Organizarea procesuala

Organizarea procesuala

In cadrul functiei de previziune a managementului se stabilesc obiectivele firmei care reprezinta caracterizari cantitative si calitative ale scopurilor sau telurilor urmarite de aceasta, atat in ansamblul cat si de fiecare dintre componentele sale. Dupa: importanta, sfera de cuprindere, personalul antrenat pentru indeplinirea lor si perioada de timp la care se refera obiectivele previzionate acestea sunt diferentiate in:

obiective generale,

derivate I,

derivate II,

specifice,

individuale.

Aceste obiective au o structura arborescenta in sensul ca un obiectiv de nivel superior se expliciteaza prin doua sau mai multe obiective de nivel imediat inferior.

Pentru indeplinirea obiectivelor generale stabilite pentru ansamblul firmei, pentru perioade lungi de timp, trebuie antrenat intreg personalul firmei sa desfasoare procese complexe de munca si sa utilizeze rational celelalte resurse disponibile. Rezulta ca, la nivelul ansamblului firmei se poate stabili o corespondenta intre obiectivele generale ale acesteia si procesele complexe de munca necesare pentru atingerea acestor obiective generale. Asa cum, prin analiza, obiectivele generale ale firmei sunt divizate succesiv in obiective mai putin cuprinzatoare (derivate, specifice, individuale) si procesele complexe de munca se divizeaza in componente din ce in ce mai simple.

Componentele proceselor complexe de munca cu care opereaza organizarea procesuala sunt:

functiunile;

activitatile;

atributiile;

sarcinile;

operatiile.

Chiar daca diviziunea ar putea continua evidentiind in continuare componente din ce in ce mai simple (complexe de manuiri, manuiri, complexe de miscari, miscari) acestea fac obiectul studiului metodelor de munca si al normarii muncii. Schematic corespondenta dintre diferitele categorii de obiective si componentele proceselor complexe de munca se prezinta in figura 1.3.

Functiunea este data de ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare care se desfasoara pentru realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective derivate de gradul I.

Realizarea unor obiective derivate de gradul I necesita derularea unor procese de munca din diferite domenii (tehnic, financiar, comercial, s.a.) si subdomenii (constructii de masini, electrotehnica, confectii, s.a.) de catre angajati care au nivele de pregatire diferite (muncitori, maistrii, ingineri).

Ca urmare in cadrul firmelor mari si mijlocii, sunt individualizate 5 functiuni principale: cercetare - dezvoltare, productie, comerciala, financiar - contabila si personal chiar daca nivelul de dezvoltare al acestora difera de la o firma la alta, in functie de specificul fiecareia. La randul sau, fiecare functiune se divide in mai multe activitati. De exemplu, functiunea comerciala cuprinde activitatile de marketing, aprovizionare si vanzare.

Figura 1.3. Corespondenta obiective - componente ale proceselor de munca

Activitatea cuprinde categorii de munca mai omogene decat functiunea si este constituita din ansamblul de atributii care conduc la realizarea obiectivelor derivate de gradul II. Avand o sfera de cuprindere mai redusa decat functiunea, presupune procese de munca cu un grad mai mare de omogenitate ce necesita cunostinte din domenii bine determinate. Concretizand, activitatea de aprovizionare a unei firme reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura procurarea resurselor fizice necesare realizarii obiectivelor. Ca exemplu de atributii in care se divide activitatea de aprovizionare se retin:

- elaborarea necesarului de aprovizionat;

- emiterea de comenzi la furnizori;

- incheierea de contracte cu furnizorii;

- urmarirea derularii contractelor;

- dimensionarea corecta a stocurilor;

- depozitarea resurselor materiale.

Atributia este componenta activitatii care incumba responsabilitate, necesita competenta si este data de ansamblul de sarcini identice sau omogene ce permit realizarea unor obiective specifice.

Definitia evidentiaza ca atributia are trei laturi:

actionala (sau procesuala),

atitudinala,

- formala (sau profesionala).

Aceste laturi se concretizeaza in sarcinile ce trebuiesc indeplinite, responsabilitatile pe care le incumba si competentele necesare. Cele trei laturi ale atributiei alcatuiesc ceea ce este cunoscut sub denumirea de "triunghi de aur" al organizarii si este prezentat in fig.nr.1.4.

Sarcina este o unitate de munca individuala care reprezinta o actiune clar formulata si desfasurata dupa o procedura stabilita pentru realizarea unui obiectiv individual bine precizat.

Daca atributiile sunt proprii firmelor si compartimentelor din cadrul acestora, sarcinile sunt stabilite pentru angajatii care actioneaza fie individual, fie in grup pentru realizarea obiectivelor.

Aducerea la indeplinire a unei sarcini presupune efectuarea unui sir de operatii care se inlantuie dupa o anumita logica.

Operatia este componenta unei sarcini de munca care din perspectiva organizarii procesuale este indivizibila, ea putand fi realizata in acelasi timp si in cadrul aceluiasi loc de munca de un singur executant. Ca urmare, operatia are un caracter concret si presupune definirea unei proceduri sau a unui mod de lucru si precizarea locului si a timpului de executie.

Figura 1.4. Triunghiul de aur al organizarii

Responsabilitatea concretizeaza latura atitudinala si reprezinta obligatia de a indeplini anumite sarcini de munca, implicand totodata si raspunderea pentru rezultatele obtinute in urma indeplinirii lor. La repartizarea sarcinilor de munca si implicit a responsabilitatilor trebuie sa se urmareasca individualizarea precisa a acestora pentru ca numai asa se poate crea un cadru organizat al activitatilor.

Competenta concretizeaza latura formala a atributiei si este data de capacitatea unui angajat de a indeplinii corespunzator o sarcina. Competenta are doua componente principale. Prima dintre ele, considerata competenta intrinseca, este data de nivelul de cunostinte teoretice si practice si de experienta acumulata. Cea de a doua, este componenta atribuita prin decizii ale superiorilor si se concretizeaza prin nivelul ierarhic si pozitia ocupata intr-o structura organizationala.

Este evident ca, intotdeauna competenta atribuita trebuie sa fie in mod indispensabil insotita de cea intrinseca sau altfel spus autoritatea ierarhica trebuie sa fie dublata de autoritatea cunostintelor.

In finalul acestui paragraf se subliniaza inca o data importanta componentei procesuale a organizarii derivata din faptul ca analiza, pune in evidenta elementele din ce in ce mai simple ale proceselor complexe de munca, elemente cu care urmeaza sa opereze in continuare prin sinteza, componenta compartimentala a organizarii.