Formalizarea structurii organizationale

Formalizarea structurii organizationale

Una din acceptiunile sub care se intalneste conceptul de organizare este aceea de rezultat sau produs final al procesului de organizare.

Pentru a asigura o buna functionare pe perioada de exploatare a unui produs, acesta este insotit de o descriere a componentelor si de instructiunile privind alimentarea, pornirea, oprirea intretinerea si exploatarea. Toate aceste explicatii si instructiuni sunt cuprinse in careta tehnica a produsului respectiv.

In mod asemanator, pentru produsul structura organizationala a firmei, descrierea functionalitatii si instructiunile privind delimitarea si repartizarea atributiilor, sarcinilor, responsabilitatilor si competentelor intre posturi, functii si compartimente se realizeaza prin intermediul unor documente consacrate, respectiv regulamentul de organizare si functionare, descrierea postului, organigrama si procedurile si tehnicile administrative asociate.

a) Regulamentul de organizare si functionare (ROF), cunoscut si sub denumirea de manual al firmei este cel mai cuprinzator document de prezentare a structurii organizationale a firmei. Rolul acestui document este acela de a descrie mecanismul de functionare al firmei, prin precizarea atributiilor ce revin compartimentelor, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin diferitelor posturi si functii si a relatiilor organizatorice dintre componentele primare ale structurii organizationale a firmei.

R.O.F. este structurat in mai multe parti si capitole. Prima parte contureaza o imagine de ansamblu asupra organizarii si functionarii firmei, prin prezentarea domeniului si obiectului de activitate, a tipului si statutului juridic al firmei, a obiectivelor generale si atributiilor firmei si a nivelurilor ierarhice cu subdiviziunile organizatorice componente.

O alta parte este dedicata managementului firmei si prezinta atat atributiile organelor de management participativ (Adunarea generala a actionarilor, Consiliul de administratie, etc.) cat si sarcinile, competentele si responsabilitatea managementului executiv de nivel superior (managerii generali, manageri pe domenii de activitate).

O parte este dedicata prezentarii compartimentelor functionale si operationale ale firmei. Pentru fiecare compartiment sunt prezentate atat obiectivele specifice si atributiile proprii cat si relatiile cu celelalte compartimente si cu mediul extern. Relatiile fiecarui compartiment cu celelalte compartimente si cu mediul sunt descrise din perspectiva informationala si se reprezinta grafic sub forma diagramelor de relatii. Diagramele de relatii pot fi generale daca surprind legaturile cu alte compartimente si cu mediul, sau de detaliu daca precizeaza si documentele care se vehiculeaza pe traseele legaturilor respective.

In Romania, ROF-ul este un document specific firmelor rezultate prin transformarea fostelor intreprinderi de stat. Pentru firmele cu capital privat infiintate dupa 1989, elemente specifice ROF-ului se regasesc in contractul si statutul firmei.

b) Descrierea postului sau fisa postului, cuprinde in detaliu toate elementele necesare unui angajat pentru a indeplini corect sarcinile postului ocupat. Continutul descrierii postului cuprinde atat prezentarea postului cat si cerintele fata de ocupantul postului si poate fi prezentat schematic in fig. nr.1.17.

Figura 1.17. Schema descrierii postului

Descrierile de posturi se elaboreaza si se actualizeaza periodic de managerii compartimentelor pentru toate posturile aflate in subordine. Acestia pot solicita asistenta de specialitate de la managerii specializati pe probleme ale managementului resurselor umane. De actualizarea periodica a descrierilor de post si de armonizarea obiectivelor individuale cu obiectivele specifice ale compartimentelor si cu obiectivele generale ale firmei depind in mod hotarator flexibilitatea, eficienta si competitivitatea structurii organizationale.

c) Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizationale formale a firmei. Rolul acestui document este acela de vizualizare a structurii organizationale formale a firmei si de suport de analiza a conceptiei si functionalitatii structurii formale a firmei.

Organigrama se prezinta sub forma de schema-bloc in care prin "casute" se reprezinta "organe" sau posturi de management si compartimente iar prin "linii" se reprezinta relatiile organizationale astfel incat sa poata fi identificate "lanturile de comanda". Situarea in organigrama a "casutelor" si a ,liniilor' se realizeaza astfel incat sa se individualizeze atat niveluri ierarhice alcatuite din posturi sau compartimente aflate pe aceeasi orizontala si situate la aceeasi distanta ierarhica fata de managerul de varf al firmei cat si raporturi de subordonare ierarhica conforme cu lanturile de comanda. In "casute" se scriu informatii privitoare la denumirea postului (functiei) sau a compartimentului pe care le reprezinta si la numarul total al posturilor din compartiment, din care posturi de management si posturi de executie.

Dupa modul de ordonare a elementelor structurii organizationale in reprezentarea grafica se deosebesc:

organigrame piramidale

organigrame ordonate de la stanga la dreapta;

organigrame circulare.

Indiferent de forma de prezentare organigrama are avantajul unei reprezentari sugestive, sintetice si sistematizate a structurii organizationale a firmei. Neajunsul datorat reprezentarii numai a elementelor structurale principale si a relatiilor de autoritate ierarhica este inlaturat de informatiile cuprinse in ROF si descrierile de posturi.

d) Procedurile si tehnicile administrative asociate cunoscute si sub denumirea de regulament de ordine interioara (ROI) au menirea de a concretiza functionarea fiecarui compartiment prin precizarea tehnologiilor de lucru si a regulilor de ordine interioara. Prin promovarea si utilizarea unor proceduri si tehnici administrative asociate se formalizeaza anumite elemente suport ale sistemelor informational-decizionale ala managementului firmei. 

Toate componentele mentionate anterior alcatuiesc un tot unitar care concretizeaza si descrie din perspectiva formala produsul procesului de organizare - structura organizationala a firmei.