COMUNICATIA ORGANIZATIONALA

COMUNICATIA ORGANIZATIONALA

CONCEPTUL DE COMUNICARE

Cuvantul "comunicare" face parte din acele notiuni care poseda o extensie deosebita: comunicarea poate fi umana, animala, vegetala sau mecanica. Dansul albinelor in fata stupului, reactia unui barometru la variatiile atmosferice, tipetele unui nou-nascut in fata mamei sale etc. sunt tot atatea cazuri care au legatura cu un proces de comunicare. Aceasta implica neaparat, dupa cum se vede, o relatie intre doua entitati. La modul general, viata nu exista decat gratie schimburilor care se stabilesc intre elementele constitutive ale corpului si organismelor vii.

Etimologic, comunicarea este actiunea de "a face comun, a fi in relatie cu"(din latinescul communis): se pare ca termenul isi face aparitia pentru prima data in limba franceza in secolul al XIV-lea, avand un sens apropiat de "comuniune", "impartasire", "participare". Incepand din secolul al XVI-lea si mai ales al XVII-lea, el devine sinonim cu "acces", "trecere": aceasta noua acceptiune este legata de dezvoltarea mijloacelor de transport, a drumurilor, a soselelor si a canalelor (caile de comunicatie). In secolul al XIX-lea, datorita dezvoltarii instrumentelor moderne de comunicatie generate de progresele tehnice (trenul, telegraful, etc.), acest al doilea sens de "transmitere" pare sa se impuna treptat. Totusi, trebuie sa asteptam a doua jumatate a secolului XX pentru ca acest cuvant sa se aplice intr-adevar mijloacelor de informare de masa cum ar fi industriile presei, ale cinematografului si ale radioteleviziunii.

In acest prim stadiu al analizei, se poate propune o definitie minima a notiunii. Comunicarea este ceea ce permite stabilirea unei relati intre persoane, intre obiecte sau intre persoane si obiecte. Ea desemneaza fie actiunea de a

comunica, fie rezultatul acestei actiuni. Ceea ce comunica este fie material (documente, date etc.), fie imaterial (idei, sentimente etc.). Aceasta transmisie si acest schimb se realizeaza in principal prin semne (vederea) si prin sunete (auzul), necesitand prezenta unui emitator, a unui mesaj si a unui receptor.

Gama larga de semnificatii ale termenului explica de ce il putem utiliza in biologie (comunicarea intre celule), in neurologie (comunicarea creierului cu alte organe), in informatica (comunicarea intre om si calculator), dar si in lingvistica (comunicarea prin vorbire), in sociologie (comunicarea intr-o colectivitate sau intr-o societate) si in multe alte discipline.

2. COMUNICATIA LA NIVELUL ORGANIZATIILOR ECONOMICO-SOCIALE

Numeroase definitii date comunicatiei releva faptul ca, la nivelul unei firme, intre centrele generatoare si furnizoare de informatii si cele beneficiare se stabilesc multiple legaturi care faciliteaza transferul acestora si implicit, derularea proceselor de management si executie.

Situata la baza coordonarii - ca functie a managementului - comunicarea este un proces de transmitere a informatiei, sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe persoane, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

La nivelul firmei exista numeroase retele de comunicatii - respectiv grupaje de canale de comunicatii, regasite in configuratii specifice - care alcatuiesc sistemul de comunicatii. Rolul deosebit al comunicarii in asigurarea functionalitatii si eficacitatii activitatilor firmei este generat, in principal, de:

volumul, complexitatea si diversitatea apreciabile ale obiectivelor firmei si subsistemelor sale, datorate impactului variabilelor mediului ambiant national si international;

mutatiile profunde intervenite in caracteristicile dimensionale si functionale ale firmei romanesti, declansate de tranzitia la economia de piata.

schimbarea si implementarea noului economic, managerial, tehnic si tehnologic au devenit starea de spirit a organizatiei, cu consecinte aplicabile asupra complexitatii si configuratiei comunicatiilor;

grupurile si modul de concepere si functionare a acestora, comunicatiile au rolul unor decizii, de a amplifica legaturile dintre componentii grupurilor, de a consolida coeziunea acestora;

activitatea manageriala, modul de structurare a timpului lor de munca in secvente care sa permita rezolvarea decizionala si operationala a problemelor cu care se confrunta domeniul condus. Din acest punct de vedere este unanima aprecierea conform careia un manager afecteaza aproximativ 80% din timpul sau pentru a comunica, situatie ce justifica multiplele roluri pe care acesta le indeplineste in cadrul firmei:

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legatura);

un rol informtional (observator activ, difuzor, purtator de cuvant)

un rol decizional (intreprinzator, repartitor de resurse, negociator).

3.ABORDARI STINTIFICE ALE PROCESULUI DE COMUNICARE

Comunicatiile si sistemele de comunicatii specifice unei firme au constituit obiectul (subiectul) unor ample cercetari, localizate, in principal, in anii '40-'50. Axata pe aspecte de natura psihologica si apeland la modalitatile de exprimare preluate din informatica si cibernetice, principalele abordari ale procesului de comunicare pot fi rezumate la urmatoarele:

A)Schema lui Laswell, ce prezinta, de o maniera foarte simplificata, procesul de comunicare, conceput sa raspunda la cinci intrebari: cine?; ce zice?; prin

ce mijloace?; cui?; cu ce efecte?, isi are sorgintea in abordarea clasica a scolii comportiste (behavioriste) -schema stimul-raspuns. Comunicarea este "vazuta" ca

traseul unui stimul (informatie) ce provoaca un raspuns (impactul asupra receptorului).

B)Schema lui Shannon, mult mai complexa decat precedenta, prin aceea ca se introduc si se utilizeaza notiunile de codificare si decodificare, ce permit explicitarea numeroaselor blocaje ale comunicarii.

C)Schema lui Wiener, ce completeaza precedentele realizari cu feed-back-ul (informatia retur) in posesia caruia emitatorul intra, cunoscand astfel maniera de receptare a mesajului comunicatiei; schema lui Wiener, imbogatita si prin alte elemente ce tin de complexitatea deosebita a proceselor de comunicare, are urmatoarea infatisare:

Pe baza acesteia pot fi identificate atat componentele fundamentale ale procesului de comunicare, cat si legaturile dintre ele, facilitandu-se sesizarea impactului produs asupra sistemului informational si managementului in ansamblul sau.

4. TIPOLOGIA COMUNICATIILOR ORGANIZATIONALE

Varietatea comunicatiilor intalnite in cadrul firmei este justificata de existenta mai multor criterii de clasificare precum:

a)        canalul de comunicare

comunicatii formale, precizate riguros prin intermediul unor acte normative, dispozitii cu caracter intern etc. si concretizate in informatii strict necesare pentru executarea proceselor de munca;

comunicatii informale, stabilite spontan intre posturi si compartimente si reflectate in informatii neoficiale cu caracter personal sau general.

b) directie (sens)

comunicatii verticale descendente se manifesta intre manageri si subordonati si se concretizeaza in transmiterea de decizii, instructiuni, regulamente, sarcini, ori in solicitarea de informatii cu privire la domeniile conduse. Volumul lor este dependent de stilul de management preponderent autoritar sau participativ.

comunicatii verticale ascendente, stabilite intre subordonati si manageri, prin intermediul carora acestia din urma "intra in posesia" reactiei, a modului de receptare de catre subordonati a mesajelor transmise "de sus in jos", pe verticala sistemului de management. Totodata, sunt furnizate informatii pertinente cu privire la "starea" domeniilor conduse (realizari, abateri, resurse, etc.).

comunicatii orizontale, regasite intre posturi sau compartimente amplasate pe acelasi nivel ierarhic, intre care exista relatii organizatorice de cooperare. Ele vizeaza conlucrarea, consultarea pentru elaborarea unor situatii informationale complexe ori pentru indeplinirea unor obiective comune.

comunicatii oblice apar, de obicei, intre posturi si compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa existe relatii de autoritate de tip ierarhic. Comunicatiile de acest gen imbraca forma unor indicatii metodologice transmise de un post sau un compartiment in legatura cu derularea activitatilor altor posturi sau compartimente

c) continut

comunicatii operatorii, utilizate pentru reusita tehnica a sarcinilor circumscrise unor posturi de executie sau de management. Iau forma explicatiilor, instructiunilor etc. necesare pentru exercitarea sarcinilor si realizarea obiectivelor individuale.

comunicatii optionale, desii nu vizeaza cu prioritate realizarea obiectivelor individuale circumscrise posturilor,sunt foarte importante pentru relatiile dintre salariati. Au rol deosebit asupra crearii si mentinerii unui climat organizational si motivational propice realizarii obiectivelor firmei si componentelor sale.

comunicatii generale, referitoare la piata firmei, la strategia si politica sa, la punctele sale foarte slabe.

comunicatii motivationale, vehiculate intre manageri si executanti in legatura cu functiunea de personal (salarii, drepturi si obligatii, relatii cu sindicatul, posibilitati de promovare, administratie etc.).

d) mod de transmitere

comunicatii verbale, cele mai frecvente, pun in valoare capacitatea managerilor de a se exprima si de a asculta si "imbraca"forma unor comunicatii individuale sau colective.

comunicatii non-verbale, ce detin aproximativ 70% din mesajele ce se transmit si se primesc intr-o conversatie, permit perceperea si reprezentarea realitatii atat vizual, cat si auditiv, kinestetic ori olfactiv (VAKO).

Daca tipologia comunicatiilor este asa de diversa, tot asa se manifesta si retelele de comunicatii. Acestea se regasesc in ipostaza de:

a) retele descentralizate (in "cerc" sau in "lant"), in care membrii grupului sunt egali;

b) retele centralizate (in "Y" sau in "stea"), intre membrii grupului existand relatii de supra sau suburdonare, deci acestia sunt inegali.

Reteaua sub forma de "cerc" corespunde unui stil participativ la management si faciliteaza comunicatii eficiente, in timp ce reteaua in "lant" diminueaza posibilitatile de comunicare manager-subordonat.

La polul opus se afla retele centralizate, ce corespund stilului autoritar de management si la nivelul carora comunicatiile sunt mai dificil de realizat.

Retea in cerc Retea in lant Retea in Y Retea in stea

5. BARIERE IN PROCESUL DE COMUNICARE

Functionarea eficace a sistemului de comunicatii este adesea influentata de aparitia si manifestarea a numeroase bariere, care isi au originea in caracteristicile psihologice ale emitatorului si receptorului, in maniera de comunicare, in nevoile, aspiratiile si motivatiile acestora, precum si in caracteristicile situatiilor concrete in care se deruleaza comunicarea. Asadar, cauzele care genereaza asemenea bariere sunt legate de emitator, de receptor, de mesaj, de canalul de comunicare, precum si de contextul in care se desfasoara procesul de comunicare.

In opinia majoritatii specialistilor, cele mai semnificative bariere comunicationale sunt:

a)       bariera de limbaj, exprimare

folosirea necorespunzatoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia fetei, pozitia corpului etc.);

incapacitatea emitatorului de a-ti stapani emotiile in transmiterea mesajului informational;

aceleasi cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b)       bariere de receptie

tendinta de a auzi numai ceea ce ne-am obisnuit sa auzim;

ignorarea informatiilor care sunt in dezacord cu ceea ce cunoastem;

evaluarea subiectiva de catre receptor a sursei obiective (emitatorul) de transmitere a mesajului;

receptionarea, in moduri diferite, de catre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiasi mesaj.

c)       bariere contextuale

perceperea diferita a mesajelor in functie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organizational etc.).

d)       bariere mixte

discernerea insuficienta a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificatie redusa sau nula.

Aceste bariere declansaza o serie de deficiente in sistemul de comunicatii, intre care filtrajul, distorsiunea, supraincarcarea canalelor de comunicare cu informatii inutile sunt cele mai importante.