Munca in echipa

Munca in echipa

1. CONSTITUIREA ECHIPEI

Principiul de baza in munca in echipa este acela ca efortul colectiv al unui grup poate avea un efect mai mare decat eforturile individuale ale unor indivizi.

Pentru a fi considerat o echipa, grupul trebuie sa functioneze ca o unitate care opereaza intr-un spirit de cooperare si coordonare si care recurge la proceduri stabilite de comun acord.

Acest lucru conduce la o serie de avantaje:

• luarea deciziilor - o echipa ai carei membri sunt implicati in luarea deciziilor, in stabilirea obiectivelor si a metodelor de lucru, va putea mult mai usor sa ia decizii in legatura cu propria activitate, necesitand, intr-o mult mai mica masura, supervizare ori coordonare de la forurile superioare
• motivatia - prin apartenenta la o echipa, indivizii iau parte la realizarile echipei, care pot fi superioare potentialului fiecariu individ. Impartasind succesul, vor impartasi si responsabilitatea pentru toate celelalte actiuni ale echipei.
• inovatia - formarea unei echipe este indicata in situatiile in care nu exista abordari sau proceduri prestabilite. Prin exploatarea competentelor si a experientei fiecaruia dintre membrii echipei, aceasta va depasi performantele unui individ. O echipa are un randament mai mare si este mai eficienta in indeplinirea unei sarcini, decat un grup de persoane lucrand pe cont propriu.

Exista patru etape caracteristice dezvoltarii unui grup:

• formarea grupului - atunci cand un grup se intruneste pentru prima oara, fiecare individ este politicos si mai ales prudent in a-si exprima propriile opinii
• confruntarea de opinii - existenta unor diferente de puncte de vedere, conflictul personalitatilor, precum si orice acord, sunt rezultatul unei confruntari. Comunicarea eficienta nu este posibila atunci cand membrii grupului nu sunt deschisi la dialog. Multe grupuri nu reusesc sa depaseasca aceasta etapa si, in consecinta, esueaza.
• atingerea consensului - diversele fractiuni opozante sfarsesc prin a intelege avantajele muncii in echipa, ceea ce conduce la nasterea unui spirit de cooperare. Membrii echipei incep sa-si exprime, in mod liber, opiniile si, in acelasi timp, sa asculte parerile celorlalti.
• activitatea propriu-zisa - incepe in momentul in care toate frictiunile au incetat, iar grupul a devenit o unitate coerenta si eficienta. Membrii echipei beneficiaza, in acest moment, de un mai mare sprijin reciproc in cadrul grupului, asumandu-si in acelasi timp responsabilitatea deciziilor luate.

Viteza cu care un grup devine capabil sa functioneze, este o reflectare a timpului si efortului cheltuite in coordonarea activitatii grupului respectiv. Exista doua tipuri de competente pe care grupul va trebui sa le valorifice: competente manageriale si abilitati interpersonale. Dobandirea rapida a acestor abilitati reflecta coordonarea eficienta a activitatii grupului.

Pe termen scurt, un grup nou format poate apela la un expert care sa-i sugereze sisteme de lucru sau structuri menite sa sporeasca competentele de grup si sa canalizeze competentele indivizilor in beneficiul activitatii grupului.

Cateva metode pentru facilitarea sarcinii de impartire a rolurilor si a responsabilitatilor in cadrul grupului ar fi:

• geneza primelor idei - atunci cand este nevoie de idei noi, este indicat a se organiza o scurta intalnire in vederea obtinerii de sugestii din partea membrilor grupului. Nu este indicat sa se faca comentarii asupra vreuneia din sugestii inainte ca grupul sa-si fi exprimat toate opiniile sau inainte ca timpul acordat intalnirii sa expire. Doar atunci fiecare idee va fi analizata pe larg. In general cu cat circula mai mult ideile in interiorul grupului, cu atat mai bine vor intelege membrii acestuia sarcina sau problema supusa discutiei.
• evitarea solutiilor exclusive - prima idee nu este intotdeauna cea mai buna. Cautati de fiecare data o alternativa si evaluati-o in cadrul echipei. Chiar si atunci cand un plan a fost adoptat, fiti oricand pregatiti sa-l modificati.
• pastrarea de evidente scrise - daca deciziile nu sunt notate, ele pot fi uitate sau gresit interpretate si, astfel, vor necesita o rediscutare. In cadrul intalnirilor de grup, notati deciziile, clar, intr-o agenda, de indata ce ele au fost luate. Rezumati aceste decizii, precum si impartirea responsabilitatilor intr-o schema operationala.
• asiguraea unui climat concurential constructiv - practicati o critica neutra concentrandu-va asupra sarcinilor si nu a personalitatilor. Critica sa fie insotita de sugestii pozitive in scopul stimularii. Oricine va avea un rezultat bun, va fi remarcat. Evidentiati progresele facute.
• analiza esecurilor - nu ignorati greselile comise, continuandu-va, pur si simplu activitatea. Analizati in cadrul grupului motivele esecului si incercati sa elaborati o strategie care sa va garanteze ca aceeasi greseala nu se va mai repeta.
• asumarea temporara a responsabilitatii - nu trebuie sa existe o ierarhie rigida in cadrul grupului. Autoritatea trebuie asumata de catre persoana cea mai potrivita pentru indeplinirea sarcinii date sau cedata de indata ce aceasta este realizata.

O metoda posibila pentru demararea, pe care echipa trebuie sa-l indeplineasca, este aceea de a stabili, in mod regulat, intalniri de lucru.

Un grup este un ansamblu restrans de persoane reunit cu scopul de a indeplini o misiune, dar care in afara de aceasta mai au scopuri si obiective personale, opinii diferite fata de misiunea grupului, fata de membrii lui si chiar fata de grup.

Un grup este, de asemenea o entitate autonoma, suficient de independenta de specificul fiecarui membru, cu trasaturi comune generale tuturor grupurilor.

A observa un grup inseamna a-l observa ca pe o entitate, a observa fiecare membru in parte, a observa rezultatele grupului si strategia aleasa pentru andeplinirea obictivului. A observa un grup inseamna, de asemenea, a observa relatiile grupului cu exteriorul, fie ca sunt reale, fie ca sunt bune.

2 Tipul relatiei afective cu subordonatii

Aceasta relatie afectiva este fundamentala, prin stabilitatea ei, prin influenta asupra vietii de zi cu zi si mai ales asupra eficacitatii angajatilor. Importanta si utilizarea acestei relatii afective sunt rareori recunoscute.

Constrangerea

Intr-o relatie caracterizata de constrangere, ceea ce il intereseaza pe superior, este mai putin sa isi impuna vointa si mai mult sa se vada acest lucru, iar subordonatul sa o resimta profund.

Pedepsele

Ceea ce caracterizeaza acest tip de relatie este mai putin a impune ceva subordonatilor, cat de a pedepsi sistematic greseli uneori provocate. Stilul nu trebuie sa fie neaparat autoritar si poate fi deci cu aparente participative.

Relatia punitiva este deseori facilitata de un anume vid organizational. Functii prost definite care se intrepatrund, delegare a initiativei prost definita, autoritate slaba in fata altor subordonati.

Indiferenta

Daca exista o reusita aceasta nu este felicitata. Daca este un esec, nici nu se incearca un ajutor, nici nu se cauta a fi inteles si nici macar nu se pedepseste. Relatia de indiferenta este atat de fada, incat duce foarte usor la dezgust.

In ciuda unei aparente acceptabile fata de alte tipuri de relatii afective, relatia de indiferenta este totusi fundamental nevgativa. Multi subordonati ar suporta mult mai usor o relatie mai calda, chiar daca ar fi caracterizata si de izbucniri si momente neplacute.

Gelozia

Avantajele pe care le are un superior fata de subordonat, nu au intotdeauna pondere egala cu responsabilitatile suplimentare ale acestuia fata de un subordonat. Aceasta gelozie este conturata pe motive de genul "subordonatii nu muncesc deloc, au viata usoara si nici macar nu-si dau seama de aceasta".

Seductia

In acest tip de relatie, afectivitatea invadeaza tot si nu mai exista nici o posibilitate de a avea o relatie intelectuala rezonabila. De aceea a-i rezista este o crima de lezmaiestate. Cu un seducator, ori ne lasam sedusi ori suntem respinsi.

Pedagogia

Este o relatie profund asimetrica din moment ce unul stie, iar celalalt invata. Se aseamana cu o relatie paternalista, iar de multe ori este chisr paternalista, adica in loc sa tinda sa reduca inegalitatea dintre superior si subordonat, tinde sa o mentina.

Relatia pedagogica poate fi mai mult sau mai putin punitiva, nu exista educatie fara pedepsirea greselilor. Poate fi colorata de seductie sau poate fi insotita de violenta.

Obsesia

O persoana obsesiva este o persoana extrem de nelinistita. Motivul pentru care controleaza totul pana la cele mai mici detalii este ca neprevazutul il ameninta personal in integritatea sa psihica. De aceea isi va incadra subordonatii intr-o plasa de reguli si proceduri care nu mai lasa nici un loc liber initiativei personale.

3 Relatiile informale cotidiene

Viata in cadrul unui proiect este compusa din detalii cotidiene, iar gestiunea acestor detalii este la fel de revelatoare asupra relatiei dintre superior si subordonat si tot la fel de influenta asupra atmosferei si a randamentului.

In concluzie, ceea ce trebuie retinut este ca nu exista o reteta de a conduce subordonatii. Singurul element care poate marca o mai buna conducere este coerenta. Conducerea optima este aceea care realizeaza maximum de coerenta intre personalitatea managerului, cea a subordonatilor si caracteristicile proiectului.

Activitatile manageriale