Managementul timpului

1. Importanta si componentele managementului timpului

Managementul timpului include ansamblul proceselor necesare a fi desfasurate in vederea asigurarii realizarii proiectului conform termenelor de executie prevazute prin contract.

Importanta realizarii obiectivului managementului timpului este data de efectul direct pe care esecurile in acest domeniu le au asupra costurilor si credibilitatii contractantului. De regula, depasirile termenului de executie, imputabile constructorului, sunt amendate prin penalizari reprezentand un anumit procent (0,5 - 10% din valoarea lucrarii) sau o suma fixa pentru fiecare zi de intarziere. Pentru beneficiar (investitor) intarzierile inseamna amanari ale punerii in functiune ale proiectului, cresterea riscurilor de piata asociate proiectului, intarzieri in recuperarea investitiei, deci pierderi financiare extrem de importante. In concluzie, depasirea termenului de executie poate face ca un proiect considerat initial profitabil sa se transforme intrunul neprofitabil.

Managementul timpului cuprinde urmatoarele procese:

Definirea activitatilor proiectului si stabilirea succesiunii lor, a conditionarilor tehnologice si organizatorice ale acestora;

Estimarea duratelor activitatilor, care poate fi realizata determinist sau probabilist;

Realizarea programului de executie a proiectului

Monitorizarea si actualizarea programului pe masura executarii lui, care include masurarea si raportarea progresului in executarea programului si utilizarea resurselor, adoptarea de actiuni de corectie, actualizarea si ajustarea programului.

2. Definirea activitatilor proiectului si stabilirea succesiunii lor

Definirea activitatilor necesare pentru realizarea proiectului presupune identificarea si documentarea activitatilor specifice care vizeaza realizarea elementelor identificate in cadrul descompunerii orientate pe scop a proiectului (organigrama sarcinilor). Definirea activitatilor si stabilirea succesiunii lor este realizata de catre ingineri, proiectant si membrii echipei de proiect, stabilindu-se atat conditionarile intre activitati care tin de natura lucrarii executate (tehnologice), cat si cele care tin de organizare sau factori externi (de exemplu, furnizori sau laboratoare de expertiza tehnica si testari).

Descompunerea orientata pe scop a proiectului (Organigrama activitatilor) este un arbore (diagrama Gozinto) care prezinta pe niveluri succesive activitatile necesare pentru realizarea proiectului. Activitatile sunt descompuse nivel cu nivel pana la acel grad de detaliere necesar pentru o planificare, urmarire si control adecvat al proiectului. Descompunerea orientata pe scop a proiectului poate fi vazuta ca o organigrama in care posturile sunt inlocuite de activitatile ce trebuie realizate.

Figura 11. Descompunerea orientata pe scop a proiectului

Descompunerea orientata pe scop a proiectului asigura posibilitatea de a vedea intregul proiect in toate elementele sale constitutive si modul in care acestea se integreaza din punct de vedere al performantei, responsabilitatilor, costului si timpului de executie.

Fazele elaborarii si utilizarii descompunerii orientate pe scop a proiectului sunt urmatoarele:

Se porneste de la scopul general al proiectului si se detaliaza activitatile necesare pentru realizarea acestuia, cu participarea managerilor, specialistilor si executantilor interesati.

Se examineaza descompunerea orientata pe scop a proiectului de catre toti managerii si specialistii pana cand se ajunge la un consens asupra valabilitatii acesteia.

Descompunerea orientata pe scop a proiectului se utilizeaza impreuna cu programele de executie a lucrarilor si bugetul de cheltuieli ca instrument de control al proiectului pe masura ce se desfasoara executia acestuia.

Instrumentele care pot fi utilizate pentru stabilirea succesiunii activitatilor sunt:

1. Graficul retea cu activitatile reprezentate in nodurile retelei (metoda diagramei relatiilor de precedenta, metoda potentialelor METRA). Aceasta metoda utilizeaza nodurile unui grafic retea pentru reprezentarea activitatilor si sageti pentru a pune in evidenta conexiunile (dependentele) dintre acestea (vezi figura 12).

Figura 12. Graficul retea cu activitatile reprezentate in nodurile retelei

In acest grafic pot fi identificate patru tipuri de relatii de precedenta:

Sfarsit - inceput: activitatea anterioara trebuie sa se termine inainte de a incepe activitatea urmatoare - este cel mai des intalnita;

Sfarsit - sfarsit: activitatea anterioara trebuie sa se termine inainte de a se termina activitatea urmatoare;

Inceput - inceput: activitatea anterioara trebuie sa inceapa inainte de a incepe activitatea urmatoare;

Inceput - sfarsit: activitatea anterioara trebuie sa inceapa inainte de a se termina activitatea urmatoare;

2. Graficul retea cu activitatile reprezentate pe sageti. Aceasta metoda de construire a graficului retea utilizeaza sagetile pentru a reprezenta activitatile si conectarea lor in nodurile retelei pentru a pune in evidenta relatiile de precedenta. Aceasta metoda utilizeaza doar relatiile de precedenta de tip sfarsit - inceput si poate necesita utilizarea unor activitati fictive (care nu consuma resurse ci doar timp) pentru a defini corect toate relatiile logice intre activitati (vezi figura 13).

Figura 13. Graficul retea cu activitatile reprezentate pe sageti

3. Metoda diagramelor conditionale. Astfel de metode sunt GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) si modelele sistemelor dinamice care permit reprezentarea unor activitati nonsecventiale (cicluri) cum ar fi un test care trebuie efectuat de mai multe ori, si a ramurilor de activitati conditionale, cum ar fi realizarea unei actualizari a proiectului numai in cazul in care in urma unei inspectii au fost detectate erori. Primele doua metode prezentate nu permit reprezentarea ciclurilor sau a ramurilor conditionale.

4. Graficele standardizate. Pot fi utilizate pentru a accelera pregatirea graficelor proiectului. Ele pot include proiecte intregi sau doar portiuni dintr-un proiect (numite subgrafuri). Subgrafurile sunt utile in cazul in care un proiect cuprinde elemente identice sau aproape identice, cum ar fi etajele unei cladiri de birouri, de exemplu.

3. Estimarea duratelor activitatilor proiectului

Estimarea duratelor activitatilor proiectului se poate face pe baza evaluarilor expertilor, pe baza analogiei cu proiecte si activitati similare sau pe baza unor simulari cu ajutorul calculatorului luand in considerare diferite seturi de ipoteze privind factorii care ar putea influenta durata activitatilor.

In esenta exista doua modalitati de calcul a duratelor activitatilor: metoda determinista si metoda probabilista.

1. Metoda determinista stabileste durata activitatilor pe baza normelor de timp sau a normelor de productie in functie de cantitatea de lucrare, numarul de muncitori din formatia de lucru si a indicelui preliminat de indeplinire a normei:

di (Qi x Nti) / (mi x n x pi)

unde: di durata activitatii i exprimata in numar schimburi;

Qi cantitatea de lucrare corespunzatoare activitatii i;

Nti norma de timp corespunzatoare activitatii i;

mi numarul de muncitori din formatia de lucru;

n numarul de ore pe schimb;

pi indicele preliminat de indeplinire a normei.

Este necesar ca durata activitatilor sa fie exprimata in numar intreg de zile sau schimburi, deoarece nu este recomandata trecerea formatiei de lucru de pe un sector pe altul in timpul unui schimb de lucru. Valoarea indicelui de indeplinire a normei este bine sa fie cuprinsa intre 0,9 - 1,2.

Pentru calculul duratelor activitatilor trebuie parcurse urmatoarele etape :

Stabilirea activitatilor care se vor executa in vederea realizarii lucrarii;

Stabilirea articolelor de indicator de norme din antemasuratoare, corespunzatoare activitatilor;

Stabilirea sectoarelor de lucru;

Determinarea cantitatilor de lucrari corespunzatoare fiecarui articol de indicator de norme pe fiecare sector in parte;

Determinarea factorului (utilajului) conducator in desfasurarea activitatilor;

Stabilirea numarului de muncitori sau utilaje ce compun formatia minima de lucru;

Calculul duratei normate a activitatilor, considerand un indice de indeplinire a normei egal cu 1;

Stabilirea duratei impuse a activitatilor;

Calculul indicelui de indeplinire a normei ca raport intre durata normata si durata impusa.

Metoda determinista de calcul este asociata cu metoda de programare a activitatilor numita Metoda drumului critic CPM (Critical Path Method).

2. Metoda probabilista permite calcularea unei durate medii a activitatilor, tinand seama de probabilitatea influentei factorilor perturbatori. In vederea determinarii duratei probabile se face o estimare a:

Duratei optimiste (a) care este durata minima de executie a activitatii in cel mai favorabil complex de imprejurari.

Duratei pesimiste (b) care este durata maxima de executie a activitatii in conditiile cele mai defavorabile ale factorilor perturbatori.

Duratei probabile (m) care reprezinta durata cu cea mai mare sansa de realizare in conditii normale.

Durata medie (d) se calculeaza cu ajutorul formulei:

d (a + 4m + b) / 6.

Metoda probabilista de calcul este asociata cu metoda de programare a activitatilor numita Tehnica de Evaluare si Actualizare a Programului PERT (Program Evaluation and Review Technique).

4. Realizarea programului de executie a proiectului

Programarea executiei proiectului include reprezentarea grafica a programului, calculul termenelor de incepere si terminare ale fazelor si activitatilor, precum si al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de executie si determinarea activitatilor critice, alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de executie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate (lucrare, stadiu fizic) in functie de nivelul ierarhic sau de executie care urmeaza sa utilizeze programul.

Dupa determinarea duratei de executie prin analiza drumului critic se compara aceasta cu durata de realizare impusa prin contract. Daca lungimea drumului critic este mai mare decat durata de executie stabilita prin contract, se reia algoritmul de programare pornindu-se de la reanalizarea activitatilor situate pe drumul critic. Operatiunea se repeta pana cand durata programata devine mai mica sau egala cu durata contractuala.

Programarea executiei lucrarilor trebuie sa ia in considerare resursele disponibile pe parcursul realizarii proiectului, programul de lucru (daca se lucreaza 5 sau 6 zile pe saptamana, 8 -10 sau 12 ore pe zi), constrangerile legate de intervalele de aprovizionare cu anumite materiale si echipamente, de termenele de executie ale unor parti din proiect sau de finalizare a acestuia.

Cele mai utilizate metode de programare a executarii proiectelor sunt:

1. Graficul Gantt - prezinta activitatile sub forma de bare prezentand esalonarea calendaristica a acestora, fara a evidentia legaturile de succesiune dintre ele (vezi figura 14). Acest instrument de programare poate fi utilizat cu succes pentru un numar redus de activitati (30 -40): de exemplu pentru realizarea graficelor de esalonare a investitiilor - activitatile fiind exprimate in termeni financiari, sau pentru o programare la nivel de macroactivitati cum este programarea executiei unor obiecte in cadrul obiectivului de investitii.

Figura 14. Graficul Gantt

Acest grafic calendaristic poate fi imbunatatit prin evidentierea (cu linie punctata, de exemplu) a rezervelor libere sau totale de timp ale activitatilor necritice.

2. Metoda drumului critic (CPM) - calculeaza cate o singura data de incepere si terminare, minima (cel mai devreme) si maxima (cel mai tarziu) pentru fiecare activitate pe baza unei logici secventiale a activitatilor in cadrul retelei, carora li se ataseaza durate stabilite in mod determinist. Aceasta metoda a fost elaborata in 1957 si utilizata in SUA pentru programarea lucrarilor de constructii din industria chimica. Accentul in cadrul acestei metode se pune pe determinarea rezervelor de timp, pentru a determina care sunt activitatile cu cea mai redusa flexibilitate din punctul de vedere al programarii. Astfel, se determina rezervele totale de timp (timpul maxim cu care se poate intarzia o activitate fara a depasi drumul critic), rezervele libere de timp (timpul cu care se poate intarzia o activitate astfel incat sa nu conduca la intarzierea termenului minim de incepere al activitatilor urmatoare). Activitatile care au rezerva totala de timp nula sunt numite activitati critice, iar inlantuirea lor formeaza unul sau mai multe drumuri critice. Drumul in graficul retea este o succesiune de arce orientate intre nodul initial si cel final. Lungimea unui drum este data de suma duratelor arcelor care il definesc. Drumul critic este drumul cu lungimea cea mai mare intre nodul initial si cel final, el reprezentand durata minima posibila de executare a intregului proiect.

3. Metoda grafica de evaluare si actualizare a programului GERT (Graphical Evaluation and review Technique) - permite tratarea probabilista atat a logicii retelei cat si a duratelor activitatilor (unele activitati s-ar putea sa nu se realizeze deloc, altele se vor realiza doar partial, iar altele vor fi efectuate in mod repetitiv).

4. Tehnica de evaluare si actualizare a programului PERT (Program Evaluation and Review Technique) - creata in 1958, utilizeaza o logica secventiala a activitatilor in cadrul retelei, carora li se atribuie durate stabilite in mod probabilist. PERT a fost initial creat pentru a corespunde necesitatilor "epocii tehnologiei vaste", unde tehnicile elaborate de Taylor si Gantt erau inaplicabile. Oficiul Proiectelor Speciale al Marinei americane, preocupat de directiile de executare a unor mari programe de devoltare militara, a introdus PERT in sistemul sau de mijloace de lupta "Steaua polara", dupa ce tehnica fusese perfectionata cu ajutorul firmei de consulting managerial "Booz, Allen & Hamilton".

Figura 15. Modul de lucru cu tehnica PERT

Programele de executie a proiectului prezinta pentru fiecare activitate cel putin datele planificate de incepere si terminare ale acestora si pot imbraca o multitudine de forme.

a. tabelara

b. grafic retea cu activitatile reprezentate pe sageti

c. grafic retea cu activitatile reprezentate in nodurile retelei

d. grafic retea calendaristic

e. grafic calendaristic al reperelor importante in executarea proiectului

Pentru exemplificare, sa consideram activitatile necesare pentru executarea lucrarilor aferente instalarii unei baraci din elemente prefabricate, necesara pe un santier:

a. forma tabelara (Tabelul 6)

Drumul critic este: 0-1; 1-4; 4-5; 5-6; 6-7 si are durata: 4 + 4 + 2 + 6 + 4 zile.

b. grafic retea cu activitatile reprezentate pe sageti (Figura 16)

c. grafic retea cu activitatile reprezentate in nodurile retelei (Figura 17)

d. grafic retea calendaristic (Figura 18)

e. grafic calendaristic al reperelor importante in executarea proiectului cu evidentierea termenelor maxime de aparitie a evenimentelor - reper (Figura 19)

Dupa realizarea programului poate fi necesara comprimarea duratei de executie a proiectului in vederea incadrarii in termenul de executie prevazut. In acest scop se pot folosi tehnici cum sunt:

Analizarea posibilitatilor de reducere cu costuri minime a duratelor activitatilor. De regula orice reducere a duratei unei activitati antreneaza cresteri de costuri si trebuie luate decizii prin compararea pierderilor care s-ar inregistra ca urmare a depasirii duratei de executie cu depasirile de costuri generate de incercarile de reducere a duratei activitatilor (de exemplu: lucrul in mai multe schimburi, achizitionarea unor tehnologii mai productive, suplimentarea formatiilor de lucru sau a numarului componentilor unei formatii de lucru, etc.);

Accelerarea executarii lucrarilor prin desfasurarea in paralel a unor activitati care in mod normal se realizeaza succesiv (de exemplu, demararea executarii constructiei in paralel cu procesul de proiectare a acesteia). Aceasta metoda prezinta riscuri mari si determina adesea necesitatea refacerii unor lucrari.

Programul rezultat necesita, in multe cazuri, mai multe resurse, in anumite perioade, numite 'varfuri in consum', decat sunt disponibile pentru realizarea sa. In astfel de situatii se procedeaza la alocarea resurselor si la nivelarea resurselor. In urma nivelarii resurselor se inregistreaza adesea depasiri ale duratei totale de executie programata initial. Exista insa si posibilitatea realizarii unei nivelari a resurselor in conditiile unor constrangeri legate de durata de executie, caz in care activitatile sunt reprogramate doar in limitele rezervelor libere de timp de care dispun.

5. Monitorizarea si actualizarea programului

Monitorizarea progresului inregistrat se face prin compararea realizarilor efective (in termeni temporali) cu cele programate. Este util sa se stabileasca inca de la demararea proiectului procedurile de modificare ale programului, incluzand documentele justificative si aprobarile formale necesare.

Putine proiecte se deruleaza cu exactitate conform planului. Schimbarile care apar pot determina reevaluarea duratelor anumitor activitati, modificari in succesiunea activitatilor sau analizarea unor programe alternative. Actualizarea programului se face in cazul in care sunt necesare realizarea de modificari ale proiectului solicitate de client sau au avut loc intarzieri. Nu toate intarzierile conduc la decizia adoptarii unor actiuni corective. De exemplu, o intarziere importanta la o activitate necritica poate avea un impact minor asupra duratei totale de executie a proiectului, in timp ce o intarziere mult mai mica la o activitate critica sau sub-critica poate necesita actiuni imediate pentru readucerea procesului in parametrii programati.