Managementul prin exceptii

Managementul prin exceptii

Amplificarea dimensiunii si complexitatii firmelor contemporane s-a reflectat in evolutii similare in sistemele de management, ceea ce a antrenat si o sporire a cheltuielilor indirecte. Pentru a contracara aceasta tendinta, atat teoreticienii, cat si practicienii in domeniul managementului au cautat sa conceapa metode si sisteme de conducere care sa abordeze selectiv problemele, in vederea economisirii la maximum a resurselor cu aceasta destinatie. Expresia cea mai reusita a acestei tendinte o reprezinta managementul prin exceptii (MPE).

In esenta, MPE este un sistem simplificat de management bazat pe vehicularea ascendenta selectiva a informatiilor care reflecta abateri de la limitele de toleranta stabilite si pe concentrarea celor mai buni manageri si specialisti in zonele decizionale si operationale cheie pentru competitivitatea firmei.

Scopul instituirii MPE este simplificarea procesului de management, degrevand conducatorii de tratarea informatiilor ce nu reclama decizii din partea lor, permitandu-le concentrarea asupra problemelor de perspectiva, de conceptie etc.

Succint, MPE poate fi caracterizat astfel:

- fluxurile informationale ascendente cuprind aproape in exclusivitate informatii ce reflecta abateri de la planuri, programe, standarde si norme;

- informatiile ce reprezinta abateri pozitive si negative circula pe verticala sistemului de management in mod selectiv, fiind retinute la primul nivel ce are competenta de a lua deciziile ce se impun; cu cat abaterile sunt mai mari, cu atat parvin la un nivel ierarhic mai mare;

- competentele decizionale sunt foarte precis delimitate, fiecarui manager stabilindu-i-se valorile abaterilor pentru care este imputernicit sa ia decizii si pentru care este imputernicit sa anunte organul ierarhic superior. Ca urmare, procesul decizional, pentru ansamblul firmei, are forma unei piramide retezate, cu baza in esalonul inferior al conducerii:

- in zonele "cheie" ale firmei, care conditioneaza intr-o masura apreciabila eficienta ei si unde probabilitatea aparitiei de disfunctionalitati este mai mare, se culege si se transmite un volum sporit de informatii, la intervale mai reduse;

- sistemul informational se concentreaza cu precadere asupra aspectelor nemijlocit legate de obiectivele prioritare ale societatii comerciale sau regiei autonome;

- distribuirea personalului in cadrul intreprinderii are in vedere cu prioritate plasarea celor mai competenti manageri si executanti in subdiviziunile organizatorice hotaratoare pentru realizarea obiectivelor fundamentale ale firmei.

Prezentarea modului de concepere si aplicare a MPE este destul de simpla, desi, in realitate, operatiunile implicate sunt complexe si reclama un mare volum de munca.

Prima etapa consta in previzionarea obiectivelor si stabilirea normelor si a tuturor celorlalte elemente ce concura la desfasurarea activitatilor firmei, cu precizarea expresa a nivelurilor cantitative finale si - daca este cazul - intermediare. De exemplu, se stabilesc cantitatile de produse din fiecare sortiment la nivel de an, trimestru pana la nivel de zi, schimb si - in cazul productiei de masa - chiar ora.

In continuare, se precizeaza tolerantele pentru care se admit variatiile de la valorile previzionate, precum si nivelul abaterilor la care informatiile declanseaza luarea de decizii sau transmiterea lor la organul ierarhic superior. Tolerantele se stabilesc diferentiat pe fiecare nivel ierarhic, in functie de importanta si natura proceselor implicate. In acest scop se poate utiliza un grafic denumit si schema de alerta, (vezi figura nr. 3.5.)

Aplicarea propriu-zisa a managementului prin exceptii implica compararea realizarilor cu nivelurile previzionate. Concret, se stabilesc valorile efective, se calculeaza diferentele fata de nivelul planificat, iar in cazul in care abaterile depasesc limitele admise se identifica cauzele care le-au generat, ce se comunica o data cu valorile abaterilor managerilor situati pe niveluri ierarhice superioare.

Faza finala consta in luarea deciziilor ce se impun in vederea inlaturarii abaterilor, actionand asupra cauzelor care le-au generat sau asupra modificarii obiectivelor, normelor etc. in situatia in care abaterile sunt justificate.

Fig. 3.5. Schema cerintei de interventie decizionala

Elementele metodologice prezentate se refera la situatia aplicarii MPE in mod independent. In practica sunt frecvente cazurile in care sistemul managementului prin exceptii se utilizeaza combinat cu alte metode si sisteme de management, cel mai adesea cu sistemul managementului prin obiective. Evident ca in asemenea situatii procedura de implementare a MPE va fi partial diferita, mentinandu-se, insa, principalele elemente componente.

Din caracteristicile managementului prin exceptii rezulta atat avantajele, cat si dezavantajele sale. iIntre avantaje mentionam, in primul rand, economisirea timpului managerilor - in special al celor de nivel mediu si superior - afectat intocmirii, analizei si transmiterii de situatii informationale. Concomitent, MPE determina si o simplificare apreciabila a sistemului informational. Pe plan economic, MPE determina o ieftinire a functionarii aparatului managerial, ceea ce se reflecta in sporirea profitului firmei - societate comerciala sau regie autonoma.

Dezavantajele decurg din riscurile pe care le antreneaza netransmiterea abaterilor semnificative si uzura morala a tolerantelor stabilite. Aceste riscuri sunt mai mari atunci cand in cursul activitatilor firmei intervin variatii mari de la o perioada la alta.

O concepere adecvata a MPE este de natura sa minimizeze dezavantajele potentiale si sa amplifice avantajele certe, ce-i sunt proprii.

In Romania, aplicarea managementului prin exceptii este recomandabila in special in societatile comerciale cu productie de masa sau de serie mare, cu procese tehnologice bine puse la punct, in care nivelul activitatilor de productie nu inregistreaza variatii majore in intervale scurte de timp. Asemenea situatii se intalnesc mai frecvent in industria usoara, alimentara, electronica, mobilei, ingrasamintelor etc. Acest sistem se poate aplica in ansamblul sau la nivelul societatilor comerciale - situatie ce permite valorificarea integrala a avantajelor specifice - la nivelul fabricilor, sectiilor si atelierelor de productie. Apelarea la managementul prin exceptii, fireste, bazata pe o temeinica pregatire manageriala si umana, poate fi un instrument major de amplificare a competitivitatii societatilor comerciale romanesti cu productie de masa si serie mare, in conditiile complexe ale trecerii la economia de piata.