COMUNICAREA: DEFINITIE; PREZENTAREA MODULUI CUM SE REALIZEAZA SCHIMBUL DE INFORMATIE IN COMUNICARE; COMUNICAREA CU PROPRIA PERSOANA; COMUNICAREA CU CEILALTI; COMUNICAREA CU MASS-MEDIA

COMUNICAREA: DEFINITIE; PREZENTAREA MODULUI CUM SE REALIZEAZA SCHIMBUL DE INFORMATIE IN COMUNICARE; COMUNICAREA CU PROPRIA PERSOANA; COMUNICAREA CU CEILALTI; COMUNICAREA CU MASS-MEDIA

Probleme generale privind comunicarea

Viata a demonstrat ca stabilirea unor relatii interpersonale, intre obiecte sau intre persoane si obiecte nu este posibila fara comunicare.

Din aceasta perspectiva putem trage concluzia potrivit careia comunicarea este specifica omului, regnului animal si vegetal, precum si mediului mecanic. Cu alte cuvinte comunicarea poate fi umana, animala, vegetala sau mecanica.

Practic, nu exista element al universului care sa nu intre in interactiune cu alt/ alte element/ elemente.

Aceasta interactiune inseamna de fapt o forma de comunicare.

Forma superioara de comunicare o reprezinta comunicarea umana, intrucat omul are fata de celelalte fiinte capacitatea de a comunica prin limbaj articulat. Prin urmare, putem aprecia ca aceasta capacitate de comunicare prin limbaj articulat al omului, constituie de fapt esenta civilizatiei. Totodata, nu putem sa nu constatam ca existenta umana se intemeiaza pe doua elemente esentiale: capacitatea de a comunica prin limbaj articulat si munca de zi cu zi.

De asemenea, nu se poate recepta existenta vietii sociale in afara comunicarii.

De fapt omul cand comunica spune ceva, explica, incearca sa convinga, actioneaza.

Omul are capacitatea de a genera ganduri si de a le comunica si aceasta este esentiala pentru existenta sa. Totodata, omul intelege importanta comunicarii in viata sociala deosebit de complexa si aceasta il ajuta sa supravietuiasca si-l determina sa-si dezvolte acele calitati fara de care comunicarea nu poate fi eficienta.

Comunicarea determina bunul mers al proceselor, fenomenelor etc. Cateodata nu conteaza ce comunici, ci cum comunici. Aceasta presupune existenta unei arte a comunicarii.

Totodata, procesului de comunicare ii sunt specifice patru axiome[1]:

a)       cat traim este imposibil sa nu comunicam cu cei din jur;

b)      comunicarea se bazeaza pe mijloace verbale si nonverbale;

c)       comunicarea este un fenomen bilateral continuu;

d)      intre indivizii care comunica sunt diferente privind statutul social, varsta, prestigiul, inclinatiile, asteptarile, traditiile, hobiurile etc.

Termenul "comunicare" apare in secolul al XIV-lea si isi are radacinile in latinescul "communis" cu inteles de " a pune in comun" sau " a fi in relatii cu".[2]

Dupa aproape doua secole termenul comunicare primeste si intelesul de "a transmite". De atunci si pana in prezent semnificatia termenului a evoluat in raport de experienta dobandita in domeniu, astfel incat astazi acestuia i se atribuie trei semnificatii esentiale:

a)       prilej care favorizeaza schimbul de idei;

b)      contacte verbale in interiorul unui grup:

c)       aducerea la cunostinta, instiintare.

Avand in vedere aceste elemente, vom incerca sa prezentam o definitie cat mai cuprinzatoare a comunicarii.

Definitia comunicarii

Catalin Zamfir si Lazar Vlasceanu prezinta o definitie a procesului de comunicare in Dictionarul de Sociologie, Editura Babel, p. 124. Din aceasta perspectiva, cei doi autori considera procesul de comunicare ca "forma de emitere a unui mesaj si de transmitere a acestuia intr-o maniera codificata cu ajutorul unui canal, catre un destinatar, in vederea receptarii. Mai simplu spus, cei doi autori considera procesul de comunicare ca pe un sistem compus din: emitatorul (sursa): mesajul (putatorul de informatii); canalul (suportul informatiei); receptorul (destinatarul).

Reputatul specialist in comunicare si relatii publice Dumitru Iacob apreciaza comunicarea ca "performanta de a descifra sensul, semnificatia, conotatia si denotatia legaturilor sociale, organizate si dezorganizate, cu ajutorul simbolurilor, semnelor, reprezentarilor si altor modalitati modelare informationala, in scopul declansarii, obtinerii stabilitatii, amplificarii, diminuarii, amanarii sau stoparii unor comportamente (conduite) individuale sau de grup".

Totodata, acesta considera comunicarea ca pe insasi esenta vietii si a societatii, intrucat prin acest proces se face cunoscut ceva, se da de stire cuiva, se informeaza cineva, se spune ceva etc. De asemenea, prin comunicare se incearca si de multe ori se reuseste sa se influenteaza calitatea, nu numai cantitatea.

Bernard Dagenais vede comunicarea ca pe un proces sensibil, prin care un emitator doreste sa-si faca acceptat mesajul de catre un receptor.[3]

Trebuie avut in vedere ca un receptor este tinta mai multor mesaje, unele dintre ele chiar contradictorii.

Receptorul poate sa-si aleaga informatia pe care doreste s-o recepteze. Sunt situatii in care receptorul accepta emitatorul si mesajul transmis de catre acesta, dar nu-si schimba conduita, nu se lasa influentat.

Un exemplu in acest sens, deosebit de simplu, poate fi edificator: un bautor de spirtoase priveste la televizor si vede un doctor foarte cunoscut care vorbeste de actiunea nociva a alcoolului tare asupra ficatului.

Desi bautorul de spirtoase il recunoaste pe doctor ca o mare personalitate a domeniului si este constient ca mesajul acestuia constituie un avertisment serios, totusi el continua sa ingurgiteze zilnic mari cantitati de bauturi spirtoase gandindu-se ca poate nu-i va afecta ficatul asa cum nu i l-a afectat nici bunicului sau care a trait 90 de ani.

De pilda informaticianul Warren Weaver vede comunicarea ca "totalitatea proceselor prin care o minte poate sa o influenteze pe alta"[4]

El nu concepe comunicarea umana in absenta subiectilor care constientizeaza. Face distinctie clara intre comunicarea umana si cea dintre masini. Potrivit opiniei sale masinile primesc si transmit integral ceea care primesc, pe cand oamenii intra in relatii, influenteaza si conving sau nu, dupa caz.

Si animalele comunica dar nu prin cuvinte si ele nu sunt capabile sa descrie ce li se intampla. De pilda un pui de castor s-a agatat intr-un carlig de la undita unui pescar ramasa nesupravegheata. Puiul se simte limitat in miscari si totodata o durere sfasietoare ii strabate corpul.

Nu poate sa se elibereze din carlig si cu cat se zbate mai tare cu atat durerea provocata de carlig este mai mare. Din instinct incepe sa se vaite chemandu-si mama sa-l ajute. Aceasta il aude si vine rapid sa vada ce se intampla cu puiul sau. La vederea mamei puiul se agita si mai tare, dar nu poate sa descrie ceea ce se intampla. Daca ar fi fost un pui de om in locul celui de castor, acesta si-ar fi sunat mama pe telefonul mobil si ar fi chemat-o in ajutor, descriindu-i cu lux de amanunte ceea ce i se intampla.

Tot acest informatician atrage atentia ca in comunicarea umana cuvintele ocupa cam 10%, diferenta fiind asigurata de aspectele extraverbale: volumul si modulatia vocii; tonul; ritmul; privirea; imbracamintea; gestica; mimica etc.

Biologul Edward Wilson apreciaza comunicarea ca fiind "actiunea unui organism care modifica comportamentul altui organism, intr-o maniera adaptativa, pentru unul sau ambii participanti".

Filozoful Charles Marris considera comunicarea "ca pe o relatie si interactiune intre entitati ce inceteaza a fi complet distincte si automate"

Totodata, el considera ca prin comunicare se asigura o "punere in comun, impartasire si transmitere a unor proprietati".[7]

Marele filozof roman Constantin Noica prezenta in lucrarea "Rostirea filozofica romaneasca" opinia potrivit careia "Comunicarea este o actiune de a pune in comun, a impartasi, a pune impreuna, a amesteca si a uni"

De foarte multe ori auzim expresia: " s-a intamplat din lipsa de comunicare". In aceasta expresie este un sambure de adevar deoarece unele din greutatile vietii isi au sorgintea in lipsa de comunicarea sau in deficientele caracteristice comunicarii.

Cei ce comunica se afla intr-un proces complex de comunicare. Acest proces nu poate avea ca finalitate un rezultat pozitiv, daca nu urmareste un obiectiv clar si evaluabil. Cu alte cuvinte, nu poate exista comunicare eficienta, lipsita de claritate si mai ales de posibilitatea de a evalua rezultatul.

Dumitru Iacob apreciaza ca obiectivele specifice procesului de comunicare ar putea fi:

a)      sa existe receptare;

b)      sa existe intelegere;

c)      sa existe acceptare;

d)      sa induca o schimbare macar la unul din palierele personalitatii.

Mai simplu spus, cel care comunica trebuie sa stapaneasca arta comunicarii pentru:

a)      a fi receptat;

b)      a fi inteles;

c)      a fi acceptat;

d)      a determina o schimbare la nivelul unui palier al personalitatii receptorului.

Pentru a comunica eficient si a se indeplini cel putin aceste obiective, procesul de comunicare trebuie sa subsumeze: emitatorul (sursa); mesajul (purtatorul de informatii); canalul ( suportul informatic); receptorul (destinatarul).

In procesul de comunicare intre emitator si receptor se parcurg urmatorii pasi:

a)      sursa isi cauta limbajul pentru exprimare;

b)      sursa codifica mesajul, ce poate fi purtat de cuvinte, semne, semnale, simboluri etc;

c)      Sursa foloseste un canal de a transmite mesajul codificat;

d)      Receptorul primeste mesajul si-l decodifica;

e)      Mesajul produce efecte la cel putin unul dintre palierele personalitatii receptorului;

f)        Receptorul are o reactie, care ajunge la sursa.

Este cunoscut faptul ca secolul XX a fost caracterizat prin elaborarea a numeroase modele teoretice ale comunicarii.

Din aceasta perspectiva, unii autori cum ar M. Dinu - 1997, D. Popescu - 1998, considera ca procesul de comunicare, subsumeaza urmatoarele elemente majore[9]: sursa (emitator); mesajul; canalul; receptorul; codul; zgomotul; feed-back-ul.

Sursa genereaza mesajul si-l transmite. Pentru atingerea obiectelor comunicarii, sursa trebuie sa se bucure de credibilitate, care este asigurata de: istoria sa; prestigiul sau social; contextul in care se realizeaza comunicarea; pozitia si reputatia sa.

Mesajul reprezinta continutul comunicarii. Un mesaj are un nivel al calitatii mai ridicat daca se realizeaza concordanta intre scopul urmarit prin comunicare de catre sursa si intentiile receptorului. Mesajul care nu asigura aceasta concordanta genereaza esec in comunicare.

Receptorul nu accepta inselarea asteptarilor. Un mesaj trebuie construit intotdeauna intr-un limbaj care sa fie accesibil pentru receptor. Inaccesibilitatea limbajului pentru receptor genereaza esec in comunicare.

Codul desemneaza ansamblul valorilor, normelor si convectiilor comune ce garanteaza intelegerea normala a mesajului. Evitand diferite tipuri de public, este necesara a adaptare a specialistilor in relatii publice la diferite coduri.

Feed-back-ul reprezinta raspunsul / reactia receptorului la mesajul primit. Aceasta reactie este analizata de emitator, asa cum o percepe el. Feed-back-ul nu permite sa analizam si sa facem o evaluare privind atitudinea fata de mesaj a emitatorului si receptorului.

Mai simplu spus, feed-back-ul permite sa se faca e evaluare a modului in care receptorul a intrat in contact cu mesajul si a felului in care i-a dat o interpretare.

Zgomotul subsumeaza toate elementele implicate in comunicare si care-i pot afecta eficienta.

De pilda, un eveniment neplacut generat de divergentele dintre un ziarist si un lider, la o conferinta de presa deformeaza in mod esential mesajul, ceilalti confrati ai jurnalistului concentrandu-se mai mult pe relatarea incidentului decat pe mesajul necesar a fi transmis.

Nu este lipsita de importanta relatia dintre sursa si mesaj, care se deruleaza intr-un context determinat de structura sociala si normativa prevalenta.

Contextul stimuleaza sau stocheaza receptivitatea si creeaza conditii de acceptare, intarire si manifestare a schimbarilor eventuale produse.[10]

S-a demonstrat ca, in general o relatie de influentare are loc intr-un context ambiguu determinat de insuficienta informatiilor despre receptor (denumit si tinta) si efectele mesajului asupra acestuia. Nu este mai putin adevarat si faptul ca un context ambiguu este generat de imaginea incompleta si receptorului (tintei) privind intentiile sursei (emitatorului).

Practica a demonstrat ca exista modalitati concrete de reducere a ambiguitatii contextului.

De pilda, daca emitatorul (initiatorul influentei deliberate) este cunoscut ca fiind posesorul unui grad de competenta ridicat si animat de intentii apreciate de receptor, poate exercita o influenta asupra acestuia.

Daca emitatorul este perceput de receptor ca manipulator sau ca dusman, receptarea inceteaza, iar influentarea nu se mai poate realiza in forma gandita de emitator.

3. Realizarea schimbului de informatii in comunicare

Alvin si Heidi Toffler sustineau ca " in timp ce prinde contur forma de razboi a celui de al Treilea Val, a inceput sa se nasca o noua spita de razboinici ai cunoasterii-intelectuali cu si fara uniforma, devotati ideii ca prin cunoastere se pot castiga sau preveni razboaie.

Sensul si semnificatia cuvantului "informatic" pot fi insusite pe baza studiului dictionarelor, sociologiei, psihologiei sociale etc.

Din perspectiva dictionarelor cuvantul "informatic" semnifica veste, stire, comunicare, adica ceva ce tine de text scris, mesaj vorbit, grup de imagini etc.

Din perspectiva sociologiei si a psihologiei sociale (in general a stiintelor care cerceteaza socialul), informatia este asimilata cunostintelor, faptelor, semnificatiilor, datelor rezultate din analiza realitatii, a unor documente sociale sau din cercetari.

Cand vorbim de informatii avem in vedere pe cele: publice; private; personale.

Informatiile publice au intotdeauna ca sursa institutiile publice sau institutiile de drept privat daca uziteaza in activitatea lor cu resurse publice, cum ar fi: bugete; proiecte; personal; resurse materiale. Acest tip de informatii are caracter public si trebuie sa fie accesibile opiniei publice.

Informatiile publice cuprind: informatiile clasificate; informatiile neclasificate.

Informatiile private au drept sursa numai institutii private care-si indeplinesc obiectivele in baza resurselor proprii.

Aceste institutii sunt interesate sa dea publicitatii anumite informatii care afecteaza interesele publicului sau relatiile acestora cu anumite cu anumite categorii de public.

Informatiile personale au caracter privat cu exceptia situatiilor prevazute de lege si cuprind date despre persoane. Exceptiile se refera la persoanele publice, pe timpul cat indeplinesc astfel de functii.

Chiar daca publicul este interesat, informatiile personale nu pot deveni publice fara consimtamantul persoanelor vizate. Interesul public nu reprezinta intotdeauna interesul publicului.

Interesul public este mult mai diversificat si poate sa depaseasca limitele stabilite de lege.

Trecerea de la societatea industriala la cea informationala a generat intensificarea studierii managementului informatiei (producere, transmitere, utilizare).

Din aceasta perspectiva Catalin Zamfir si Lazar Vlasceanu apreciaza ca "in era informationala sunt intens studiate mecanismele si relatiile sociale implicate in producerea de cunoastere, noile tehnici si modalitati de comunicare si informatiei, efectele individuale si sociale ale ritmului exponential de acumulare a noilor cunostinte, schimbarile propuse in structura ocupationala de noile tehnologii informationale".

In esenta, se poate aprecia ca informatia indeplineste doua functii esentiale: negentropica, social-tranformatoare.

Functia negentropica rezulta din faptul ca informatia indeplineste un rol social-ordonator. Acesta rezulta din faptul ca pe de o parte cunoasterea ca proces si pe de alta parte informatia ca vector si rezultat al cunoasterii constituie modalitati prin care un univers care tinde spre dezordine este ordonat.

Functia social-tranformatoare tine seama de impactul deosebit pe care il are informatia asupra individului. De asemenea, vizeaza si influenta tehnologiilor informationale ca generatoare de informatii si comunicatoare de informatii, asupra grupurilor de indivizi si asupra societatii.

Elementul purtator principal al mesajelor al mesajelor informationale este cuvantul. In afara cuvantului, pentru transmiterea mesajelor se pot utiliza si mijloace nonverbale cum ar fi: pantomima, gestica, mimica etc.

In transmiterea mesajelor, cuvantul este de baza, dar mijloacele nonverbale precizate anterior nu sunt de neglijat.

De aceea, atunci cand participam la activitati impreuna cu un grup de indivizi si dorim sa transmitem mesaje trebuie sa avem in vedere:

existenta unei culturi a exprimarii;

existenta unei proceduri a descifrarii codurilor;

existenta unei culturi a ascultarii.

Natura a inzestrat omul cu auz si cu vaz iar acesta trebuie sa-si formeze o cultura a ascultarii si a privirii. Doi oameni asculta ceva sau privesc la ceva, dar mesajul transmis despre ce am ascultat sau am vazut poate fi diferit la unul in raport cu celalalt.

La acest palier intervine mai ales cultura ascultarii.

Totodata, pe timpul participarii la astfel de activitati publice trebuie sa exercitam un control sever asupra gesticii, mimicii, pozitiei corpului, aspectului exterior, expresivitatea limbajului oral sau scris etc. Toate aceste elemente compun metacomunicarea, care de multe ori este mai importanta decat comunicarea verbala.

In acest sens, Allan Pease sustinea ca limbajul trupului este o manifestare exterioara inconstienta a unor sentimente launtrice. Se pare ca omului i-a fost dat cuvantul mai degraba pentru a-si ascunde sentimentele si gandurile decat pentru a si le exterioriza.

Afirmam anterior ca in ecuatia mesajului verbal si nonverbal intervine si contextul sau situatia. Nu de putine ori un individ interpreteaza diferit un mesaj in situatii diferite.

Reputatul profesor Dumitru Iacob aprecia ca despre comunicare se poate afirma ca este o stiinta si o arta in acelasi timp.

Devine o arta atunci cand prin comunicare se produce o adaptare la o situatie indicandu-se un anumit comportament. Devine o stiinta atunci cand individul este capabil sa surprinda ceea ce este stabil, necesar, esential si repetabil intr-o multime de situatii.

Pentru a fi eficienta, comunicarea nu trebuie sa fie numai monologul unui emitator catre un receptor, ci acesta trebuie sa fie si un dialog. Din aceasta perspectiva emitatorul si receptorul trebuie sa realizeze un schimb de informatii, pentru a se asculta reciproc. Reprezinta o mare greseala conduita adoptata de un emitator care incearca sa-si impuna mesajul la receptor fara a avea un dialog, un schimb de informatii.

Atunci cand initiem un schimb de informatii trebuie sa avem in vedere un model interogativ de tip actional:

cine este receptorul?

care este continutul mesajului?

in ce scop transmitem mesajul?

care este cel mai prielnic moment pentru transmiterea mesajului?

unde se afla cel mai bun loc pentru transmiterea mesajului?

care este maniera de transmitere a mesajului?

s-a facut totul pentru captarea atentiei receptorului?

exprima mesajul ceea ce reprezinta esential si necesar pentru receptor?

exista o relatie de respect reciproc intre emitator si receptor?

Calitatea schimbului de informatii poate fi influentata de foarte multi factori. Pentru ca cel putin receptorul sa nu fie influentat foarte mult de acesti factori, pe timpul schimbului de informatii se recomanda respectarea cerintelor:

folosirea negatiilor intr-o proportie mult mai mica decat afirmatiile;

folosirea cu predilectie a diatezei active in detrimentul celei pasive;

exprimarea unei idei fara repetarea acelorasi cuvinte;

evitarea redundantei si a expresiilor banale;

folosirea de fraze scurte;

intrebuintarea unor cuvinte in raport de nivelul de intelegere a receptorului.

4. Comunicarea cu propria persoana

Comunicarea constituie in general un sistem de transmitere a unor mesaje fie mintale (ganduri, concluzii, decizii interioare etc) fie sub forma unor expresii     fizice (gesturi, tiparituri, sunete etc). Un om preia mesaje de alti oameni, de la obiectele sau evenimentele din jurul lui. Acesta dupa ce a preluat mesajele incearca sa le proceseze pentru a le putea intelege si a-i fi de folos la ceva. Aceasta procesare desfasurata de om inseamna de fapt comunicarea cu propria persoana si comporta mai multe etape.

In prima etapa individul clarifica si inmagazineaza informatiile primite in scopul de a le intrebuinta ulterior.

Prin urmare, informatiile primite sunt percepute, memorate si apoi redate. Aceasta capacitate a omului de a procesa in mod selectiv informatiile depinde foarte mult de adaptarea lor sociala.

Cea de-a doua etapa consta in trecerea individului la conceptualizarea informatiilor, adica la prelucrarea si interpretarea informatiilor. Din aceasta perspectiva, sensurile noi reprezinta si moduri noi de exprimare a continutului. Se deruleaza o relatie directa intre obiectiv si subiectiv. Mai mult chiar se deruleaza o relatie directa si intre descoperirea relatiilor obiective si crearea relatiilor subiective.

Dupa ce si-a terminat procesul de conceptualizare, in ce-a de-a treia etapa individul incepe sa-si reprezinte sensurile prin simboluri. Aceste simboluri nu reprezinta numai cuvinte ci si comportamente, gesturi, mediu ambiant.

Din perspectiva individului ca emitent de mesaj, intreaga activitate de folosire a simbolurilor cuprinde artificiile, fenomenele etc ce pot fi manipulate constient pentru atingerea unor scopuri.

Ultimul pas inainte de a transmite mesajul este subsumat etape a 4-a si inseamna ordonarea informatiilor in timp si spatiu, adica adaptarea acestora la contextul social.

Concluzionand, putem aprecia ca cele patru etape prezentate anterior constituie de fapt o comunicare a individului cu propria persoana.

Pentru a transmite mesajul astfel procesat individul trebuie sa se adreseze cuiva. De aici incepe comunicarea cu ceilalti. Comunicarea cu propria persoana sub forma prezentata este absolut necesara pentru procesarea unor informatii in vederea indeplinirii unor scopuri bine definite.

Comunicarea cu propria persoana se poate face si sub alta forma. Este vorba de exprimarea unei stari interioare, a unei emotii. De pilda, un om care lucreaza ceva cu un cutit bine ascutit se taie la un deget. Sunetul "au" pe care-l scoate in mod repetat este de fapt un mesaj pe care-l transmite propriei persoane si prin care vrea sa exprime o stare de suferinta generata de taietura respectiva.

Pe timpul unei ierni foarte geroase omul care desfasoara munca fizica afara are tendinta ca prin sunetul "brr" pe care-l scoate in mod repetat sa-si transmita mesajul ca-i este frig. Daca intamplator in apropierea sa se afla un individ sau un grup de indivizi, sunetul "brr" scos de catre acesta in mod repetat transmite mesajul ca-i este frig.

5. Comunicarea cu ceilalti

Potrivit opiniilor prof. univ. dr. Alexandru Tasnadi si prep.univ.drd. Roxana Ungureanu, comunicarea cu ceilalti poate fi categorisita dupa urmatoarele criterii:

a)      scopul urmarit: oficiala, neoficiala;

b)      frecventa comunicarii: permanenta; periodica; aperiodica (de cate ori este nevoie);

c)      genul de activitate careia ii este adresata: instructiva sau educationala; profesionala; mediata;

d)      felul relatiilor care se stabilesc intre administratie si cetateni: verbala (orala); scrisa; nonverbala ( neverbala);

e)      modul de desfasurare: directa; indirecta;

f)        aria de referinta: de afaceri; financiara; sociala; comerciala.

Nu ne propunem sa detaliem toate aceste tipuri de comunicare. Aceasta ramane ca o sarcina didactica pentru studenti si masteranzi. Totusi, nu putem sa nu prezentam cateva aspecte despre comunicare verbala si cea scrisa, ce reprezinta tipuri esentiale de comunicare cu ceilalti.

De pilda, comunicarea scrisa constituie un tip de comunicare esential pentru existenta umana. Aceasta nu se poate realiza cu succes, daca nu se tine de urmatoarele cerinte: [12]

selectarea cuvintelor, astfel incat cei care citesc mesajul scris sa-l poata interpreta cat mai corect si exact;

folosirea celor mai potrivite cuvinte in raport de mesajul de transmis;

utilizarea cu preponderenta a cuvintelor scurte in detrimentul celor lungi;

alegerea si aplicarea unui mod de prezentare agreabil pentru a capta atentia cititorului.

Totodata, trebuie sa recunoastem ca, de regula, comunicarea verbala reprezinta mijlocul principal prin care se desfasoara in special relatiile oficiale cu publicul.

Principalele avantaje fata de celelalte tipuri de comunicare vizeaza urmatoarele aspecte:[13]

asigura posibilitatea emitatorului de a-si exprima ideile mai usor si mai rapid;

vizeaza posibilitatea controlului prin feed-back;

permite folosirea de tehnici persuasive, dar si gesturi sau mimica;

asigura posibilitatea controlarii fluxului informational pe durata comunicarii.

In societatea moderna comunicarea este esentiala pentru membrii sai. Fara comunicare omul nu-si poate valoriza calitatile si nici nu-si poate materializa aspiratiile.

Fara comunicare nu exista satisfactii materiale, morale si sufletesti pentru om.

Criza de comunicare afecteaza viata de zi cu zi a omului.

Incercand sa ne adaptam la cerintele unei societati omenesti moderne este necesar sa adaptam comunicarea si totodata, sa realizam adaptarea noastra la comunicare.

In concluzie, o viata mai buna, lipsita de multe griji impune omului sa comunice in societatea moderna, in familie, la scoala, in cadrul grupurilor, la serviciu etc.

In continuare vom incerca sa prezentam cateva aspecte, legate de comunicarea in societatea moderna. Pentru aceasta trebuie sa pornim de la expresia extrem de sugestiva a lui Jacques Salome: "A te exprima nu inseamna a comunica, este doar un bilet pentru dus, in timp ce comunicarea este un bilet dus-intors".

Se cunoaste faptul ca lumea are ca problema fundamentala comunicarea. Mijloacele de telecomunicatii s-au perfectionat fara precedent in ultima perioada de timp. Ca urmare, normal ar fi ca sa nu existe dificultati de comunicare. Cu toate acestea trebuie sa constatam ca se inregistreaza unele dificultati de comunicare ce afecteaza nu numai viata comunitatii ci si pe cea a fiecarui individ in parte. In esenta, aceste dificultati sunt generate de modul cum fiecare om intelege comunicarea. Din aceasta perspectiva cei mai multi oameni limiteaza comunicarea numai la nivelul unui mesaj transmis verbal sau scris catre semenii lor. De foarte multe ori oamenii nu inteleg faptul ca transmiterea unui mesaj necesita o analiza temeinica a acestuia de catre receptor si apoi formularea si trimiterea unui raspuns de catre acesta. Uneori lipsa timpului la dispozitie face ca in urma unui schimb de mesaje intre un emitator si un receptor sa nu se realizeze intelegeri comune sau sa se primeasca un raspuns care nu are nici pe departe legatura cu mesajul primit.

Un mediu extrem de favorabil comunicarii il reprezinta familia, celula de baza a societatii.

La inceputurile vietii un copil accepta mesajele primite de la mama fara corective.

Pe masura insa ce creste, problemele de comunicare se complica. Adolescentul si apoi adultul nu mai accepta adliteram mesajele primite de la oricare dintre membrii de familie. El incep sa aiba propria lui personalitate care il face ca in conditiile unei comunicari dificile cu membrii familiei sa mearga pana acolo incat sa se separe de aceasta.

De pilda daca tatal unui baiat este un microbist inrait al echipei de fotbal Dinamo Bucuresti si fiul este al echipei Rapid intre acestia apar dificultati de comunicare mai ales pe timpul jocului direct dintre aceste echipe. Tatal isi sustine cu ardoare favoritii, pe cand fiul incearca sa-l convinga asupra faptului ca-si pierde timpul degeaba urmarindu-i pe dinamovisti, care nu au mai fost in stare sa ia campionatul de cativa ani. Nemultumit de faptul ca argumentele sale nu-l pot convinge pe baiat, tatal il anunta categoric despre faptul ca nu-i mai da bani sa-si cumpere biletul pentru meciul respectiv. Aceasta devine scanteia care aprinde focul deoarece intervine si mama in ajutorul fiului si iese o galceava de pomina. La un moment dat nu se mai stie cine pe cine si de ce acuza in discutia respectiva. Scenele acestea repetate la infinit genereaza uneori chiar si violenta, deoarece in locul argumentelor normale se folosesc pumnii si picioarele.

Cei care pierd sunt cam intotdeauna copilul si mama, deoarece ei sunt mai firavi si nu au nici o putere in fata argumentelor sprijinite de pumni si de picioare ale tatalui. In aceste conditii se poate ajunge la situatii extreme: despartirea parintilor; parasirea domiciliului de catre minori; raspunderea cu violenta de catre mama si minori etc.

Din aceasta perspectiva s-ar putea da multe exemple.

Un rol esential revine comunicarii in cadrul scolii, aceasta fiind o continuare a celei din familie. In acest context comunica profesorii cu elevii, precum si elevii intre ei. Din pacate comunicarea in scoala nu asigura intotdeauna dezvoltarea unor concepte noi pe baza stimularii inteligentei creatoare a elevilor. Sunt dese cazurile in care comunicarea in scoala se rezuma la redarea scolastica de cunostinte si la insusirea mecanica a acestora, elevii fiind astfel privati de posibilitatea de a insusi logic unele cunostinte, de a face analize, sinteze etc. Astfel de situatii se intalnesc si la institutiile de invatamant superior, unde unii studenti devin niste robotei care memoreaza cunostintele pe care ulterior nu le pot folosi. Sunt profesori care nu accepta decat insusirea cursurilor lor, facand mare taraboi daca acestia indraznesc sa studieze si alte cursuri, mai ales ale rivalilor.

Desi bibliotecile sunt intesate de carti de toate tipurile, zace praful pe ele deoarece unii profesori nu stiu sa starneasca prin comunicare gustul elevilor/ studentilor pentru citit. Mai mult, unii profesori care gasesc la cursurile lor elevi /studenti nepregatiti ii apostrofeaza pe motiv ca au citit literatura beletristica in loc sa citeasca cu atentie cursurile lor recomandate cu multa fermitate pentru examenele de semestru, licenta etc.

Pe vremea cand noi eram elevi de liceu, la orele de meditatie de dupa-amiaza era mare necaz daca unul dintre noi era prins citind o carte de beletristica. Interesant de remarcat constituie faptul ca profesorii care se comportau asa la studiu, in afara institutiei aveau o comportare total schimbata fiind sociabili, facand glume etc, derutandu-ne astfel foarte tare. Lipsa de comunicare corecta dintre profesori si elevi duce la interventia parintilor. Acestia se implica hotarat in actul de comunicare, constituind inca o veriga care nu ar mai fi necesara daca intotdeauna comunicarea dintre profesor si elev s-ar face corect.

In ultima perioada de timp se vorbeste tot mai mult despre comunicare in cadrul grupurilor. Unii considera ca acest tip de comunicare este benefic, altii il considera mai putin benefic. Inclinam sa imbratisam concluziile studiilor care arata ca in cadrul grupurilor sau microgrupurilor comunicarea este deficitara.

Cand facem aceasta afirmatie avem in vedere faptul ca un grup are o ierarhie bine stabilita cu reguli impuse de liderul acestuia.

Membrii grupului sunt obligati sa respecte regulile respective, nu au libertatea de a comunica liber si deschis si nici de a interveni pentru a schimba prea mult aceste reguli. In acest caz sunt totusi unele exceptii constituite din persoane din anturajul liderului care pot sa indrazneasca mai mult sa-i sugereze sa modifice regulile de comunicare in folosul tuturor. De succesul interventiei acestora depinde foarte mult imbunatatirea comunicarii. Viata a demonstrat ca un grup de dimensiuni mai mari stanjeneste comunicarea intr-o masura mai mare. Cu cat grupul este mai mic cu atat comunicarea intre membrii lui este mai buna. Influentarea negativa a comunicarii in cadrul grupurilor este generata atat de presiunile din cadrul acestuia, cat si din afara lui.

Un rol esential capata si comunicarea la serviciu. Aici se produce o comunicare intre sefi, intre sefi si subordonati si intre executanti care de regula     constituie numarul cel mai mare de persoane dintr-o organizatie.

De foarte multe ori comunicarea la serviciu este alterata de regulile impuse in cadrul organizatiei.

Deficientele de comunicare genereaza scurtcircuite in indeplinirea atributiilor de serviciu. Intr-o organizatie in care comunicarea nu se executa corect atat pe orizontala cat si pe verticala apar paralelismele, care genereaza rezolvarea aceleiasi probleme in doua moduri aproape total diferite.

Specialistii in comunicare si relatii publice sustin ca se poate contura un cerc virtuos al comunicarii, potrivit modelului de mai jos [15]:

Toti specialistii in comunicare apreciaza ca mesajele trebuie repetate si reluate in timp prin utilizarea eficienta a diferitelor instrumente materializate in cercul virtuos al comunicarii prezentat anterior.

Important de retinut constituie faptul ca 50% din comunicare reprezinta ascultare si 100% din comunicare constituie asumare. Intre aceste coordonate trebuie sa se desfasoare o comunicare oportuna si eficienta.

Dupa 1990 in Romania d-a declansat un complex proces de restructurare a tuturor domeniilor de activitate, intre care cel economic a avut un grad de prioritate ridicat. Ca urmare, cele mai bune practici de comunicare recomandate de specialist de pilda pentru societate care si-a concediat un numar mare de angajati de la sediul central ar fi urmatoarea[16]:

folosirea de catre manageri a comunicarii "fata in fata";

utilizarea comunicatorilor profesionisti care stapanesc foarte bine:

tehnica identificarii mesajului;

transmiterea mesajului in mod adecvat catre diferitele publicuri;

asigurarea feed-back-ului;

explicarea situatiei personalului vizat;

identificarea si comunicarea schimburilor pozitive rezultate de pe urma evenimentului;

evitarea raspandirii de zvonuri prin coordonarea momentului comunicarilor adresate personalului din diferite echipe;

evitarea cresterii nesigurantei personalului prin eliminarea cu desavarsire a speculatiilor;

crearea de timp pentru ca oamenii sa poata discuta toate subiectele pe care le doresc;

comunicarea cu personalul sa se faca simplu, onest, consecvent si la timp;

asumarea responsabilitatii asupra mesajului.

Avand in vedere aceste elemente putem sa conchidem ca o comunicare oportuna si eficienta intr-o societate economica trebuie incadrata intre urmatoarele coordonate:

mesajul se transmite de regula de sus in jos;

mesajul se transmite si pe orizontala;

realizarea feedback-ului de jos in sus.

O comunicare foarte buna intr-o societate economica trebuie sa respecte urmatoarele etape:

implicarea esaloanelor superioare de conducere;

evaluarea aspectelor la nivel local si global;

identificarea mesajelor importante;

realizarea unui "lant" de sustinatori ai comunicarii care sa acorde sprijin conducerii locale;

realizarea unui acord asupra problemelor ei nu pot fi negociate;

asumarea de catre conducerea locala a comunicarii;

angajarea la toate nivelurile comunicarii sa constituie un proces continuu.

6. Comunicarea cu mass-media

In raport de suportul pe care se transmite mesajul, presa poate fi scrisa si audiovizuala. In cazul presei scrise textul este fixat pe hartie, iar in cazul celei audiovizuale textul este fixat pe hertziene.

In raport de ritmul de aparitie, presa scrisa poate fi: zilnica; saptamanala; lunara; trimestriala; semestriala si anuala.

Dupa tirajul lor, publicatiile pot fi: cu tirajul de cateva milioane (exemplu: cotidianul Wall Street Journal are un tiraj de aproximativ 1,9 milioane de exemplare); cu tirajul numai de cateva mii.

Dupa formatul publicatiei, acestea pot fi: de tip revista (cu dimensiunile unei coli de hartie A 4); de tip ziar ( formatul standard - A 2; formatul tabloid - A 3).

De regula cotidienele au format A 2 iar tabloidele au format A 3. Sunt si cotidiene care uneori au format A 5 asa cum se intampla cu Jurnalul National.

Dupa aria de circulatie publicatiile sunt: nationale (se difuzeaza pe intregul teritoriu al unui stat; exemplu: Jurnalul National); regionale; locale.

Trebuie retinut faptul ca ziarele au un continut generalist sau specializat. De pilda Jurnalul National are un continut generalist intrucat trateaza teme politice, economice, sociale, culturale etc.

Ziarul "Observatorul militar" are un continut specializat intrucat trateaza probleme legate de mediul militar.

Preda audiovizuala se clasifica in general dupa aceleasi criterii ca si cea scrisa.

Din aceasta perspectiva, dupa aria de difuzare, posturile pot fi locale, regionale, nationale.

Dupa continuturi, posturile pot fi generaliste sau specializate. Important de retinut constituie faptul ca ambele tipuri de posturi pot avea atat difuzare nationala, cat si internationala.

De pilda BBC este un post de televiziune, generalist iar HBO este un post foarte specializat.

Un alt criteriu de clasificare ii reprezinta modul de finantare si rolul asumat. Din aceasta perspectiva posturile pot fi: de serviciu public; comerciale.

Posturile de serviciu public sunt finantate din bugetul statului, precum si din taxele achitate de cetatenii care detin radio si televizor. Exemple in acest sens sunt posturile TVR-1 si TVR-2.

Posturile comerciale sunt posturi de proximitate ce se adreseaza unui public aflat in vecinatate sau care are preocupari si interese comune.

Acestea au audienta si vand la preturi bune timpi de antena la firmele care doresc sa-si faca reclama pentru produsele lor.

Alte criterii de clasificare mai pot fi: spectrul undelor de emisie; suportul pe care se transmit, continut.

Dupa spectrul undelor de emisie posturile pot fi: pe unde utrascurte, scurte, lungi.

Dupa suportul pe care se transmite, pot fi: posturi care transmit prin aer sau prin cablu.

Dupa continut posturile pot fi: de stiri; de divertisment si informatie; de cultura si educatie; de muzica clasica etc.

Nu se poate face o comunicare cu mass-media daca cei care muncesc in acest domeniu nu cunosc foarte bine elementele legate de munca jurnalistilor.

Jurnalistii au niste valori pe care le respecta foarte mult si nu doresc sa le negocieze cu nimeni.

Intre aceste valori cele importante ni se par a fi: libertatea presei; calitatile unei stiri; familiaritatea; valoarea educationala; dinamismul; concretetea; contextul de actualitate etc.

In continuare dorim sa prezentam unele elemente legate de aceste valori cu speranta ca ele vor ajuta pe comunicatori sa aiba o relatie principiala, corecta etc cu jurnalistii.

Jurnalistii tin foarte mult la libertatea presei intrucat aceasta presupune a li se recunoaste dreptul lor de a culege informatii si de a exprima opinii fara a fi impiedicati de autoritati politice, economice, administrative, juridice etc.

Intre un reprezentant al unui birou de presa si un jurnalist se isca uneori anumite neintelegeri. Acestea sunt generate de faptul ca primului nu-i prea convine ca jurnalistul este cel care decide ceea ce constituie o stire, ce trebuie difuzat, cum se aseaza subiectul, in ce stil, format etc, iar cel de-al doilea nu accepta in general amestec in modul de a-si face meseria.

Jurnalistul trebuie lasat sa-si exprime fara oprelisti gandurile, opiniile etc. Totusi el are obligatia sa nu interpreteze tendentios faptele, intamplarile etc.

Adevarul supara, dar daca el este scos la iveala cu obiectivitate de catre jurnalist nu ar trebui sa-l descurajeze pe cel vizat. Sunt situatii in care reprezentantul biroului de presa constata ca un jurnalist a distorsionat informatia.

El are obligatia de a actiona legal, oficial, contactand editorul institutiei de presa in care activeaza jurnalistul si protestand si protestand fie verbal sau cu ajutorul unei dezmintiri sau unei solicitari de drept la replica.

Sunt situatii in care reprezentantul biroului de presa incearca sa indulceasca tonul jurnalistului oferindu-i anumite cadouri sau facandu-i unele favoruri.

In acelasi mod pot reactiona si cei vizati de materiale "acide" ale jurnalistului.

Astfel de procedee constituie atentate la adresa libertatii presei atat din partea jurnalistului care accepta atentiile respective, cit si din partea acelora care le ofera.

Jurnalistii pot culege un numar foarte mare de informatii dar nu toate au valoare. De aceea ei le analizeaza, le selecteaza, le trec prin filtrul redactiei si le publica numai pe acelea de interes, adica numai pe cele calitative. Cu alte cuvinte informatiile sunt calitative numai in masura in care pe baza lor se poate face o stire valoroasa.

Este foarte greu de definit calitatea unei stiri dupa anumite standarde pentru simplu motiv ca nu exista standarde internationale, pentru aprecierea stirilor.

Aceste standarde difera de la o publicatie la alta, de la o cultura la alta sau de la un stat la altul. Cu toate acestea sunt totusi publicatii care dau cam aceleasi stiri catalogandu-le ca noutati.

Aceasta inseamna ca redactiile publicatiilor respective au totusi anumite elemente comune pentru aprecierea calitatii stirilor.

Din aceasta perspectiva, exista specialisti care au stabilit niste criterii de acceptat pentru determinarea valorii unei stiri. Intre acestia se numara D. Anderson, M. Mencher etc. In esenta aceste criterii sunt: [17] noutatea; impactul; proximitatea; amploarea; proeminenta; unicitatea; conflictualitatea; interesul uman; familiaritatea; valoarea educationala; dinamismul; concretetea; contextul de actualitate.

O buna comunicare a specialistului in relatii publice cu presa nu se poate face daca acesta nu cunoaste specificul acesteia si nu se adapteaza acestuia. Din aceasta perspectiva, mass-media prezinta avantaje si dezavantaje.

De pilda televiziunea prezinta ca avantaje: impactul social de amploare; credibilitate; capacitatea de mobilizare efectiva.

In afara avantajelor prezentate anterior, televiziunea are si unele limite privind: capacitatea telespectatorului de a trece rapid de la un canal la altul, ocolind unele mesaje valoroase; caracterul masificat al audientei care face ca unele mesaje sa nu se bucure de interes; imaginea are tendinta de a eclipsa cuvantul; accesul dificil al personalului generat de solicitarile in numar foarte mare de a aparea pe sticla.

In procesul comunicarii, specialistii in relatii publice au nevoie de jurnalisti pentru a le transmite mesaje, iar jurnalistii au nevoie de specialistii respectivi pentru a ajunge rapid la surse de informatii cat mai credibile.

Totusi relatia aceasta trebuie privita pe de o parte ca un conflict si pe de alta parte ca o cooperare.

Cooperarea nu se poate realiza decat pe baza respectului reciproc dintre jurnalisti si reprezentantul biroului de presa.

Conflictul consta in faptul ca desi jurnalistul are nevoie de reprezentantul biroului de presa, totusi el este reticent intr-o anumita masura temandu-se sa nu fie manipulat.

In acelasi timp reprezentantul biroului desi are nevoie de jurnalist nu prea are incredere in modul in care acesta va transmite mesajul.

Specialistii in comunicare si relatii publice au ajuns la unele concluzii cu privire la asteptarile jurnalistilor de la reprezentantul biroului de presa. In esenta aceste asteptari vizeaza:

sa comunice cu usurinta scris si oral;

sa dispuna de capacitate ridicata de analiza si sinteza,

sa aiba capacitate organizatorica ridicata;

sa dispuna de putere de munca;

sa-si cunoasca foarte bine institutia pe care o reprezinta precum si pe cea a jurnalistilor;

sa furnizeze numai stiri interesante;

sa fie un bun negociator intre presa si organizatia pe care o reprezinta;

sa fie un profesionist.

Pentru o buna comunicare a reprezentantului biroului de presa cu mass-media; acesta trebuie sa desfasoare un complex de activitati care presupune:

cautarea si selectarea informatiilor in interiorul organizatiei;

crearea si reactualizarea documentelor de baza referitoare la organizatie;

pregatirea materialelor si organizarea manifestarilor pentru presa;

crearea de contacte individuale cu jurnalistii;

cautarea si selectarea informatiilor externe.

Pentru a usura munca cu jurnalistii: biroul de presa trebuie sa intocmeasca niste fisiere de presa pe baza carora sa cunoasca: la cine sa apeleze; cine este interesat de mesaje; care este organizarea institutiilor de presa cu care colaboreaza etc.

De pilda, un fisier de presa privind jurnalistii poate avea urmatoarea structura de principiu[18]:

nume, prenume si eventualul pseudonim;

numarul de telefon din redactie;

numele, adresa si telefonul institutiei de presa unde lucreaza;

adresa si numarul de telefon de acasa;

functia;

specialitate;

o fotografie recenta,

data nasterii;

data la care a fost facuta ultima reactualizare a fisierului;

evidenta participarii jurnalistului la evenimentele la care organizatia l-a invitat;

atitudinea fata de organizatie.

Fisierele astfel intrunite se pot stoca pe hartie sau in calculator. Acestea trebuie actualizate din cand in cand si utilizate la nevoie.

Principalele tehnici de comunicare ale reprezentantului biroului de presa cu mass-media sunt: comunicatul de presa; dosarul de presa; declaratia; interviul; sedinta de informare sau briefingul de presa; conferinta de presa.

Inainte de a prezenta cateva elemente despre fiecare tehnica de comunicare cu mass-media ne propunem sa facem cateva recomandari pentru a se garanta obtinerea de rezultate bune. Din aceasta perspectiva, reprezentantul biroului de presa trebuie sa:

actioneze cu rabdare;

manifeste disponibilitate pentru a se face util;

nu manifeste tendinta de a critica sau a se ruga de jurnalisti;

nu ceara niciodata unui jurnalist sa nu transmita o stire care vizeaza organizatia sa.

Un exemplu de conduita privind modul de lucru cu mass-media il reprezinta cea a firmei General Mills care recomanda salariatilor sai sa tina cont de faptul ca [19] "reprezinta o intreprindere care isi bazeaza actiunile pe cinste, morala, progres material si social si care nu are absolut nimic de ascuns. In caz de accidente trebuie facut in asa fel incat presa sa dispuna de cele mai corecte detalii in cel mai scurt timp posibil".

Un alt exemplu de conduita il reprezinta cel al lui John Cameron Swayze care ii sfatuieste pe reprezentantii relatiilor publice: " daca aveti o stire, o poveste care place jurnalistilor, acestia o vor accepta. Daca prezentati stirea, aveti pregatite toate informatiile adiacente".

Directorilor care au tendinta de a da stiri in forma in care le-ar place lor sa le vada publicate sau transmise si care nu inteleg ca aceasta este treaba jurnalistului, Standard Oil Company Of New Jersey le recomanda sa nu incerce sa devina si directori ai ziarelor cu care colaboreaza. De asemenea, le recomanda ca in cazul in care un ziarist le supune controlului un articol, acestia sa corecteze numai eventualele erori asupra expunerii faptelor si sa nu incerce sa faca pe jurnalistul si sa introduca noi fraze pentru a da o importanta mai mare formei in detrimentul faptelor.

Cel mai convingator mesaj privind adoptarea unei conduite corecte, il transmite Johns Manville prin manualul elaborat de el, privind relatiile cu presa. Acesta este de parere ca presa nu trebuie sa se roage pentru a avea stiri iar reprezentantii biroului de presa nu trebuie sa se roage pentru a obtine un spatiu gratuit.

Necesitatea realizarii unor relatii bune cu presa trebuie sa derive din acceptarea faptului ca publicul trebuie sa fie permanent informat.

La aceasta concluzie au ajuns multi ziaristi care in activitatea lor invoca faptul ca este nevoie de colaborare nu numai in cazul stirilor bune, ci si in cazul stirilor rele, din simplu motiv ca membrii unei organizatii au dreptul sa fie informati cu ceea ce se intampla.

Una dintre cele mai importante tehnici de comunicare in exteriorul organizatiei o constituie Comunicatul de presa. Pana acum nimeni nu si-a amintit cine, cand, unde si cu ce ocazie a redactat primul comunicat de presa.

In esenta un comunicat de presa constituie o stire elaborata de un lucrator de relatii publice     in interesul unei persoane sau institutii, pentru a fi trimisa presei cu scopul clar de a se aduce la cunostinta publicului.

In aceasta definitie se pot desprinde urmatoarele concluzii:

comunicatul de presa constituie cea mai simpla si mai eficienta posibilitate de a trimite presei o stire despre o organizatie;

obiectivul principal urmarit prin transmiterea unui comunicat de presa il constituie ajungerea acesteia la presa pentru informarea publicului;

institutiile de presa nu sunt obligate sa transmita comunicatele de presa primite de la indivizi sau organizatii, ci acestea uneori pot constitui elemente primare pentru realizarea unor documentari mai aprofundate;

redactiile au rol decisiv in a hotari publicarea integrala sau partiala a comunicatului ori republicarea acestuia.

Un comunicat de presa este apreciat de ziaristi ca important, mia putin important sau neimportant in baza urmatoarelor criterii de evaluare:

noutatile prezentate prin informatii;

interesul pe care il poate starni publicului;

calitatea redactarii textului; acesta depinde de pregatirea specialistului pe linia cunoasterii specificului presei si a organizatiei pentru care lucreaza, precum si redactarii unui text atractiv pentru public.

Un comunicat de presa valoros trebuie sa intruneasca urmatoarele caracteristici:

transmite informatii despre ceva ce prezinta interes pentru publicul - tinta;

forma si continutul de redactare trebuie adaptate potrivit pretentiilor canalului de presa caruia i se adreseaza;

trebuie sa fie intotdeauna un document scris;

este intotdeauna un document oficial ce are valoare informativa.

Comunicatul de presa poate fi din punctul de vedere al existentei sau nonexistentei unei luari de pozitie, de informare si de tip persuasiv.

Prin intermediul primului tip de comunicat se pot transmite statistici, informatii simple, invitatii etc.

Prin intermediul celui de-al doilea tip se pot transmite contestatii, dezmintiri, acuze etc.

Dupa continutul lor, comunicatiile de presa pot fi: invitatie; de reamintire; anunt; statistic; de informare; politic; oficial; de luare de pozitie; erata.

In continuare, foarte pe scurt vom prezenta cateva elemente definitorii despre aceste tipuri de comunicate.

Comunicatul invitatie se trimite cu doua saptamani inaintea evenimentului si prin intermediul acestuia sunt invitati jurnalisti sa participe la acesta. Pentru informarea corecta a jurnalistilor in comunicat sunt precizate: tema evenimentului; numele organizatiei; participantii; momentul si locul actiunii; traseul, detalii privind locul intalnirii etc.

Comunicatul de reamintire se trimite cu scopul de a reaminti jurnalistilor despre evenimentul anuntat anterior prin comunicatul invitatie.

Comunicatul anunt are ca scop trezirea interesului ziaristilor fata de un eveniment si determinarea acestora sa-l popularizeze prin presa in scopul informarii publicului.

Comunicatul statistic contine date statistice recente despre organizatie sau sferele ei de interes.

Comunicatul de informare se intrebuinteaza pentru a transmite informatii referitoare la activitati importante ce se desfasoara in cadrul unei organizatii cum ar fi de pilda inaugurarea unei noi biblioteci, a unei aule universitare, a unei sali de conferinte, a unui nou tip de autoturism etc.

Pentru un eveniment se pot trimite mai multe comunicate de informare. Primul comunicat este de sinteza si prin acesta se transmit elementele esentiale despre eveniment, iar urmatoarele sunt aditionale prin care se reiau unele detalii fundamentale din primul comunicat cu argumente suplimentare.

Comunicatul politic are ca scop castigarea unor avantaje riguros calculate de catre o personalitate a unei organizatii politice, in raport cu publicul caruia ii este adresat. Aceste avantaje constau in cresterea popularitatii persoanei respective in randul celor care au dreptul de vot.

Comunicatul oficial este produsul unui autoritati politice sau administrative prin care publicul este informat asupra unor decizii ale acestora cu repercusiuni asupra acestuia.

De obicei, comunicatele oficiale sunt preluate si transmise de catre toate mass-media locale sau centrale, dupa caz.

Comunicatul de luare de pozitie se dateaza si se transmite     pentru exprimarea unor atitudini a organizatiei vis a vis de o problema. Acest tip de comunicat poate imbraca mai multe forme:

a)      de contestare - dezacordul fata de o decizie, realitate etc.;

b)      de provocare - denuntarea sau acuzarea unei stari de fapt;

c)      de clarificare - argumentarea si clarificarea unor probleme, situatii etc, cu car se confrunta organizatia;

d)      de rectificare - corectarea unor informatii care prejudiciau imaginea organizatiei;

e)      erata - indreptarea unor erori strecurate din greseala in comunicatul autentic.

Pentru redactarea unui comunicat de presa se intocmeste un plan si se stabilesc niste proceduri de lucru.

In esenta, pregatirea comunicatului de presa trebuie sa cuprinda urmatoarele etape:

a)      pregatirea comunicatului sub forma unei stiri buna de difuzat pentru agentiile de presa. Stirile pot fi involuntare (nepregatite) si sunt preluate imediat de agentiile de presa si voluntare (pregatite) care uneori nu prea se bucura de interesul presei;

b)      redactarea comunicatului de presa, avandu-se in vedere titlul care trebuie sa fie foarte sugestiv, incitant, intertitlul care sa-i ajute pe ziaristi sa priceapa mai repede mesajul comunicatului si textul al carui prim paragraf trebuie sa prezinte pe scurt esentialul comunicatului;

c)      stilul comunicatului care trebuie sa fie:

concis ( 3-4 fraze scurte insumand 15-20 de cuvinte);

clar - folosirea unui vocabular simplu dar nu sarac;

precis - folosirea datelor, cifrelor etc verificate anterior;

d)      tonul comunicatului care trebuie sa fie factual si neutru, adica se evite transmiterea unei pozitii partinitoare etc;

e)      repetitia care presupune necesitatea de a repeta numele organizatiei, al personalitatii etc in scopul de a-l scoate in evidenta;

Un rol esential capata prezentarea comunicatului de presa avand in vedere ca acesta este un material informativ care trebuie sa fie caracterizat de sobrietate si nu unul publicitar.

Se recomanda ca un comunicat de presa sa se dactilografieze pe o coala de hartie format A 4, numai pe o singura fata, lasandu-se o margine de 2-3 cm de o parte si de alta a acestuia, necesara ziaristilor pentru insemnari personale. Ca volum, un comunicat de presa nu trebuie sa fie mai mare de 2 pagini, iar textul nu trebuie sa cuprinda mai mult de 300 de cuvinte, dispuse cam in 25 de randuri pe pagina, a cate 60 de semne fiecare.

Cu exceptia paragrafului initial care apare separat la inceputul comunicatului in scopul de a facilita lectura si intelegerea textului, cuprinsul textului se va imparti in aliniate, frazele nu vor trece de pe o pagina pe alta, prima pagina se va termina cu finalul unei fraze sau chiar a comunicatului dupa caz; este interzisa sublinierea cuvintelor, frazelor si titlului, majusculele trebuie folosite numai la titluri, la inceputurile de fraze si la numele proprii iar intre initialele unei abrevieri nu se pune punct.

Cel care intocmeste comunicatul trebuie sa mai aiba in vedere ca atunci cand il pune in pagina sa nu-i lipseasca: sigla organizatiei (nume, adresa, telefon, fax,     e-mail, pagina web); numarul de cod ( ajuta la arhivarea si clasificarea comunicatelor in ordine cronologica sau tematica); data emiterii; mentiunea "embargo" (restrictioneaza faptul ca nu trebuie publicat mai devreme de data si ora stabilita); mentiunea " pentru difuzare imediata" (cand nu apare mentiunea "embargo"); precizarea "comunicat de presa" ( asigura ziaristul ca nu este text publicitar); numele, adresa, telefonul persoanei de contact (garanteaza ziaristului posibilitatea de a-l contacta pe cel caruia ii este destinat comunicatul de presa).

Inainte de a fi difuzat, comunicatul de presa trebuie aprobat de una sau mai multe persoane, potrivit deciziei conducerii organizatiei sau prevederilor regulamentului de ordine interioara.

Difuzarea comunicatului de presa se poate realiza prin: posta; telefon; reprezentant sau curier; fax sau e-mail; conferinta de presa.

Dupa un anumit timp are loc evaluarea impactului pe care l-a avut mesajul comunicatului de presa asupra publicului tinta. In acest sens se organizeaza revista presei unde se analizeaza:

cate publicatii au redat comunicatul;

cate posturi de radio si televiziune l-au preluat si cum l-au transmis (cu si fara comentarii si informatii suplimentare).

In situatia in care comunicatul de presa a avut un ecou slab in sensul ca a fost preluat de putine publicatii iar radioul si televiziunea nu l-au transmis, biroul de presa/ responsabilul trebuie sa faca o analiza in urma careia sa reiasa foarte clar, daca:

s-a ales foarte bine momentul difuzarii?

subiectul comunicatului suscita suficient interes pentru publicul tinta?

redactarea textului comunicatului s-a facut cu respectarea tuturor regulilor?

s-au ales bine publicatiile si posturile de radio si televiziune pentru difuzare?

In functie de raspunsuri trebuie sa actioneze in consecinta. Nu se recomanda sa se reproseze jurnalistilor neregulile constatate in urma analizei ci mai degraba sa se ia masuri pentru stabilirea punctelor unde s-a gresit astfel incat la viitoarele comunicate sa nu se mai repete astfel de greseli. De asemenea, sa se ia masuri pentru ca problemele esentiale ale comunicatului sa vizeze raspunderea stricta la intrebarile : CINE? CE? CAND? UNDE?

Totodata, dezvoltarea comunicatului trebuie sa aduca informatii suplimentare subsumate intrebarilor: CUM? DE CE? CU CE URMARI?

DOSARUL DE PRESA

Dosarul de presa reprezinta un instrument la dispozitia unei organizatii pe baza caruia se realizeaza comunicarea acestuia cu mass-media.

Dosarul de presa materializeaza mesajul unei organizatii privind un subiect determinat.

Specialistii in comunicare si relatii publice sunt de parere ca dosarul de presa trebuie realizat atunci cand comunicatul de presa nu asigura prezentarea informatiei in intreaga ei amploare.

Alti specialisti considera dosarul de presa ca un demers intermediar intre comunicat si conferinta de presa,     care sintetizeaza elementele componente ale unui eveniment si pune in valoare anumite aspecte ale informatiei :

Avand in vedere aceste aspecte putem trage concluzia ca dosarul de presa nu se realizeaza pentru a genera o stire, asa cum se procedeaza in cadrul comunicatului de presa ci pentru a fi la indemana unui jurnalist pentru a-l studia si a se documenta in vederea intocmirii unui material.

Recomandarea specialistilor este aceea ca daca exista suficient tip la dispozitie ar fi bine sa se intocmeasca dosar de presa in locul comunicatului de presa.

Dosarul de presa, permite ca un subiect sa fie prezentat mai aprofundat si informatiile sa intre in baza de date a jurnalistilor pentru a fi exploatate o mai mare perioada de timp.

J.P. Rosant (1992) apreciaza ca exista urmatoarele tipuri de dosare de presa[21]:

a) ce insotesc comunicatul de presa (formula cea mai agreata de jurnalisti);

b) carte de vizita a organizatiei (se trimite mai ales in situatia in care organizatia nu prea a beneficiat de atentia mass-media in ultima vreme);

c) de presa-eveniment (care prezinta numai un anumit eveniment si mesajul organizatiei in legatura cu acesta).

Un dosar de presa trebuie sa cuprinda:

a) un sumar, asezat la inceputul dosarului;

b) un text de maxim 10-12 pagini - in continutul caruia este prezentata esenta temei;

c) diferite documente - pentru dezvoltarea aspectelor particulare ale temei;

d) materiale suplimentare (exemplu: reproduceri dupa articolele publicate anterior despre organizatie);

e) anexa: (pentru ca dosarul sa nu fie prea voluminos).

Pentru prezentare este bine sa se retina faptul ca dosarul de presa trebuie sa fie prevazut cu o coperta (dosar-plic) de format A 4, care nu trebuie sa fie costisitoare, avand in vedere ca acesta este un instrument de lucru pentru jurnalisti.

Paginile trebuie sa fie numerotate si prinse cu agrafe sau capse, iar in interiorul dosarului plic trebuie sa se includa: numele, telefonul si adresa de e-mail ale persoanei de contact.

CONFERINTA DE PRESA

Este considerata un element cheie in procesul de comunicare al unei organizatii. De asemenea, specialistii o considera o forma oficiala de a comunica cu mass-media in conditiile existentei unui eveniment deosebit de important ce prezinta interes pentru o mare parte a publicului si cand se urmareste nu numai informarea ziaristilor ci si oferirea posibilitatii acestora de a dialoga cu reprezentantii unei organizatii.

In teoria relatiilor publice exista cinci intrebari al caror raspuns este de luat in calcul atunci cand dorim sa organizam o conferinta de presa. In esenta aceste intrebari au fost formulate de J. Deshepper (1990) si daca raspunsul la trei dintre ele este afirmativ se justifica organizarea conferintei de presa. Intrebarile au urmatorul continut[22]:

a)      se bucura organizatia de un asemenea prestigiu incat sa atraga un numar mare de ziaristi?

b)      activitatile organizatiei sunt importante pentru o parte a populatiei?

c)      evenimentul este asa de important incat publicul trebuie sa dea explicatii?

d)      este atat de interesant subiectul incat ziaristii sa puna intrebari?

e)      sunt informatii sau pozitii noi ce trebuie oferite sau argumentate in fata presei?

O conferinta de presa este considerata valoroasa daca asigura posibilitatea sa se puna cat mai multe intrebari de catre jurnalisti, mai ales cand este vorba de o problema controversata.

Conferintele de presa pot fi de mai multe feluri:

a)      in direct - mass-emdia isi trimit jurnalistii la o activitate cu semnificatie deosebita (ex.: 25 Octombrie - Ziua Armatei Romaniei);

b)      prin satelit - desi este costisitoare, prezinta avantajul ca reprezentantii mass-media nu trebuie sa se mai deplaseze in locul respectiv, intrucat transmisia este instantanee. Este recomandata mai ales in situatia in care evenimentul are semnificatie mondiala;

c)      prin telefon - o modalitate folosita in special de investitori, pentru a se permite comunicarea simultana intre director - analisti financiari si reporteri economici.

Indiferent de modul in care se desfasoara conferinta de presa, pentru reusita sa trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele elemente:

nu este receptie oferita jurnalistilor;

pe timpul activitatii jurnalistii pot fi tratati numai cu apa, cafea, racoritoare, orice altceva nu este recomandat;

organizarea trebuie sa cuprinda: pregatirea; desfasurarea; evaluarea.

Pregatirea unei conferinte de presa cu exceptia celui ce vizeaza o situatie de criza este recomandat sa inceapa cam cu o luna inaintea datei de desfasurare. Pentru pregatirea minutioasa a unei conferinte de presa trebuie avute in vedere:

stabilirea exacta a datei, zilei si locului de desfasurare;

intocmirea listei cu invitati;

elaborarea si trimiterea invitatiilor;

intocmirea documentatiei;

intocmirea materialelor auxiliare (ajutatoare);

pregatirea interventiilor (discursurilor);

instruirea reprezentantilor organizatiei stabiliti sa participe la conferinta de presa;

executarea ultimelor verificari inainte de inceperea conferintei de presa.

Cei care organizeaza conferinta de presa trebuie sa evite:

perioadele cand jurnalistii se afla in vacanta;

perioadele in care se pregatesc si se desfasoara alegeri locale si generale;

zilele in care au loc vizite ale sefilor de state, evenimente politice importante, targuri de carte, expozitii internationale, sarbatori religioase etc.

Pentru evitarea suprapunerilor si alegerea momentului prielnic, cei care pregatesc conferinta de presa trebuie sa aiba in vedere:

zilele de marti, miercuri si joi ofera cea mai buna oportunitate pentru desfasurarea conferintei de presa;

ziua de luni nu este recomandata deoarece jurnalistii sunt ocupati fie cu pregatirea materialelor despre evenimentele saptamanii trecute, fie cu noile evenimente din saptamana in curs pe care trebuie sa le aduca la cunostinta publicului tinta;

vinerea nu este recomandata intrucat jurnalistii sunt ocupati cu pregatirea materialelor de cultura, divertisment si sport ce vor fi prezentate sambata si duminica;

ora de desfasurare trebuie sa fie intre 10-12.

Specialistii au stabilit acest interval de timp, orientandu-se dupa inchiderea editiei, cat si dupa timpul necesar prelucrarii informatiei (scriere / rescriere de articole; selectarea de imagini etc.); acest principiu nu este valabil pentru situatiile de criza (accidente grave, catastrofe, crize politice etc).

Alte recomandari pentru pregatirea a unei conferinte de presa:

asigurarea unei sali tip vestiar in care jurnalistii sa-si poata lasa in siguranta hainele si bagajele;

stabilirea unei sali in care se pot acorda in liniste interviuri;

organizarea camerei presei, care sa fie dotata cu telefoane, fax, copiator, calculator, imprimanta, hartie etc;

dotarea salii in care se desfasoara conferinta cu: instalatie pentru traducere simultana, videoproiector, retroproiector, monitor TV, ecran (pentru folosirea materialelor auxiliare - slide-uri, dispozitive, grafice etc).

Pentru invitarea celor mai potriviti jurnalisti la conferinta de presa se fac urmatoarele recomandari:

numarul acestora nu trebuie sa fie exagerat de mare astfel incat sa se creeze imaginea de sala aglomerata, lipsita de confortul necesar activitatii jurnalistice;

este necesara consultarea fisierelor de presa pentru a se revedea pozitia unui jurnalist fata de organizatia organizatoare de conferinta de presa; a i se anticipa chiar si viitoarele intrebari; excluderea unor jurnalisti considerati "incomozi" produce iritare si, ca urmare, deservicii organizatiei;

lista trebuie sa fie completata si cu jurnalistii straini daca subiectul conferintei prezinta interes;

daca activitatea se desfasoara in provincie, vor fi invitati cu prioritate reprezentantii mass-media locale; alaturi de acestia vor fi invitati si corespondenti locali ai institutiilor de presa nationale;

daca subiectul conferintei de presa este unul foarte tehnic se organizeaza doua conferinte: una pentru detalii generale si alta pentru aspectele pur tehnice;

evitarea invitarii la aceeasi conferinta de presa atat a reprezentantilor ziarelor, cit si ai televiziunilor si radioului; intre ziaristi si reprezentantii televiziunilor si radioului pot aparea conflicte determinate de dezordinea produsa de acestia din urma pentru instalarea aparaturii, pentru luarea unor imagini numai despre aspectele care-i intereseaza, plecarea in timpul conferintei, intrucat ei trebuie sa participe si la alte evenimente; ziaristii doresc sa participe la intreaga conferinta, sa-si noteze aspecte interesante, sa puna intrebari doar in lipsa reprezentantilor televiziunilor, pe care ii suspecteaza ca folosesc raspunsurile la intrebarile lor inaintea aparitiei acestora in ziare.

Pentru redactarea si trimiterea invitatiilor trebuie sa se aiba in vedere ca acestea sunt comunicate de presa si, ca urmare, trebuie sa cuprinda aceleasi elemente.

O problema care suscita inca discutii o reprezinta momentul trimiterii invitatiilor. Literatura de specialitate recomanda ca acestea sa fie trimise cu 10-15 zile inainte pentru publicatiile de informare generala, agentiile de presa, posturile de radio si televiziune si cu 25-30 de zile pentru publicatiile cu aparitie lunara.

Nu este lipsit de importanta ca inainte cu o zi de desfasurarea conferintei organizatorii sa improspateze memoria jurnalistilor invitati.

Unii organizatori incearca sa improspateze memoria jurnalistilor invitati cu 10-15 zile inaintea desfasurarii conferintei de presa, oferindu-le date suplimentare despre aceasta si sperand ca astfel sa se asigure de prezenta lor.

De asemenea, pentru siguranta participarii unui reprezentat al unui ziar sau post de televiziune / radio la conferinta de presa se recomanda ca invitatia sa fie trimisa atat jurnalistului vizat cat si managerului institutiei in care este incadrat. In situatia in care jurnalistul vizat devine indisponibil din varii motive, seful sau va destina pe altcineva, in cunostinta de cauza.

Odata cu invitatia sau dupa incheierea conferintei de presa jurnalistului i se pune la dispozitie dosarul de presa intocmit dupa regulile prezentate anterior.

Succesul unei conferinte de presa depinde si de valoarea discursului, care trebuie sa fie clar, la obiect, rostit cu hotarare si cu intonatie, intr-un limbaj concret si sa nu abordeze mai mult de 2-3 subiecte; un rol hotarator il au materialele ajutatoare, mai ales prezentate sub forma de imagini ( o imagine face cat o mie de cuvinte).

Pentru aceasta discursul trebuie sa fie foarte bine pregatit de autor dupa ce a facut o intervievare minutioasa a celui care-l va rosti, autorul incercand sa se transpuna in situatia acestuia.     Elaborarea discursului presupune o documentare complexa a autorului.

Dupa ce datele au fost culese, autorul va avea o ultima discutie cu cel ce va sustine discursul pentru a nu avea dubiu asupra obiectivului urmarit.

Discursul propriu-zis va avea introducere, cuprins si concluzie. Introducerea va fi elaborata astfel incat sa capteze atentia jurnalistilor, cuprinsul va contine 2-3 idei principale, riguros argumentate, iar concluzia reprezenta o sinteza a punctelor de vedere esentiale.

Reprezentantii organizatiei stabiliti sa participe la conferinta de presa vor fi supusi unei instruiri pentru a putea comunica eficient cu jurnalistii.

De asemenea celui ce va sustine discursul i se va acorda o atentie deosebita privind: imbracamintea, gestica, mimica etc.

Incheierea perioadei de pregatire pentru vorbitor trebuie sa coincida cu insusirea in conditii foarte bune a decalogului privind intalnirea cu presa[23]:

sa fie onest si relaxat;

sa foloseasca ruperile de ritm pe timpul vorbirii;

sa se exprime concis;

sa nu utilizeze jargonul;

sa nu faca aprecieri privind importanta intrebarilor;

sa nu foloseasca expresia "nu comentez" daca nu este sigur ca va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv;

sa dea numai raspunsuri pozitive;

sa evite schimburile verbale violente cu jurnalistii;

sa fie prudent in folosirea informatiilor; cele ce nu se preteaza sa nu fie facute public;

sa dea cate un raspuns pentru fiecare intrebare.

In ziua desfasurarii conferintei se fac ultimele pregatiri si verificari astfel incat nimic sa nu scape nepus in ordine.

Desfasurarea propriu-zisa a conferintei de presa debuteaza cu primirea jurnalistilor si continua cu: deschiderea conferintei; discursul reprezentantului organizatiei; intrebarile; inchiderea conferintei; dialogul informal (tratatiile - cafeaua, racoritoarele, apa minerala etc).

Intampinarea intrarii in sala de conferinta a jurnalistilor trebuie sa se faca de 2-3 reprezentanti ai biroului de presa sau ai organizatiei care cunosc toate detaliile despre activitate. Acestia se identifica prin ecusoane, tin evidenta jurnalistilor potrivit listei invitatiilor si le inmaneaza celor sositi dosarele de presa. Este bine ca purtatorul de cuvant al biroului de presa sa-i salute pe jurnalisti, sa le adreseze cateva cuvinte de bun sosit si sa-i pofteasca sa se aseze fara a le indica locurile.

Ora de incepere a conferintei de presa trebuie respectata cu sfintenie. Primele 10 minute se vor face fotografii, timp in care pot sa mai apara si eventualii intarziati. Este bine ca activitatile conferintei de presa sa fie moderate de purtatorul de cuvant al biroului de presa. Acesta trebuie sa inceapa prin a saluta pe jurnalisti, a le multumi pentru participare, a preciza tema acesteia si a le prezenta in ordine ierarhica pe reprezentantii organizatiei care iau parte la conferinta de presa.

Totodata, acesta trebuie sa reaminteasca programul conferintei, numele celor care vor vorbi din partea organizatiei, durata interventiilor (15-20 min), sa-i invite pe jurnalisti sa puna intrebari (45-60 min) si sa participe dupa conferinta la un dialog informal (30-40 min).

Discursul rostit de un membru marcant al organizatiei (de regula directorul) pregatit in prealabil dupa procedurile prezentate anterior.

Discursul poate fi citit sau prezentat la liber, fiecare forma avand avantajele si dezavantajele sale.

Experienta ne determina sa consideram ca discursul la liber este de preferat celui citit, avandu-se grija ca vorbitorul sa nu depaseasca timpul datorita pierderii in amanunte, sa nu faca prea multe paranteze devenind plictisitor si sa fie suficient de explicit si convingator pentru a elimina punerea de intrebari din partea jurnalistilor.

Dupa incheierea discursului, moderatorul trebuie sa multumeasca jurnalistilor si sa-i invite sa adreseze intrebari. Daca intrebarile sunt insuficient de clare, purtatorul de cuvant trebuie sa le reformuleze. Totodata, acesta va invita politicos pe jurnalistii care pun prea multe intrebari sa-i lase si pe ceilalti sa intrebe si sa primeasca raspunsurile de rigoare. Daca se pun intrebari colaterale conferintei, moderatorul aminteste adresantului tema conferintei.

Conferinta de presa trebuie sa se incheie dupa expirarea timpului pentru intrebari si dupa ce moderatorul face un scurt rezumat al temei evidentiind problemele importante si, totodata, multumindu-le pentru participare, invitandu-i la partea informala si asigurandu-i ca vor primi la plecare copii ale discursului.

Partea informala este recomandat sa se desfasoare intr-o incapere special pregatita unde sa se poata purta un dialog mai relaxat pe timpul caruia sa se poata lamuri mai bine problemele rezultate pe timpul conferintei de presa.

Pe timpul intalnirii informale se pot acorda interviuri in incaperi de asemenea special destinate.

Reprezentantii organizatiei trebuie sa fie atenti la dialogul cu jurnalistii pe timpul activitatii informale intrucat pot cadea in capcanele intrebarilor acestora.

INTERVIUL

Jurnalistii din radio si televiziune sunt interesati de informatii ca si cei din presa scrisa. Cei care pot da informatii sunt reprezentantii unei organizatii. Acestia au ocazia ca acceptand o invitatie la radio sau televiziune sa transmita informatii esentiale pentru institutia pe care o reprezinta si astfel, sa comunice direct cu publicul tinta. Invitatia pentru un interviu trebuie acceptata numai daca ai ceva esential de spus unui public tinta identificat. In situatia in care invitatul are ce spune si cui spune, trebuie sa continue dialogul cu jurnalistul pentru a se edifica privind[24]:

tipul interviului (scurt; inserat intr-o secventa a unei emisiuni de actualitati; propriu-zis, destinat unei emisiuni de tip magazin; participarea la o dezbatere ori la un talk-show);

subiectul interviului;

numele si structura emisiunii unde va fi introdus interviul;

momentul difuzarii pe postul de radio sau televiziune;

durata interviului;

persoanele participante la interviu;

moderatorul dezbaterii si cine va lua interviul;

punctele principale ale interviului;

imaginile ce vor insoti interventia;

interviul are loc in direct sau va fi inregistrat.

Pentru a avea rezultatul scontat, interviul trebuie pregatit foarte bine. Pregatirea consta in desfasurarea urmatoarelor activitati:

a)      identificarea a 2-3 idei principale de transmis;

b)      rostirea cu glas tare a unor pasaje de transmis verificandu-se daca acestea prezentate in scris au acelasi impact spuse cu voce tare;

c)      documentarea privind ideile exprimate de alti specialisti intervievati de presa pe aceeasi tema;

d)      identificarea institutiei din care face parte reporterul si verificarea gradului de audienta al emisiunilor acestuia;

e)      simulari cu specialistii de la biroul de presa, studii de interviu;

f)        refuzati politicos participarea la interviu atunci cand constatati ca nu aveti nimic de spus.

Pe timpul interviului adoptati o conduita normala:

adresati-va jurnalistului folosind numele si prenumele lui;

raspundeti intrebarilor simple folosind cuvinte simple; persoana I, diateza activa;

evitati teatralizarea raspunsurilor;

pastrati-va calmul chiar in situatia unor intrebari dezagreabile;

nu acceptati ca jurnalistul sa va atribuie fraze sau cuvinte pe care nu le-ati rostit;

nu intrati in polemica directa cu jurnalistul;

evitati raspunsurile la intrebarile ipotetice;

exprimati ideile importante la inceputul fiecarui raspuns;

evitati exprimarile tehniciste;

nu va intimidati daca pentru un raspuns nu dispuneti de toate detaliile necesare;

imbracati un echipament adecvat;

alegeti cu atentie incaperea sau locul unde se va desfasura interviul (in acord cu tema);

inchideti telefonul mobil;

prezentati-va mai devreme de ora comunicata la locul de desfasurare a interviului;

nu cititi raspunsurile dupa documentul pregatit si nu miscati lucrurile aflate la indemana (pixul, ochelarii etc).

VIZITA SI VOIAJUL DE PRESA

Aceste tehnici de comunicare cu mass-media constituie extensii ale conferintei de presa si au ca scop deplasarea jurnalistilor intr-un anumit loc pentru a fi partasi la un eveniment sau a li se prezenta mai multe informatii si a li se facilita intalniri si discutii cu persoane importante dintr-o organizatie.

Pentru organizarea acestor activitati este nevoie sa obtina acordul de principiu al jurnalistilor posibil de invitat, pentru a se estima cheltuielile.

Lista cu invitatii se va intocmi numai dupa consultarea cu cativa jurnalisti pentru a adapta programul si perioada la posibilitatile de pe agenda presei.

Data si durata activitatilor se vor stabili avandu-se grija sa nu se suprapuna pe alte evenimente majore.

Alegerea mijloacelor de transport, a hotelurilor, meniurilor si cadourilor-suvenir, se va face fara a se risipi un buget consistent si a trezi suspiciuni la jurnalisti.

Pregatirea reprezentantilor organizatiei participante la activitati este esentiala. De asemenea, importanta este si verificarea cu multa atentie a desfasurarii tuturor activitatilor dupa plan, inclusiv monitorizarea presei si evaluarea evenimentului.

CONCLUZII

Comunicarea cu mass-media prezinta avantaje si dezavantaje specifice. Pentru a se realiza o buna comunicare cu mass-media, specialistii in relatii publice trebuie sa-i cunoasca specificul si sa se adapteze acestuia. Specialistii in relatii publice au nevoie de jurnalisti pentru a transmite mesaje catre publicul tinta, iar jurnalistii au nevoie de acestia pentru a ajunge mai repede la sursa de informatii. Pentru a avea date despre jurnalisti, specialistii in relatii publice intocmesc fisiere de presa. Principalele tipuri de tehnica de comunicare cu mass-media sunt: comunicatul de presa; dosarul de presa; conferinta de presa; revista presei; interviul etc.

Specialistii in comunicare si relatii publice au elaborat metodologii de planificare, organizare, desfasurare si evaluare a acestor tipuri de comunicare cu mass-media.

NOTE BIBLIOGRAFICE

Bernard Dagenais, Campania de relatii publice

Cristina Coman, Relatiile publice in mass-media

Peter Collett, Cartea gesturilor

Stefan Prutianu, Antrenamentul abilitatilor de comunicare - Limbaje ascunse

Stefan Prutianu - Antrenamentul abilitatilor de comunicare

Coordonator Anne Gregory, Relatiile publice in practica

Dong Newson, Bas Carrel, Redactarea materialelor de relatii publice

Cristina Coman, Relatiile publice - Principii si strategii

Cezar Caluschi, O noua frontiera, Comunicarea directa

Coordonator Dumitru Iacob, Relatii publice

dr. Ion Deac, Comunicare si relatii publice