Directii de perfectionare si rationalizare a sistemelor informationale financiar - contabile in economia concurentiala

Directii de perfectionare si rationalizare a sistemelor informationale financiar - contabile in economia concurentiala

Sistemul informational - contabil este componenta care realizeaza rolul de instrument al conducerii la toate nivelurile, in sensul ca furnizeaza informatiile necesare stabilirii traiectoriei evolutiei unitatii economice, precum si informatiile de control ale acestei evolutii.

"Privit in esenta sa, sistemul informational contabil se reduce la sistemul de comunicatii - sistemul nervos al ansamblului, definit ca reteaua de emisie si receptie a mesajelor transmise pe linie ierarhica si intre compartimente, conform structurii organizatorice a unitatii" [1].

Nerespectarea, in unitatea economica a relatiei structura organizatorica - sistem informational contabil, provoaca neajunsuri activitatii de conducere, datorate lipsei ori prisosului de informatii.

Sistemul informational contabil poate fi definit ca "un set de resurse umane si de capital dintr-o organizatie, care se ocupa cu pregatirea informatiilor contabile si, de asemenea, de informatiile obtinute prin colectarea si prelucrarea tranzactiilor economice. Aceste informatii sunt facute disponibile tuturor nivelurilor conducerii, pentru realizarea planificarii si controlului activitatilor organizatiilor economice" [2].

Tendinta actuala este, fara indoiala, aceea de trecere de la societatea industriala la cea informationala, in care se manifesta tot mai pregnant discipline noi, denumite "hibride"[3] precum contabilitatea manageriala. Denumita si contabilitate analitica, ea este o contabilitate adaptata pentru "furnizarea de informatii conducerii de pe diferite niveluri ierarhice" (direct sau prin intermediul tablourilor de bord) si care are ca obiective:

cunoasterea costurilor intreprinderii;

cunoasterea conditiilor interne de exploatare din intreprindere (traduse in termeni de cost);

furnizarea de informatii pertinente pentru evaluarea unor elemente din contabilitatea generala (evaluarea stocurilor si a imobilizarilor).

Deciziile luate pe baza acestor informatii sunt apoi analizate de contabilitatea manageriala pentru luarea deciziilor viitoare. Contabilitatea manageriala este asadar un instrument veritabil de conducere, ea furnizand informatii de detaliu asupra activitatii desfasurate.

Contabilitatea financiara ofera informatii referitoare la situatia patrimoniului si a miscarii sale in decursul unui exercitiu, pe baza documentelor de sinteza (situatii financiare, asa cum sunt numite conform noilor reglementari contabile): Bilantul contabil, contul de profit si pierdere si anexele.

Managerii reprezinta principala categorie de utilizatori a informatiei financiare, alaturi de actionari, creditori, analisti financiari, salariati, statul, clienti, alti utilizatori externi. Nevoile lor de informare sunt determinate de necesitatea elaborarii de decizii in sensul orientarii strategice alese, in concordanta cu limitele sau oportunitatile fiscale, financiare, sociale. Informatiile oferite de contabilitatea generala nu au insa decat rolul de a asigura echilibrul financiar, de a masura veniturile obtinute, a le imparti catre actionari, de a alege capitalul - intern sau extern - pentru realizarea obiectivelor stabilite, de a evidentia echilibrul mijloacelor si resurselor, gradul de solvabilitate si lichiditate, etc.

Cu cat activitatea organizatiei este mai complexa cu atat managerii au nevoie de mai multe informatii aditionale, de o natura cat mai diversificata, pe baza carora sa poata lua o buna decizie. Daca in cazul unei organizatii de dimensiuni relativ mici informatiile pot fi oferite cu o usurinta relativa (sub forma de rapoarte, intocmite pe baza datelor din contabilitatea de gestiune si din cea financiara, intr-o forma ce depinde de obiectivul urmarit), in cazul unei companii de mari dimensiuni nu se pot oferi informatii pertinente (datorita volumului mare de date ce trebuie prelucrate in timp real) decat pe baza unui sistem informational financiar-contabil.

Decizia manageriala difera in functie de nivelul la care se refera. Astfel:

la nivel operational sunt luate decizii curente privind activitatea unitatii: decizia de prelucrare, expediere, aprovizionare;

la nivel tactic deciziile trebuie sa vina in sprijinul planificarii activitatii pe termen mediu si scurt: decizia de alegere a unui client sau furnizor, decizia de fabricare a unui nou produs;

la nivel strategic deciziile au un caracter complex, ele vizeaza viitorul unitatii, deci actiuni pe termen lung.

Deciziile de nivel strategic au caracter neprogramabil si pot fi obtinute pe baza unor sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems - DSS) si a sistemelor expert, iar cele de nivel operational si o parte din deciziile de nivel tactic, denumite si programabile, pot fi obtinute pe baza sistemelor informatice clasice (Management Information System)[5]. Deciziile programabile sunt caracteristice pentru acele procese cunoscute si obisnuite, pentru care luarea unei decizii a devenit o rutina fiind inscrisa intr-un program. Deciziile neprogramabile au un caracter exceptional, ele fiind mult mai complexe decat cele uzuale, obisnuite, si de aceea fundamentarea lor trebuie sa fie deosebit de riguroasa.

Data fiind importanta deosebita a deciziilor strategice, s-au dezvoltat numeroase solutii de usurare si de crestere a preciziei in luarea acestora. Sistemele suport pentru decizii, Decision Support Systems - DSS sunt considerate sisteme inteligente prin care informatia financiar-contabila bruta este selectata, analizata, interpretata pentru a se asigura baza pertinenta a deciziei. Alaturi de acestea, sistemele expert, sunt considerate un ajutor important in managementul organizatiei, ele fiind investite cu calitati dar mai ales cu cunostinte intr-un domeniu specializat. Capabile sa gestioneze un volum impresionant de informatii finanaciar-contabile, sistemele expert sunt utilizate pentru:

sprijinirea luarii de decizii strategice;

pentru elaborarea de bugete si urmarirea realizarii lor;

pentru controlul calitatii produselor;

sprijinirea proiectarii de noi produse;

luarea de decizii referitoare la cresterea productivitatii muncii;

gestiunea stocurilor;

realizarea diagnosticului financiar, etc.

Rolul informatiilor oferite de sistemul informational financiar-contabil difera si in functie de tipul de conducere practicata in organizatie. Astfel, in cazul:

conducerii pragmatice - informatia financiar-contabila nu indeplineste un rol esential, acest tip de conducere bazandu-se pe experienta, intuitie;

conducerii birocratice - informatia utilizata pentru luarea deciziilor este caracterizata printr-un grad ridicat de centralizare;

conducerii participative - informatia financiar-contabila este puternic structurata (tablou de bord, bugete, obiective), si se pune accentul pe dezvoltarea mijloacelor de prelucrare a acestora;

conducerii realiste - caracterizata ca o conducere flexibila, in care calitatea acesteia depinde in mod esential de calitatea informatiei. Este considerat noul curent care se manifesta in managementul organizatiei si care este bazat pe sisteme informationale deosebit de performante[6].

Inflatia preturilor a devenit un ingrijorator fenomen al societatii moderne industriale. Inflatia cauzeaza importante distorsiuni in informatia contabila, care, la randul ei, afecteaza raportarile financiare si alte iesiri ale sistemului informational contabil. Problema inflatiei este recunoscuta ca fiind foarte importanta pe plan mondial, de aceea numeroase organisme nationale si internationale au cerut ca sistemele informationale contabile sa incerce sa realizeze informari care sa tina cont de impactul inflatiei.

Contabilitatea inflatiei are un important impact cu sistemele informationale financiar-contabile, deoarece datele privind nivelurile prelucrarilor, costul de inlocuire, valorile curente trebuie sa fie colectate, prelucrate si intretinute in mod corespunzator. Sistemele contabilitatii privind stocurile, mijloacele fixe si alte elemente financiare trebuie sa fie revizuite. Sistemele raportarilor catre actionari si alti parteneri externi trebuie sa fie modificate, astfel incat sa raspunda acestor cerinte. Rapoartele managementului intern trebuie sa fie revizuite, in sensul eliminarii influentelor inflatiei, care pot conduce la decizii ireale.

Eficienta unui sistem informational financiar-contabil in general, depinde atat de gradul de optimizare a structurii sale interne, cat si de organizarea si conducerea ansamblului din care face parte. Perfectionarea si rationalizarea sa determina consecinte favorabile si asupra acesteia, dupa cum orice imbunatatire adusa ansamblului se reflecta pozitiv si asupra sistemului informational - contabil.

Rolul sistemului informational se manifesta si prin crearea cadrului conjunctural favorabil in deplina concordanta cu cerintele economiei de piata, cu principiile actualului mecanism economico - financiar.