Organizarea activitatilor cu privire la calitate

Locul activitatilor referitoare la calitate in organizarea procesuala si structurala a firmelor

Pentru realizarea eficienta a obiectivelor stabilite prin planificare este necesara organizarea corespunzatoare a tuturor activitatilor referitoare la calitate. In acest sens trebuie luate in considerare cele doua aspecte interdependente ale organizarii unei intreprinderi: organizarea procesuala si cea structurala. In cadrul organizarii procesuale, trebuie definita mai intai "functiunea calitate" si relatiile acesteia cu celelalte functiuni ale intreprinderii.

In prezent este tot mai evidenta tendinta de a defini "functiunea calitate" a intreprinderii alaturi de cele clasice (cercetare-dezvoltare, productie, comerciala, financiar-contabila si de personal).

Functiunea calitate reprezinta ansamblul activitatilor care se desfasoara in cadrul intreprinderii in vederea realizarii obiectivelor sale in domeniul calitatii.

Referindu-se la functia de calitate a unei firme, Kèlada o defineste prin ansamblul activitatilor care permit unei entitati sa realizeze produse de calitate in conditiile minimizarii costurilor si respectarii conditiilor referitoare la termene si cantitate.

Tratata ca o functie distincta a firmei, calitatea prezinta particularitati, deoarece o parte dintre cerintele sale vor fi realizate inevitabil de celelalte functiuni. In legatura cu aceasta particularitate se pot da ca exemple activitatile de marketing, prin care se identifica nivelul de calitate solicitat de client si activitatile de aprovizionare, care trebuie sa asigure materii prime de calitate, dar care apartin functiunii comerciale, precum si activitatile de productie prin care se asigura produselor cerintele de calitate specificate apartinand insa functiunii de productie.

De aceea functiunea de calitate trebuie considerata orizontala, fata de celelalte, apreciate ca fiind verticale.

In cadrul functiunii calitate sunt inglobate trei tipuri de activitati:

- activitati de management strategic, concretizate in elaborarea politicii calitatii, a obiectivelor fundamentale la nivelul firmei;

- activitati de management operational, cum sunt planificarea, tinerea sub control in cadrul fiecarui sector (marketing, productie, personal etc.);

- activitati de coordonare si integrare a calitatii.[1]

2. Tendinte actuale privind sistemul de organizare a activitatilor referitoare la calitate

In organizarea firmei se contureaza doua tendinte in legatura cu structura organizatorica a functiunii calitate: centralizarea si descentralizarea.

Centralizarea se realizeaza prin regruparea in acelasi compartiment, a salariatilor care lucreaza in domeniu. Aceasta forma de organizare prezinta avantajul ca faciliteaza comunicarea si reduce timpul alocat activitatilor de integrare si coordonare, dar prezinta si dezavantajul initierii unor actiuni si decizii necorespunzatoare, intrucat salariatii din acest compartiment nu

sunt implicati direct in desfasurarea activitatilor curente.

Descentralizarea functiunii calitate este rezultatul repartizarii responsabilitatilor pentru planificarea, organizarea, tinerea sub control si asigurarea calitatii pe fiecare compartiment al firmei. Exista chiar tendinta ca descentralizarea sa se realizeze pana la nivelul unor procese, cum ar fi uzinajul, asamblarea etc., pentru care sa se infiinteze servicii de calitate. Avantajul acestui mod de structura organizatorica deriva din faptul ca persoanele fiind implicate direct in desfasurarea activitatilor curente din acele compartimente, pot lua decizii referitoare la calitate mai bine fundamentate, iar masurile necesare pentru mentinerea si imbunatatirea calitatii vor fi luate mai repede. Descentralizarea prezinta insa inconvenientul ca presupune eforturi mari de integrare si coordonare a activitatilor referitoare la calitate.

Tendinta prezenta legata de organizarea calitatii in cadrul intreprinderilor este aceea de a incredinta responsabilitatea coordonarii tuturor activitatilor de management al calitatii unei "unitati centrale", la nivelul conducerii de varf a intreprinderii. Aceasta unitate are rolul de a sprijini conducerea intreprinderii si pe responsabilii compartimentelor in elaborarea politicii calitatii, a obiectivelor fundamentale in acest domeniu si de a asigura suportul tehnic necesar pentru desfasurarea activitatilor referitoare la calitate, in toate compartimentele.

Multe din intreprinderile occidentale considera persoana care conduce aceasta unitate functionala, ca fiind principalul responsabil cu calitatea. In intreprinderile japoneze insusi presedintele raspunde de asigurarea calitatii. Problemele curente ale calitatii intra in atributiile compartimentelor intreprinderii, ele fiind sprijinite in desfasurarea activitatilor de serviciul calitate.

In standardul ISO 9000/2000 se mentioneaza obligatia conducerii firmei de a numi pe unul dintre membrii sai ca responsabil cu managementul calitatii asigurandu-i competente care sa-i permita sa ia decizii fara sa tina seama de parerea celorlalti sefi de compartimente, mergand pana la intreruperea productiei sau livrarii produselor pentru nerespectarea cerintelor

de calitate. Acesta trebuie sa aiba definita autoritatea pentru:

• a asigura ca sistemul calitatii este definit, implementat si mentinut (potrivit standardului ales ca referinta);
• a raporta conducerii modul de functionare a sistemului calitatii pentru a fi analizat in vederea imbunatatirii acestuia.

El are acces neingradit la conducerea de varf a intreprinderii, raportand direct acesteia, constatarile pe care le face. De asemenea, are dreptul de a intrerupe fabricatia sau livrarea produselor care nu sunt conforme cerintelor sistemului calitatii.

3. Formalizarea structurii organizatorice a functiunii calitate

Principalele documente utilizate pentru exprimarea structurii organizatorice a intreprinderii sunt considerate urmatoarele: organigrama, regulamentul de organizare si functionare, fisa postului si matricea responsabilitatilor. In toate documentele de formalizare a structurii organizatorice a intreprinderii, se pot regasi atributiile, sarcinile si responsabilitatile stabilite in domeniul calitatii, iar aceste documente trebuie revizuite periodic, revazute, potrivit modificarilor intervenite in activitatile referitoare calitate.

Astfel, in regulamentul de organizare si functionare, documentul cel mai cuprinzator al structurii organizatorice, elaborat la nivelul intreprinderii sunt prevazute:

structura organizatorica, incluzand subdiviziunile organizatorice implicate in activitati referitoare la calitate;

atributiile conducerii executive, cu precizarea competentelor si responsabilitatilor in domeniul calitatii, pentru conducerea de varf si directorii diviziunilor organizatorice;

atributiile compartimentelor intreprinderii in domeniul calitatii;

atributiile compartimentelor specializate, corespunzatoare functiunii calitate a intreprinderii, inclusiv diagrama de relatii cu celelalte compartimente.

Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice formale a intreprinderii. In aceasta reprezentare, sunt evidentiate si compartimentele cu atributii in domeniul calitatii.

Matricea responsabilitatilor este un instrument deosebit de util, pentru a determina, atunci cand mai multi agenti intervin simultan intr-o activitate, cine raspunde de luarea deciziilor (D), cine participa (P), cine este consultat (C) si cine este informat (I). Pentru fiecare decizie nu poate fi decat un singur decident dar pot fi stabilite mai multe persoane (compartimente) care sa fie consultate, informate in legatura cu activitatea hotarata sau care sa participe la realizarea acesteia. Decidentul (D) este singurul caruia ii revine responsabilitatea deciziei referitoare la activitatea in cauza. Participantii (P) au obligatia de a-si exprima opiniile decidentului. Acesta trebuie sa ia in considerare opiniile respective sau sa justifice de ce n-o face. Cei consultati (C) isi prezinta punctul de vedere, dar decidentul nu este obligat sa-l ia in considerare. Este evident ca cei informati nu participa la procesul luarii deciziei.

4 Organizarea compartimentului Calitate si rolul acestuia

In functie de natura si complexitatea activitatilor pe care le desfasoara intreprinderea, compartimentul calitate poate fi organizat pe tipuri de activitati, produse sau procese. Prima varianta este predominanta, ea presupunand luarea in considerare a unor activitati de planificare, asigurare, control al calitatii, proiectarea mijloacelor de testare, activitati de metrologie, urmarirea produselor in utilizare etc.

Compartimentul calitate poate sa aiba rol de "line" sau de "staff".

In primul caz, responsabilul acestui compartiment detine autoritatea, avand dreptul de a lua decizii cu privire la desfasurarea activitatilor din intreprindere, cu implicatii asupra calitatii. El poate, prin urmare, sa intrerupa procesul de realizare a produselor sau sa interzica expedierea unei comenzi, atunci cand constata abateri fata de cerintele specificate. De aici pot rezulta unele efecte negative, daca acest compartiment va cauta in permanenta vinovati. Aceasta poate genera o stare de neincredere, din partea personalului, care va fi preocupat nu atat de imbunatatirea calitatii produselor, cat mai ales de evitarea descoperirii deficientelor de catre controlori.

Daca are rol de "staff", responsabilul compartimentului calitate sprijina desfasurarea activitatilor in acest domeniu, fara sa poata lua decizii. El informeaza responsabilii sectoarelor, in legatura cu deficientele constatate, acestia stabilind masurile corective sau de imbunatatire necesare. Prin urmare, deciziile referitoare la calitate sunt luate de persoane care, in acelasi timp, trebuie sa asigure satisfacerea cerintelor privind cantitatea si termenele de livrare. Aceasta poate determina neglijarea aspectelor referitoare la calitate.

In tara noastra, majoritatea unitatilor economice au organizata activitatea de urmarire a

calitatii in cadrul unor servicii de CTC (control tehnic de calitate) subordonate productiei. Este, insa, tot mai evidenta tendinta de modernizare a structurii organizatorice in acest domeniu, in acord cu modificarile intervenite in alte tari si mai ales in contextul intensificarii preocuparilor de implementare a sistemelor calitatii potrivit standardelor ISO seria 9000. Au fost infiintate compartimente de "asigurare a calitatii", in subordinea carora se afla acel CTC.

In cadrul firmelor mari au fost create compartimente si chiar directii "calitate" cuprinzand servicii delimitate pe tipuri de activitati, procese sau produse. De regula, printre acestea figureaza, ca servicii distincte, cel de control tehnic de calitate si, respectiv, de asigurare a calitatii.

Serviciul de asigurare a calitatii are, in general, urmatoarele atributii:

• implementarea politicii calitatii declarate de conducere;
• coordonarea activitatilor de tinere sub control a documentelor sistemului calitatii (manualul si procedurile);
• coordonarea analizei efectuate de conducere;
• coordonarea activitatilor de analiza a neconformitatilor;
• pregatirea produselor/serviciilor, sistemului calitatii, persoanelor, in vederea certificarii;
• coordonarea auditurilor interne;
• supravegherea mentinerii conditiilor de certificare;
• coordonarea activitatilor de instruire in domeniul calitatii.

In unele firme a fost adoptata solutia descentralizarii functiunii calitate, stabilindu-se "coordonatori pentru asigurarea calitatii", in cadrul fiecarui compartiment. Acestia sunt desemnati de directorii (responsabilii) compartimentelor respective si confirmati de serviciul de asigurare a calitatii. Lor le revine responsabilitatea desfasurarii corespunzatoare a activitatilor specifice, referitoare la calitate.

In cazul implementarii unui sistem al calitatii, potrivit standardelor ISO seria 9000, acestor coordonatori li se incredinteaza, de regula, urmatoarele atributii:

implementarea si mentinerea sistemului calitatii in compartimentul respectiv si asigurarea legaturii permanente cu compartimentul calitate;

elaborarea, verificarea si actualizarea procedurilor in cadrul compartimentului;

participarea la organizarea auditurilor interne in compartimentul respectiv si la audituri efectuate in alte compartimente;

asigurarea difuzarii si cunoasterii reglementarilor in domeniul calitatii;

administrarea copiei manualului calitatii care i s-a incredintat;

tinerea evidentei inregistrarilor referitoare la calitate care se intocmesc in cadrul compartimentului.