Modalitati de prezentare a structurii organizatorice a firmei

Modalitati de prezentare a structurii organizatorice a firmei

Cunoasterea si analiza structurii organizatorice implica folosirea unor modalitati adecvate pentru descrierea sa. Organigrama constituie mijlocul cel mai frecvent utilizat in acest scop.

a.Organigrama poate fi definita ca reprezentarea grafica a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri si pe baza unor reguli specifice.

Organigrama este formata, de regula din casute dreptunghiulare, reprezentand posturi de management sau compartimente si linii, de diferite forme, care redau raporturi ierarhice, functionale etc., ce sunt stabilite intre toate celelalte componente ale structurii organizatorice. In cazurile in care organigrama reda structura organizatorica a intregii organizatii se numeste organigrama generala sau de ansamblu.

Pentru studierea organizarii sectiilor sau serviciilor se elaboreaza si organigrama partiale, reprezentand in detaliu componenta organizatorica a compartimentelor respective.

Organigramele partiale si generale se pot construi in mai multe feluri. Cea mai frecvent intalnita este organigrama piramidala, ordonata de sus in jos. In partea superioara sunt trecute organismele si posturile manageriale de nivel superior, dimensiunea competentei si responsabilitatii subdiviziunilor organizatorice diminuandu-se pe masura ce se apropie de baza piramidei.

Sunt de asemenea larg raspandite in tarile dezvoltate organigramele dezvoltate de la stanga la dreapta. Potrivit unor opinii, principalele avantaje ale acestui tip de organigrama sunt: a) respecta sensul normal de citire de la stanga la dreapta; b) ilustreaza clar componenta nivelurilor ierarhice; c) scoate in evidenta zonele in care subdiviziunile organizatorice "scapa" controlului ierarhic; d) indica marimea relativa a zonelor de influenta ale managerilor; e) este compacta si de constructie relativ simpla.

In vederea elaborarii unor organigrame corecte si sugestive este necesar sa se aiba in vedere urmatoarele reguli :

- marimea patrulaterelor si grosimea liniilor trebuie corelate cu amploarea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor implicate. Cu alte cuvinte, patrulaterele pentru servicii sa fie mai mari decat cele pentru birouri, dreptunghiurile pentru compartimentele similare - de exemplu sectii - sa fie egale etc.;

- plasarea pe plansa a casutelor si liniilor trebuie sa reflecte raporturile de subordonare ierarhica existente in unitate. In acest scop, toate posturile si compartimentele care alcatuiesc un nivel ierarhic este necesar sa fie situate in acelasi plan si distanta ierarhica de adunarea generala a actionarilor;

- pentru fiecare compartiment este recomandabil sa se indice numarul total al personalului, din care manageri si cadre de executie;

- in cazul organigramelor complexe, este indicata intocmirea unei legende cu semnificatia simbolurilor utilizate;

- formatul suportului informational utilizat pentru desenarea organigramei trebuie sa fie suficient de mare pentru a asigura o prezentare clara si estetica structurii organizatorice a firmei.

Cu toate avantajele lor certe, de neinlocuit, prezentarea sugestiva, sintetica, sistematizata a structurii organizatorice, organigramele incumba si un dezavantaj major - nu exprima decat componentele principale ale organizarii structurale ale firmei.

b. O reprezentare mai detaliata a structurii organizatorice se realizeaza prin utilizarea Regulamentului de organizare si functionare sau a manualului organizarii.

Regulamentul de organizare si functionare sau manualul organizarii trebuie sa includa, cu prioritate, urmatoarele elemente :

In prima parte a regulamentului se insereaza date privind baza legala a constituirii si functionarii societatii comerciale sau regiei de stat (statutul, contractul de societate etc.) si o succinta prezentare a obiectului sau de activitate. In continuare, se include organigrama generala a unitatii, daca nivelul de complexitate o reclama, organigrame partiale ale principalelor componente ale organizarii structurale; se realizeaza, totodata, o prezentare detaliata a principalelor caracteristici organizationale - obiective specifice, sarcini, competente si responsabilitati - ale managementului de nivel superior. O atentie deosebita se impune prezentarii organismelor de management participativ.

Partea a doua a regulamentului de organizare si functionare este consacrata prezentarii in detaliu a componentelor unitatii, a functiilor si posturilor incorporate de fiecare dintre ele.

Regulamentul de organizare si functionare - ca si organigrama de altfel - se elaboreaza de catre compartimentul de management sau de organizare cu participarea managementului superior al firmei.

c. Un alt document organizatoric important este Fisa postului, care poate avea urmatoarea structura:

FISA POSTULUI

I. Descrierea postului

Postul..............................

Compartiment..........................

Nivelul ierarhic........................

Ponderea ierarhica.........................

Relatii organizatorice.......................

de autoritate

ierarhica

functionala

de stat-major

de cooperare

de reprezentare

de control

Obiective individuale

Sarcini - competente - responsabilitati

II. Cerintele postului

Competenta profesionala

Pregatire

Experienta

Cunostinte

Calitati si aptitudini

Competenta manageriala

Cunostintele

Calitati si aptitudini

Cerinte specifice

d.Descrierile de functii se elaboreaza de catre specialistii compartimentului specializat pentru fiecare functie din firma. De regula, ele se includ in regulamentul de organizare si functionare. Structura unei descrieri de  functii este in esenta la fel ca si cea a postului, cu exceptia caracteristicilor titularului de post.