ORGANIZAREA CONDUCERII SI PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI DE BIBLIOTECA

Organizarea conducerii si principiile managementului de biblioteca

Managementul de biblioteca se sprijina atat pe principiile generale cat si speciale.

Principiile generale mai frecvent sesizate de cercetatorii de management, sunt concordanta managementului cu dinamica mediului ambiant, optimizarea raportului dintre conducerea curenta si cea in perspectiva, principiul participarii, principiul motivarii, principiul eficientei.

Principiul concordantei cu mediul ambiant este determinat de faptul functionarii conducerii intr-un context impunator de factori:

● factorii mediului intern: tipul bibliotecii, structura obiectivelor, volumul si natura resurselor, cultura tehnologica, conditiile de munca, nivelul culturii organizationale "climatul" colectivului etc.;

● factorii mediului extern: social, economic, politic, cultural, tehnologic, ecologic, etc., din care organizatiile isi asigura intrarile materiale, umane si informationale.

Conducerea bibliotecii va reactiona adecvat la schimbarile politicii editoriale, va lua in considerare diversificarea cerintelor informationale ale utilizatorilor, va tine cont de inovatiile de biblioteconomie, etc. Materializarea legaturilor bibliotecii cu mediul, are ca expresie constituirea relatiilor institutionale. Efectuand un studiu asupra bibliotecii universitare, autorii ucraineni V. Drigailo, E. Basum, V. Volonet, identifica zeci de institutii si organisme cu care biblioteca contacteaza intens. La cele interne se refera: conducerea universitatii, decanatele, laboratoarele, sindicatul, centrul de cultura si arta, clubul sportiv, editura, organul de presa, etc. Cele externe cuprind: ministere, Asociatia bibliotecarilor, biblioteci, Asociatia editurilor de carte, redactii de periodice, edituri, firme producatoare de tehnica de computerizata, etc.

Principiul optimizarii raportului dintre conducerea curenta si cea de perspectiva, presupune abordarea concomitenta a sarcinilor operative si viitoare.

Managerii multor biblioteci se concentreaza asupra obiectivelor prezente: completarea fondului documentar, servirea beneficiarilor, organizarea activitatilor culturale, evidenta muncii, etc. Orientarea in perspectiva, are prioritatile sale.

Intr-o viziune a viitorului, se pot proiecta sarcini majore. Ele nu vor fi solutionate operativ, fiindca necesita timp si orizont vast, resurse impunatoare, efort considerabil. In biblioteca sarcinile de asemenea natura, sunt: imbunatatirea accesului la serviciile de biblioteca, reprofilarea colectiei, extinderea sferei de servire bibliotecara, etc.

Principiul participarii are o semnificatie deosebita. El vizeaza democratizarea managementului in baza implicarii in conducere a angajatilor si a reprezentantilor din afara organizatiei. Se mai numeste "management participativ".

Managementul participativ este un fenomen avantajos atat pentru conducere cat si pentru participantii implicati.

Stiinta conducerii de biblioteca atribuie managementului participativ aspect realist, oferindu-i ca sprijin argumente judicioase, modele de organisme participative, un evantai bogat de metode si tehnici de antrenare a angajatilor si a persoanelor din exterior in conducere.

Principiul motivarii, prevede utilizarea cu eficienta a stimularii morale si materiale a tuturor factorilor implicati in activitatea organizatiei.

Autorii O. Nicolescu, I. Verboncu, atentioneaza asupra importantei motivarii "stakeholderilor" ~ "prin acestea desemnandu-se acele organisme si categorii de persoane cu interese majore in desfasurarea si rezultatele activitatii firmei".

Stakenholderii bibliotecilor sunt, in primul rand, scriitorii, oamenii de cultura, savantii. Ei isi aduc aportul la organizarea activitatilor culturale, ofera consultanta, fac donatii de carte. Managerii bibliotecilor stimuleaza difuzarea operei lor, vin in sustinerea dreptului de autor.

Desi bibliotecile au posibilitati reduse de stimulare economica, managerii nu vor ignora aceasta modalitate de motivare. Editurile pot fi interesate material prin cumpararea de catre biblioteci a unor loturi impunatoare de productie tiparita si indeosebi, a publicatiilor mai putin solicitate de unitatile de comert. La randul lor, bibliotecile ar dori sa beneficieze de preturi reduse, de dreptul preferential la procurarea unor editii valoroase.

Principiul eficacitatii si eficientei, solicita managerilor sa asigure unitatilor conduse, o dezvoltare rationala, avantajoasa.

Prin eficacitate se intelege indeplinirea obiectivelor iar prin eficienta, obtinerea de venituri superioare cheltuielilor. Un management competent va obtine rezultate eficace in conditii de eficienta.

In biblioteconomie, principiul eficacitatii si eficientei are anumite particularitati. Bibliotecile, de regula, ofera beneficiarilor servicii fara plata. Aceasta inseamna ca ele nu au venit, cu atat mai mult profit economic, deci nu-si pot estima eficienta analogic intreprinderilor de productie. Iata de ce biblioteconomistii propun o metoda indirecta de evaluare a eficientei economice, in baza indicatorilor de cost. Acestia exprima raportul dintre cheltuielile bibliotecii si volumul serviciilor sau a prestatiilor efectuate. Cu cat numarul bunurilor de biblioteca este mai mare, cu atat costul lor este mai mic. In asa caz, se va constata ca biblioteca a obtinut performante inalte la costuri minime, sau ca mijloacele banesti s-au utilizat rational, eficient.

In practica de biblioteconomie sunt utilizati si alti indicatori de evaluare care scot in evidenta randamentul si calitatea muncii: imprumuturi per capitole, procentaj exemplare imprumutate, procentaj satisfacere necesitati, etc. Acestia insa justifica utilitatea institutiei bibliotecare, eficienta ei sociala.

Principiile speciale ale managementului de biblioteca, tin de specificarea conducerii in functie de distinctiile institutiei bibliotecare.

Unul dintre principiile specifice managementului de biblioteca este autonomia institutiei bibliotecare. Acest statut este acordat bibliotecilor de catre organele de subzistenta. In baza lui, orice sistem de conducere urmeaza sa determine dezvoltarea libera a bibliotecii, sa-si asume responsabilitati sporite pentru soarta ei.

Un alt principiu al managementului de biblioteca este promovarea valorii bibliotecii, determinat de faptul aprecierii inadecvate a rolului bibliotecii in societate.

Un principiu specific conducerii bibliotecii este stimularea dezvoltarii "multiplelor" profesiuni de biblioteca. Acesta este necesar fiindca profesia de bibliotecar imbina activitati atat de pronuntat de specializate, incat apar un sir de profesii de sine statatoare - catalogator, bibliograf, informatician specialist in relatiile cu publicul, etc.

Alte principii specifice conducerii bibliotecii, sunt: polivalenta formarii specialistilor, dezinteresarea materiala totala in raport cu beneficiarii, imbinarea aspectului biblioteconomic cu aspectele: juridic, economic, psihologic, pedagogic, etc.

De fapt, principiile speciale ale conducerii bibliotecii, constituie o problema a biblioteconomiei care necesita investigarea aprofundata.

Activitatea de management, se desfasoara intr-un cadru organizatoric definit. Acesta permite distribuirea rationala a fluxului de putere, acoperirea manageriala a tuturor domeniilor si sectoarelor, aprofundarea conducerii. Componentele organizatorice principale sunt: managerii, compartimentele de munca specializate in conducere si organele colective dirijate.

Managerii sunt persoanele care exercita functia conducerii, ei au importanta decisiva pentru continutul si eficienta managementului. Se divizeaza pe doua directii principale:

● pe orizontala - in functie de domeniul de activitate; in biblioteci: managerul serviciului de completare a colectiei de biblioteca, al serviciului de prelucrare a documentelor, al serviciului de referinta, al serviciului comunicare si relatiei cu publicul, etc.;

● pe verticala - in functie de nivelurile ierarhice, delimitare care tine de specificarea dimensiunilor conducerii; prin nivel ierarhic, se subintelege pozitia functiilor de conducere inferioare in raport cu cea suprema, finala.

In biblioteca se disting trei niveluri ierarhice de dirijare:

◊ nivel superior ~ manageri superiori;

◊ nivel mediu ~ manageri medii;

◊ nivel prima linie ~ manageri de nivel prima linie.

Manageri superiori, numarul lor este delimitat. In biblioteci acestia sunt directorii si directorii adjuncti.

Directorul bibliotecii conduce activitatea stiintifica, financiara, administrativ - economica a institutiei bibliotecare. Se concentreaza asupra aspectelor globale ale dezvoltarii

● planificarea strategica si realizarea obiectivelor majore;

● participa in activitatea de cercetare stiintifica;

● controleaza procesul realizarii planurilor, implementarea inovatiilor;

● acorda angajatilor ajutor in solutionarea problemelor complexe;

● acopera necesitatile financiare ale bibliotecii prin intermediul planului financiar si atragerii mijloacelor extrabugetare;

● stabileste relatii cu stakeholderii;

● reprezinta biblioteca in instantele superioare;

● in centrul atentiei plaseaza lucrul cu personalul: angajarea si eliberarea de la serviciu, motivarea, promovarea, perfectionarea, etc.

Directorii adjuncti ai bibliotecii, se delimiteaza conform directiilor de activitate manageriala:

Directorul adjunct pentru munca stiintifica, este responsabil de activitatile: stiintifica, metodologica, editoriala. Sarcina sa de baza este determinarea dezvoltarii stiintifice a bibliotecii

● conduce activitatea de cercetare stiintifica in biblioteconomie, informare, documentare;

● analizeaza procesul muncii, alcatuieste raportul anual, participa la planificare.

Directorul adjunct pentru munca administrativ- economica, are ca sarcina principala crearea conditiilor favorabile de munca pentru beneficiari si angajati. Sfera preocuparilor sale include asigurarea bibliotecii cu utilaj, transport, inventar, mobila, transport mijloace de telecomunicatie, reparatia capitala si curenta, incalzirea, asigurarea tehnicii, securitatii, etc.

Managerii de nivel mediu sunt conducatorii principalelor compartimente ale organizatiei: departamentelor/directiilor, serviciilor/sectiilor.

In biblioteci, la prima categorie intra sefii departamentelor, la a doua, sefii serviciilor.

Conducatorii serviciilor formeaza cea mai numeroasa armata de conducator ai bibliotecii, activitatea lor determinand in mare masura performantele institutiei bibliotecare. Ei poarta responsabilitatea totala pentru activitatea organizatorica, economica, educativa si stiintifico-metodologica a subdiviziunilor incredintate.

Managerii de nivel prima linie sunt conducatorii celor mai inferioare unitati de structura organizatorica sectoare, catedre, schimburi, etc. In biblioteci, la astfel de conducatori se refera sefii oficiilor, birourilor, atelierelor, laboratoarelor de productie.

Activitatea fiecaruia este diferita ca si continut, insa functiile sunt aproape aceleasi.

Managerii organizatiei indeplinesc sarcini diferite de conducere, ei reprezinta o echipa, care realizeaza managementul ca un proces integru.

B. Compartimentele de conducere sunt unitatile de structura specializate in indeplinirea uneia sau mai multor functii manageriale. Compartimentele tipice de dirijare create in biblioteci sunt: serviciul personal, contabilitatea, secretariatul, serviciul de marketing, serviciul de asistenta metodologica. Activitatea lor atribuie muncii de conducere profunzime, calitate, operativitate, elibereaza managerii de operatiile de rutina.

C. Organele colective de conducere sunt reprezentate de asa-numitele "Consilii".

Statutul consiliilor este diferit: unele au drept decizional, altele - nu; pot fi formale si neformale; temporale sau permanente.

Din experienta bibliotecilor, se cunosc:

. Consiliul administrativ elaboreaza bugetul bibliotecii, examineaza problemele de organizare generala, programul de activitate si raportul anual al bibliotecii;

. Consiliul stiintific defineste orientarile si temele de investigare stiintifica, analizeaza rezultatele acestei activitati, recomanda pentru publicatie lucrarile stiintifice ale bibliotecii;

. Consiliul metodologic este un organ cu rol consultativ pe langa director, se ocupa de valorificarea metodelor eficiente de lucru;

. Consiliul obstesc este un organ consultativ, colegial de conducere, se creeaza in scopul coordonarii activitatii bibliotecii cu beneficiarii si organizatiile de interes comun.

Managementul de biblioteca este un fenomen complex, esenta sa fiind conducerea stiintifica a institutiei bibliotecare. Rolurile si demersurile manageriale sunt subordonate realizarii functiilor sociale ale bibliotecii, cu care scop se fixeaza obiectivele si se mobilizeaza angajatii catre indeplinirea lor.

Managementul de biblioteca se dezvolta in baza valorificarii si asimilarii stiintei generale a conducerii, deopotriva a teoriei si experientei de biblioteconomie.