ELABORAREA UNUI PLAN DE AFACERI

ELABORAREA UNUI PLAN DE AFACERI

1. NOTIUNI GENERALE

Sunt foarte rare cazurile in care o intreprindere mica isi finanteaza activitatea exclusiv din fonduri proprii, in cele mai multe cazuri se apeleaza la finantari externe.

Pentru obtinerea finantarii externe intreprinderea mica trebuie sa fie viabila din punct de vedere economic si suficient de consolidata pentru a rambursa in totalitate si la termen sumele imprumutate. Viabilitatea prezenta a afacerii si trendul viitor al acesteia sunt relevate cu ajutorul unui instrument consacrat de catre practica internationala in domeniu: planul de afaceri.

De modul cum este realizat, acest plan de afaceri depinde in mare masura de reactia diversilor creditori la care firma apeleaza pentru finantarea necesara. Exista firme specializate in intocmirea unor astfel de planuri de afaceri, de aceea apelarea la serviciile unei asemenea firme poate fi benefica pentru scurtarea procedurilor presupuse de negocierea cu creditorul respectiv.

Totusi, asa cum vom evidentia si in ideile ce urmeaza numai anumite etape in realizarea planului necesita cunostinte de specialitate si impun utilizarea specialistilor recunoscuti in domeniu, cea mai mare parte a planului poate fi realizata de catre specialittii proprii ai firmei in colaborare directa cu managerii firmei (general, tehnic, economic, comercial).

Trebuie evitate firmele care realizeaza astfel de planuri de afaceri prin folosirea unor sabloane standard, intrucat planul de afaceri reprezinta firma si afacerea proprie fiind o carte de vizita extinsa a acesteia. Cu toata importanta unei pareri obiective, neutre asupra activitatilor firmei, exista cu siguranta anumite aspecte intime, delicate ale acestora pe care nici un specialist nu le poate identifica inaintea conducatorilor directi.

In concluzie, planul de afaceri trebuie sa fie rezultatul unei colaborari directe si sincere intre conducerea firmei, specialistii proprii si specialistii externi.

Structura generala a unui plan de afaceri se poate reda astfel:

MISIUNE SI STRATEGII

In cadrul acestei sectiuni a planului de afaceri se prezinta obiectivele pe termen scurt, mediu si lung ale respectivei firme, rezultatele scontate si strategiile de atingere a lor.

v     Viziunea

Se prefigureaza cum va arata firma peste 5-10 ani (marimea si natura activitatilor desfasurate de firma, dimensiunea afacerilor pe care le va dezvolta firma).

Este necesar sa se estimeze pentru o previziune pertinenta si evolutia mediului economico-social a regiunii din care face parte entitatea analizata, a pietelor de desfacere pe care firma isi vinde produsele sau serviciile.

Pentru anticiparea cu profesionalism a modului in care va arata afacerea respectiva peste cativa ani, este deosebit de utila tinerea unei sedinte de brainstorming, la care sa participe principalii decidenti din firma.

v     Misiunea

Se prezinta obiectivele centrale care definesc misiunea firmei respective in orizontul de timp pe care planul de afaceri il ia in calcul.

Misiunea se concretizeaza in obiective de natura:

penetrarea produselor proprii pe inca trei piete de desfacere;

introducerea in fabricatie a doua noi produse;

cresterea cotei de piata pentru produsele firmei;

utilizarea de noi canale de distributie.

v     Valorile

In cadrul acestei sectiuni a planului de afaceri se descriu valorile afacerii respective, standardele acceptate la nivelul firmei si care apar in tranzactiile firmei cu furnizorii si clientii ei.

v     Obiectivele

Se definesc obiectivele firmei mici in functie de importanta si perioada de timp la care se raporteaza:

obiective principale (generale);

obiective secundare;

obiective derivate;

obiective pe termen scurt;

obiective pe termen mediu;

obiective pe termen lung.

Pentru fiecare obiectiv in parte se vor argumenta necesitatea si felul in care acesta se incadreaza in misiunea afacerii si in strategiile elaborate.

Punctele forte si slabe

Aceasta etapa a intocmirii planului de afaceri necesita multa sinceritate si obiectivitate din partea persoanelor antrenate in realizarea ei.

Analizele de tip SWOT (strengths, weaknesses, threats and opportunities) pun in evidenta urmatoarele trasaturi proprii ale afacerii:

punctele forte care reprezinta temelia prezentei afaceri;

punctele slabe (slabiciunile) care slabesc fundamentul afacerii;

amennintarile potentiale din partea concurentei;

oportunitatile oferite de mediul economico-social in care firma isi desfasoara activitatea.

In ceea ce priveste slabiciunile firmei, planul de afaceri trebuie sa evidentieze in aceasta parte si masurile ce trebuie luate pentru contracararea acestora.

De asemenea, oportunitatile prezente si viitoare se vor integra in strategpa generala a firmei, cautandu-se forme diferite si profitabile de utilizare a acestora.

v     Strategii

Se dezvolta strategiile firmei in corespondenta directa cu evolutia previzibila a pietelor de desfacere, tehnologiilor de fabricatie, resurselor de materii prime si utilitati, si mai ales cu planurile de dezvoltare generala a tarii si a localitatii (localitatilor) in care firma desfasoara majoritatea operatiunilor sale economice.

v     Scopuri

In cadrul acestei sectiuni se cuantifica principalele scopuri derivate din obiectivele stabilite si se vor enumera si detalia tintele de atins ca urmare a realizarii acestor scopuri.

3. SITUATIA ACTUALA A AFACERII

La acest capitol al planului de afaceri se prezinta in ordine cronologica realizarile obtinute la nivelul afacerii, inclusiv distinctiile obtinute ca urmare a obtinerii unor performante financiare, tehnice sau in domeniul vanzarilor.

Fondul afacerii (Background)

Se prezinta o scurta istorie a respectivei afaceri, inclusiv motivatia initiala care a stat la baza crearii ei, fondatorii afacerii, actionarul sau actionarii principali.

Acest background constituie o carte de vizita extinsa a intreprinderii respective, in care trebuie pus accentul mai ales pe punctele forte care definesc afacerea si care o recomanda in ansambul intreprinderilor din acelasi domeniu de activitate.

Este deosebit de utila o comparatie la nivel de ramura sau domeniu de activitate a rezultatelor, rentabilitatii si costurilor unitare proprii firmei analizate cu cele ale principalilor concurenti, sau cu media obtinuta la nivelul ramurii.

Daca actionarul principal sau unii dintre actionari sunt personalitati marcante ale lumii stiintifice sau ale comunitatii locale, este bine ca pentru fiecare in parte sa se prezinte si o scurta biografie sau un memoriu de activitate, puctandu-se momentele cheie in care viata particulara a acestora s-a intersectat sau chiar s-a confundat cu afacerea respectiva. Se prezinta in detaliu primele produse realizate de firma (inclusiv imagini ale acestora), accentuandu-se caracteristicile tehnice care le-au transformat in produse de succes, precum si diverse reactii ale mediului tehnic, economic sau social la aparitia acestor produse. Se vor prezenta, de asemenea, primii clienti ai produselor sau serviciilor firmei, cu un accent deosebit asupra clientilor traditionali si care au ramas fideli pe parcursul vietii economice a produsului. Totodata se prezinta furnizorii principali ai firmei si modul in care s-a colaborat cu acestia de-a lungul anilor. Se va pune un mare accent pe prezentarea detaliata a pietelor de desfacere pe care operaza firma, pentru fiecare piata in parte stabilindu-se produsele principale, precum si rentabilitatea obtinuta la nivel de produs.

Evolutia in timp a afacerii

In cadrul acestei sectiuni se prezinta dezvoltarea in ordine cronologica a pricipalelor activitati ale firmei, din faza de start-up pana in momentul realizarii planului de afaceri.

Este utila prezentarea sub forma de tabele a acestor evolutii (cresterea vanzarilor), segmentul de piata detinut, cota de piata a diferitelor produse, capacitatea productiva, volumul productiei.

Performante financiare

In aceasta etapa se prezinta performantele financiare ale firmei (in ordine cronologica), iar pentru autentificarea acestor rezultate se vor prezenta in anexele planului de afaceri documentele contabile care certifica aceste rezultate (balante, bilanturi anuale), precum si analizele efectuate de catre auditori recunoscuti pe plan national si mai ales international (inclusiv planurile de afaceri intocmite anterior la solicitarea bancilor sau a altor persoane interesate).

4. DESCRIEREA PRODUSELOR SI SERVICIILOR FIRMEI

Este timpul pentru trecerea in revista a tuturor produselor si serviciilor oferite de catre firma in cauza.

Prezinta utilitate prezentarea datelor intr-un tabel si utilizarea graficelor.

5. PROFILUL PIETELOR DE DESFACERE

Realizarea acestei etape este deosebit de complexa si necesita cercetari amanuntite ale pietelor de desfacere. Este bine ca aceste cercetari sa fie efectuate de catre specialisti recunoscuti in domeniu, apelarea la amatori sau la  personalul propriu poate duce la obtinerea unor date nereale si irelevante.

Analiza pietei

Se descriu pietele de desfacere, explicandu-se cum au evoluat ele si cum sunt segmentate. Se proiecteaza evolutia pietelor de desfacere in viitor si impactul acestei evolutii asupra vanzarilor firmei. Se vor evidenta segmentele de piata care reprezinta tintele pentru politica de vanzari a firmei, precum si canalele de distributie folosite pentru desfacerea produselor proprii.

Concurenta

Se prezinta principalii concurenti ai firmei si ponderea fiecaruia pe pietele de desfacere unde firma isi vinde produsele. Se prezinta evolutia in timp a fiecarui timp a fiecarui concurent principal in parte si strategia adoptata de catre acestia in defavoarea produselor firmei, precum si evolutia viitoare a acestora, care se constituie intr-o restrictie de prim rang in elaborarea unei strategii de piata ancorate puternic in realitate.

Se efectueaza analize de tip SWOT pentru fiecare concurent principal in parte, punctand de fiecare data masurile de contraatac ce se impun pentru temperarea actiunilor de forta ale competitorilor.

Clientii

Se descriu principalii clienti ai firmei, cu un accent deosebit asupra clientilor atrategici si traditionali. Se prezinta evolutia in timp a comportamentului acestora fata de produsele sau serviciile oferite de firma.

Se preconizeaza masuri ferme de stabilizare a clientilor fideli prin preturi stimulative, contracte avantajoase si alte forme de cointeresare a acestora. Este necesara in acesta faza o analiza socio-psihologica a comportamentului de consum al populatiei din zona fata de produsele oferite de firma, indicandu-se calitatile produselor percepute direct de catre consumatori, dar mai ales defectele si lipsurile produselor proprii.

6. STRATEGII DE MARKETING

Aceste strategii trebuie formulate cu prioritate de catre specialitti in domeniu dupa efectuarea unor studii de piata temeinic ancorate in realitate.

Desfacerea produselor necesita de cele mai multe ori mai multa inteligenta si prezenta de spirit decat productia insasi, de aceea este deosebit de riscant ca acesta activitate sa fie efectuata de amatori.

Se vor analiza in detaliu modul de prezentare a produselor, gradul de adresabilitate al acestora in zona de vanzari propriei firme si mai ales modul in care sunt percepute produsele la nivelul constiintei colective. Se prezinta si argumenteaza politicile de pret, facilitatile acordate clientilor fideli, modalitatile de sprijinire a productiei si vanzarilor.

Este utila prezentarea bugetului necesar pentru realizarea politicilor de marketing (costurile presupuse de promovare, publicitate). Pentru fiecare produs sau serviciu in parte se descriu calitatile de natura sa creasca cota de piata a firmei pe diverse piete (calitate deosebita, pretul atractiv, noutatea absoluta a produsului sau serviciului).

O importanta deosebita in elaborarea unei strategii de marketing o are anticiparea dorintelor consumatorilor, folosind pentru aceasta sfaturile unor experti in domeniul psihologiei consumatorului. Psihologia consumatorului sta la baza publicitatii si campaniilor de promovare a produselor.

In anticiparea dorintelor consumatorilor trebuie pornit de la separarea nevoilor consumatorilor in trei mari categorii:

Ø      nevoi esentiale, vitale, care sunt necesare supravietuirii fizice a consumatorilor si care trebuie satisfacute prioritar;

Ø      nevoi de lux, care semanifesta numai in conditiile in care nevoile esentiale au fost satisfacute;

Ø      nevoi spontane, care au sau nu utilitate pentru consumator, dar care apar spontan la vederea unui produs.

7. PRODUCTIA

Se prezinta tehnologia utilizata pentru fabricarea produselor, capacitatea de productie potentiala, precum si gradul de utilizare a acesteia in timp, cu un accent deosebit pe proiectarea evolutiei viitoare a utilizarii capacitatii de productie in corelatie cu trendul manifestat de cererea pentru produsele firmei. Se descriu investitiile de natura productiva efectuate de firma din faza de start-up pana in prezent, precum si investitiile viitoare si scopul concret al acestora (cresterea capacitatii productive, ridicarea calitatii produselor, ecologizarea activitatilor productive).

Se vor indica resursele necesare desfasurarii in bune conditii a procesului de productie:

Ø      resursele umane (grad de calificare);

Ø      resurse materiale (mod de procurare, evolutie previzibila a costurilor de achizitionare);

Ø      resurse financiare (necesar si surse de finantare);

Ø      resurse informationale.

Se descrie modul in care la nivelul firmei se desfasoara anumite activitati: sistemul de productie, intretinerea utilajelor de productie, controlul costurilor de producție, controlul calitatii produselor.

Un accent deosebit trebuie pus pe controlul costurilor de productie si analiza componentei acestora (cheltuieli fixe si cheltuieli variabile).

8. MANAGEMENTUL SI ADMINISTRATIA

In cadrul acestei senctiuni se prezinta echipa menageriala si se releva rolul fiecarui conducator in structura organizatorica a firmei. Se prezinta scurte biografii ale managerilor firmei, punandu-se accent pe modul in care personalitatea acestora a influentat in timp afacerile firmei. Se prezinta organigrama generala a firmei, iar daca nevoile o cer, si organigramele de detaliu.

9. PROIECTII FINANCIARE

Aceasta este etapa in care se proiecteaza evolutia rezultatelor intreprinderii intr-un anumit orizont de timp (3-7 ani) folosind tehnici financiare consacrate.

Pe baza datelor oferite de contabilitatea financiara si de gestiune se analizeaza intreaga activitate a firmei si se prefigureaza trendul viitor al afacerii. Deosebit de utila in realizarea proiectiilor financiare este utilizarea unui softwarw de calcul tabelar deoarece acestea dispun de instrumente adecvate de analiza economica si statistica (Microsoft Excel 2000, Quattro Pro 9, etc.).

Functiile financiare efectueaza calcule obitnuite pentru afaceri ca, de exemplu, determinarea platii pentru imprumut, valoarea viitoare sau valoarea neta actualizata a unei investitii si valorile obligatiunilor sau cupoanelor.

10. RESURSELE NECESARE

Pentru realizarea obiectivelor generale si a celor derivate este necesara o analiza pertinenta a modului de dobandire a resurselor necesare vizand toate categoriile de resurse implicate (umane, financiare, informationale). Se vor prezenta sub forma de tabele resursele necesare si costul achizitionarii lor, evidentiindu-se contributia proprie a firmei la dobandirea acestor resurse si sursele de finantare externa alese.

11.IMPLEMENTAREA

Aceasta etapa este deosebit de importanta intrucat vor trebui concretizate toate propunerile reliefate de planul de afaceri pana in acest moment in masuri concrete, realiste si care pot fi implementate cu succes la nivelul firmei.

Toate aceste masuri si planuri se transcriu sub forma unui grafic Gantt care are forma urmatoare:

Acest tip de grafice foloseste barele si liniile pentru a indica pe scara timpului o serie de operatii ce trebie efectuate pentru realizarea planului. Scara trebuie sa fie extinsa de la minute la ani. In scopul realizarii acestor grafice Gantt se pot utiliza programe de management al proiectelor ca: Primavera Project Planner, Microsoft Project.

In final nu trebuie uitat ca un plan de afaceri trebuie sa se incheie intotdeauna cu niste concluzii care sa cuprinda sinteza tuturor masurilor, planurilor si proiectiilor financiare. Totodata trebuie evidentiata importanta utilizarii surselor de finantare externe la care se va apela, necesitatea acestora, precum si garantarea acestora pe baza rezultatelor care se vor obtine in perioada urmatoare.

Toate aspectele teoretice exprimate in cadrul acestui capitol vor fi completate pe parcursul capitolului urmator unde vom reda practica, pe exemplul unei societati comerciale, planul de afaceri intocmit pentru obtinerea unor finantari externe.