Rapoartele si sedintele

Comunicarea scrisa, in afaceri, are reguli care urmaresc transmiterea cat mai obiectiva si eficienta a mesajelor. Limbajul folosit este simplu, clar, concis si la subiect, obiectivele comunicarii sunt precizate din start, se folosesc verbe active, rezumate ale mesajelor, textul scris poate fi "spart" prin sublinieri ori evidentieri ale ideilor importante.

Raportul managerial are o structura ce cuprinde o introducere, un rezumat al acestuia, un cuprins (continutul propriu-zis), concluzii si recomandari in urma analizei prezentate. Se mentioneaza intotdeauna destinatarul lui, numele persoanei care l-a intocmit, subiectul si data alcatuirii.

Sedinta, intre avantaje si dezavantaje

Avantaje : Dezavantaje :

"Bolile" sedintelor

devierile frecvente de la subiect 83%

pregatirea insuficienta 77%

eficacitatea indoielnica 74%

lipsa atentiei participantilor 68%

lipsa de concizie 62%

durata exagerata 60%

lipsa de participare 51%

Planificarea sedintelor

Modelul logic al sedintei urmeaza pasii:

1. stabilirea temei sedintei - subiectul principal si cele auxiliare
2. ora inceperii si durata
3. locul de desfasurare
4. punctele de pe ordinea de zi
5. diverse (sau subiecte urgente de ultima ora)
6. materialele auxiliare (documente, probe, mostre)
7. selectarea participantilor in functie de tipul de sedinta

Exista si anumite reguli care sa ajute o sedinta sa castige .timp!

Faza : deschiderea sedintei

• la ora comunicata anterior
• prezentarea scopului, agenda, limbaj pozitiv
• prezentarea persoanelor noi, daca sunt
• informarea rapida a participantilor intarziati

In  derularea sedintei:

o       respectarea unui format al discutiilor

o       incurajarea vorbitorilor timizi

o       descurajarea.vorbaretilor

o       intrebari adecvate si la obiect

o       evitarea divagatiilor

o       aplanarea conflictelor

o       realizarea consensului

o       decizii si nominalizarea celor care le vor implementa

o       monitorizarea timpului : fiecare subiect va avea alocat un timp limitat

La inchiderea sedintei:

o       rezumarea subiectelor

o       citirea deciziilor

o       subiecte de ultima ora

Dupa sedinta:

trimiteti catre participanti a unui rezumat scris

transmiteti deciziile luate catre toti cei implicati

comunicarea obiectivelor urmatoarei sedinte