pentru Mega Design SRL

TVA-ul de plata se plateste lunar, pa baza declaratiei de TVA care se depune la organul fiscal local pana pe data de 25 a lunii in curs, pentru luna precedenta.

c.       Impozitul privind mijloacele de transport

taxa asupra mijloacelor de transport pentru persoane juridice[1]

Mega Design SRL detine un autoturism Toyota Carina cu o capacitate cilindrica de 1587 cm³ si urmeaza a plati un impozit de 7 RON pentru fiecare 200 cm³ ceea ce rezulta in plata unui impozit de 55,55 RON pentru acest autoturism

Impozitul pe mijloace de transport se stabileste pe baza declaratiei de impunere care se completeaza anual si se depune la finantele publice locale pana pe data de 31 ianuarie a fiecarui an. Impozitul se plateste trimestrial, in transe egale.

Daca se intarzie cu plata acestor impozite unitatea este obligata sa calculeze si sa vireze majorari, penalitati si dobanzi.

Cap. 7 ORGANIZAREA SI EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU (INTERN)

La S.C. Mega Design SRL. controlul financiar preventiv propriu este organizat conform prevederilor Ordinului Ministerului Finantelor Publice Nr. 522 prin care se aproba Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv cu modificarile si completarile ulterioare.

Controlul financiar preventiv propriu are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni care nu respecta conditiile de legalitate si regularitate si/sau, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament si prin a caror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public si/sau fondurile publice.

Controlul financiar preventiv consta in verificarea sistematica a opretiunilor care fac obicetul acestuia din punct de vedere al:

Respectarii tuturor prevederilor legale;

Indeplinirii sub toate aspectele a principiilor si a regulilor procedurale si metodologice;

Incadrarea in limitele si destinatia creditelor bugetare sau angajamentelor dupa caz;

Controlul financiar preventiv al operatiunilor se exercita pe baza actelor si documentelor justificative certificate in priviinta realitatii, regularitatii si legalitatii, de catre conducatorii compartimentelor de specialitate emitente. El se organizeaza in cadrul compartimentelor financiar-contabile si se exercita prin viza de persoana imputernicita - in scris - in acest sens de catre conducatorul unitatii (contabilul-sef). Persoana care exercita controlul financiar preventiv trebuie sa fie alta decat cea care aproba si efectueaza operatiunea supusa vizei. Ea trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: competenta profesionala, independenta decizionala, obiectivitate, conduita morala, confidentialitate si incompatibilitate.

Viza de control financiar preventiv se exercita prin aplicarea sigiliului personal care trebuie sa cuprinda denumirea unitatii, mentiunea "vizat pentru control financiar preventiv", numarul sigiliului si data acordarii vizei. Toate documentele prezentate la viza de CFP se inscriu intr-un "Registru privind operatiunile rezentate la viza de control financiar preventiv". Daca nu sunt respectate cerintele legale, documentele sunt restituite emitentului precizandu-se in scris motivele restituirii.

Daca in urma verificarii se constata ca operatiunile nu indeplinesc conditiile de legalitate imputernicitul cu controlul financiar preventiv va refuza motivat in scris acordarea vizei de CFP consemnand acest fapt si in registru operatiunilor supuse CFP, comunicand acest fapt si conducatorului unitatii. Cu exceptia cazurilor in care refuzul de viza se datoreaza depasirii creditelor bugetare, operatiunile refuzate la viza se pot efectua pe propria raspundere a conducatorului unitatii, dar contrbilul-sef va informa Ministerul Finantelor Publicesi organul ierarhic superior.