Rolul managementului contabil in cadrul intreprinderii

Rolul managementului contabil in cadrul intreprinderii

Contabilitatea este o activitate centrala in viata economica. Chiar si in cele mai simple economii suntem nevoiti sa tine o evidenta a bunurilor, a datoriilor, precum si a tranzactiilor noastre cu altii. Rolul contabilitatii devine si mai important in complexele economiei moderne. Deoarece resursele sunt insuficiente, trebuie sa alegem dintre mai multe alternative, iar datele contabile sunt necesare pentru a identifica cea mai buna alternativa.

In termeni generali, contabilitatea se ocupa cu strangerea, prezentarea si interpretarea datelor economice. Folosim termenul de contabilitate manageriala pentru a descrie aceasta activitate in cadrul organizatiei. Contabilitatea se ocupa de masurarea, inregistrarea si controlul celei mai importante laturi a afacerilor - banii. In trecut, in unele societati, in special in Marea Britanie si in special printre contabili, multi considerau ca stapanirea cunostintelor contabile era singura pregatire necesara pentru manageri. Astazi, aceasta parere poate fi considerata invechita, dar fara indoiala, stapanirea principiilor fundamentale ale contabilitatii este o conditie esentiala pentru asumarea rolului de manager general.

In procesul decizional, imediat dupa stabilirea problemei ce trebuie rezolvata, se situeaza etapa privind culegerea si prelucrarea informatiei necesare analizei situatiei si apoi a modului in care decizia luata a fost indeplinita. In aceasta etapa managerul, va trebui , sa se hotarasca asupra pertinentei si validitatii datelor care sunt in posesia sa. El trebuie, de asemenea sa stabileasca de ce anume informatii are nevoie, pe langa cea existenta si sa faca tot posibilul sa o obtina. Folosind in mod corespunzator fondul de informatii judicios constituit, se poate obtine o perspectiva mai diferentiata asupra realitatii, precum si largirea posibilitatilor de a actiona.

Functionarea intreprinderilor este strans legata, printre altele, si de organizarea contabilitatii, ca principal instrument al conducerii si sursa de informare, pe baza de norme unitare, pe care le stabileste Legea contabilitatii.

Contabilitatii ii revine in principal, sarcina de a asigura cunoasterea, gestionarea si controlul patrimoniului, precum si a rezultatelor obtinute in orice unitate economica, indiferent de marimea si natura proprietatii.

Sistemul de contabilitate nu este inca singura si cea mai bogata sursa de informatii necesare realizarii functiilor manageriale, dar este principala si permite obtinerea acestora in mod continuu, corelat si documentat.

Limitele informationale ale sistemului de contabil sunt determinate de specificul fiecarei intreprinderi respectiv de operatiile derulate, marimea lor; de volumul datelor si de necesitatile informationale ale conducerii si utilizatorilor externi. Managerii acestora trebuie sa faca apel, in mod obiectiv, si la alte surse de informare cum ar fi cele ce rezulta din documentele cu caracter normativ, cele pe care le furnizeaza unele publicatii, buletine informative, statistici, anume editate de organizatiile profesionale ale acestora, si nu, in ultimul rand la cele ce provin din contactul direct cu persoanele fizice si juridice cu care intra in relatii curente sau in relatii mai rare.

Informatia contabila capata de multe ori si alte valori, daca este prelucrata. Prelucrarea informatiei inseamna punerea in actiune a instrumentelor gandirii, a inductiei, dar si a deductiei, a analizei, dar si a sintezei. Cu ajutorul lor se asigura estimarea sensului in care s-a modificat o situatie, respectiv intelegerea efectiva a noutatii pe care o aduce modificarea.

Prelucrarea mai inseamna si folosirea unei tehnologii adecvate. Avem in vedere marele salt calitativ pe care-l ofera informatica de gestiune, care permite obtinerea unei informatii in timp util, exacte, la costuri mult mai reduse si in acelasi timp stocarea lor intr-un volum impresionant.

Scriitorul Tudor Popescu scria ca in clipa in care prima masina rapida de calcul, calculatorul electronic a fost utilizata de om "omul nu mai este numai om, este un om care dispune de astfel de unealta, este un om nou, este o fiinta eliberata de o serie de activitati, pe care masina le executa si in locul lor puterea sa de a gandi, de a elabora a crescut neasteptat de mult".

Informatiile, indiferent de ce natura ar fi, nu se receptioneaza doar ci se constituie. Aceasta opinie presupune atitudine activa de cautare, dar nu la intamplare ci prin previziuni bazate pe un sistem de ipoteze. Se impune insa multa prudenta in interpretarea datelor, astfel incat acesta sa nu fie denaturata tocmai datorita ipotezelor care au stat la baza cautarilor. Justetea deciziilor depinde insa si de volumul informatiilor. Tendinta de a nu aduna suficiente date, ca si aceea de a aduna prea multe sunt la fel de periculoase. Dar nu pot fi prescrise norme la momentul impunerii cautarii informatiilor.

Prelucrarea informatiei contabile, in conditiile actuale, este nemijlocit legata de crearea unei imagini asupra societatii, in contextul abordarii problemelor prin prisma profesionistilor contabili si incidenta acestora asupra documentului de sinteza.

Din Legea contabilitatii, pe baza careia se organizeaza si conduce contabilitatea in tara noastra, rezulta ca, pe langa sarcinile de ordin general, amintite, trebuie sa se asigure:inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute, atat pentru necesitatile proprii ale persoanei juridice obligata sa tina contabilitatea, cat si in relatiile acesteia cu asociatii sau actionarii, furnizorii, clientii, furnizarii, banci, organe fiscale si alte persoane fizice si juridice;controlul operatiilor patrimoniale efectuate si a proceselor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;furnizarea informatiilor necesare stabilirii patrimoniului national, executiei bugetului public national, precum si balantelor financiare si a bilantului pe ansamblul economiei nationale.

Managementul contabil al intreprinderii va stabili urmatoarele:

sarcinile contabilitatii;

atributiile contabilitatii;

functiile pe care trebuie sa le indeplineasca contabilitatea.

La nivelul unei intreprinderi conducerea contabilitatii trebuie sa stabileasca sarcinile care trebuie sa fie indeplinite de compartimentul contabilitatii pentru o buna desfasurare a activitati in acest compartiment, aceste sarcini sunt urmatoarele :

definirea cu exactitate a obiectului de studiu si a sferei de cuprindere;

precizarea metodei de cercetare a obiectului si a procedeelor ei, urmarind definirea de principii generale si procedee bazate pe o terminologie precisa, identica pentru toti utilizatorii informatiei contabile. Principiile contabile generale: principiul entitatii patrimoniale, principiul partidei duble, principiul costului istoric. Principiile contabile instituite prin normalizare: principiul continuitatii activitatii, principiul permanentei metodelor, principul prudentei, principiul evaluarii separate a elementelor de activ si de pasiv, principiul necompensarii, principiul specializarii exercitiilor, principiul intangibilitatii bilantului , principiul relevantei economicului asupra juridicului,principiul pragului de semnificatie;

stabilirea rolului si a locului pe care il are in cadrul stiintelor si evidentei economice;

elaborarea mijloacelor pentru aplicarea in practica a contabilitatii(documente, registre, fise, etc.) in vederea asigurarii comparabilitatii informatiei in timp si spatiu.

Organizata in fiecare intreprindere, contabilitatea, ca instrument principal de cunoastere, gestiune si control al capitalului si a rezultatelor obtinute, ii revin o serie de atributii specifice care sunt stabilite de catre managementul acestui compartiment:

1. Furnizarea datelor si a informatiilor necesare elaborarii programelor de activitate;
2. Inregistrarea cronologica a operatiilor economice si financiare; 
3. Controlul operatiilor patrimoniale efectuate, a exactitatii datelor contabile;
4. Furnizarea datelor si informatiilor necesare intocmirii regulate a documentelor de sinteza.

Furnizarea datelor si a informatiilor necesare elaborarii programelor de activitate, in care un rol central il ocupa Bugetul activitatii generale care prevede pentru agentii economici veniturile, cheltuielile, profitul impozabil, profitul net si modul de repartizare a acestuia.

La elaborarea Bugetului activitatii generale, contabilitatea furnizeaza date pentru: dimensionarea cheltuielilor si veniturilor din activitatea de exploatare si cea financiara; previzionarea costurilor activitatilor si excedentul brut din exploatare; proiectarea bugetelor si fluxurilor de trezorerie atat in moneda nationala cat si in valuta; fundamentarea tabloului si fluxurilor de finantare, precum si alte informatii necesare intocmirii acestor programe.

Tot din contabilitate se culeg informatii cu privire la cheltuielile de transport, aprovizionare, furnizorii de materii prime si materiale, preturile de achizitie a materialelor, posibilitatile de depozitare, date necesare elaborarii planului de aprovizionare.

De asemenea, datele contabilitatii sunt indispensabile pentru prevederea constituirii si utilizarii fondurilor proprii, obligatiilor fata de bugetul de stat, a dividendelor de platit si a altor obligatii.

Inregistrarea cronologica a operatiilor economice si financiare, prelucrare si pastrarea informatiilor cu privire la situatia capitalurilor, informatii necesare atat pentru nevoile proprii ale intreprinderii cat si in relatiile ei cu actionarii si asociatii, clientii, furnizorii, bancile, cu organele fiscale si cu alte persoane fizice sau juridice;

Controlul operatiilor patrimoniale efectuate, a exactitatii datelor contabile, in vederea asigurari integritatii capitalurilor. Din contabilitate rezulta informatii privind existenta si miscarea averii unitatii, marimea ei pe locuri de pastrare, persoanele in responsabilitatea caruia se afla. In realizarea acestor indatoriri, contabilitatea foloseste inventarierea pentru controlul faptic al averii si balantelor de verificare pentru asigurarea exactitatii datelor contabile;

Furnizarea datelor si informatiilor necesare intocmirii regulate a documentelor de sinteza care dau imaginea fidela a patrimoniului, situatiei financiare si a rezultatelor obtinute, astfel incat aceste informatii sa poata fi utilizate de toti utilizatorii la luarea deciziilor economice. Ca urmare, contabilitatea trebuie sa asigure intocmirea de catre toti agentii economici a situatiilor financiare (bilantul contabil, contul de profit si pierderi, situatia fluxurilor de trezorerie, notele explicative).

In activitatea practica de conducere, contabilitatea indeplineste o serie de functii importante cum sunt:

Functia de inregistrare consta in capacitatea ei de a reflecta, potrivit unor principii si reguli proprii operativ, precis si in complexitatea lor procesele si fenomenele economice ce apar in carul intreprinderii, care se pot exprima valoric.

Functia de informare sau de cunoastere rezida in furnizarea de informatii asupra structurii si dinamicii patrimoniului intreprinderii, a stadiului desfasurarii proceselor economice si a rezultatelor obtinute la sfarsitul unei perioade de gestiune in scopul fundamentarii deciziilor. Din contabilitate rezulta informatii exacte privind buna gestionare a mijloacelor materiale si banesti, volumul si dinamica productiei, costurile de productie, veniturile obtinute, profitul sau pierderea. O importanta deosebita se acorda situatiilor financiare, care prin publicare ofera informatii utile pentru nevoile proprii de conducere si gestiune, cat si pentru relatiile cu terte persoane fizice si juridice, respectiv: asociatii, actionarii, clientii, furnizorii, bancile, precum si pentru analizele economico-financiare. Aceasta functie reprezinta o rezultanta directa a functiei de oglindire a operatiilor economice si financiare prin folosirea unor principii si reguli proprii, contabilitatea avand rolul de instrument de cunoastere a realitatii.

Cresterea eficientei functiei de informare este conditionata de folosirea pe scara larga a mijloacelor de culegere si prelucrare automata a datelor in scopul obtinerii de informatii operative, rapide si de calitate, necesare luarii deciziilor la toate nivelurile conducerii.

Functia de control gestionar este legata inseparabil de functia de informare. Ea consta in verificarea cu ajutorul datelor contabile a modului de pastrare si utilizare a valorilor materiale si banesti , de gestionare eficienta a resurselor, de respectarea termenelor de achitare a datoriilor fata de terti si de recuperare a drepturilor precum si respectarea disciplinei financiare.

Datele din contabilitate si documentele de evidenta servesc ca mijloc de proba in justitie pentru a dovedi realitatea unei operatii, raspunderea materiala, respectiv vinovatia sau nevinovatia persoanelor care au participat la efectuarea ei.

Functia previzionala. Contabilitatea nu se limiteaza doar la oglindirea activitatii intreprinderii, datele ei reprezentand o sursa exacta pentru analiza economico-financiara a activitatii si a stabilirii rezultatelor, dand posibilitatea descoperirii tendintelor viitoare a fenomenelor si proceselor economice, adica a prevederilor si a luarii deciziilor curente si de perspectiva. Datele ei servesc la elaborarea bugetului activitatii generale, bugetelor pe activitati si a fundamentarii programelor.

Functia juridica. Contabilitatea, prin instrumentele sale, este un important mijloc care face dovada efectuarii operatiilor comerciale si financiare si existentei elementelor patrimoniale. Astfel, documentele justificative, registrele contabile(Registrul -jurnal, Registru - inventar, Cartea mare) si situatiile financiare anuale sunt documente oficiale ale intreprinderii ce servesc ca referinte de baza la reglementarea raspunderilor in urma controlului financiar si de gestiune.

Functia sociala. Aceasta nu apare in mod explicit, ci ea rezulta din demersurile sale:

creeaza increderea intre protagonistii vieti economice: simpla tranzactie intre doua persoane necesita o incredere reciproca ;

constituie un auxiliar al puterii: al statului in domeniul fiscal, al panificarii contabilitatii nationale, a organelor de conducere ale intreprinderilor ca potentiali investitori.

In concluzie, managementul contabil inseamna procesul de obtinere si combinare a resurselor materiale si umane, prin respectarea sarcinilor si atributiilor dar si indeplinirea functiilor cele revin, in scopul adoptarii deciziilor optime dar si in vederea atingerii unor performante satisfacatoare.