Componentele structurii organizatorice

Componentele structurii organizatorice

Principalele componente ale structurii organizatorice, care se regasesc in orice firma, indiferent daca au sau nu caracter industrial, sunt urmatoarele : postul, functia, ponderea ierarhica, compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.

Postul reprezinta cea mai simpla subdiviziune organizatorica a firmei ce poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care, in mod regulat, revin spre exercitare unui salariat al societatii comerciale.

Obiectivele postului, denumite obiective individuale, reprezinta, asa cum se stie, definirea calitativa si, daca este posibil, cantitativa, a scopurilor avute in vedere prin crearea sa. Obiectivele individuale constituie caracterizari sintetice ale utilitatii postului, ce exprima ratiunea crearii sale, precum si criterii de evaluare a muncii salariatului caruia ii este atribuit.

Realizarea obiectivelor se efectueaza prin intermediul sarcinilor. Reamintim ca sarcina este un proces de munca simplu sau o componenta de baza a unui proces de munca complex, care prezinta autonomie operationala, fiind efectuata, de regula, de o singura persoana. Sarcinile constituie componentele cele mai dinamice ale postului, la nivelul lor manifestandu-se cu prioritate schimbarile calitative ce impun modificari in structura organizatorica.

Limitele decizionale si actionale in cadrul carora titularii de posturi pot sa

actioneze in vederea realizarii obiectivelor individuale constituie competenta sau autoritatea formala asociatului postului. Cu alte cuvinte, prin competenta formala se stabilesc mijloacele care pot fi utilizate de titularii posturilor in vederea indeplinirii sarcinilor ce le revin.

Ultima componenta organizatorica a postului de care ne ocupam este responsabilitatea, adica obligatia ce revine titularului postului pe linia indeplinirii obiectivelor individuale si a efectuarii sarcinilor aferente. In sens organizatoric, responsabilitatea inseamna si raspunderea pentru utilizarea competentei formale asociate unui post, care se reflecta in prevederile ansamblului de recompense si penalizari pentru fiecare post.

Rationalitatea unui post si, implicit, eficacitatea muncii depuse de titularul sau sunt conditionate intr-o masura hotaratoare de corelarea judicioasa a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor. Este ceea ce numim "triunghiul de aur" al organizarii ( fig. 5.2.). Cercetarile intreprinse de numerosi specialisti din tara si de peste hotare au evidentiat ca o buna parte din dificultatile cu care sunt confruntate numeroase firme sunt generate, in ultima instanta, de nesincronizarea integrala a sarcinilor, ca expresii operationale ale obiectivelor individuale, competentelor si responsabilitatilor circumscrise posturilor. Supra sau subdimensionarea unei componente organizatorice determina ruperea echilibrului organizatoric al postului, ceea ce se reflecta in nerealizari sau indepliniri partiale de sarcini, irosirea de resurse, abuzuri de putere, situatii conflictuale s.a.

Fig. 5.2. "Triunghiul de aur" al organizarii

Totalitatea posturilor care prezinta aceleasi caracteristici principale formeaza o functie.

Spre exemplu, functiei de inginer-sef de sectie poate sa-i corespunda intr-o firma 3, 4 sau chiar mai multe posturi de sefi de sectie. Postul reprezinta o adaptare a principalelor elemente care definesc functia la conditiile specifice fiecarui loc de munca si la caracteristicile titularului care-l ocupa.

In functie de natura si amploarea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor se deosebesc doua tipuri principale de functii : manageriale si de executie

Functia manageriala se caracterizeaza printr-o sfera mai mare de competente si responsabilitati referitoare la obiectivele colectivului condus, care implica sarcini de previziune, organizare etc. a activitatii altor persoane. Functiilor manageriale le sunt deci specifice atributele de prevedere, organizare, coordonare, antrenare si evaluare control, ce se reflecta in luarea de decizii referitoare la munca altor persoane.

Functia de executie se caracterizeaza prin obiective individuale limitate, carora le sunt asociate competente si responsabilitati mai reduse, sarcinile incorporate neimplicand luarea de decizii privind munca altor titulari de posturi.

Structurile manageriale ale intreprinderilor moderne prezinta - din punct de vedere al functiilor componente si ale caracteristicilor acestora - mai multe particularitati, intre care mentionam : ponderea mare a functiilor manageriale, proportia considerabila a functiilor de inalta calificare in cadrul functiilor de executie, atenuarea diferentelor dintre functiile manageriale si cele de executie s.a.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul de salariati condusi nemijlocit de un manager.

Dimensiunile ponderii ierarhice sunt influentate de natura lucrarilor efectuate de subordonati, nivelul de pregatire si gradul lor de motivare, frecventa si amploarea legaturilor dintre ei, experienta, capacitatea si prestigiul managerului. Numerosi specialisti apreciaza ca marimea optima a ponderii ierarhice pentru un manager de intreprindere mare sau mijlocie este de 4-8 subalterni, crescand pe masura apropierii de baza piramidei organizationale pana la 20-30 muncitori pentru un sef de echipa.

Ponderile ierarhice trebuie adaptate particularitatilor situatiilor din fiecare unitate, evitand mai ales frecventa tendinta de subdimensionare, care genereaza serioase incoveniente referitoare la sporirea costurilor aparatului managerial, la subincarcarea managerului etc.

Compartimentul reprezinta ansamblul persoanelor ce efectueaza munci omogene si/sau complementare, de regula pe acelasi amplasament, care contribuie la realizarea acelorasi obiective derivate si sunt subordonate nemijlocit aceluiasi manager.

In societatile comerciale si regiile de stat aceasta subdiviziune organizatorica ia forma unor ateliere, laboratoare, sectii, servicii, birouri etc.

Compartimentele sunt operationale si functionale, in functie de obiectivele atribuite, de sarcinile realizate, de componentele si responsabilitatile circumscrise si de modul exercitarii lor. Primele se caracterizeaza prin faptul ca fabrica produse, parti de produse (sectiile de productie) sau furnizeaza unele servicii, produse (serviciile de aprovizionare, desfacere, transport etc.). Pentru realizarea acestor sarcini, a caror responsabilitate o poarta, managerii lor au dreptul si obligatia de a da ordine si de a apela pentru asistenta de specialitate la compartimentele functionale.

Compartimentele functionale se caracterizeaza prin faptul ca pregatesc deciziile pentru managementul superior si mediu al intreprinderii si acorda asistenta de specialitate tehnica, manageriala, de marketing, economica, organizatorica etc. atat compartimentelor operationale, cat si celor functionale. Activitatea lor se concretizeaza in studii, alternative decizionale, situatii informationale, indrumari, sugestii etc. Pentru a fi reale, competentele si responsabilitatile formale ale compartimentelor functionale este necesar sa se bazeze pe autoritatea cunostintelor.

Specific firmelor moderne, in conditiile introducerii masive a progresului stiintifico-tehnic, este tendinta de crestere a importantei si dimensiunii compartimentelor functionale (management, marketing, engineering, organizare, conceptie tehnica s.a.). Concomitent se manifesta si tendinta de diminuare a marimii compartimentelor operationale, consecinta a cresterii gradului de automatizare a utilajelor, a informatizarii proceselor manageriale etc.

Nivelul ierarhic - o alta componenta principala a structurii organizatorice - este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de adunarea generala a actionarilor sau de proprietarul unic al firmei.

Ultima componenta a structurii o constituie relatiile organizatorice formale.

Acestea pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice (posturi, compartimente etc.) instituite prin reglementari organizatorice oficiale.

In functie de caracteristicile lor si, indeosebi, de natura si modul de manifestare a competentelor si responsabilitatilor, relatiile organizationale din cadrul firmei se pot divide in trei categorii : relatii de autoritate, de cooperare si control.

A. Relatiile de autoritate

Se instituie ca rezultat al diferitelor acte si norme elaborate de managementul societatii comerciale sau regiei autonome - regulamente de organizare si functionare, decizii scrise (privind realizarea de sarcini in anumite domenii) etc., care conditioneaza in mod decisiv buna desfasurare a activitatilor si a caror exercitare este obligatorie. Majoritatea specialistilor considera ca exista trei tipuri de relatii de autoritate.

Relatiile ierarhice - prin care se stabilesc raporturile nemijlocite de subordonare dintre titularii posturilor manageriale si cei ai posturilor de executie sau manageriale situate pe un nivel ierarhic inferior, asigurandu-se unitatea de actiune a organizatiei. In virtutea lor, intreprinderea poate fi reprezentata sub forma unei piramide, in varful careia se afla adunarea generala a actionarilor, iar la baza posturile de executie.

Relatii functionale - se stabilesc intre doua compartimente de munca, dintre care unul are asupra celuilalt autoritatea functionala, concretizata prin transmiterea de regulamente, indicatii, proceduri, prescriptii etc. din domeniul sau de specialitate. Relatiile functionale reprezinta modalitatea prin intermediul careia serviciile si birourile functionale influenteaza activitatea altor compartimente.

Relatii de stat major - se instituie atunci cand unor persoane sau grupuri li se deleaga de catre managementul unitatii sarcina solutionarii de probleme care afecteaza obiectivele unuia sau mai multor compartimente. Acestea nu actioneaza ca urmare a posturilor detinute sau in virtutea unei competente specializate, ci in calitate de reprezentanti ai managementului superior, care din anumite ratiuni nu intervin direct. Relatiile de stat major cunosc o extindere considerabila in firmele mari, cu activitate complexa, puternic orientate spre introducerea progresului stiintifico-tehnic, penetrarea si expansiunea pe piata mondiala.

B. Relatiile de cooperare

Acestea se stabilesc intre posturi situate pe acelasi nivel ierarhic, care apartin insa unor compartimente diferite. Constituind punti directe de legatura intre servicii, birouri, sectii, ateliere etc., relatiile de cooperare faciliteaza solutionarea unor probleme care apar cu o anumita periodicitate, prin evitarea folosirii liniei ierarhice, ceea ce se reflecta in cresterea operativitatii. Frecvent, relatiile de cooperare se nasc spontan, pe baza relatiilor personale dintre titularii de posturi sau din necesitatea elaborarii in comun de lucrari, ulterior fiind confirmate formal, prin documente organizatorice-regulamentul de organizare si functionare, organigrama etc.

C. Relatiile de control

Apar intre organismele specializate de control si celelalte subdiviziuni organizatorice ale firmei. Spre exemplu, relatiile dintre compartimentul de control al calitatii si sectiile de productie. De evidentiat ca, in aceasta situatie, competenta de a controla nu presupune si competenta manageriala, intrucat deciziile impuse de rezultate controlului sunt luate de conducatorii compartimentelor respective sau de sefii lor ierarhici.

Analiza organizarii firmelor arata ca, alaturi de relatiile ierarhice, relatiile functionale, de stat major si de cooperare sunt din ce in ce mai mult caracteristice structurii manageriale, expresie a cresterii ponderii factorilor calitativi in conceperea si realizarea activitatilor de previziune, conceptie tehnica, financiare, personal etc.