Configurarea sistemului de management al calitatii si cultura organizationala

Configurarea sistemului de management al calitatii si cultura organizationala

Succesul organizatiei in cresterea calitatii tuturor activitatilor desfasurate depinde si de abilitatea managerilor de a dezvolta relatii umane, de a recunoaste si a evalua caracteristicile si talentele individuale, de a acorda fiecarui angajat prilejul de a atinge propriul potential maxim, de a dezvolta si educa continuu intreg personalul organizatiei.
Cerintele standardelor de management din familia ISO 9000, prin respectarea carora se configureaza in organizatie un sistem de managemenet al calitatii, nu contin explicit mentiuni de ordin cultural. Cu toate acestea, indiferent de organizatie, proiectarea si implementarea unui sistem de management al calitatii este un proces conditionat direct de specificul culturii organizationale, de elementele culturale preexistente la inceperea procesului, de flexibilitatea acesteia de a integra noi valori si norme specifice calitatii.

Sistemul de management al calitatii

Competitia intensa pentru clienti, atat locala cat si globala, a condus la o crestere semnificativa a importantei calitatii, atat pentru produse cat si pentru servicii. Corecta identificare a nevoilor consumatorilor si satisfacerea lor inainte, in timpul si dupa vanzare (indiferent de tipul sau caracteristicile produsului sau serviciului) sunt considerate avantaje competitive cheie. Pentru a obtine aceste avantaje competitive multe organizatii au inceput sa fie interesate de implementarea unui sistem de management a calitatii - o incercare sistematica de a realiza imbunatatirea continua a calitatii produselor si/sau serviciilor oferite de acestea. Astazi, a fi apreciat ca furnizor care ofera produse/ servicii de calitate este un argument major si, uneori, chiar o conditie de supravietuire. Pe anumite piete, a avea un sistem de management al calitatii configurat in propria organizatie a devenit chiar o conditie minimala de mentinere pe piata respectiva.

Pentru a veni in sprijinul organizatiilor care doresc sa implementeze si sa conduca eficace calitatea de-a lungul organizatiei, s-au dezvoltat o serie de standarde, grupate in familia ISO 9000, standarde care contin cerinte si recomandari referitoare la sistemul de management al calitatii dezvoltat in organizatie.

Sistemul de management al calitatii configurat in organizatie, devine un mijloc prin care managementul organizatiei se asigura ca se proiecteaza, produce si livreaza produse si servicii la o calitate stabilita (cea care va satisface cerintele clientilor, precum si a tututor celor interesati de rezultatele organizatiei).

Existenta unui sistem al calitatii poate fi demonstrata prin normele stabilite, prin documente care prezinta ce, cine, cum, cand, unde si de ce se realizeaza diversele procese din cadrul organizatiei, precum si prin dovezile obiective ale respectarii normelor (inregistrari si/ sau alte dovezi oganizationale).

Sistemul de management al calitatii, ca instrument managerial de mentinere si de continua imbunatatire a calitatii produselor si serviciilor, aduce reale satisfactii deoarece:

creste productivitatea muncii printr-o utilizare eficienta a personalului, a echipamentelor si a resurselor in general;

se imbunatateste imaginea organizatiei si a credibilitatii ei pe piata;

sunt stimulate comunicarea si munca in echipa - ceea ce aduce satisfactii personalului organizatiei (in principal in plan psihologic);

este constientizata in randul personalului organizatiei nevoia de a realiza produse/ servicii de calitate, dezvoltandu-se o cultura orientata spre calitate;

sunt eliminate disfunctionalitatile din cadrul proceselor din organizatie si atmosfera de lucru tensionata, fapt ce are ca rezultat imbunatatirea climatului organizational, a relatiilor dintre angajati etc.

Existenta unui sistem de management al calitatii in organizatie da increderea ca produsele si serviciile satisfac cerintele cerute de client, cerintele legale si cele reglementare, ca organizatia este capabila sa se dezvolte pe piata specifica.

Cultura organizationata

Adesea manageri superiori, patroni, sau administratori ai diverselor organizatii afirma cu mare convingere ca o una din principalele probleme pentru organizatiile lor o reprezinta 'mentalitatea' personalului. Orice strategii 'de succes' aplica, sau ar dori sa implementeze in propriile organizatii, indiferent de resursele alocate, de 'deschiderea' de care (cred ei) dau dovada, se lovesc de o bariera ce pare de netrecut - 'mentalitatea invechita' a personalului.

Conform dictionarului explicativ al limbii romane, mentalitatea este 'un fel particular de a gandi si de a reactiona propriu unui individ sau unei colectivitati'. Dezvoltand, am putea spune ca managerii superiori ai organizatiilor se refera la modul cum se manifesta personalul intr-o situatie data, la modul cum angajatii percep si isi reprezinta realitatea.

Modul cum personalul organizatiei se manifesta in anumite situatii, cum 'percep si isi reprezinta realitatea' la un anumit moment este si o consecinta a valorilor, legendelor si istorioarelor, simbolurilor, tabuurile, ritualurilor si ceremoniilor promovate in organizatie, elemente constituente ale culturii organizationale. Am putea afirma astfel ca 'mentalitatea' la care face referire managementul superior este in mare masura si o expresie a culturi organizationale dezvoltate si sustinute in organizatie chiar de catre managementul organizatiei.

Se cunoaste ca fiecare om are ceva specific, ceea ce psihologii numesc personalitatea acestuia. Personalitatea individului este alcatuita dintr-o multime de trasaturi relativ permanente si stabile. Atunci cand descriem pe cineva ca inimos, inovativ sau conservator, practic descriem trasaturile personalitatii acelui individ. De asemenea o organizatie poate fi definita ca un grup de oameni care colaboreaza pentru atingerea unor obiective comune. Astfel, se poate afirma ca orice organizatie are o anumita personalitate, aceasta fiind o expresie a valorilor si credintelor comune marii majoritati a personalului organizatiei, este o expresie a culturii organizationale (fig.1.).


fig.1 - Cultura organizationala

Cultura organizatiei nu controleaza total perceptiile, gandurile si sentimentele personalului organizatiei. Cu cat personalul este de mai mult timp in organizatie, cu cat organizatia este de mai mult timp, cu atat cultura organizationala va influenta mai profund perceptiile, gandurile si trairile membrilor organizatiei, modul cum acestia vor reactiona in anumite situatii.

Companiile puternice nu se bazeaza exclusiv pe instrumentele rationale ale managementului stiintific pentru a realiza o anumita productivitate, un anumit nivel de eficienta. Acestea folosesc cultura organizationala - convingerile profunde, valorile comune si eroii care le intruchipeaza, variate ritualuri si ceremonii etc. - pentru a-si formula si sustine majoritatea strategiilor si politicilor

Configurarea sistemul de management al caltatii si cultura organizationala

In organizatiile in care se doreste implementarea unui sistem de management al calitatii (respectand cerintele standardelor din familia ISO 9000), este necesar sa existe un grad inalt de implicare si angajament din partea angajatilor. In plus, implementarea si ulterior mentinerea si imbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii solicita in mare masura munca in echipa atat intre indivizi cat si intre grupuri care ar putea avea tendinta naturala de a nu coopera (cum ar fi inginerii si contabilii implicati in proiectarea unui sistem de analiza a costurilor calitatii din zona productiva).

Reusita configurarii unui sistem al calitatii este astfel direct conditionata de specificul culturii organizationale, de elementele culturale preexistente, de flexibilitatea culturii organizationale de a integra noi valori si norme specifice calitatii. Pentru aceasta, inainte de configurarea sistemului calitatii, sunt analizate:

filozofia managementului: misiunea organizatiei si obiectivele strategice; valorile, orientarile si principiile managementului aplicate in organizatie;

contextul socio-cultural in care organizatia isi desfasoara activitatea;

modul de perceptie a muncii de catre angajati: pericole la locul de munca; conficte de rol; monotonia postului; complexitatea activitatilor;

aspecte legate de organizare si situatiile de munca: structura organizatorica si organizarea muncii (determinarea si analiza grupurilor formale si informale din organizatie, modul de conlucrare dintre acestea etc.); procesul decizional (structura, continutul si personalul implicat); politica managementului de personal; analiza posturilor (sarcini, responsabilitati, autoritate si decizie, relatii organizatorice);

comportamentul organizational: motivarea muncii; stresul organizational; participarea la activitatile organizate in afara orelor de program; satisfactia in munca; intentii de cariera;

variabilele individuale si organizationale: varsta; educatia, valorile personale, statuturi si roluri etc.

satisfactia in munca: relatiile cu colegii si superiorii, managementul resurselor umane; cooperarea dintre compartimente; posibilitatea de imbogatire a cunostintelor si deprinderilor profesionale, informarea si supervizarea; conditii asociate postului.

perceptia managementului: respect; favoritisme si discriminari; lucrul in echipa; birocratia; mobilizarea personalului;

Configurarea sistemului de management al calitatii determina schimbari majore in managementul general al organizatiei. Intregul sistem de management al organizatiei este remodelat astfel incat sa poata orienta si controla organizatia catre calitate, in directia obtinerii de maximum de satisfactii pentru toti cei interesati de rezultatele organizatiei. De asemenea, valorile culturale promovate odata cu implementarea sistemului de management al calitatii sunt o consecinta a schimbarilor intervenite in cultura organizationala. Schimbarea este procesul prin care se creeaza o situatie/stare perceputa de organizatie/individ ca diferita de cea initiala. Ea presupune o succesiune de evenimente organizationale si un proces psihologic care se desfasoara in timp.

Pentru ca procesul de schimbare (ca succesiune de evenimente organizationale) sa aiba succes este necesar parcurgerea urmatorilor pasi :

Implicarea tuturor angajatilor in procesul de schimbare;

Planificarea activitatilor ce vor sustine schimbarea;

Punerea in practica a elementelor planificate;

Evaluarea rezultatelor obtinute in urma schimbarii;

Institutionalizarea schimbarii (mentinerea nevoii de a produce schimbari in sensul imbunatatirii continue a calitatii).

De asemenea, reusita procesului de schimbare (ca proces psihologic) este conditionata de modul cum este perceputa schimbarea atat la nivelul individului cat si la nivelul grupului (organizatiei), in ordine, (fig.2) in plan cognitiv, in plan atitudinal si in plan actional (comportamental).
Succesul configurarii unui sistem de management al calitatii, ca proces de schimbare a culturii organizationale, este strans legat de modul cum personalul organizatiei raspunde la acest proces sub aspect cultural. Pentru a obtine un raspuns pozitiv este necesar ca personalul organizatiei:

sa cunoasca ce presupune la nivel individual si de grup implementarea sistemului de management al calitatii (planul cognitiv);

sa aiba o atitudine pozitiva relativ la schimbarile care le implica configurarea sistemului de management al calitatii (planul atitudinal) ;

sa dezvolte un anumit comportament individual si de grup care sa sustina implementarea si mentinerea unui sistem de management al calitatii performant.

fig.2 - Principalele elemente care concura la reusita schimbarii

Pentru 'a cunoaste', personalul trebuie sa fie instruit relativ la problemele care le dezvolta implementarea sistemului de management al calitatii, la elementele prevazute in documentatia de sistem care are tangenta cu activitatea desfasurata de acesta. Astfel, personalul organizatiei:

va cunoaste si intelege ce trebuie sa se realizeze, cum, cand si unde trebuie efectuate activitatile specifice;

devine capabil sa rezolve problemele ce pot aparea in activitatile curente, utilizand schimbarea ca instrument de imbunatatire continua.

Pentru 'a crea o atitudine pozitiva' (motivare) relativ la responsabilitatile ce revin personalului prin implementarea sistemului de management al calitatii:

se pleaca de la intrebarea 'De ce trebuie sa realizez aceste activitati ?'.

se determina raspunsul (afectiv) al personalului ('Imi place/ nu-mi place pentru ca ');

se dirijeaza raspunsurile in directia dezvoltarii unei atitudini pozitive (se maximizeaza avantajele ce decurg din implementarea sistemului de management al calitatii: recunoasterea valorii proprii; clarificarea pozitiei si rolului pe care il are in organizatie; dezvoltarea spritului de echipa etc.).

Pentru 'a dezvolta un comportament (indiviual si de grup) orientat catre calitate' in randul tuturor angajatilor organizatiei:

la inceput, managerii superiori vor trimite acele mesaje (si prin propriul comportament) care sa se constituie ca exemplu de urmat de catre personalul subordonat;

in continuare, managerii vor sustine formarea in randul subordonatilor a acelor deprinderi care vin in sprijinul procesului de schimbare (de implementare a sistemului de management al calitatii) si impreuna cu echipele pe care le conduc vor analiza periodic progresele obtinute;

odata cu insusirea de catre personal a acelor comportamente care pot sustine un sistem de management al calitatii performant (sunt create automatismele comportamentale), managementul va analiza periodic si va sprijinii dezvoltarea unei culturi organizationale orientate spre calitate - baza formarii unor comportamente de grup stabil orientate catre calitate.

Datorita schimbarilor organizationale pe care le presupune, configurarea sistemului de management al calitatii este un proces de durata. Acest proces incepe prin angajarea managementului superior in directia dezvoltarii acelor comportamente individuale care sprijina schimbarea si se continua prin implicarea tuturor angajatilor, urmarindu-se dezvoltarea acelor comportamente de grup care sprijina imbunatatirea continua (fig.3).


fig.3 - Schimbarea in organizatie

Pentru ca, clientii organizatiei, partile interesate de rezultatele organizatiei sa beneficieze cat mai mult in urma implementarii unui sistem de management al calitatii performant, in urma dezvoltarii unei culturi organizationale orientate catre calitate, este necesar ca schimbarea sa fie planificata, participativa si negociata, caracterizata prin faptul ca:

ritmul schimbarii se poate programa rational;

se obtine acordul (compromisul) tuturor grupurilor care compun organizatia, asigurandu-se astfel suportul participativ necesar implementarii si mentinerii sistemulului calitatii;

schimbarea obtinuta este de durata (nivelul de performanta, cerut de un sistem de management al calitatii eficient si eficace, este mentinut si imbunatatit prin mecanisme proprii; implicarea activa a tuturor angajatilor organizatiei asigura stabilitatea in timp a 'bunelor practici' prezentate in documentatia de sistem);

Dupa implementarea sistemului de management al calitatii, elementele culturale pe care le prespune acesta permit organizatiei o mai buna adaptare la noi conditii si asigura mentinerea si imbunatatirea continua a calitatii.

Prin implementarea si mentinerea unui sistem de management al calitatii in organizatie se formeaza o cultura organizationala puternica, o cultura in care valorile si credintele, rolurile si normele comportamentale etc. sunt subordonate ideii: ' tot ceea ce faci, sa fie de calitate !'.

Calitatea oferita de o organizatie (societate comerciala, asociatie, institutie a statului etc.) este masura satisfactiei aduse de aceasta celor interesati de rezultatele ei.