PROIECTAREA STRUCTURILOR ORGANIZATIONALE

Societatea moderna se prezinta ca o retea de organizatii care apar, se transforma si apoi dispar. "Traim intr-o lume de organizatii" afirma Mintzberg [1989], reflectand asupra vietii economice marcata de multitudinea de organizatii.

Desi organizatii exista de mii de ani, teoria cu privire la acestea este de data mult mai recenta. Descrieri ale organizatiilor intalnim in operele lui Platon, Morus, Campanella, Macchiavelli, dar nu exista o definitie uniform acceptata a termenului "organizatie" aplicabila entitatii sociale. Varietatea de abordari poate fi remarcata in urmatoarele citate:

"Organizatiile reprezinta strategi umane complexe proiectate pentru a realiza anumite obiective." [Argyris, 1960]

"Deoarece organizatiile sunt sisteme de comportament proiectate pentru a permite oamenilor si masinilor sa realizeze anumite obiective, forma organizationala trebuie sa fie o functie unificatoare a caracteristicilor umane si a naturii mediului sarcinii." [Simon, 1960].

Avand in vedere aceste afirmatii, se poate preciza ca exista cateva componente majore ale unei organizatii:

scopul sau ratiune de a fi;

oamenii;

un anumit grad de structurare (structura organizationala);

tehnologia utilizata.

	MEDIU

Scop / Obiective

Tehnologie Cultura Structura

Oameni

Fig. 1

Aceste patru componente sunt interdependente, deci o schimbare in oricare dintre ele va avea efecte si asupra celorlalte. Relatiile de interdependenta se desfasoara pe fundalul conditiilor interne, al culturi organizatiei si in contextul mediului extern al organizatiei.

1. Proiectarea organizationala - optiuni si implicatii

Utilizarea unui asemenea model de reprezentare a organizatiei ne permite sa tinem seama de un numar de alternative disponibile managementului in actiunea de proiectare organizationala. Cateva exemple de optiuni posibile si implicatiile acestora sunt prezentate in cele ce urmeaza:

Cand specialistii descriu sau analizeaza o organizatie, ei se refera invariabil la organizatia formala sau oficiala, proiectata de manager cu scopul de a indeplini obiectivele organizationale. Ei folosesc expresia "organizatie informala" pentru a descrie formele neoficiale ale organizatiei, dezvoltate de catre angajati pentru a-si satisface nevoile sociale si de afiliere, cum ar fi de exemplu prieteniile si grupurile formate in pauza de masa.

In cele ce urmeaza, se va face distinctie intre organizatia formala si cea informala. Asadar, in cea mai mare parte vom avea in vedere managementul structurarii pe fundalul organizatiei formale.

Teorii referitoare la organizatii

Cel dintai teoretician care a conceput un tip ideal al organizatiei a fost Max Weber. In conceptia sa, birocratia este forma complet rationalizata de organizare a activitatilor urmarind un anumit scop, prin utilizarea cea mai potrivita a resurselor disponibile. Modelul weberian asociaza astfel organizatiei o valoare: organizatia este cu atat mai "buna" cu cat este mai potrivita scopului si cu cat utilizeaza mai bine resursele disponibile, deci ea este mai eficienta.

Conceptia weberiana a fost dezvoltata de catre Fayol, pentru care organizatia era mediul in care se exercitau "functiunile" managerului: planificarea, organizarea, coordonarea si controlul, iar apoi de catre Taylor, pentru care organizatia era rezultatul diviziunii muncii, definirii precise a posturilor, repetitivitatii actiunilor si calificarii personalului.

Organizatia era astfel redusa la structura si golita de "continutul ei uman'. Rezultatul ultim al acestei perspective asupra organizatiei este reducerea schimbarii organizationale la restructurare: daca dorim sa schimbam organizatia, schimbam structura ei.

In aceeasi perioada in care Taylor punea bazele "managementului stiintific" Mayo si Roethlisberger isi concentrau eforturile asupra comportamentului organizational, relevand noi aspecte ale dimensiunii umane a organizatiei.

Ulterior, McGregor [1957] repune in discutie relatia manager-subordonat, contrapunand conceptiei clasice, pe care o denumeste "Teoria X", propria gandire, respectiv "Teoria Y".

Argyris [1957] sustine, la randul sau, ca forma birocratica de organizare este incompatibila cu nevoile fundamentale ale individului, rezultand necesitatea reducerii controlului asupra salariatiilor, in paralel cu cresterea gradului de responsabilizare si implicare a acestora in activitatea intreprinderii.

Likert [1961] continua aceste demersuri, propunand un nou sistem de organizare, in care individul sa vina in sprijinul organizatiei si, in acelasi timp, sa se poata realiza personal. Pe de alta parte, in timp ce bazele teoriei organizatiei, initiata prin lucrarile lui Weber si dezvoltate de catre "scoala managementului stiintific" au fost puse in discutie de la bun inceput, principiile enuntate de catre Fayol au dominat o lunga perioada de timp conceptia privind managementul intreprinderilor.

March si Simon [1958] au semnalat pentru prima data faptul ca aceste principii fusesera stabilite exclusiv pe baza unor observatii personale, pe baza propriei experiente, fara a fi consecinta unor cercetari riguroase, iar atunci cand Mintzberg [1975] a intreprins primul studiu cu adevarat stiintific asupra activitatii managerilor, concluzia la care a ajuns a fost aceea ca realitatea nu concorda cu prescriptiile lui Fayol, fiind necesare noi modele organizationale, care sa reuneasca intr-o conceptie unitara rezultatele tuturor acestor cercetari.

La inceputul anilor '80 au aparut noi teorii ale organizatiei, centrate pe conceptul de cultura organizationala. Pentru Schein [1985], cultura organizationala este "structura de conceptii de baza, pe care un grup le-a inventat, descoperit sau dezvoltat, invatand sa rezolve probleme legate de adaptarea la mediul extern sau de integrarea sa interna, structura care a functionat suficient de bine pentru a fi considerata solida si, in consecinta, care necesita sa fie transmisa noilor membrii drept un mod corect de a percepe, gandi si simti tot ce are legatura cu aceste probleme."

Tichy si Urlich [1984] considera ca "fiecare organizatie are o cultura sau un set structurat de activitati care reflecta valorile de baza ale organizatiei. Cultura joaca doua roluri centrale in organizatii - in primul rand, ea ofera membrilor organizatiei o modalitate de intelegere a evenimentelor si simbolurilor, iar in al doilea rand, cultura ofera semnificatii. Ea incorporeaza un set de valori care permit sa se explice de ce anumite comportamente sunt incurajate, iar altele sunt excluse.

Pornind de la premisa existentei unei stranse legaturi intre cultura organizationala si cultura societatii in care organizatia isi desfasoara activitatea, Hofstede [1980] defineste cultura ca fiind o "programare mentala colectiva a unui grup de oameni" si identifica patru dimensiuni ce determina, in conceptia sa, tipul de cultura.

In total dezacord cu aceste abordari Despus [1995] sustine ca a incerca sa definesti cultura inseamna sa tratezi de o maniera pozitivista un concept esentialmente post-pozitivist. Despus, accepta totusi faptul ca "formele culturale observabile" (ritualurile, reprezentarile) sunt structurate de nuclee interne de semnificatie (semnificatie atribuita acestor ritualuri) si ca aceste fenomene (semnificatiile) le structureaza si le rutinizeaza pe celelalte (formele observabile).

3. Perspective in organizatii

Cultura dominanta (sistemul de valori) a unei organizatii este bazata pe un set de prezumptii influentata, implicit sau explicit, de proprietari sau manageri. De exemplu, intr-un studiu referitor la managementul resurselor umane, Farnham [1984] sugereaza ca organizatiile pot fi tipizate in functie de orientarea lor si de forma de proprietate. El a dezvoltat un model al tipurilor de organizatii dupa cum urmeaza:

Tipuri de organizatii in functie de orientare si forma de proprietate [Farnham, 1984]

Orientare

Profit/crestere

Afacere privata Corporatie publica

Capital privat Capital public

Corpuri de voluntari Servicii publice

Bunastare/scopuri comunitare

Fig. 2

Modelul lui Farnham este bazat pe doi dintre factorii de baza care influenteaza dezvoltarea atitudinilor si a culturii unei organizatii:

scopuri/obiective

forma de proprietate

Analize mai complete si mai minutioase referitoare la atitudinile si valorile unor organizatii au fost relizate de doi specialisti englezi: G. Burrel si G. Morgan. In analiza lor asupra prezumptiilor facute despre organizatii ei au sugerat ca trebuie luate in considerare doua dimensiuni-cheie:

Burrel si Morgan sugereaza ca, pozitia pe care oamenii o adopta in functie de aceste doua dimensiuni, poate furniza date importante despre prezumptiile, valorile si obiceiurile lor.

Interpretarea data termenului "Subiectiv" este:

Realitatea este produsul propriei gandiri;

Lucrurile sunt

Omul este liber;

Interpretarea data termenului "Obiectiv" este:

Realitatea este ceea ce ne inconjoara;

Lucrurile pot fi adevarate sau false;

Omul este creatia mediului sau;

Termenul "reglare" pune accentul pe:

Status quo/stabilitate;

Ordine sociala;

Integrare sociala;

"Schimbarea radicala" accentueaza:

Conflictul structural;

Dezintegrarea;

Alienarea.

Comparand aceste doua dimensiuni majore ale analizei organizationale, pot fi identificate patru perspective de baza asupra organizatiilor.

Paradigmele analizei teoriei sociale

[Burrel & Morgan,1970]

Schimbare radicala

Umanist radical Structuralist radical

Subiectiv Obiectiv

Interpretativ Functionalist

Reglare

Fig. 3

Cele patru perspective de baza pot fi rezumate dupa cum urmeaza:

Functionalist - Organizatiile sunt vazute ca fiind sisteme sociale stabile, care pot fi examinate si masurate utilizand metode derivate din stiintele naturale (de exemplu - testarea ipotezelor prin experimente si modele matematice). Functionalismul cauta in primul rand sa furnizeze explicatii rationale pentru problemele sociale. Majoritatea covarsitoare a teoreticienilor accepta aceasta paradigma, inclusiv teoreticienii clasici, psihologii sociali si teoreticienii "contingency".

Interpretativ - Aceasta perspectiva ia ca punct de plecare experienta subiectiva a indivizilor care alcatuiesc organizatia. "Realitatea" este un produs al realizarilor umane, mai degraba decat ceea ce exista indiferent de vointa lor. Cu toate ca abordarea interpretativa accepta ca ordinea si integrarea sociala sunt importante in grupurile umane, nu abordeaza organizatiile in mod concret. Din punctul de vedere al lui Burrel & Morgan, aceasta perspectiva ofera cea mai mare provocare in prezent pentru teoria organizatiilor.

In paradigma interpretativa, concepte precum structura organizatiei, satisfactia in munca si climatul organizational sunt doar incercari de a face tangibil ceva ce, de fapt, este intangibil.

Satisfactia in munca, de exemplu, nu este o experienta care poate fi descrisa in termeni colectivi, fiind expresia unei experiente individuale unice. Conform lui Burrel & Morgan, nu exista in prezent teoreticieni ai organizatiei care sa lucreze cu concepte specifice acestei paradigme cu exceptia sociologilor, care au schitat principalele concepte.

Umanist radical - Ca si abordarea interpretativa, perspectiva radical umanista accepta faptul ca individul creaza lumea in care traieste. Centrul atentiei este constientul uman in cadrul unei structuri sociale particulare plina de forte conflictuale, impotriva carora oamenii trebuie sa lupte pentru a fi liberi. Aceasta abordare a fost adoptata de catre Hegel, Marx (in tinerete) si de catre existentialisti.

Structuralist radical - Aceasta abordare presupune ca mediul social este tot atat de real si de tangibil ca si mediul natural. Preocuparea individului este, nu doar de a intelege lumea cu toate conflictele sale, ci si de a o schimba, in principal schimbandu-i structura. Spre deosebire de umanistii radicali, pentru care individul este punctul central, structuralistii se concentreaza asupra structurilor organizatiei. Exponenti ai acestei perspective au fost Weber si Marx (la maturitate).

Paradigmele umanist radical, structuralist radical si interpretativ ofera specialistilor un teritoriu neexplorat inca in ceea ce priveste studiul organizatiilor. Ei argumenteaza ca ceea ce este important pentru viitorul teoriei organizatiei este urmatoarea afirmatie: "incorporarea globala a metodelor si tehnicilor luate direct din stiintele naturale trebuie pusa sub semnul intrebarii".

Una din cele mai importante probleme ale cercetarilor in domeniul stiintelor sociale, o reprezinta dezvoltarea unor metode conforme cu natura fenomenului studiat.

4. Tipuri de structuri organizatorice

Dupa cum am mai mentionat, structura este un element cheie in natura organizatiilor. Intr-adevar, teoreticienii managementului clasic sustin ca acesta este esenta eficientei organizationale. Punctul de vedere modern (de exemplu: abordarea contingency) nu acorda structurii acelasi grad de importanta, dar cu toate acestea o accepta ca fiind una dintre principalele variabile care trebuie luate in considerare in procesul de planificare organizationala.

Child [1977], intr-un studiu despre organizatii si structurile lor, afirma: "Proiectarea organizatiei reprezinta una dintre prioritatile majore ale managementului. Aceasta necesita crearea unei structuri conforme cu specificul intreprinderii sau institutiei, realizarea unor corelatii intre diferitele aspecte ale acesteia si adaptarea permanenta la circumstante."

Principalele consecinte ale acestor afirmatii sunt urmatoarele:

organizatiile sunt proiectate de catre manageri, deci structurile proiectate vor reflecta mai degraba intentiile si valorile managerului, decat pe cele ale angajatilor;

structurile create promoveaza in primul rand interesele organizatiei si nu cele individuale sau de sub-grup;

nici o structura organizatorica nu poate fi considerata permanenta - acestea trebuie permanent adaptate schimbarilor de mediu.

In general, inainte de proiectarea unei structuri corespunzatoare, managerii trebuie sa-si puna cateva intrebari de baza:

- Care este cea mai buna metoda de structurare a activitatii?

Ce grad de specializare va fi incurajat?

Cat de riguros vor fi definite sarcinile individuale in raport cu alte sarcini?

- Ce grad de standardizare a procedurilor va fi incurajat?

- Ce grad de libertate individuala va fi permis?

- Care este modalitatea optima de coordonare si integrare?

Raspunsurile la acete intrebari nu sunt de loc simple; fiecare set de circumstante produce constrangeri si oportunitati pentru proiectantii organizatiilor. In ultima instanta, managerul trebuie sa decida care este cea mai buna configuratie intr-un anumit context.

In afara de afacerile foarte mici in care proprietarul-manager controleaza toate functiile majore ale afacerii structura organizatorica fiind de tip amorf (managerul - proprietar - executant face si desface ierarhii dupa necesitatile de moment), cele mai multe organizatii, indiferent daca sunt comerciale, lucreaza in sectorul public sau pe baza de voluntariat, necesita un anumit grad de specializare sau de diferentiere a functiilor. Specializarea divide scopul de ansamblu al organizatiei in functii coordonabile, care se impart intre manageri specializati. Specializarea este, in esenta, un proces de dezintegrare care, atunci cand este asociat unui proces de coordonare si integrare, reprezinta o sursa curenta de tensiune in organizatie.

In practica, se intalnesc urmatoarele tipuri de structuri organizatorice:

- functionale,

- divizionale,

- matriceale,

- intermediare.

Structura functionala

In organizatiile cu structura functionala, structurarea se realizeaza pe baza omogenitatii activitatilor si sarcinilor ce sunt indeplinite in cadrul unei categorii de posturi. De exemplu, toate activitatile de productie sunt grupate pentru a forma o singura functie care realizeaza toate sarcinile cerute de aceasta. O structura organizationala proiectata pe aceste baze este caracteristica organizatiilor mici si mijlocii si este prezentata in figura urmatoare:

Fig. 4

Structura functionala prezinta urmatoarele avantaje si dezavantaje:

Structura divizionala

Structura divizionala apare in cadrul marilor organizatii ca raspuns la diversitatea problemelor ce apar si carora structura functionala nu le mai poate face fata. Compartimentul caracteristic al acestei structuri este divizia, care prezinta avantajul concentrarii asupra unei probleme cu intreaga responsabilitate si autoritate.

Baza pentru compartimentarea divizionala o reprezinta produsul, aria geografica, consumatorul sau, mai rar, procesul. Pentru marile organizatii aceste elemente pot fi atat de diferite, incat nevoia unui raspuns adaptat cat mai bine specificului mediului respectiv impune segmentarea si specializarea fiecarui compartiment.

Specializarea pe produs/serviciu este aceea in care gruparea se face in functie de produse sau servicii specifice, fiecare grup avand propriile sale functii specializate, furnizate de catre nivelul operational.

Aceasta conduce la o situatie in care functii precum cele de resurse umane sau financiara, vor tinde sa aiba mai putina influenta asupra evenimentelor pe piata. De exemplu, in figura de mai jos, conducatorul departamentului de Resurse umane al unei divizii este direct responsabil fata de managerul diviziei dar, in acelasi timp, el are si o relatie ierarhica de subordonare fata de managerul de Resurse umane al organizatiei. Aceasta inseamna ca el este subordonat managerului de divizie in activitatile sale zilnice, dar in ceea ce priveste aplicarea politicii de personal al firmei el este subordonat managerului de Resurse umane (contravine unui principiu de baza al managementului, cel al "comenzii unice").

Aceasta subordonare dubla poate cauza unele tensiuni, cel mai probabil in situatia in care cei doi sefi ai sai vor avea puncte de vedere diferite asupra unei probleme, sau in ceea ce priveste rolul sau in mecanism.

Un exemlu de structura bazata pe produs este luat din turism, unde un complex hotelier poate fi structurat de-a lungul urmatoarelor linii:

MN GENERAL

MN C-D MN COMERT MN FINANTE MN

MARKETING CONTABILITATE RESURSE UMANE

MN DIVIZIE MN. DIVIZIE

CAZARE ALIMENTATIE PUBLICA

C & D PRODUCTIE VANZARI CONTABILITATE RESURSE

MARKETING UMANE

Fig. 5

In figura de mai sus, se observa ca fiecare divizie de produs isi urmareste obiectivele proprii cu ajutorul unei echipe complete de specialisti, dar acest lucru poate conduce la situatia in care acestia urmaresc in mod primordial interesele diviziei, neglijand interesele globale ale companiei. Aceste interese globale sunt urmarite de catre directori (senior manageri). Acestia asigura stabilirea unui cadru general de politici si strategii in limitele caruia pot opera diviziile. O asemenea structura da o putere considerabila managerilor de linie, din moment ce patru dintre ei sunt subordonati directorului general. Aceasta structura prezinta urmatoarele avantaje si dezavantaje:

Structura bazata pe amplasarea geografica este caracterizata prin faptul ca diviziunea activitatilor bazata pe amplasare geografica este des utilizata de catre organizatiile care furnizeaza bunuri sau servicii pe o arie extinsa. Aceasta structura poate fi intalnita in principal in cazul firmelor din domeniul comertului, turismului si transportului.

In aceste situatii, unitatile operative individuale sunt grupate regional si sunt 'aprovizionate' cu necesarul de specialisti de la un birouregional.

Exemple pentru aceasta forma de structurare a activitatilor intalnim in turism in industria hoteliera - marile "lanturi hoteliere" sau lanturile de magazine fast-food (McDonald's, K.F.C, Pizza Hut etc).

MANAGER

GENERAL

MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

EUROPA EUROPA EUROPA EUROPA

DE NORD CENTRALA DE VEST DE EST

SI DE SUD

MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

FINANCIAR RESURSE UMANE MARKETING OPERATII

INTERNATIONALE

MANAGER MANAGER CONTABIL INGINER SEF

OPERATIONAL MARKETING SEF SEF RESURSE UMANE

Fig. 6

3. Structura matriceala

Este un tip relativ nou de structura care a aparut ca rezultat al problemelor de coordonare in industriile complexe cum ar fi industria aerospatiala, unde tipurile de structuri - functionala respectiv divizionara nu au putut corespunde multitudinii activitatiilor si relatiilor reclamate de acest domeniu.

Structura matriceala este rezultatul combinarii, de obicei, a unei structuri functionale, cu o structura bazata pe proiecte. Astfel, pentru un proiect cu o durata determinata, este numit un manager de proiect care coordoneaza si raspunde pentru munca efectuata de o echipa si negocieaza cu clientul. Desi este subordonat direct managerului sau de linie, are o legatura functionala cu unul sau mai multi manageri functionali, acest lucru depinzand de complexitatea proiectului. Managerii functionali asigura expertiza si stabilitatea organizationala, iar managerul de proiect conducerea unitara a proiectului pe toata durata sa. Un astfel de exemplu este prezentat in figura urmatoare:

MN = MANAGER

Fig. 7

Caracteristica esentiala a structurii matriceale o reprezinta combinarea liniilor de autoritate si comanda laterale si verticale. Acest fapt are ca avantaj important eficienta ce rezulta din combinarea caracteristicilor de stabilitate conferite de structura ierarhica, cu cele de flexibilitatea generate de structura organica si relatiile informale.

Forma matriceala se concentreaza asupra necesitatiilor echipei de proiect, care este in contact direct cu clientul. Aceasta incurajeaza managerii functionali sa-si inteleaga rolul in efortul productiv al organizatiei si astfel se inlatura unul din principalele dezavantaje ale formei pur functionale si anume construirea de "imperii individuale" de catre sefii functionali ("interese parohiale").

Forma matriceala de structurare a organizatiei ofera in prezent cele mai bune solutii pentru reducerea tensiunilor dintre nevoia de diferentiere si cea de integrare a activitatilor complexe in cadrul organizatiilor moderne.

Si in cazul acesta putem evidentia un grup de avantaje si dezavantaje ale structurii:

4. Structuri intermediare

Fiecare organizatie isi va alege structura pe care o considera potrivita pentru scopurile sale. In mod practic, o organigrama este un mixaj al tipurilor structurale discutate, cazurile unor structuri "pure" fiind rare.

H. Mintzberg sustine ca o structura este mai complexa decat apare prin reprezentarea cu ajutorul organigramelor si ca aceasta consta dintr-un numar de "blocuri de constructie si mecanisme de coordonare" ce genereaza o configuratie a intregii organizatii.

Mintzberg considera organizatia ca un model alcatuit din cinci grupuri umane:

apex-ul strategic - managementul de la varful organizatiei,

linia de mijloc - managementul de la mijlocul organizatiei,

nucleul operational,

tehnostructura si

personalul suport,

toate acestea integrate intr-un tot unitar, printr-un ansamblu de sase mecanisme de coordonare. La acestea Mintzberg adauga ulterior o a sasea componenta:

ideologia,

fapt ce a permis identificarea a sapte tipuri ideale denumite "configuratii".

Configuratiile reprezinta, in conceptia lui Mintzberg, ipostaze ale structurii organizationale in diverse etape ale ciclului de viata al unei organizatii.

Mecanismele de coordonare sunt metode prin care se coreleaza modul de executare al diferitelor sarcini rezultate in urma procesului de diviziune a muncii. Acestea sunt urmatoarele:

1. Ajustarea mutuala - se realizeaza printr-o comunicatie informala intre membri nucleului operational; este utilizata in firmele mici sau in cazul echipelor constituite pentru realizarea unui proiect si este caracterizata prin existenta unui contact direct si informal intre membri.

Supervizarea directa pe cale ierarhica - munca este supervizata de apex-ul strategic prin linia de mijloc spre nucleul organizational prin ordine si decizii.

3. Standardizarea proceselor de munca - consta in delimitarea unor sisteme ce precizeaza modul in care trebuie efectuata o anumita activitate. Crearea sistemelor revine in sarcina componentilor tehnostructurii.

4. Standardizarea iesirilor - consta in coordonarea pe baza specificatiilor a produselor realizate; se stabilesc parametrii ce se asteapta de la anumite produse ce devin tipizate. Firmele isi vor ajusta iesirile dupa cerintele consumatorilor sau utilizatorilor.

5. Standardizarea calificarii - consta in coordonarea pe baza modului similar de a aplica in anumite activitati profesionale a unui set de deprinderi si abilitati de operare.

6. Standardizarea normelor - consta in acceptarea de catre membri organizatiei a unui set comun de valori, credinte etc. Se utilizeaza in cadrul organizatiilor constituite pe baze voluntare.

Configuratiile lui Mintzberg pot fi explicate astfel ca rezultand dintr-un proces permanent de echilibrare si localizare structurala ce are loc intr-o organizatie. Organizatiile isi incep viata in configuratie 'antreprenoriala', pentru ca momentul de inceput cere o conducere clara si lideri puternici, capabili sa determine misiunea si implicit specificul organizatiei. Conducerea este puternic localizata la varf si separata de structura de prelucrare.

Fig. 8

Modelul lui Mintzberg

In cazul existentei unui lider charismatic, este posibil ca organizatia la inceput sa fie de tip 'misionar', centrul de control al organizatiei fiind in acest caz in afara organizatiei, la nivelul viziunii asupra misiunii. Pe masura ce se dezvolta, organizatiile tind tot mai mult catre configuratia 'mecanica', in care structura de conducere este bine definita, clar delimitata de structura de prelucrare, cele doua structuri fiind bine echilibrate la nivel functional.

Pe masura ce organizatia creste, pietele de desfacere a produselor sau serviciilor se satureaza, conducand la adoptarea configuratiei 'diversificate', in care structura de conducere difuzeaza in cea de prelucrare sub forma unei structuri divizate.

Aceasta configuratie se sprijina puternic pe capacitatea ei profesionala, fapt ce duce la adoptarea configuratiei 'profesionalizate' daca organizatia ofera produse sau servicii standard, sau la configuratia 'inovativa', (adhocratica) daca activitatea ei este de tip creativ. In aceste doua configuratii, structura de conducere este puternic difuzata in cea de prelucrare, managementul fiind in mare masura preluat de catre experti. In sfarsit, pe masura ce organizatiile "imbatranesc" ele tind sa se apropie tot mai mult de configuratia 'politizata', in care toata structura organizatiei este una de conducere, iar functiile de prelucrare sunt din ce in ce mai reduse.

In aceasta faza, organizatia poate renunta practic la misiunea asumata la inceputul 'vietii' sale. Regenerarea organizatiilor 'imbatranite' poate constitui, astfel unul dintre obiectivele demersului de proiectare organizationala.

5. Centralizarea si descentralizarea

Inevitabilul salt catre specializare conduce catre difuzie in toate organizatiile, dar mai des in cele mici. Nevoia de a structura activitatile, dezvolta in mod logic nevoia de a conferi cantitati potrivite de putere de decizie celor responsabili de realizarea activitatilor. Dupa cum se observa si in organigramele anterioare, problemele sunt generate atat de putere si autoritate cat si de gruparea activitatilor si impartirea rolurilor cheie.

Orice organizatie trebuie sa stabileasca in ce masura va delega autoritatea de la centru sau de la varf. Numai organizatiile antreprenoriale mici pot sustine, ceea ce Handy numeste "cultura puterii", unde autoritatea este ferm retinuta la centru. Majoritatea organizatiilor trebuie sa decida cum si cata autoritate sa delege managerilor si altor persoane implicate.

Conceptul de centralizare, asa cum este considerat aici, nu se refera la dispersia fizica a unei organizatii, ci la dispersia autoritatii. Impartirea fizica a unei organizatii poate reflecta sau nu adevarata impartire a puterii. Deci, in acest sens, o organizatie puternic descentralizata este una in care autoritatea este in cea mai mare parte difuzata pe toate nivelurile structurii. Opus acesteia, o organizatie puternic centralizata este cea in care majoritatea deciziilor se iau de catre un grup cheie de senior-manageri.

In practica, unele functii se preteaza mai bine la descentralizare decat altele. Functiile de Productie si de Marketing/Vanzari de exemplu, ofera mai multe posibilitati de delegare extensiva decat Cercetarea/Dezvoltarea. Astfel, chiar si organizatiile inalt descentralizate rezerva de obicei centrului unele functii cheie. Functia Financiara si cea de Resurse Umane sunt de obicei cel mai putin descentralizate.

Se considera intr-o viziune strategica faptul ca centralizarea este defavorabila, iar descentralizarea favorabila dezvoltarii organizatiei. Se argumenteaza ca flexibilitatea in actiune a organizatiei creste daca este atribuita nivelurilor ierarhice inferioare.

Problema imediata este de a stabili daca aceste niveluri ierarhice au capacitatea de a lua decizii potrivite intr-o situatie data. Legat de aceasta, urmeaza sa se stabileasca ce decizii sunt atribuite fiecarui nivel ierarhic, astfel incat sa se foloseasca avantajele specializarii functionale si ale cunoasterii mediului inconjurator.

Michael Hammer si James Champy in cartea lor numita "Reengineering-ul intreprinderii" [1993], se pronunta insa impotriva acestei conceptii de atribuire a deciziilor pe nivel ierarhic, considerand-o perimata si supusa fortei disruptive a tehnologiei si anume aparitiei instrumentelor ajutatoare pentru luarea deciziilor.

O parte integranta a modelului caracteristic Revolutiei Industriale este notiunea de luare a deciziilor pe cale ierarhica. De la muncitorul care executa o operatie, se asteapta ca acesta sa-si faca doar munca si nu sa se gandeasca in mod critic la ea, sau sa ia decizii despre aceasta; aceste prerogative sunt rezervate managerilor. Aceste reguli erau doar simple manifestari ale feudalismului industrial.

Managerii aveau, intr-adevar, o perspectiva mai larga, bazata pe mai multa informatie pe care nu o aveau lucratorii de la nivelurile inferioare. Era de presupus ca o informare mai buna le permitea sa ia decizii superioare.

Costurile luarii deciziilor pe linie ierarhica sunt totusi astazi prea mari pentru a mai putea fi suportate. A trimite pe cale ierarhica totul pana in varful ierarhiei inseamna ca deciziile sa se ia prea incet, in conditiile unei piete ce evolueaza in ritm alert.

Astazi, firmele au inteles ca lucratorii din primele linii, cei in contact direct cu productia, trebuie sa fie imputerniciti sa ia singur deciziile, dar imputernicirea nu se realizeaza dand pur si simplu oamenilor autoritatea de a lua decizii; pentru a-si putea asuma si responsabilitatea acestor decizii, ei au nevoie si de instrumente ajutatoare.

Cand informatiile accesibile sunt combinate cu instrumente de analiza si modelare usor de utilizat, lucratorii din primele linii, daca sunt bine instruiti, dobandesc dintr-o data capacitati sporite de a lua decizii. Se sustine ideea ca decizia este mai bine si mai rapid implementata daca este luata chiar de catre cei raspunzatori pentru implementarea ei.

Ca si centralizarea puternica, descentralizarea extrema poate prezenta o serie de dezavantaje. Pe scurt, principalele avantaje si dezavantaje ale descentralizarii sunt:

Puse in balanta, avantajele descentralizarii sunt superioare dezavantajelor, dar aceasta se intampla in principal din cauza presiunilor enorme exercitate asupra organizatiilor moderne in actiunea de delegare a autoritatii spre personalul de la nivel executiv si spre specialisti. In ultima instanta, toate organizatiile moderne se confrunta cu situatii conflictuale interne, generate de controlul central pe de o parte si de delegarea responsabilitatii, pe de alta parte.

Unele organizatii prefera sa incline balanta in favoarea centralizarii conducerii si controlului, iar altele prefera o directionare centrala mai slaba si un transfer puternic al luarii deciziilor catre nivelurile ierarhice inferioare. In general, cu cat o organizatie este mai complexa cu atat este mai probabil sa incorporeze functii centrale puternice. De asemenea, afacerile foarte mici exercita un control strans de la centru prin managerii-proprietari.

Numai grupurile profesionale de inalt nivel, cum ar fi firmele de consultanta, de contabilitate sau de avocatura vor tinde catre descentralizare in limitele fixate de comun acord ale politicii companiei.