Proiectul de serviciu

Proiectul de serviciu

Proiectul de serviciu (PS) si modernizarea

PS reprezinta una din tehnicile 'strategice' alese de administratia publica pentru a pune in practica politica de modernizare a structurilor. El este elaborat, de o maniera deconcentrata, de catre directia, serviciul sau entitatea in cauza; deciziile sunt luate la nivelul cel mai apropiat de cei afectati in mod direct; responsabilii administrativi dispun de o mai mare autonomie atat pe plan administrativ cat si bugetar.

Definirea PS (proiectului de serviciu)

Notiunea de proiect de serviciu reuneste trei elemente distincte dar conectate intre ele:

Ø     viitorul serviciului administrativ in cauza se construieste in functie de misiunile care ii sunt incredintate si de valorile care il ghideaza; procesele prin intermediul carora serviciul elaboreaza si construieste perspectivele dorite; documentele elaborate de catre serviciu in cursul acestor procese:

Ø     reflexiile colective rezultate din munca de echipa,

Ø     carta serviciului, document ce contine:obiectivele vizate, proiectiile viitorului profesional, valorile privilegiate, axele strategice, planurile de actiune, planul de comunicare.

Necesitatea definirii unui proiect de serviciu

Un asemenea proiect se justifica in trei momente distincte ale unui serviciu administrativ:

Ø     odata cu crearea sa, un serviciu poate preciza pentru uz intern, dar si extern, care sunt principiile pe baza carora doreste sa functioneze si care sunt proiectiile sale de viitor;

Ø     atunci cand un serviciu trece printr-un moment important (schimbare a misiunilor spre exemplu), se produc perturbari interne ce pot pune in discutie functionarea si chiar existenta proprie. Un PS poate servi la precizarea noilor 'reguli ale jocului';

Ø     atunci cand contextul in care institutia administrativa isi desfasoara activitatea evolueaza rapid, serviciul administrativ se poate confrunta uneori cu situatii care pun in discutie activitatea sau structurile sale. Si in acest caz elaborarea unui proiect de serviciu este un mijloc de a pune in evidenta valorile sale esentiale; clarifica misiunile proprii, concentreaza energiile in jurul catorva obiective specifice.

Elaborarea unui proiect de serviciu

Nu exista proceduri standard, aplicabile in toate situatiile si pentru toate serviciile. Putem identifica insa trei tipuri de abordare in domeniul elaborarii PS:

Ø     demersul informativ: echipa de conducere alcatuieste proiectul si informeaza ulterior functionarii;

Ø     demersul asociativ: echipa de conducere elaboreaza o propunere de proiect, o prezinta functionarilor serviciului, si, tinand cont de unele opinii sau de totalitatea lor, definitiveaza forma finala a PS;

Ø     demersul participativ: echipa de conducere fixeaza cateva orientari generale, solicitand apoi unui numar mai mare sau mai mic de functionari sa isi formuleze propunerile pe marginea acestor orientari si sa elaboreze ulterior proiectul de serviciu.

Fiecare dintre aceste abordari este posibila; alegerea facuta depinde de echipa de conducere, receptivitatea persoanelor, specificitatile serviciului administrativ. Ceea ce este insa cel mai important este respectarea a ceea ce a fost ales/anuntat. In cazul administratiei publice demersul asociativ pare a fi la acest moment cel mai adaptat culturii existente si cel mai susceptibil a permite tranzitia de la o functionare ierarhica la un management responsabilizant.

In cazul acestor demersuri este vorba, asa cum se poate observa, de procese particulare ce tind sa implice/afecteze pe toata lumea, ce creeaza diferite sperante. A nu le raspunde duce la aparitia unor frustrari ce vor juca un rol negativ in dezvoltarea ulterioara a serviciului. Este mai bine sa nu se faca nimic decat sa se lanseze un demers asociativ sau, mai mult, participativ, fara a detine o vointa reala de a duce procesul pana la capat.

Experienta unor sisteme administrative moderne a aratat ca, atunci cand un PS este lansat pentru prima data intr-un serviciu administrativ, si cand se doreste cu adevarat ca acesta sa fie un adevarat mijloc de mobilizare a personalului, este necesara o politica intensa de comunicare interna, inainte, in timpul si dupa derularea procesului.

Ceea ce conteaza cu adevarat in cazul unui proiect de serviciu este procesul in sine si nu documentele (carta, planurile de actiune) existente; multe servicii administrative pun accent pe aceste documente si neglijeaza procesele. A dori doar sa elaborezi cat mai repede documentatia duce la neglijarea esentialului si o precipitare nejustificata; aceasta inseamna ca dupa cateva luni serviciul se poate gasi in situatia de a detine documente foarte frumoase dar a se intreba, in acelasi timp, cand se va produce o schimbare vizibila.

Este deci important sa se actioneze de o maniera eficace, fara a se accelera nejustificat. Elaborarea unui proiect de serviciu cere timp si creeaza totodata asteptari imediate din partea personalului; daca nu se intampla nimic concret se risca crearea unor deziluzii cu efect negativ pentru credibilitatea proiectului. Trebuie lansate, in faza elaborarii proiectului, actiuni concrete ce pot transforma functionarea interna a serviciului si manifesta vointa conducerii de a face cu adevarat 'lucrurile sa se miste'. Aceste actiuni trebuie sa aiba o valoare simbolica evidenta, fara a structura prea mult viitorul, in ideea mentinerii valabilitatii unui maximum de optiuni: acestea sunt asa numitele acte-simbol.

Un proiect de serviciu se traduce, inevitabil, prin noi nevoi in ceea ce priveste formarea personalului, nevoi ce trebuie vazute ca facand parte integranta din proiectul propriu-zis. Procesul de dezvoltare a proiectului trebuie sa prevada o faza in cursul careia functionarii sunt stimulati sa constientizeze propriile nevoi de formare/perfectionare, lucru ce va permite ulterior elaborarea de catre responsabilul in cauza a unui plan de formare.

Exemplificare - Imaginati-va ca doriti sa evaluati receptivitatea colaboratorilor dvs. in ceea ce priveste punerea in aplicare a unui PS. Care sunt intrebarile ce trebuie puse? Exista doua intrebari esentiale iar raspunsurile trebuie sa va indice:

Ø     ce trebuie sa reprezinte 'proiectul de serviciu' in cadrul directiei dvs.?

Ø     ce tip de abordare trebuie sa urmati?