Auditul - atribut al unui management performant

Pregatirea si formularea deciziilor manageriale privind imbunatatirea performantelor organizatiei impun nevoia cunoasterii stadiului de implementare a deciziilor anterioare, dar si a celui de functionalitate si / sau conformitate a proceselor afectate. Atingerea acestor deziderate este facilitata de actiuni de verificare-cercetare specifice, care ofera imaginea fidela a starii structurilor si proceselor proprii organizatiei. Concluziile obtinute vor servi ca baza de formulare a noilor masuri reparatorii sau de conformare, in cazul identificarii de disfunctii si/sau ecarturi, sau de imbunatatire a inductorilor de gestiune pentru perfectionarea functionalitatii sistemului analizat.

Pertinenta si aplicabilitatea deciziilor in timp real, monitorizarea implementarii lor, in conditiile unui mediu concurential, adesea ostil, determina nevoia unui set de metode si tehnici adecvate, care sa-i ofere managerului posibilitatea unei informari complete asupra starii de sanatate economico-financiara a organizatiei. In acest context trebuie privit auditul (intern sau extern), ca instrument de asistenta manageriala care permite obtinerea unei imagini fidele asupra realitatii vietii interne a organizatiei in ansamblu sau pe structuri sau procese predefinite, folosind tehnici de lucru adecvate.

Auditul este o examinare profesionala a unei informatii in vederea exprimarii unei opinii responsabile si independente, prin raportarea la un standard de calitate.

Auditul este o tehnica de investigare a functionalitatii si conformitatii unui proces, proiect sau firma, relativ noua in inventarul de metode si tehnici aflate la dispozitia specialistilor - auditori din tara noastra. Este o maniera/demers de cercetare postfactum care, pornind de la obiective prestabilite, pe baza unui sistem de criterii/referentiale, permite auditorului sa emita o opinie independenta si calificata, eventual sa formuleze si unele recomandari privind functionalitatea si/sau conformitatea proceselor studiate. Caracteristicile sale definitorii sunt: coerenta si omogenitatea actiunilor intreprinse, repetitivitatea, normalizarea metodelor de lucru si independenta auditorului.

Specialistii in domeniu afirma in mod constant ca auditul este un demers specific ce nu trebuie confundat cu alte tehnici de investigare a situatiilor organizatiilor si a structurilor economico - sociale, cum ar fi: controlul, expertiza, inspectia, studiile, medierea etc. Intr-adevar, auditul este o maniera particulara de cunoastere pragmatica a realitatii punctuale interne a entitatii auditate, bazata pe

procedee de studiu ex-post comune, dar si pe unele proceduri specifice, incepand cu observarea directa a actelor si faptelor, calcule statistice, diagrame, teste de conformitate, chestionarea scrisa sau orala etc.

Spre deosebire de audit, controlul are un dublu sens:

. de stapanire a unei situatii, a unui proces tehnologic, a unui sistem de management, a unui program;

. de verificare a unei regularitati sau conformitati privind realizarea unui proiect/proces sau rezultat, comparativ cu exigente prestabilite, cu scopul de a descoperi eventualele anomalii sau abateri, pe care le va semnala conducerii.

Auditul nu este o sentinta - exprimarea unei opinii favorabile sau defavorabile cu privire la un lucru, o situatie etc. Auditorii lucreaza cu o baza de date cuprinzatoare asupra situatiilor analizate,

construita pe fapte si dovezi tangibile, ce va permite identificarea criteriilor obiective de audit.

De asemenea, nu se confunda nici cu inspectia, care este o activitate de control sau de ancheta realizata pe baza unui ordin de misiune, generat de un anumit eveniment petrecut sau de o dorinta a

managerului, de o entitate specializata.

Ancheta consta in studiul metodic al realitatii faptelor si actelor pe baza de dovezi palpabile, folosind tehnica chestionarelor, interviul; este ea insasi instrument de cercetare in audit, dar trebuie completata cu alte instrumente de lucru, cum ar fi, de exemplu, evaluarea.

Evaluarea este o procedura de cunoastere in audit, care urmareste sa stabileasca expresia cantitativa sau valorica atribuita unui obiectiv/rezultat, pe baza criteriilor de audit/referentialelor anterior stabilite, pe baza carora se vor preciza punctele forte si/sau slabe identificate si sursele de oportunitati sau pericole. Evaluarea unei functiuni a organizatiei, pornind de la principiul ca orice proces economic - social este, concomitent, consumator de resurse si generator de efecte, presupune o examinare a intrarilor - mijloace si resurse alocate - comparativ cu rezultatele obtinute. In auditul functional sau in cel de anticipatie are sensul de apreciere circumstantiala a gradului de realizare a unei politici, a unui program sau a unui proiect. In cazul auditului de conformitate, este o procedura cognitiva ce permite constientizarea mizelor, impacturilor si consecintelor din identificarea anomaliilor si stabilirea ecarturilor dintre situatiile analizate si exigentele standardizate sau reglementate.

In functie de campul de aplicatie si de obiectivele fixate, putem discuta de audit financiar - contabil, fiscal social, juridic, operational, informatic etc.

Din punctul de vedere al raporturilor cu managementul organizatiei, identificam doua tipuri de audit: audit intern si audit extern.

Auditul extern este independent de organizatia cercetata, de managementul acesteia, avand menirea de a certifica regularitatea, sinceritatea si imaginea fidela a conturilor, rezultatelor financiare, a situatiilor etc. Operatorul/auditorul va exprima opinia sa independenta si calificata in fata managerilor, insa aceasta va servi tuturor celor interesati: actionari, bancheri, clienti, furnizori, autoritati de tutela etc. Auditul extern poate fi o activitate reglementara, executata de persoane juridice/fizice numite sau o misiune contractuala, permanenta sau ocazionala, stabilita de comun acord de auditor si entitatea auditata.

Auditul intern este "tot ceea ce ar trebui sa faca un manager pentru a se asigura ca are un bun control asupra situatiilor, daca ar avea timp si daca ar sti cum sa procedeze" . Trebuie retinut ca auditul intern este o functie a managementului, este o profesie care nu improvizeaza si, ca atare, trebuie sa fie realizata de catre specialisti. Auditul intern este apanajul unui / unor salariati ai organizatiei care lucreaza in folosul managerilor sai, punand in evidenta nivelul de stapanire asupra activitatilor; in cazul in care constata disfunctii, acestia pot face recomandari de imbunatatire.

Auditorul intern este un consultant cu autonomie in a formula recomandari, si nu un controlor; aceasta autonomie ii este conferita de normele de referinta, metodele si instrumentele adecvate de care

dispune, insa activitatea sa trebuie sa se incadreze in normele deontologice fixate de normele de audit intern.

La baza auditului se afla referentialele (numite "criterii de audit", conform normelor ISO 9000), sisteme de criterii specifice fiecarui demers de audit, prin care se defineste ansamblul exigentelor sau prescriptiilor (norme, modele, directive, obiective, reglementari, ghiduri etc.), impuse organizatiei (exogene) sau definite de manageri (endogene), la care auditorul se va raporta in realizarea comparatiei dintre starea de fapt si starea dorita sau proiectata.

Principala caracteristica a unui sistem referential, privit, ca mai sus, drept element constitutiv al demersului de audit, o reprezinta specificitatea acestuia pentru fiecare misiune de audit, indiferent

daca este prestabilit, prescris, elaborat in cadrul fazei de analiza si investigare sau daca este completat in urma derularii unei faze de evaluare.

Nu exista un sistem de criterii general valabil, asa dupa cum nu exista o reteta universal valabila care, odata aplicata, sa asigure un audit complet si un rezultat garantat. Rationamentul auditorului este cel care va prevala in ultima instanta, fapt care face ca printre valentele conferite acestuia sa se afle, alaturi de aplicarea unor norme antefezate, si adoptarea unor reguli de eficacitate si eficienta constituite pe linia demersului de audit, experimentate si validate, precum si imaginarea, conceperea si elaborarea unor criterii de referinta dezirabile si posibile.

Rezulta din aceasta existenta a trei categorii de referentiale de care uzeaza auditorul pentru o evaluare obiectiva si care sa il conduca la o decizie in cunostinta de cauza - referentiale (criterii) normative predesemnate, impuse, referentiale constituite din dispozitive, procese de eficacitate construite pe linia demersului de audit experimentate si validate si, in sfarsit, referentiale reprezentate prin situatii, actiuni, finalitati, proiectii de imagini, simulari - ale caror repere constitutive se aplica separat sau combinat in functie de tipul de audit.

Obiectivul final al procesului de audit, indiferent de tipul cestuia, consta in imbunatatirea utilizarii informatiei , prin comunicarea ezultatelor catre utilizatorii interesati.

Comunicarea rezultatelor imbraca forma unor recomandari si impune anumite rigori auditorului, profesionistului in domeniu care, aflat in fata unui mediu complex, incert in ceea ce priveste rezultatele si impactul activitatilor, trebuind sa dea raspuns la doua principale intrebari (ce trebuie/ar trebui facut si cum sa se faca), formuleaza recomandari de orientare generala si/sau sfaturi practice prin care sa se indice, cu mai multe sau mai putine detalii, directiile de actiune si mijloacele adecvate, menite sa aduca ameliorari calitative si cantitative, sa corecteze situatiile intalnite.

Formularea recomandarilor se realizeaza pe baza unei concluzii, a unui diagnostic elaborat dupa derularea procesului de investigare si evaluare, in momentul in care constatarile efectuate sunt suficiente pentru enuntarea problemei, indicarea naturii sale, a cauzelor care au generat simptoamele observate, a consecintelor sale efective sau posibile.

Auditorul nu trebuie sa intervina nici in punerea in practica a masurilor corective si ameliorative stabilite, nici in urmarirea realizarii lor. In conditiile in care conceptul de audit se rafineaza tot mai mult, diferitele tipuri de audit, scopul acestora si chiar mijloacele si tehnicile utilizate fiind intr-o continua evolutie si adaptare la transformarile din mediu, ca in orice alt domeniu ce se   bazeaza pe economic si/sau social, este necesara o pregatire profesionala continua din partea auditorului.

1.1 Evolutia auditului de management ca disciplina stiintifica si ca practica

In urma cu trei decenii, auditul era inca definit ca " o cercetare care consta in examinarea si verificareainregistrarilor si documentelor contabile cu privire lasocietate, in general, (organizatia, firma, institutia n.n.) sau la afacerile acesteia; raportul final al unei asemenea examinari" .

Asa cum se poate observa, definitia relationeaza, in mod strict si exclusiv, fenomenul auditarii cu activitatile contabile. In prezent, formula consemnata mai sus este complet depasita. Ea ramane importanta, totusi, deoarece introduce sintagme precum ".examinarea si verificarea" si "raportul final".

In sensul sau cel mai cuprinzator, prin audit se intelege orice examinare/expertizare a unei entitati (procedura, tranzactie, activitate, produs, operatiune, proces, sistem, raport, relatie etc.) in vederea verificarii analitice a tuturor aspectelor aferente acesteia, astfel incat sa se poata emite judecati de valoare pe deplin calificate,

avand o incarcatura informationala cat mai completa si obiectiva (stiintifica). Pentru a se realiza un grad semnificativ de relevanta, se impune, insa, utilizarea expresiei "audit", indeosebi in sens restrans, adica dupa o prealabila definire a acesteia, constand in delimitarea sferei sale de cuprindere, a limitelor aplicabilitatii si a continutului operatiunilor tehnice concrete ce urmeaza a fi

derulate.

1.2 Tipologia abordarilor de audit

Exista reprezentari potrivit carora auditarea managementului s-ar justifica numai prin aceea ca solutioneaza, intr-o oarecare masura, deficitul de incredere pe care-l manifesta esalonul superior (cel care face numirea/revocarea in/din functie, alocarea de fonduri, proprietarul care a mandatat administrarea bunul sau etc.) fata de managerul/responsabilul subordonat. Exista, de asemenea, conceptii referitoare la auditarea managementului care evidentiaza, indeosebi, rolul acestuia.

A U D I T U L M A N A G E M E N T U L U I

FUNCTIUNILE

ORGANIZATIEI

cercetarea-dezvoltarea activitatea de baza

schimburile cu mediul financiar

contabilitatea

personalul

FUNCTIILE

MANAGEMENTULUI

previziunea

organizarea

coordonarea

antrenarea

controlul-evaluarea

SISTEMUL

DE MANAGEMENT

decizional

informational

organizatoric

metodologic

alte subsisteme

1.3 Auditul calitatii managementului

De la prima sa aparitie si pana in prezent, definitia auditului calitatii a inregistrat o continua evolutie, in sensul ca formulei initiale i s-au adaugat, constant si consecvent, noi conotatii. Prezentam, spre exemplificare, doua dintre definitiile semnificative, formulate la un interval de aproape un deceniu.

Definitia din 1990 prezinta auditul calitatii ca fiind o examinare ".sistematica si independenta, pentru a se determina daca activitatile privind calitatea si rezultatele aferente acestora sunt in acord cu intelegerile contractuale planificate si daca aceste intelegeri sunt indeplinite in mod eficace si sunt corespunzatoare pentru atingerea obiectivelor". Enuntul contine elemente semnificative privind determinarea calitatii prin referire la gradul de adecvare a actiunilor la obiectivele organizatiei, precum si la eficacitatea activitatilor intreprinse pentru atingerea acestora. Apreciem ca posibila aplicare a definitiei in cadrul procesului de auditare a managementului prezinta, insa, o serie de insuficiente, intrucat nu precizeaza care sunt proprietatile concrete ale prestatiei conducatorului, ce se pot avea in vedere pentru determinarea, in mod practic a calitatii inerente, ca suma matriceala a caracteristicilor

cercetate si evaluate.

Auditul managementului poate fi definit ca un sistem expert si independent de cercetare, menit sa evidentieze material probant care, raportat la un sistem referential prestabilit, permite formularea constatarilor pe care se intemeiaza o opinie calificata (in conditiile materialitatii si ale riscului specific), tinzand catre o asigurare rezonabila (atestare/certificare/validare) in legatura cu

calitatea, nivelul de performanta si/sau functionalitatea entitatii de management investigata.