ECHIPA DE PROIECT - MATRICEA RESPONSABILITATILOR

REreSSSSSSRESPONSABILITATI

A

A  ACTIVITATI

Manager de proiect

(Doamna X)

Director Administrativ

(Doamna Y)

Consilier juridic

(Doamna A)

Director logistic

(Doamna B)

Director de Marketing

(Doamna Z)

Asistent marketing

(Doamna C)

Director Operatiuni

(Doamna V)

Director Resurse Umane

(Doamna D)

Planificare agenda

C

R

P

I

1.1.2. Gasirea locatiei

C

P

R

I

1.1.3. Stabilire listǎ invitati

R

1.1.4. Informarea invitatilor

C

I

P

R

I

1.1.5. Sustinerea conferintei

P

I

R

P

I

1.2.1 Stabilire concept

C

I

R

P

Tipǎrire

I

P

C

R

1.2.3. Distributie

I

P

C

R

1.3.1. Stabilire locatie

C

I

R

P

1.3.2. Planificare agendǎ

C

R

P

I

1.3.3. Stabilirea invitatilor publici

C

I

P

R

I

1.3.4. Organizare

I

C

R

P

1.3.5. Distributie materiale

I

P

R

C

2.1.1. Atribuirea spatiilor

C

P

R

I

I

2.1.2. Stabilirea nevoi de amenajare

I

R

P

C

2.1.3. Achizitii materiale

R

I

P

C

2.1.4. Amenajare

I

C

P

R

2.2.1. Angajare personal pentru echipe noi

I

C

P

R

2.2.2. Pregatirea personalului

I

C

P

R

2.2.3. Infiintare echipe noi

I

C

R

P

2.2.4. Utilarea tutturor echipelor

I

P

C

R

2.2.5. Colectarea animalelor

I

P

C

R

3.1 Realizare caiet de sarcini

P

R

R

I

3.2. Trimitere invitatii de participare

P

C

R

I

3.3. Organizare licitatii

R

C

P

I

4. Evaluare oferte

I

R

C

P

3.5. Declarare castigǎtor

I

R

C

P

I

3.6. Incheiere contract

I

P

R

C

I

Nr.

Ierarhie

Risc

Impact

(1min-5max)

Probabilitate (1min-5max)

Scor

Strategie

Masuri

Cost

(euro)

Responsabil

Lipsa de interes din partea mass-media

(dezinteresul mass-media se poate rasfrange si asupra bucurestenilor, implicit asupra proiectului in sine)

(problematica are o importanta deosebita din punct de vedere social)

Reducere

Mediatizarea constanta si coerenta a situatiei actuale, a impactului problematicii asupra cetatenilor bucuresteni

Marketing

Grad scazut de participare la eveniment a bucurestenilor

(potrivit sondajelor, bucurestenii prezinta un interes real fata de problema cainilor comunitari, chiar daca nu participa efectiv la eveniment)

(chiar daca nu participa la evenimentele de constientizare  si promovare a proiectului, nu inseamna ca populatia capitalei nu adera la valorile proiectului)

Reducere

Mediatizarea constanta si coerenta a situatiei actuale, a impactului problematicii asupra cetatenilor bucuresteni

Marketing

Lipsa personalului calificat (echipe ecarisaj)

(impactule este mic, deoarece se vor face cursuri de specializare, daca va fi necesar)

(probabilitatea de aparitie este mica, deoarece exista deja echipe de ecarisaj, care au mai efectuat astfel de activitati si nu necesita pregatire intensa)

Reducere

Se vor efectua cursuri de calificare, training-uri, astfel incat echipele dispoibile sa aiba cunostintele si pregatirea necesare realizarii sarcinilor specifice

Manager Resurse Umane

Neatribuirea spatiilor la timp de catre primariile de sector

(impactul este mare, deoarece proiectul ar fi intarziat, ceea ce inseamna depasire de timp, buget sau chiar blocarea proiectului pe o perioada nedeterminata, daca situatia nu este remediata la timp)

(probabilitatea este mica, deoarece spatiile sunt predate de catre primariile de sector, stakeholderi externi, avand deci un interes in acest proiect)

Reducere

Contractul va contine clauze contractuale, constrangatoare, care vor indica data exacta a predarii spatiilor, precum si urmarile incalcarii acestora, astfel incat termenul limita sa nu fie depasit

Administrativ -juridic

Intarzieri cu livrarea materialelor

(intarzierile cu livrarea materialelor ar genera intarzieri in desfasurarea proiectului, astfel incat impactul ar fi mare)

(probabilitatea de aparitie nu poate fi mare, datorita clauzelor contractuale)

Transfer

Se vor aplica penalizarile prevazute in contract pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale

Administrativ- juridic

Contestatii aduse castigatorilor de licitatii

(depunerea de contestatii privitoare la derularea licitatiilor intarzie desemnarea castigatorilor si a proiectului per ansamblu. Poate fi necesara chiar anularea procedurii)

Procedurile de atribuire se vor desfasura conform prevederilor in vigoare, iar castigatorii vor fi cei care indeplinesc intocmai cerintele caietelor de sarcini.

Acceptare

Claritatea caietului de sarcini, cunoasterea cadrului legislativ

Juridic

Intarzieri cu incheierea contractului cu firma castigatoare

Nedepunerea garantiilor de buna executie la timp, intarzie incheierea contractelor.

Datorita prevederilor caietelor de sarcini, nu se va risca pierderea garantiilor de participare depuse.

Transfer

Caietul de sarcini va prevede clar o perioada in care castigatorul este obligat sa constituie garantia de buna executie

Administrativ - juridic

Cresterea cheltuielilor de sterilizare

(impactul este mediu, deoarece este prevazut un buget suplimentar pentru o astfel de situatie, insa ideal ar fi sa nu fie utilizat)

(probabilitatea este mica, deoarece modificarea costurilor in acest domeniu nu a manifestat o crestere rapida in timp)

Plan de coningenta

In aceasta situatie, va fi utilizata o parte din rezerva de contingenta

Manager operatiuni

Personal veterinar pentru sterilizare insuficient

(impactul este mediu, deoarece ar intarzia proiectul, dar nu l-ar bloca, sterilizarea realizandu-se cu intarzieri fata de perioada planficata)

(probabilitatea de aparitie este totusi mica, deoarece au fost incheiate contracte cu un numar semnificativ de medici veerinari)

Plan de contingenta

Se vor incheia contracte suplimentare cu cabinete veterinare

Subordonat manager opratiuni

Schimbari legislative in ceea ce priveste sterilizarea cainilor, in Romania si Uniunea Europeana

(impactul asupra proiectului ar fi unul mare, daca s-ar schimba metodologia, regulile in ceea ce priveste sterlizarea cainilor, iar proiectul ar fi deja in desfasurare)

(este putin probabil sa se intample acest lucru, deoarece schimbarile legislative reprezinta un proces lung, astfel incat departamentul juridic poate fi mereu la curent cu eventualele legi propuse)

Acceptare

Documentarea permanenta asupra cadrului legislativ national si international, astfel incat orice modificare legislativa sa fie cunoscuta din timp.

Juridic