Rolul secretariatului - Functiile secretariatului modern

Rolul secretariatului

In actuala revolutie tehnico-stiintifica informatica, telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicatii in viata stiintifica, economica si sociala. In acest context a aparut o disciplina relativ recenta: birotica - termenul fiind introdus in limbajul cotidian in jurul anului 1976. Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou depasind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila o data cu raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor care au patruns in orice birou si in orice secretariat al unei organizatii sau institutii sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative. Birotica s-a nascut din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de secretariat si de birou in toate domeniile de activitate. Pe de alta parte biroul in general, secretariatul in special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munca in societatea contemporana; secretariatul a capatat functii si roluri multiple si complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformari sunt valabile si in cazul societatii romanesti. Principalele functii care revin secretariatului in prezent sunt urmatoarele: prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului. Dupa cum se poate observa in activitatea de secretariat si in aceea a secretarelor (asistent manager) predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala, iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o organizatie. In literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe. In zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activitati si tehnici de lucru specifice (activitati de documentare, corespondenta, protocol, arhivare de documente s.a.). Astfel acesta furnizeaza notiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotica, managementul si marketingul, intr-o organizatie, notiuni de drept administrativ si comercial. Totodata lucrarea cuprinde, in cea mai mare parte, notiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, functiile secretariatului modern, organizarea si prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romanesti de drept administrativ si comercial. Am considerat util sa furnizam celor interesati atat notiuni teoretice cat si practice, deoarece in prezent nu exista in Romania o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat si asistenta manageriala adaptat la realitatile romanesti. O abordare evolutiva a meseriei de secretar nu se poate realiza decat in contextul evolutiei istorice a managementului si a mijloacelor de comunicatie. Inca din fazele de inceput, in practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esentiale care i-au marcat functionarea pana astazi:

ˇ         meseria de secretar a aparut si a functionat intotdeauna pe langa factorii de decizie ai vietii economico- sociale;

ˇ         tratarea informatiei scrise, a stat la baza acestei activitati si,

ˇ         confidentialitatea, a constituit o cerinta esentiala sub aspect deontologic.

Coordonata confidentialitatii este sugerata chiar de termenul "secretar"(a), provenind din latinescul "secretum" (secret, taina) si desemnand o persoana care stie si pastreaza secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preceda - in timp istoric, aparitia denumirii sale. Daca tinem cont de faptul ca primele forme ale scrierii au aparut din necesitatile administratiei de stat de a emite dispozitii, de a da ordine si a administra bunuri, putem lega aparitia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritatilor, considerati a constitui prima celula a birocratiei, in Orientul antic.

In special, in perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializati in comunicarea scrisa. Problema confidentialitatii se punea, la vremea respectiva, numai pe cale orala, fiind extrem de rare persoanele care stiau sa citeasca.

Asa se explica si practica unor autoritati de a taia limba scribilor, spre a se asigura de pastrarea secretului profesional.  Termenul grammatikos, denumind in limba greaca si profesia de "secretar", poate fi considerat cel mai sugestiv, in ceea ce priveste posibilitatile asocierii acestei meserii cu inceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul si prin evolutia mijloacelor de comunicatie, se contureaza alte coordonate functionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbarile produse in sistemele de conducere prin aparitia anumitor grade de ierarhizare si, prin aparitia hartiei ca suport informational, munca de secretariat capata contururile specializarii. Astfel, persoana desemnata cu titlul de secretar, in Evul Mediu, se ocupa de corespondenta monarhului sau a unor inalti demnitari. Aceasta presupunea mentinerea in continuare, a sarcinilor initiale de caligrafiere a textelor, la care sau adaugat alte operatiuni de expediere dar si de evidenta a circulatiei documentelor scrise. In epoca moderna, o data cu patrunderea masinilor de scris mecanice in structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata atat de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, incat activitatea sa se va confunda pana in epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie sa precizam, insa, ca din punct de vedere istoric, aceasta meserie a apartinut barbatilor, pana la inceputul secolului XX, cand au inceput sa fie promovate drepturile cetatenesti refuzate femeii secole de-a randul. Nici Revolutia Franceza cu ideile ei luminoase nu a avut curajul sa lanseze femeia in viata administrativa, dar a declansat goana dupa o egalitate de sexe. In epoca contemporana, conform statisticilor, 95% din functiile de secretar sunt ocupate de femei, in special in tarile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decat barbatii in domeniul competentei sociale si al inteligentei emotionale. Se contureaza, astfel, noi cerinte, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca stiinta tot la inceputul secolului XX, dezvolta noi valori, privind resursele umane si resursele informationale, la aceasta aducandu-si contributia stiinte precum sociologia, psihologia, ergonomia.  Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, si reevaluarea auxiliarului sau de baza, secretariatul.   In spatele acestui curent ascensional se afla si dezvoltarea continua a tehnologiilor informationale si comunicationale care au revolutionat viata birourilor. Astazi, competentele secretariatului impun in egala masura, cunostinte, informatii si deprinderi cerute muncii traditionale secretariale la care se adauga altele noi: domeniul biroticii. Abordand, cerintele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stapanirea procedeelor de citire si scriere rapida; utilizarea calculatorului in editarea de texte si pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informatiei si comunicatie; cunoasterea principiilor de organizare a timpului si a documentelor; posedarea si si exercitarea a 1-2 limbi de circulatie internationala; cunostinte generale de statistica si contabilitate; abilitati de comportament in relatiile cu publicul si alti factori; Din aceasta perspectiva, activitatea secretariatelor devine tot mai complexa si specializata. Secretara este tot mai implicata in procesul de gandire fiind nevoita de multe ori sa preia parti din activitatile conducerii spre a le prelucra independent, sa gestioneze fluxuri de informatii si timpul managerilor, sa manevreze mijloace tehnice de tratare a informatiei si de comunicatie. Posibilitatile sale de degrevare a actiunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, in lumea occidentala s-au exprimat trei curente de opinie:

a) intr-o prima categorie se incadreaza cei care considera ca rolul secretarei este depasit si ca in viitor va disparea. Argumentele care se aduc in acest sens, privesc evolutia rolului calculatorului pentru activitatea fiecarui manager si de aici, ideea ca, in timp, calculatorul va ajunge sa suplineasca rolul secretarei;

b) in a doua categorie pot fi incadrati cei care considera ca, dimpotriva, rolul secretarei este in continua crestere si ca nici calculatorul nici altceva nu va reusi s-o suplineasca;

c) un al treilea curent, sustine ca, in perspectiva, secretara isi va depasi statutul profesional actual, fiind tot mai implicata in activitati paraprofesionale in care competentele ei sa impuna cunostinte noi din alte domenii (economie, management, juridic), alaturi de cele traditionale.

Privita din aceasta perspectiva, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine si oricum.

In tarile occidentale se experimenteaza si testeaza pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestari de servicii birotice sau pentru lucru la distanta.

1. Functiile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercita in toate sistemele economico-sociale, inclusiv in firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe langa de un post de conducere, secretariatul efectueaza lucrari de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului functiei in cauza. In echipa manager-secretara, o sarcina unica este finalizata prin contributia celor doua persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplica o rezolutie pe o cerere. Secretariatul va prelua, in continuare, toate operatiunile ce tin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informatiilor prelucrate.   Complexitatea procesului de munca, variaza in functie de dimensiunea si complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnica si nivelul de pregatire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat si competent potenteaza munca managerului prin mai multe elemente:

ˇ        degreveaza managerul de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rationala a timpului de lucru de care el dispune;

ˇ        creeaza conditiile preliminare pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente cu persoane din interiorul si exteriorul organizatiei;

ˇ        asigura vehicularea corespunzatoare a informatiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire in perimetrul esalonului superior al acesteia;

ˇ        contribuie decisiv la organizarea rationala a activitatii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor functii ce revin secretariatului:

ˇ         Functia de tratare a informatiilor;

ˇ         Functia de documentare; 

ˇ         Functia de "filtru" si legatura in contactele conducerii;

ˇ         Functia de asistare directa a managerului;

ˇ         Functia de reprezentare.

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcatuiesc subiectul corespondentei oficiale sau private. Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor, care circula intre persoane juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre ele. Intre o scrisoare si act exista urmatoarele deosebiri:

ˇ       scrisoarea este o comunicare adresata in scris unei persoane; actul este o dovada scrisa prin care se constata un fapt, se reglementeaza o obligatie etc.

ˇ       actul are titlu, scrisori purtatoare de titlu se intalnesc mai rar;

ˇ       actul are specificat in cuprinsul sau titularul in folosul caruia se face constatarea;

ˇ       majoritatea actelor sunt tipizate; in cazul scrisorilor, tipizarea este rar intalnita;

ˇ       scrisorile sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire; actele au numere proprii de ordine, pe baza carora se tine evidenta emiterii si circulatiei lor (in Registrul de intrare-iesire sunt inregistrate scrisorile insotitoare ale actelor);

ˇ       scrisorile pot fi redactate si semnate de orice functionar cu delegatie de corespondent; actele nu pot fi intocmite si semnate decat de functionari investiti printr-o dispozitie expresa a unui act normativ cu aceste drepturi; ˇ       actul circula de la autor la beneficiar insotit de o scrisoare; cand nu se foloseste scrisoarea insotitoare, actul nu poate fi inmanat beneficiarului decat prin luare de semnatura; Sfera corespondentei oficiale este larga, ea cuprinzand probleme cu continut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distantele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior incheierii tranzactiilor, fac necesara comunicarea prin intermediul corespondentei oficiale. De remarcat ca predominant este continutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate si in continua dezvoltare. Importanta activitatii de corespondenta consta in faptul ca:

ˇ       este un element de baza pentru stabilirea relatiilor intre unitatile economice, intre persoanele fizice si persoane juridice care sunt obligate sa-si rezolve anumite probleme in comun;

ˇ       ofera posibilitatea consemnarii scriptice a unei activitati;

ˇ       constituie un element de inregistrari contabile;

ˇ       serveste ca proba in justitie;

ˇ       permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui ciclu de corespondenta ce oglindeste aparitia, modificarea sau stingerea unor relatii intre persoane juridice sau intre persoane fizice si persoane juridice.

ˇ       devine o bogata sursa de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redand stadiile evolutiei raporturilor economice, precum si ale evolutiei vocabularului din domenii diferite de activitate.

4.2. Clasificarea corespondentei

 Corespondenta oficiala se poate clasifica dupa mai multe criterii: 

a)      dupa criteriul de circumscriere:

ˇ         corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii);

ˇ         corespondenta externa (catre sau de la o institutie spre mediul exterior - alta institutie sau persoana) ;

b)      dupa domeniul de activitate:

ˇ         corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de chemare in judecata etc.);

ˇ         corespondenta administrativa (referatul, raportul, darea de seama, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozitia);

ˇ         corespondenta protocolara (invitatii, scrisori de felicitare, felicitari, corespondenta tehnica a departamentelor de protocol etc.);

ˇ         corespondenta comerciala (cererea de oferta, oferta, comanda, reclamatia economica, avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie etc.);

ˇ         corespondenta diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatica, nota verbala etc.)

c)      dupa scopul ei:

ˇ         corespondenta de solicitare (cererea economica, juridica, etc.);

ˇ         corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama, etc.);

ˇ         corespondenta de constatare (procesul verbal, etc.)

ˇ         corespondenta de decizie, indrumare, control (ordinul, decizia);

ˇ         corespondenta de reclamatie (reclamatia economica, juridica);

ˇ         corespondenta insotitoare de acte;

d)      dupa criteriul accesibilitatii:

ˇ         corespondenta secreta (transmisa prin mijloace de securitate organizate; folosita in sistemul institutionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

ˇ         corespondenta deschisa (transmisa pe cale obisnuita si poate lua toate formele materiale ale corespondentei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)

e)      dupa initiativa trimiterii scrisorii:

ˇ         scrisoarea initiala;

ˇ         de raspuns ;

ˇ         de revenire;

f)       dupa criteriul suportului:

ˇ         corespondenta clasica - scrisoarea;

ˇ         corespondenta telegrafica - telegrama, telexul;

ˇ         corespondenta electronica - e-mail-ul;

g)      dupa modul de intocmire:

ˇ         documente tipizate ;

ˇ         documente netipizate;

h)      dupa natura si destinatia exemplarelor:

ˇ         originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semnatura si stampila, nr. de inregistrare;

ˇ         copia simpla (de arhiva sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo, nu are stampila nici semnatura originala. Are numar de inregistrare.;

ˇ         duplicatul originalului pierdut se elibereaza numai dupa publicarea pierderii originalului in Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat si originalul. Pe actul nou eliberat se mentioneaza "duplicat"; are puterea originalului;

ˇ         copia dupa original - se copiaza exact textul de pe original; se scrie "copie", "locul sigiliului" (LS) si "s-a semnat" (SS); ea poate fi :

ˇ         copia certificata - are configurarea ca este valabila; se foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza si se elibereaza de secretariatul unitatii care pastreaza originalul. Dupa colationare se scrie "conform cu originalul", "pentru conformitate". Obligatoriu, copia poarta semnatura si stampila ;

ˇ         copia legalizata - este eliberata de notariat. Ea contine reproducerea exacta a continutului actului, dactilografiata in sir indian sau xerox,, precum si incheierea de legalizare, sub semnatura notarului si stampila biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un registru special la notariat;

ˇ         fotocopia - are valoare numai in cazul legalizarii de notariat;

ˇ         extrasul - constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de certificare.

4.3. Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala

Daca admitem ca protocolul si eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relatiilor intre oameni, conform rolului fiecaruia, corespondenta se supune la randul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris ramane.

Se impune din aceasta cauza, din partea celor care intocmesc corespondenta o preocupare permanenta pentru insusirea si respectarea unor principii ce stau la baza corespondentei, dintre acestea amintim:

Promptitudinea raspunsurilor implica operativitate in rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei. Orice scrisoare trebuie sa primeasca un raspuns. Daca raspunsul la o solicitare vine prompt (chiar daca este negativ) si nu cu intarziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institutia respectiva este ca stie sa se organizeze activitatea, ca este eficienta si ca ne respecta.

Elaborarea corespondentei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetaria si timbrele, ci si costul manevrarii scrisorii prin sistemul postal sau alte mijloace de transmitere, ocupand timp, necesitand echipament si spatiu si cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaza cuvintele pe calculator. Inainte de toate trebuie sa stabilim daca alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai putin costisitoare. Daca alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie sa tinem seama de urmatoarele aspecte.

ˇ        propozitii scurte si clare;

ˇ        folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (sabloanelor), astfel de accesari fiind mult usurate de calculator;

ˇ        redactarea corecta si completa a scrisorilor pentru a evita astfel neintelegerile si implicit revenirile.

Stabilirea unui scop precis. Este important sa stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece in functie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

ˇ        sa informam sau sa aflam ceva;

ˇ        sa motivam sau sa influentam;

ˇ        sa ne scuzam;

ˇ        sa solicitam sau sa oferim ceva;

ˇ        sa acceptam sau sa refuzam;

ˇ        sa felicitam;

Nivelul ierarhic Presupune diferentierea si limitarea corespondentei pe paliere ierarhice.

Eficienta si credibilitate

Eficienta corespondentei se refera la:

ˇ        promptitudine (transmiterea la timp a informatiilor);

ˇ        precizia si caracterul complet al informatiilor;

ˇ        informarea permanenta a partenerilor cu privire la noile produse si serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiva;

Credibilitatea informatiilor transmise - reprezinta o conditie esentiala in incheierea unui parteneriat de afaceri. In anumite tipuri de scrisori, in special in reclame si in raspunsurile la reclamatii sunt unele elemente ce au drept efect o doza de neincredere din partea destinatarului, de exemplu:

ˇ        reclama stridenta - promisiunile exagerate;

ˇ        informatiile nefondate si neverificabile;

ˇ        pretextele - formularile pretentioase in care vina este data pe altii sau pe forta majora.

Corectitudinea si aspectul placut:

ˇ        mecanica textului (punctuatia si gramatica) trebuie sa fie corecta, o greseala de ortografie "vorbeste" despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.

ˇ        alegerea stilului corespunzator;

ˇ        asigurarea formatului adecvat (se refera la cum arata pagina scrisa si daca respecta anumite reguli). In general, scrisorile bine prezentate vizual castiga deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul in care destinatarul decide sa citeasca scrisoarea si cu ce sentimente sa o faca.

Efectul psihologic. Textul trebuie sa respecte regulile de baza ale psihologiei si va fi astfel formulat incat destinatarul sa reactioneze in sensul dorit de expeditori (cazul ideal - motivare si nu manipulare).

Atitudinea si exprimarea pozitiva. Atitudinea pozitiva presupune o gandire pozitiva sentimente pozitive si tendinta de a actiona in mod pozitiv. Exista mai multe modalitati de a asigura atitudinea pozitiva prin scriere. In mare parte aceste modalitati isi gasesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii raspunsului (element al atitudinii pozitive) comunica politete si consideratie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiva in scriere tine, deci de politete, consideratie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiva - un ton pozitiv poate genera incredere destinatarului ca expeditorul este capabil sa rezolve problemele. Chiar si un mesaj negativ poate fi exprimat intr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ "Nu putem sa va satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite" poate fi inlocuit cu mesajul pozitiv "cererea dv. va fi rezolvata imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor" sau "Ne pare rau ca nu putem sa va platim cecul la data de./cecul dv. va fi achitat la data de.)

Este foarte important sa spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.

De asemenea, daca destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv sa-l admonestam sau sa-l facem sa se simta vinovat. Este mai productiv sa ne pastram atitudinea pozitiva si sa ne concentram atentia asupra rezolvarii problemei.

4.4. Stilul corespondentei oficiale

Stilul corespondentei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se intalneste in textele si activitatile administrative, juridice, diplomatice si economice. Este mai conservator decat celelalte stiluri; este realizat indeosebi in forma scrisa monologata, dar poate lua si forma dialogului (in corespondenta oficiala, in negocieri, in raporturile cetatenilor cu autoritatilor sau in actiunile judiciare. Se desfasoara intr-un cadru institutional, local si temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolutia, contractul etc.) de informare (anuntul, declaratia, instiintarea, notificarea, formularul de inscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de corespondenta (scrisoarea, oferta etc).  In raport cu alte stiluri este inchis la influente, servind ca sursa de imprumuturi indeosebi stilului publicistic. Fiind mai putin diversificat decat alte stiluri, are si el cateva variante interne : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis aparitiei stilurilor individuale) si limbajul administrativ (diversificare terminologica pe domenii, ierarhizare in ceea ce priveste puritatea in functie de situatie sau de destinatar, putand, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.  Functiile dominante sunt cele denominativ-referentiale si persuasive (destinatarul fiind avut permanent in vedere in formularea comunicarilor specifice). Stilul corespondentei oficiale prezinta anumite particularitati lexicale, gramaticale, sintactice si stilistice. Particularitati lexicale

Stilul scrisorilor oficiale reprezinta forma specifica de exprimare a ideilor, modul in care lexicul este folosit in comunicare gandurilor. Una din conditiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine intocmit si inteles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu notiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv da textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis notiunea sau situatia tratata si poate exprima ideea unei propozitii intregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pana la bordul unui vas se foloseste expresia - "franco-bordul vasului". Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate si precizie face scrierea mai convingatoare si mai clara. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaza in mare parte unor factori ca: nesiguranta, comoditate, lipsa de informatie precum si diferitilor factori de teama (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importanta etc.). Cei ce utilizeaza cuvinte pretentioase si savante cred, in mod gresit, ca aceasta insemna a scrie bine. Acestia asociaza competenta cu parada cuvintelor.

Particularitati gramaticale

In redactarea corespondentei oficiale se respecta formele gramaticale prevazute de gramatica limbii romane, dar specificul stilului corespondentei consta si in folosirea anumitor particularitati, si anume: ˇ         se foloseste pluralul in loc de singular la pers. I, neconcordanta intre numarul real si cel gramatical (se numeste pluralul autoritatii): "Va rugam sa.", "Confirmam primirea ofertei dv. "; semnatarul reprezentand o autoritate. La persoana a II a se utilizeaza formele de politete ale pronumelui personal "dumneavoastra", care se acorda cu predicatul la plural : "Dv. veti primi", iar in cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: "dv. sunteti reprezentantul firmei". ˇ         se foloseste neconcordanta intre timpul real si cel gramatical, in unele situatii, prin utilizarea prezentului in loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranta si nu de eventualitate. De ex.: "marfa se livreaza la data .. ." in loc de ". se va livra" sau pentru numirea in functie "se numeste in functia de . " in loc de " se va numi in functia de .". ˇ         se foloseste reflexivul pasiv in locul diatezei pasive: "expozitia s-a deschis." nu "expozitia a fost deschisa"; reflexivul impersonal inlocuieste diateza activa: "se certifica vechimea in functie", "se aplica regulamentul". Aceste exprimari precizeaza ca fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personala. ˇ         gerunziul folosit la inceput de fraza; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaza intotdeauna la subiectul propozitiei principale. Astfel, formularea: „Multumindu-va pentru scrisoare, primiti, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune" - este gresita. Participiul prezent il implica pe autorul scrisorii, in timp ce imperativul se adreseaza destinatarului. Aceasta lipsa de coerenta va fi evitata alegand formula: "Multumindu-va pentru scrisoarea dv., va rog sa primiti ..." ˇ         se evita folosirea imperativului si a expresiilor imperative. In scrisorile de indrumare si control se foloseste infinitivul cu valoare de imperativ: "a se urmari indeplinirea formalitatilor" si viitorul cu valoare de imperativ "Serviciul Personal va aduce la indeplinire", "Vor fi sanctionati." ˇ         abundenta constructiilor cu genitivul si dativul (aplicarea prevederilor, in conditiile legii, conform deciziei, in scopul obtinerii). ˇ         frecventa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solutionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toti, fiecare etc.) a prepozitiilor si conjunctiilor, neutralizarea opozitiei de gen la unele substantive "personale" (inculpat, invinuit, donator, contribuabil, etc.) si predominarea singularului (invinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul.).

Particularitati de ordin sintactic

In scrisorile si actele oficiale se respecta regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar si in acest domeniu exista anumite particularitati:  ˇ         folosirea ordinii directe in propozitie si fraza (subiect si determinantii sai, predicatul si determinantii sa); ordinea inversa este preferata de stilul literar, istoric. ˇ         construirea de propozitii si fraze scurte. Frazele lungi, topica inversata dau nastere la confuzii, producand greutati in intelegere; ˇ         inlocuirea subordonatelor cu parti de propozitie corespunzatoare, cand acest mod de constructie scurteaza textul, marind precizia exprimarii. In loc de "Marfa comandata de dv., pe care am livrat-o la data de ." vom spune "Marfa din comanda dv. nr., livrata la data de ." ˇ         introducerea unor formatiuni lexico-sintactice stereotipe care exprima cauza ("din cauza") sau consecinta ("de unde rezulta ca"), a unor expresii precum "Drept pentru care am incheiat procesul-verbal", "in mod nemijlocit", "in mod obligatoriu.." (in loc de "nemijlocit", "obligatoriu".

Particularitati stilistice

Principalele caracteristici ale stilului corespondentei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea si oficialitatea, politetea si demnitatea, naturaletea si simplitatea. Corectitudinea - impune respectarea intocmai a normelor, formelor si regulilor gramaticale, ortografice, de punctuatie, de fonetica. In corespondenta, corectitudinea stilului este urmarita si pentru exigente speciale. Scrierea corecta a unei scrisori exprima in mare masura respectul pe care il datoreaza si il manifesta expeditorul. Corectitudinea in corespondenta contribuie la evitarea confuziilor si interpretarilor gresite pe care ar putea sa le provoace greselile gramaticale. Este suficienta plasarea incorecta a unei virgule, pentru a schimba intregul sens al frazei. Folosirea permanenta a Indreptarului Ortografic, Ortoepic si de Punctuatie, a altor manuale nu este o dovada de incultura, ci, dimpotriva, de cunoastere si dorinta de perfectionare. Cand ne referim la corectitudine avem in vedere nu numai aspectele gramaticale, ci si aspectele legate de continutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotatii, etc.); scrisoarea poate fi folosita adesea ca documente in relatiile dintre parteneri. Claritatea - este o particularitate comuna oricarui stil, dar in corespondenta, in scrierea documentelor este urmarita cu multa grija, intrucat, este vorba de fapte, fenomene, situatii, drepturi, obligatii, raspunderi, care daca nu sunt prezentate clar, produc prejudicii partilor. Claritatea se asigura si prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor si a formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau care exprima aproximatii, nesiguranta, intelesuri alternative. Concizia - este o conditie specifica stilului corespondentei, intrucat scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp si materiale. Aceasta trasatura stilistica se poate realiza prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe si prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de inteles (ex. vom spune "dispozitivul este productiv" in loc de "dispozitivul este bun in ceea ce priveste productivitatea", "Acest calculator este foarte performant" in loc de "acest calculator este de foarte buna calitate si de aceea prezinta performante foarte bune"). In acelasi timp, o scrisoare trebuie sa fie completa. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate in scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia - se asigura prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitatilor de masura oficiale, prin exprimarea in litere, alaturi de exprimarea cifrica ori de cate ori este vorba de sume, cantitati, etc. Sobrietatea si oficialitatea - este impusa de faptul ca actele oficiale trebuie sa aiba un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este inrudita cu concizia, dar in plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie sa-l ofere certificarile si toate relatarile care se fac in corespondenta. Comunicarea in actele oficiale trebuie sa fie lipsita de incarcatura afectiva. Politetea si demnitatea - stilul corespondentei trebuie sa fie prin definitie un stil al politetii si demnitatii. Politetea este ceva elementar, ceva ce sta in firea oricarui om civilizat. Nu costa si poate aduce profit si alte beneficii. A spune "multumesc", "va rog", "apreciez", "sunt recunoscator", etc. sunt formulari care trebuie sa fie prezente in orice scriere. In corespondenta nu se admite, sub nici o forma, polemica si limbajul de indignare, chiar si atunci cand emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplaceri. Folosirea pluralului autoritatii, al pronumelor de politete asigura aceste cerinte. Naturaletea si simplitatea. In baza acestor conditii, stilul corespondentei, este si trebuie sa fie direct si firesc, nefortat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretentioase. Trebuie sa scriem pentru a exprima si nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).

Stilul, in scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaza un anumit impact si ton si este definit de acea alegere a cuvintelor, propozitiilor si formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situatiei, contextului si destinatarului, produce reactia si rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de perceptia destinatarului, de ceea ce citeste ele "printre randuri" si in spatele cuvintelor. Tonul se defineste astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reactii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlarii tonului unei scrisori consta in faptul ca acesta este dependent si de perceptia cititorului, perceptie care este strict individuala.

Abrevieri folosite in corespondenta oficiala

Folosirea abrevierilor prezinta un triplu avantaj: economie de timp in ce priveste redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spatiu in pagina si economie de materiale (hartie, panglica - in cazul folosirii, masini de scris, cartus, cerneala in cazul folosirii imprimantei. Deosebit de importanta este insa folosirea corecta a abrevierilor, atat din punct de vedere al scrierii lor, cat si al pozitionarii in fraza. Se recomanda, utilizarea rationala a abrevierilor in sensul de a nu face abuz de abrevieri in text, ceea ce ar conduce atat la ingreunarea citirii si intelegerii cuvintelor si expresiilor pe care le reprezinta, cat si la considerarea scrisorii ca o lipsa de politete fata de destinatar. In corespondenta oficiala se admit, in general, numai:

-         abrevieri prevazute de Indreptarul Ortografic al Academiei Romane, pentru cuvinte si expresii din vocabularul obisnuit.

-         abrevieri consacrate de stiintele teoretice si aplicate in fiecare domeniu de activitate specializata (bancara, financiara, contabila, matematica, fizica, etc.)

-         abrevieri consacrate in uzanta lucrarilor de secretariat si corespondenta in tara noastra, pentru scrisori intocmite in limba romana.

-         Abrevieri consacrate in corespondenta internationala, cand scrisorile sunt adresate partenerilor externi.

Nu se vor folosi abrevieri in titulaturi (se scrie "Domnule Director" si nu "Dl. Director"; "Ordinul nr." si nu "Ord. nr.")

4.5. Elaborarea mesajului scris

Succesul unor scrisori nu este intamplator; el este rezultatul unei munci si experiente indelungate. Cei ce scriu trebuie:

ˇ           sa tina seama de termenii de specialitate adecvati;

ˇ           sa construiasca corect frazele din punct de vedere gramatical;

ˇ           sa aiba un stil agreabil;

ˇ           sa cunoasca si sa respecte anumite norme si standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere si stilul, ci si forma, structura si mai ales continutul. Un continut si neadecvat, erorile de adresare, greselile gramaticale, tonul, impactul si stilul gresit sunt doar cateva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabila atat celui care scrie scrisoarea cat si firmei pe care o reprezinta. Se cunoaste faptul ca orice scrisoare echivaleaza cu o "carte de vizita" a celui ce o expediaza. O scrisoare bine redactata poate aduce mari servicii: sa ne reprezinte intr-un loc unde nu putem participa, sa ne apere interesele, atunci cand din motive obiective nu o putem face personal. In fapt, abstractie facand de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate in scris; in plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului si a destinatarului cunostinte care sunt incluse in tehnicile de redactare a corespondentei in forma sa clasica. Pentru scrisorile mai importante si mai complicate, care necesita o atentie deosebita, este necesara o pregatire temeinica a acestor.

Etapele intocmirii unei scrisori sunt

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceasta scrisoare);

2) Documentarea consta in culegerea informatiilor necesare pentru tratarea subiectului; informatiile se pot obtine prin:

ˇ           studiul corespondentei deja existente;

ˇ           folosirea documentatiei interne si externe;

ˇ           consultarea actelor normative care reglementeaza probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;

ˇ           folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informatii nu sunt introduse ca atare in text, ci sunt supuse unui proces de selectie, modificare prin operatiile de analiza, sinteza, etc.

3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schite care poate fi simpla sau dezvoltata;

4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pana la obtinerea formei finale.

In aceasta etapa se acorda atentie deosebita introducerii (care constituie cartea de vizita a textului) cuprinsului (care trebuie sa se deruleze logic) si incheierii (care sintetizeaza mesajul textului, reprezentand "ultima impresie" cu care ramane destinatarul). 5) Revizuirea si corectarea - nu reprezinta o etapa formala. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului si pe fragmente mai mari sau mai mici, verificand organizarea textului (structura, ierarhizarea si ordonarea ideilor), controland si corectand greselile gramaticale, de punctuatie si stangaciile lingvistice. 6) Dactilografierea - scrierea cu ajutorul calculatorului sau a masini de scris, apoi formatarea si editarea (scoaterea la imprimanta). Folosirea pe scara tot mai larga a calculatorului determina uneori pericolul ca forma sa predomine asupra continutului. Noile posibilitati de conceptie aduc cu ele si tentatia de a prezenta opere de arta in loc de simple scrisori.