Organizarea contabilitatii stocurilor

Organizarea contabilitatii stocurilor

Organizarea contabilitatii stocurilor trebuie avute in vedere urmatoarele elemente:

obiectivele si factorii organizarii contabilitatii stocurilor;

documentele justificative si de evidenta operativa utilizate la inregistrarea stocurilor;

reguli privind inregistrarea stocurilor in contabilitate;

sistemul conturilor utilizate pentru reflectarea stocurilor.

a) Obiective si factori

Organizarea contabilitatii stocurilor impune luarea in considerare a urmatoarelor obiective:

urmarirea si controlul permanent al programului de aprovizionare pe feluri si grupe de stocuri;

asigurarea integritatii patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare;

urmarirea utilizarii rationale a mijloacelor materiale aprovizionate astfel incat sa fie posibila respectarea normelor de consum specifice la eliberarea lor din depozit, evidentierea stocurilor fara utilizare;

delimitarea cheltuielilor de transport-aprovizionare de valoarea stocurilor aprovizionate;

inregistrarea si controlul valorificarii stocurilor de marfuri si a celorlalte categorii de stocuri destinate spre a fi livrate tertilor;

evidenta si urmarirea stocurilor de produse, in procesul obtinerii si livrarii la preturi competitive;

evaluarea realista a stocurilor si determinarea influentelor asupra gestiunii si a rezultatelor prin aplicarea corecta a regulilor de evaluare;

promovarea principiului prudentei si a principiului continuitatii la evaluarea si inregistrarea in contabilitate a stocurilor.

Factorii specifici de care trebuie avuti in vedere pentru realizarea acestor obiective sunt:

dimensiunea unitatii patrimoniale si structura tehnico-functionala a acesteia;

amplasarea depozitelor cu stocuri aprovizionate si cele cu stocuri destinate vanzarii;

organizarea gestiunii analitice a stocurilor;

ritmicitatea aprovizionarilor, respectiv livrarilor;

calitatea furnizorilor si a clientilor.

a)          Sistemul documentelor justificative si de evidenta operativa

Documentele sunt acte intocmite pentru operatiile economice in momentul efectuarii lor, cu scopul de a dovedi infaptuirea operatiilor.

In functie de continutul si destinatia lor, documentele pot avea un rol diferit in cadrul unitatilor. Astfel documentele in care sunt consemnate operatiile economice si financiare servesc drept baza pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate a stocurilor, alte documente nu sunt legate direct, ci indirect, de inregistrarile contabile. Dintre acestea, numai documentele care servesc direct sau indirect pentru inregistrarile contabile constituie documente justificative.

Documentele justificative ale stocurilor reprezinta stadiul primar de oglindire a operatiilor economice. De aceea, totalitatea documentelor folosite pentru consemnarea operatiilor economice, in momentul producerii lor sunt denumite si documente primare.

Documentele primare nu pot confundate cu evidenta operativa, deoarece acestea nu se identifica cu fiecare document in parte sau cu un grup de documente, ci caracterul de evidenta este dobandit dupa un inceput de organizare si prelucrare a documentelor primare.

Importanta documentelor ca instrumente ale metodei contabilitatii, poate fi pusa evidenta astfel:

prin intermediul documentelor, contabilitatea cuprinde intreaga circulatie a stocurilor pe parcursul circuitului economic si anume: existenta, miscarea modificarea stocurilor precum si a rezultatelor obtinute;

documentele utilizate pentru inregistrarea stocurilor reprezinta suportul pentru verificarea gestiunilor, deoarece cu ajutorul lor se stabileste raspunderea persoanelor carora li se incredinteaza spre pastrare si folosire stocurile, justificandu-se existenta si miscarea lor;

prin intermediul lor se furnizeaza managementului intreprinderii informatii cu privire la procesele de productie, aprovizionarea cu materii prime si materiale, desfacerea productiei si a verificarii realitatii operatiilor economice;

importanta juridica deoarece, servesc ca proba in justitie in cazul de litigii, lipse, fraude.

Documentele se intocmesc atat pe formulare tip manual dar si prin utilizarea mijloacelor tehnice la locul unde se produc. Intocmirea manuala necesita un volum mare de munca, fara a garanta exactitatea deplina a datelor si operativitatea prelucrarii si obtinerii de informatii necesare organelor de decizie. Prin utilizarea mijloacelor tehnice de intocmire si prelucrare a documentelor se elimina in mare parte aceste neajunsuri, ceea ce impune ca documentele sa aiba o anumita marime, continut si forma conform normelor metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor comune privind activitatea financiara si contabila.

Pentru ca un document sa fie valid, el trebuie sa indeplineasca anumite conditii: sa fie scris clar si citet pentru a se evita orice fel de interpretare, sa nu contina stersaturi, sa fie intocmit la timp, sa aiba anulate randurile libere, sa contina date reale si exacte.

Rectificarea greselilor se poate face numai pe anumite documente, exceptie fac documentele cu ajutorul carora se efectueaza platile, prin taierea printr-o linie a textului sau sumei gresite, scriindu-se deasupra textului sau suma corecta. Pe documentul corectat se mentioneaza rectificarea, confirmata prin semnaturile persoanelor care au semnat initial documentul, mentionand si data efectuarii ei, pentru a putea recunoaste mai usor ca modificarea avut loc in timpul intocmirii documentului si nu mai tarziu si este cunoscuta de persoanele care l-au intocmit. In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea lor.

Operatiunile privind existenta, intrarea, iesirea si deprecierea stocurilor sunt consemnate in diferite documente specifice, care se pot grupa dupa urmatoarele criterii:

Documente privind existenta stocurilor:

liste de inventar;

registru inventar;

proces verbal de inventariere.

Documente utilizate la intrarea stocurilor in intreprindere:

comenzi;

facturi;

avize de insotire;

note de receptie si constatare de diferente;

bon de predare - transfer - restituire;

rapoarte de productie;

bon de primire;

liste de inventariere;

declaratii vamale de import;

ordine de plata - extrase de cont;

chitante si registru de casa;

borderou de primire a bunurilor in consignatie;

proces verbal de predare - primire;

procese verbale de inventariere;

procese verbale de donatie.

Documente utilizate la iesirea stocurilor din intreprindere:

facturi;

avize de insotire;

bonuri de predare - transfer - restituire;

borderou de vanzare;

fisa limita de consum;

bonuri de consum;

foi de parcurs;

procese verbale de predare - primire;

bon de predare;

declaratie vamala de export;

declaratii de incasare valutara;

decizii de imputare;

procese verbale de donatii;

procese verbale de inventariere;

buletin de analiza;

extrase de cont bancar;

chitante si registru de casa;

rapoarte zilnice de productie.

Documente privind deprecierea stocurilor:

listele de inventariere;

procese verbale de inventariere;

situatii de calcul a perisabilitatilor;

procese verbale de scoatere din gestiune a bunurilor degradate sau expirate;

note de constatare.

Evidenta operativa a stocurilor se tine cu ajutorul urmatoarelor documente:

fisa de magazie;

registrul stocurilor;

raport de gestiune.

Prezentam, pe scurt, cele mai importante documente utilizate la inregistrarea stocurilor:

Factura - se intocmeste in momentul livrarii bunurilor, constituind, pe langa functia de intrare - iesire din gestiune, pe cea de act justificativ pentru decontarea contravalorii bunurilor sau serviciilor consemnate.

Avizul de insotire a marfii - serveste ca document pentru eliberarea - primirea in gestiune si ca act de insotire a stocurilor pe timpul transportului.

Nota de receptie si constatare de diferente - evidentiaza stocurile intrate in gestiune. Este intocmita pe baza documentelor eliberate de furnizor.

Bonul de predare - transfer - restituire folosit pentru predarea la magazie a stocurilor (produse, semifabricate, etc.) obtinute prin productie proprie sau prin transmiterea bunurilor de la un loc de depozitare la altul in cadrul aceleasi unitati. Nu serveste ca document pe timpul transportului.

Declaratie vamala: utilizata pentru declararea in detaliu a bunurilor clasificate in Tariful Vamal, cu ocazia efectuarii unor operatiuni de import sau de export si care dovedeste efectuarea propriu-zisa a operatiunii de import - export.

b)          Reguli privind inregistrarea stocurilor in contabilitate

In conformitate cu Legea contabilitatii detinerea stocurilor precum si efectuarea de operatii economice fara sa fie inregistrate in contabilitate sunt interzise. In aplicarea acestor dispozitii legale este necesar sa se asigure:

receptionarea tuturor stocurilor intrate in intreprindere si inregistrarea lor la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrarea in custodie receptioneaza si inregistreaza distinct ca intrari in gestiune;

in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea unitatii se procedeaza astfel: bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare, iar bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate;

in cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate, ne mai fiind considerate proprietatea acesteia, astfel: bunurile vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune iar in contabilitate in conturi din afara bilantului iar bunurile livrate, dar nefacturate, se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea din gestiune;

bunurile aprovizionate sau vandute cu clauze privind dreptul de proprietate se inregistreaza la intrari si, respectiv, la iesiri, atat in gestiune cat si in contabilitate, potrivit contractelor incheiate.

c)          Sistemul conturilor utilizate pentru reflectarea

Contabilitatea sintetica a stocurilor se conduce cu ajutorul clasei a treia din planul General de Conturi, "Conturi de stocuri si produse in curs de executie". Aceasta clasa cuprinde urmatoarele grupe:

Grupa 30 Stocuri de materii prime si materiale

Grupa 33 Productia in curs de executie

Grupa 34 Produse

Grupa 35 Stocuri aflate la terti

Grupa 36 Animale

Grupa 37 Marfuri

Grupa 38 Ambalaje

Grupa 39 Provizioane pentru deprecierea stocurilor si a productiei in curs de executie