Principii, atribute, metode si procedee de control

Principii, atribute, metode si procedee de control

1. Principiile functiei de control

Complexitatea functiei de control in procesul de management pune in evidenta o serie de principii orientative in practica executarii controlului, printre care:

♦ Legalitatea controlului, ce impune ca activitatile specifice sa fie circumscrise exigentelor si cerintelor reiesite din actele normative care reglementeaza acest domeniu.

♦ Obiectivitatea controlului este unul din principiile de maxima importanta prin care sunt evaluate in mod corect si cat mai aproape de realitate rezultatele obtinute decelate, cauzele deviantelor si se stabilesc masurile necesare inlaturarii ori diminuarii efectelor lor. Derularea controlului trebuie sa aiba loc in conditii de obiectivitate, corectitudine, echilibru in constatarea aspectelor pozitive si negative, stabilirea corecta si directa a responsabilitatilor in cazul neimplinirilor si echitabilitatii intre vinovatie si masurile sanctionatorii.

Afirmatiile de mai sus fac trimiterea directa la profesionalismul si etica celui/celor care efectueaza controlul, dar mai ales a celor ce conduc aceasta activitate, indiferent de ingerintele, presiunile, motivarile ce pot aparea din partea unor factori superiori sau colaterali interesati in prezentarea distorsionata a realitatiii.

♦ Eficacitatea controlului isi gaseste locul in oportunitatea si finalitatea acestuia, pentru desfasurarea corspunzatoare a procesului de management si al activitatii sistemelor ori subsistemelor supuse acestui proces.

Practic, acest principiu vizeaza:

aportul controlului la defasurarea in viitor a activitatii, avand la baza conditiile existente in momentul declansarii si derularii lui;

interventia controlului in micsorarea consecintelor ce decurg din abaterile de la programele decizionale;

economicitatea controlului. Acest aspect are in vedere unitatea de timp si de loc, componenta colectivelor de control, daca este cazul, in asa fel incat cu eforturi minime sa se obtina rezultate maxime. Ramane la latitudinea managerului stabilirea componentilor colectivului, termenul de actiune, continutul planului de control, finalizarea acestuia dar, permanent, trebuie avut in vedere ca intarzieri, discontinuitati, lipsa de experienta in munca de control, diminuari ale obiectivelor, constituie tot atatea cauze de ineficacitate a activitatii, cu repercursiuni directe asupra procesului de management.

♦ Desfasurarea controlului constituie principiul care reliefeaza necesitatea identificarii si verificarii punctelor importante din cadrul sistemului, determinante in realizarea activitatilor preconizate.

♦ Adaptarea controlului la particularitatile unitatii controlate decurge din cerinta ca fiecare norma, exigenta si dimensionare a colectivului de control sa fie prevazuta in functie de specificul sistemului ori problematicii vizate.

Stabilirea obiectivelor unui control difera de la o firma la alta (in general, de la o unitate la alta) in raport cu treapa ierarhica pe care se afla dar si de natura activitatii ce o desfasoara, in unele cazuri de zona geografica in care se afla, de specificul judetului, numarul si profesionalizarea fondului uman ce urmeaza a fi controlat etc.

♦ Principiul stimularii are in vedere gradul de implicare a fondului uman implicat in executarea sarcinilor ce le revin, folosirea cu discernamant a celor doua parghii ale disciplinei, recompense si sanctiuni, generalizarea experientei pozitive. Interesul pentru solutionarea sarcinilor ce le revin componentilor unui sistem ori subsistem este influentat direct de modul in care sunt stimulati moral, material, financiar etc. ori sunt luate masuri disciplinare impotriva celor cu deviante comportamentale ce afecteaza negativ rezultatele ori deterioreaza atmosfera de munca.

♦ Principiul controlului preventiv are in vedere ca pe parcursul desfasurarii procesului de management ori activitatii sistemului sa fie prevenite erorile posibile in perspectiva.

2. Atributele functiei de control

Din analiza scopului, continutului si principiilor care asigura calitatea si eficienta controlului, rezulta o serie de atribute pe care acesta le indeplineste:

♦ Atributul perfectiv, de reliefare a modului in care sunt aplicate in practica legile tarii, celelalte acte normative ce reglementeaza activitatea unei organizatii (firme, intreprinderi etc.).

♦ Atributul preventiv, de inlaturare anticipata a abaterilor si situatiilor critice potentiale.

♦ Atributul recuperativ, de inlaturare a deficientelor constatate.

♦ Atributul apreciativ-stimulativ, de atestare si confirmare a rezultatelor obtinute, de recompensare sau sanctionare (daca este cazul).

♦ Atributul educativ, de generalizare a rezultatelor pozitive si invatamintelor desprinse din activitatea de indeplinire a sarcinilor.

♦ Atributul informativ, de furnizare a informatiilor cu caracter generalizator.

♦ Atributul reglator, de eliminare a factorilor perturbatori asupra deciziilor luate.

Metode de control

Fiecare forma de control evidentiata, se materializeaza in activitatea practica prin aplicarea unor metode specifice:

● Metoda prin control personal, consta in interventia directa a managerului pentru a verifica, analiza si indruma activitatea sistemului ce-l conduce. Adoptarea acestei metode ofera posibilitatea managerului de a cunoaste concret, fara deformari, realitatea existenta si de a lua masuri imediate de remediere a deviantelor in cazul aparitei lor.

● Metoda de control prin delegare, consta in atribuirea de sarcini unui organ colectiv sau individual, pentru a verifica, analiza si indruma activitatea sistemului ori subsistemelor din structura. Aceasta metoda trebuie sa fie in concordanta directa cu forma de control, amploarea sistemului si activitatile controlate.

● Metoda prin raportare, are in vedere raportarea de catre subsistemele din structura a modului in care s-au executat obiectivele stabilite de manager. Analiza si evaluarea datelor inserate in rapoarte, da posibilitatea managerilor de a cunoaste si interveni nemijlocit in inlaturarea deviantelor de la deciziile luate anterior ori neconforme.

4. Procedee de control

Metodele de control se aplica prin diverse procedee:

prin sisteme informatice;

prin testari;

prin studiul documentelor de organizare si planificare a muncii;

prin discutii cu cadrele controlate, indiferent de gradul ori functia ce o ocupa.

Eficientizarea activitatii de control depinde in mare masura de competenta managerilor in adoptarea formelor, metodelor si procedeelor de control adecvate, raportat la specificul unitatilor si subunitatilor controlate, cu situatiiile si conditiiile concrete care solicita interventia lor.