CICLUL DE VIATA AL UNUI

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

Proiectele se realizeaza intr-o succesiune de etape, pornind de la un document strategic de dezvoltare din care se desprinde ideea de proiect intr-un anumit domeniu (de ex. resurse umane, infrastructura, mediu, turism etc.), care apoi este formulata, implementata si in final evaluata, cu scopul de a crea conditiile necesare pentru realizarea unor actiuni viitoare de dezvoltare.

Figura 6. Ciclul proiectului: principalele documente si decizii

1. Programarea si identificarea

A) Programarea este prima faza a managementului ciclului de proiect care consta in stabilirea cadrului general de cooperare al UE cu o anumita tara sau regiune a unei tari.

Printr-un proces de consultare si negociere intre guvernul national, donatori si alti factori interesati, urmarind analiza problemelor si a oportunitatilor de dezvoltare ale tarii sau regiunii in cauza si tinand cont in acelasi timp de prioritatile UE si ale tarii beneficiare, ca si de actiunile altor organizatii finantatoare, de capacitatea financiara a UE si a tarii sau a regiunii receptoare, se convine acordarea sprijinului pe anumite domenii de activitate si se schiteaza idei de programe. Rezultatul se regaseste intr-un Document Strategic de Tara sau Regional.

Exercitiul de programare respectiv identifica proiectele pentru implementarea prin twinning.

B) Identificarea

Conform cadrului stabilit de Documentul Strategic de Tara sau Regional, se analizeaza problemele (situatiile dificile, care nu convin si pe care dorim sa le depasim), nevoile si interesele posibililor factori interesati si se identifica acele idei de proiecte care urmeaza sa fie aprofundate.

In planul organizarii ANAF, elaborarea fiselor standard de proiect se face de catre UIP impreuna cu directiile de specialitate beneficiare care identifica necesitatile si propun ideile de proiect care se inscriu in criteriile de eligibilitate a proiectelor potrivit asistentei financiare nerambursabile acordate MFP si in vederea asigurarii compatibilitatii si coerentei diferitelor programe de asistenta nerambursabila.

Selectarea partenerilor de twinning

Decizia de a solicita asistenta de twinning evidentiaza faptul ca administratia tarii beneficiare are nevoie de asistenta in sectorul public in vederea obtinerii de rezultate obligatorii, care nu pot fi obtinute prin intermediul asistentei tehnice traditionale din sectorul privat.

Solicitarea pentru propuneri de twinning (ce include fisa proiectului) este publicata pe site-ul institutiei beneficiare in cauza. Fiecare fisa de proiect de twinning poate include doar un singur proiect de twinning.

Este sarcina Punctului national de contact din statul membru sa asigure difuzarea fisei de proiect la ministere, administratii sau institutii si sa coordoneze raspunsurile, precum si conformitatea cu criteriile minime ale propunerii.

Propunerea facuta de statul membru trebuie sa includa anumite informatii minime pentru ca propunerea sa fie acceptata. Aceasta trebuie sa fie descrisa intr-un document succint, avand formatul din Anexa C2 din Manualul de twinning - model de propunere (cu accent pe calitate si nu pe cantitate).

Statele membre au aproximativ 6-8 saptamani (6 saptamani pentru twinning light si 8 saptamani pentru twinning) pentru a-si pregati propunerile. Termenul limita stabilit de Autoritatea contractanta, OPCP, va fi prezentat in mesajul cu care circula fisa in statele membre. Termenul limita de primire a propunerilor trebuie sa fie in concordanta cu acesta in vederea asigurarii transparentei si a unui tratament egal pentru toti participantii. De regula, Punctul national de contact din statele membre trebuie sa inainteze propunerile, prin mail, catre Comisia Europeana si tara beneficiara pentru a se incadra in termenul limita. Dupa aceea, trebuie sa fie trimisa o copie semnata.

Cererea se lanseaza de 2 ori, dupa care a treia oara se transforma in proiect de asistenta tehnica la care pot participa si parteneri privati, iar regulile de implementare, monitorizare si evaluare sunt altele.

Regula generala este aceea ca statul membru partener de twinning sa fie reprezentat de o administratie publica, chiar daca unele elemente specifice pot fi tratate de catre subcontractori din domeniul privat. Dar un stat membru poate propune ca o institutie non-administrativa sa implementeze proiectele de twinning conform unor conditii, ca fiind parte integranta a administratiei. Acuratetea si veridicitatea informatiei cu privire la institutiile non-administrative este garantata de catre Punctul national de contact respectiv. Aceste solicitari vor fi analizate fiecare in parte. Institutiile mandatate trebuie sa fie acceptate de Comisie inainte de prezentarea propunerilor.

Comisia ia cunostinta de propunerile primite din partea statelor membre, iar tara beneficiara le inregistreaza. Pentru a asigura transparenta, toate statele membre sunt informate de catre Comisie cu privire la numarul propunerilor primite pentru fiecare fisa de proiect de twinning.

In momentul in care exista una sau mai multe propuneri (manifestari de interes) din partea unui stat membru, OPCP si UIP organizeaza o reuniune in tara beneficiara la care trebuie sa participe liderul de proiect si RTA desemnati atat din statul membru, cat si din partea beneficiarului, iar eventual alti experti in domeniul proiectului. Se prezinta sintetic modul in care s-a gandit oferta, pe fiecare componenta/rezultat, metodologia de lucru, metodele si organizarea, avantajele si experientele anterioare, administratia din statul membru, calendarul de lucru propus, curicullum vitae in format european ale liderilor de proiect, ale RTA si ale expertilor cheie propusi, o prima abordare a bugetului si elemente de contact. Beneficiarul face o evaluare a propunerilor, luand in considerare mai multe elemente sensibile: perioada de derulare propusa, rezultate si activitati prin comparatie cu fisa standard a proiectului, gradul de acoperire a acestora; calitatea, gradul, experienta - vechime si functie ale LP/RTA si ale expertilor cheie propusi; structurarea calendarului; numarul de vizite de studii propuse, buna practica din alte state membre sau experti.

In termen de 10 zile, pe baza unui formular transmis de catre UIP la OPCP se anunta participantilor la selectie rezultatele analizei. OPCP va aproba participantul acceptat de catre beneficiar si din acest moment statul membru are un termen de 6 luni pentru a elabora draftul planului de lucru al proiectului pe care OPCP il va trimite spre aprobare catre CE.

2. Formularea si finantarea

C) Formularea

In aceasta faza se analizeaza aspectele importante ale ideii de proiect, tinand cont de obiectivele generale si de prioritatile Documentului Strategic de Tara sau Regional, de indicatorii cheie de calitate si de opiniile principalilor factori interesati. Beneficiarii directi ai proiectului si alti factori interesati in realizarea acestuia trebuie sa participe activ la detalierea ideii, iar pentru aceasta se constituie o echipa de proiect. Echipa de proiect devine o structura executiva, iar consultarea cu beneficiarii directi si cu factorii interesati se realizeaza sub forma unor intalniri periodice, in care se discuta intre altele stadiul analizei, se cer informatii suplimentare si, dupa caz, studii de fundamentare, analiza riscului etc. Se elaboreaza planuri detaliate de implementare a activitatilor care vor fi realizate in cadrul proiectului, incluzand cadrul logic, cu indicatori privind rezultatele asteptate si impactul proiectului, precum si planul de resurse si de implementare. In final, echipa de proiect ia decizia de a propune proiectul pentru finantare.

Contractul de twinning

Pentru fiecare proiect de twinning, tara beneficiara si statele membre in cauza se angajeaza in baza unui contract sa obtina rezultatele obligatorii solicitate. Acesta reprezinta cadrul contractual de implementare a proiectului de twinning si mentioneaza obligatiile statului membru si ale tarii beneficiare, iar Comisia va finanta costurile statelor membre doar dupa luarea acestui angajament.

Draftul contractului de twinning (inclusiv planul de lucru al proiectului)

Din momentul in care tara beneficiara a selectat un partener, este de datoria si in responsabilitatea administratiilor partenerilor de twinning (statul membru si tara beneficiara) sa realizeze cadrul contractual de implementare a proiectului, a carui structura standard este urmatoarea:

Anexa 1: Descrierea actiunii - planul de lucru;

Anexa 2: Conditii generale aplicabile contractelor de grant finantate de Comisia Europeana pentru actiuni externe;

Anexa 3: Bugetul pentru actiune (inclusiv partea de cofinantare din partea beneficiarului final al actiunii);

Anexa 4: Proceduri de atribuire a contractului;

Anexa 5: Cererea standard de plata si formularul de identificare financiara;

Anexa 6: Model de certificat de audit;

Anexa 7: Anexa financiara speciala;

Anexa 8: Imputerniciri (daca statul membru formeaza un consortiu).

Semnarea contractului de twinning PHARE

Semnarea contractului de twinning se face de catre Autoritatea contractanta (OPCP) pe de o parte si pentru statul membru de catre un demnitar care ratifica angajamentul guvernului pentru derularea proiectului respectiv.

Activitatile de implementare sunt monitorizate de catre Comisie. Acestea includ mentinerea unui contact permanent cu RTA si primirea si evaluarea rapoartelor de twinning.

Notificarea contractului de twinning

OPCP notifica partenerii cu privire la semnare atasand originalele respective. Contractul se semneaza in original in atatea exemplare astfel incat sa fie distribuite administratiei din statul membru (statele membre in caz de consortiu), administratiei beneficiare, respectiv cate un exemplar pentru OPCP si Comisie.

Data acestei notificari de catre OPCP reprezinta atat data oficiala de inceput a duratei de implementare a proiectului, cat si data posibila de start a implementarii planului de lucru al proiectului, respectiv a perioadei de plata pentru prezenta RTA in tara beneficiara.

Planul de lucru al contractului de twinning - Anexa I la contractul de twinning

Pentru a se asigura buna calitate si realismul contractului de twinning, este esential ca elaborarea proiectului planului de lucru sa se realizeze de catre cei doi parteneri impreuna si de preferat in tara beneficiara, ceea ce poate ajuta foarte mult la definirea clara a rezultatelor obligatorii ale proiectului si a principalelor sale componente.

Astfel, planul de lucru trebuie sa reflecte o strategie clara cu privire la rezultatele intermediare la anumite intervale de timp, care vor fi utilizate in masurarea progreselor si in vederea obtinerii de rezultate obligatorii. Planul de lucru al contractului de twinning trebuie sa contina in detaliu input-urile si contributiile aduse de fiecare dintre partenerii de twinning stabilind clar cine ce face".

Date fiind marimea si complexitatea proiectelor de twinning, este intotdeauna necesara divizarea proiectului pe diverse componente cu rezultate specifice, care contribuie la obtinerea rezultatelor obligatorii generale. Planul de lucru al proiectului de twinning trebuie sa clarifice care este timpul alocat fiecarei componente a proiectului. Alocarea timpului trebuie sa fie legata direct de prevederile bugetare.

Referitor la modul de lucru, fiecare activitate din cadrul fiecarei componente incepe printr-o faza de diagnostic, care trebuie sa aiba o buna dimensionare, sa se prevada centre pilot pentru testare, apoi extinderea si verificarea rezultatelor. Daca este vorba de instruiri, trebuie sa se prevada realizarea de formatori si apoi scenariul pentru o instruire in cascada, sa se prevada furnizarea de suporturi de curs si in cite exemplare, o eventuala pregatire pedagogica, elaborarea de manuale si cate exemplare ale acestora. De asemenea, trebuie sa se prevada un numar adecvat de experti, cu o pregatire potrivita pentru atingerea rezultatelor obligatorii ale proiectului, cu o metoda adecvata de transfer al cunostintelor, verificari ale modului in care s-au preluat informatiile (seminarii, rapoarte).

Planul de lucru contine matricea cadrului logic a proiectului si descrie pe larg toate aceste actiuni necesare in vederea obtinerii de rezultate obligatorii, ordinea in care trebuie sa aiba loc si persoana responsabila pentru fiecare dintre acestea.

Prin planul de lucru trebuie, de asemenea, sa se stabileasca sarcinile interne, care autorizeaza agentiile si departamentele din tara beneficiara sa faca reforma sau chiar sa se organizeze pe parcursul procesului. Astfel, tara beneficiara trebuie sa includa in planul de lucru detalii cu privire la organismele sau la departamentele in cauza (toate structurile implicate in derularea proiectului), persoanele responsabile pentru schimbarea care trebuie realizata si pentru obtinerea rezultatelor dorite, asigurarea spatiului necesar pentru birouri si a logisticii, resursele bugetare care trebuie mobilizate. Administratia statului membru, de comun acord cu cea a tarii beneficiare, stabileste calendarul activitatilor care vor fi intreprinse in fiecare etapa de progres a proiectului.

Este recomandata acordarea unei perioade de minim 1 luna pentru instalarea RTA, inainte de programarea activitatilor pe termen scurt. Prin urmare, este recomandata adaugarea a aproximativ 2-3 luni la durata planului de lucru al proiectului de twinning in vederea stabilirii duratei totale a contractului de twinning. Data oficiala de inceput al proiectelor este determinata de data notificarii de catre OPCP sau de cea a semnarii contractului de catre Autoritatea contractanta.

Resurse umane si materiale

Succesul proiectelor de twinning solicita aporturi insemnate de resurse din partea tarii beneficiare, precum si un angajament solid de obtinere a rezultatelor.

Pentru buna derulare a proiectului, in cursul primei luni se stabilesc colectivele de lucru ale proiectului stabilite prin ordin al presedintelui ANAF in urma desemnarii membrilor echipelor de lucru, a responsabililor activitatilor si a coordonatorilor componentelor din planul de lucru al proiectului de catre directiile beneficiare ale rezultatelor proiectului. Ele au rolul de a colabora cu expertii statului membru si de a gasi cele mai bune solutii pentru atingerea scopului proiectului.

Resurse umane ale tarii beneficiare

• Un numar insemnat de personal va fi necesar pentru diferite componente ale proiectului;
• Trebuie sa existe angajament si sprijin politic in cadrul administratiei tarii beneficiare pentru proiectul de twinning;
• Fiecare proiect de twinning trebuie sa aiba un lider de proiect din tara beneficiara
• Fiecare proiect de twinning trebuie sa aiba un omolog al RTA in tara beneficiara;
• Personalul din tara beneficiara va participa in mod activ (lucrul cu RTA si expertii pe termen scurt, activitati de formare) la implementarea unei componente a proiectului.

Infrastructura

Anterior instalarii RTA, tarii beneficiare i se va solicita punerea la dispozitia statelor membre partenere a infrastructurii necesare indeplinirii sarcinilor. De toate aceste aspecte practice se ocupa liderul de proiect din tara beneficiara impreuna cu SPO, inclusiv prevederea alocarii in bugetul ANAF a sumelor necesare pentru cofinantare, precum si a cheltuielilor ocazionate de buna derulare a proiectului - cheltuieli pentru deplasarea expertilor in vederea participarii la instruiri, deplasari in strainatate.

Toate cerintele cu privire la infrastructura trebuie sa fie specificate in contractul de twinning, planul de lucru al proiectului de twinning si buget.

Resurse umane ale statului membru

In sprijinul eforturilor tarii beneficiare in implementarea proiectului de twinning, principalul aport al statului membru este experienta personalului disponibil. Aceasta include disponibilitatea liderului de proiect, RTA, a expertilor pe termen mediu si scurt si a celorlalti implicati in derularea proiectului.

Prin consultarea sau la cererea tarii beneficiare, experti din alte state membre care nu sunt asociati contractual la proiect pot furniza expertiza ad-hoc si sub responsabilitatea statului membru conducator. Acel stat membru este responsabil pentru competenta si disponibilitatea expertilor si defineste conditiile si detaliile implicarii acestora.

D) Finantarea

Propunerea de finantare se elaboreaza de catre echipa de proiect sub forma unei cereri de finantare, care se completeaza intr-un formular standardizat (aplicatie). De regula, aplicatia este insotita de o serie de anexe, care fac parte integranta din cererea de finantare si justifica cererea. Aplicatia (cererea de finantare) este depusa la UIP prin care se finanteaza proiectul propus. Comisia de evaluare a propunerilor de proiect evalueaza cererea de finantare si decide daca proiectul va fi sau nu va fi finantat, pe baza unor criterii de selectie, aceleasi pentru toate cererile de finantare depuse in cadrul programului de finantare respectiv. In cazul deciziei de finantare a proiectului propus, se semneaza contractul de finantare intre Autoritatea contractanta si beneficiarul de sprijin financiar (aplicantul).

Management financiar si contabilitate

Din cauza responsabilitatilor manageriale generale ale proiectului, trebuie sa existe un sistem de sprijin pentru fiecare proiect. RTA nu este responsabil pentru aceste sarcini.

Managementul financiar include pentru tara beneficiara contabilizarea cheltuielilor, facturarea si administrarea fondurilor proiectului. In cazul consortiilor, sporesc sarcinile de management ale statului membru conducator, iar partenerii trebuie sa furnizeze un minim de management de executie. Sarcinile managementului financiar cuprind printre altele asigurarea de lichiditati privind misiunile, raportarea trimestriala si finala si monitorizarea bugetului.

Bugetul proiectului - Anexa III la contractul de twinning

Cheltuielile enumerate in buget trebuie sa corespunda activitatilor enumerate in planul de lucru al contractului de twinning. Singurele activitati pentru care se aloca o suma din buget sunt acelea pentru care se solicita finantare din partea programului UE.

Implementarea si evaluarea

E) Implementarea

Resursele materiale si umane alocate implementarii proiectului sunt utilizate pentru indeplinirea scopului propus prin proiect, contribuind astfel la indeplinirea obiectivelor generale ale proiectului.

Seminarii, ateliere de lucru, vizite de studiu, instruiri etc.

Un rol important in atingerea rezultatelor activitatilor il au cei doi RTA prin mobilizarea persoanelor desemnate sa participe in calitate de membri ai grupurilor de lucru. Tototodata, o buna comunicare intre parti sprijina obtinerea rezultatelor la calitatea ceruta de contextul implementarii si nu la momentul redactarii planului de lucru. Cei doi RTA impreuna cu beneficiarii directi ai rezultatelor actualizeaza in permanenta calendarul de desfasurare a activitatilor in functie de disponibilitatea expertilor cheie si a interlocutorilor implicati si in functie de prioritatile generate de progresul organizatiei din tara beneficiara.

Fiecare activitate este definita in termenii rezultatului specific corect care se asteapta sa fie obtinut. Fiecare activitate este divizata in subactivitati (misiuni) numerotate si acestea, prima dintre ele fiind obligatoriu faza diagnostic privind subiectul abordat de activitate in tara beneficiara. Cu ocazia fiecarei misiuni/reuninuni a Comitetului de conducere si oricarui eveniment (lansarea oficiala si inchiderea proiectului , se elaboreaza agenda care trebuie sa contina componenta, activitatea, expertii statului membru care vin, perioada, obiectivele, intervalele orare daca este posibil . Agendele se transmit participantilor anterior derularii misiunilor, odata cu invitatia de participare. In faza de redactare a agendei se pot organiza reuniuni cu expertii beneficiari pentru a predefini obiectivele, trece in revista stadiul de progres si astfel a orienta cat mai bine misiunea la necesitatile si la posibilitatile de realizare a obiectivelor. Restul subactivitatilor pot fi seminarii, training-uri, ateliere de lucru, vizite de studiu etc.

Activitatile clasice de pregatire pot lua forma seminariilor in tara beneficiara sau in alta parte, daca este cazul. Pot lua, de asemenea, forma stagiului - vizitelor de studiu, oferind functionarilor din tara beneficiara ocazia de a vizita/lucra in cadrul administratiei statului membru. Pot fi alte tipuri de transfer de cunostinte, respectiv cursuri de formare (cursuri intensive specializate oferite de institutii de formare, in ideea ca instruirea face parte din strategia generala a reformei) sau ateliere de lucru pe tema unor subiecte de specialitate. In mod normal, activitatile de instruire din statele membre sunt rezervate unui numar restrans de specialisti din tara beneficiara si sunt limitate ca durata (3-5 luni). Seminariile vor avea loc in tara beneficiara, unde pot participa mai multe persoane cu cheltuieli mai mici. O alta modalitate de obtinere a rezultatelor sunt experimentarile intr-un centru pilot cu o monitorizare si evaluare a rezultatului final.

Managementul proiectului

Fiecare dintre cei doi LP este responsabil pentru activitatile care au fost atribuite administratiei sale prin planul de lucru al proiectului de twinning, cu autoritate deplina asupra resurselor umane si materiale mobilizate, rolurile acestora fiind detaliate la punctul 2.1.

Un instrument util in asigurarea unei bune coordonari este Comitetul de conducere. Cu cat sunt mai multi implicati (consortiu al statelor membre si/sau diverse ministere din tara beneficiara), cu atat un asemenea mecanism va fi mai util si mai necesar si, prin urmare, ar trebui sa fie prevazut in planul de lucru al proiectului de twinning.

CC este alcatuit din LP si RTA ai ambelor parti, responsabilul de la UIP si/sau seful UIP, precum si responsabilul proiectului din partea OPCP. Este recomandabil ca directorii directiilor implicate in implementarea proiectului sa fie invitati sa participe pentru a putea raporta progresele inregistrate, eventualele dificultati intampinate. El se intruneste trimestrial sau ori de cate ori este nevoie pentru a discuta stadiul proiectului, pentru a verifica indeplinirea reperelor si a rezultatelor obligatorii si pentru a discuta actiunile ce trebuie sa fie intreprinse in urmatorul trimestru. Comitetul de conducere va pune in discutie, de asemenea, si proiectul raportului trimestrial transmis in prealabil directiilor implicate, pentru eventuale corectii.

Managementul logistic al proiectului de twinning poate implica aranjamente cu privire la transport si oferirea de sprijin organizational LP strain si tuturor expertilor pe termen scurt si mediu, inclusiv organizarea seminariilor si a vizitelor de studiu.

Raportarea si monitorizarea

Evolutia activitatilor este monitorizata pe toata perioada de derulare a proiectului atat prin Sistemul de Monitorizare al Unitatii de Implementare a proiectului pentru raportare catre OPCP, cat si de echipa proiectului pentru raportare catre conducerea ANAF, respectiv conducerea administratiei din statul membru si, dupa caz, se propun ajustari impuse de schimbarea conditiilor initiale. La sfarsitul perioadei de implementare, se poate propune un nou proiect pentru continuarea sau extinderea activitatilor proiectului.

La fiecare trei luni, LP din statul membru in cooperare cu LP al tarii beneficiare vor prezenta un raport trimestrial intermediar institutiei competente. Fiecare raport va acoperi o perioada de trei luni, calculata incepand cu data notificarii/semnarii contractului. Aceste rapoarte vor fi elaborate si distribuite tuturor participantilor inaintea reuniunilor Comitetului de conducere a proiectului.

Primul raport va trebui sa fie disponibil in cursul celei de-a patra luni dupa notificarea/ semnarea contractului de twinning. Daca nu sunt prezentate rapoarte satisfacatoare la termenele stabilite, acest lucru ar putea antrena oprirea finantarii proiectului de catre UE. O copie a rapoartelor aprobate si semnate va fi trimisa catre UIP.

La sfarsitul fiecarei misiuni, expertii pe termen scurt elaboreaza rapoarte care fac rezumatul misiunii si se refera la obiectivul misiunii, persoanele care au participat, activitatile derulate zilnic, materialele prezentate si discutate, sarcinile de realizat de catre expertii tarii beneficiare, cu calendarul si recomandarile aferente. Toate aceste rapoarte constituie anexe ale raportului trimestrial care se discuta in cadrul CC si care se transmite catre OPCP in limba oficiala a proiectului si se semneaza de catre cei doi LP si de RTA al statului membru care are obligatia de a-l redacta si de a realiza un rezumat, o trecere in revista a activitatilor derulate.

LP at statului membru va prezenta raportul final inainte de sfarsitul perioadei legale a contractului de infratire. Raportul final va fi completat de un certificat de audit.

De asemenea, echipa proiectului va completa in fiecare luna rapoartele de monitorizare tehnica ale UIP (pana la data de 3 a fiecarei luni) si trimestrial (pana la 25 ale lunii urmatoare fiecarui trimestru), semnate de RTA si LP ai tarii beneficiare.

F) Evaluarea

Evaluarea reprezinta estimarea, cat mai sistematica si obiectiva cu putinta, a unui proiect, program sau a unei politici in derulare sau finalizate, in fazele de conceptie si implementare, precum si a rezultatelor sale. Scopul evaluarii este de a compara coerenta rezultatelor proiectului cu obiectivele propuse, determinand astfel eficienta, eficacitatea, impactul si durabilitatea proiectului. Evaluarea trebuie sa furnizeze informatii credibile si utile, permitand incorporarea de lectii invatate si bune-practici in procesul de decizie, atat din perspectiva beneficiarilor de sprijin financiar, cat si a organizatiilor finantatoare.

Evaluarea poate fi facuta in perioada de implementare a proiectului sau programului ( evaluare intermediara"), la sfarsitul acesteia ( evaluare finala") sau dupa perioada de implementare ( ex-post evaluare"), fie pentru a ajuta la o mai buna directionare a proiectului sau programului, fie pentru a desprinde lectii utile pentru viitoare proiecte/programe. Evaluarea ar trebui sa conduca la decizia de a continua, revizui sau stopa un proiect/program, iar concluziile si recomandarile ar trebui luate in considerare in procesul de elaborare, respectiv implementare, a unor proiecte sau programe viitoare.

Din punctul de vedere al evaluarii proiectului de reforma, valorificarea rezultatelor activitatii se poate concretiza in:

analiza gradului de realizare a indicatorilor asociati activitatii;

formularea de masuri corective privind derularea proiectului, daca rezultatele evaluarii proiectului aflat in progres cer acest lucru;

formularea la sfarsitul proiectului a unor lectii utile pentru viitor, pe baza concluziilor;

tragerea la raspundere a celor care nu si-au indeplinit responsabilitatile in derularea proiectului (atunci cand se impune) si initierea de noi proiecte devenite necesare in urma evaluarii.

Incheierea proiectului trebuie sa fie in concordanta cu cerintele termenului de implementare a instrumentului financiar relevant prin intermediul caruia a fost finantat proiectul. ANEXA 1 - Scurta prezentare a unui proiect de twinning