Comunicarea verbala

Comunicarea verbala

In comunicarea verbala, stilul de comunicare al managerilor implicati in proiect are un rol extrem de important.

Stilul de comunicare poate fi definit ca un set specializat de comportamente interpersonale utilizate intr-o situatie data. Se pot intalni sase stiluri de comunicare: directiv, egalitarist, structurativ, dinamic, de abandon si de evitare.

Prezentam in tabelul de mai jos principalele caracteristici ale fiecarui stil de comunicare:

Caracteristicile stilurilor de comunicare Tabelul 25

(Rezumat si adaptare dupa G. Warren, "Changing Organization", McGraw-Hill, 1966)

Pentru exemplificarea stilurilor de comunicare sa consideram urmatorul exemplu:

Pe un santier, managerul de productie intra grabit in biroul managerului de proiect si striga: "A izbucnit un incendiu la amplasamentul P3 si nu il putem stapani!". In tabelul de mai jos prezentam raspunsurile posibile ale managerului functie de stilul sau de comunicare:

Reactii in diferite stiluri de comunicare Tabelul 26

Acest exemplu este oarecum extrem, pentru ca intr-o astfel de situatie stilul directiv sau cel dinamic se impun de la sine, dar el ofera o imagine destul de clara asupra continutului stilurilor de comunicare.

Folosirea stilului directiv este utila si eficace in urmatoarele situatii:

atunci cand cel care comunica are cunostinte si competente superioare in domeniul aflat in discutie si interlocutorul ii recunoaste aceasta superioritate;

cu noii angajati, carora, lipsindu-le experienta, sunt gata sa accepte instructiunile managerului de proiect;

pentru conducerea persoanelor carora le lipseste motivatia sau care au un grad redus de autonomie, acestea preferand sa accepte un rol pasiv in comunicare si sa obtina de la un lider dominator si bine informat siguranta si stimulii pe care nu ii au din interior;

atunci cand apare o situatie de criza in care este preferabila o actiune hotarata, decisa de catre o persoana cu incredere in sine;

in comunicarea cu grupuri mai mari de 20 persoane, deoarece in acest caz scopul intalnirilor este acela de a prezenta informatii sau de a convinge, mai curand decat de a schimba idei;

atunci cand sunt posibile doar interactiuni scurte intre interlocutori, ca in situatiile de criza.

Stilul egalitarist este eficace in urmatoarele cazuri:

Atunci cand managerul de proiect urmareste sa construiasca spiritul de echipa si sa intareasca intelegerea si apropierea dintre membrii echipei;

Cand se comunica in grupuri mici, mai ales atunci cand se elaboreaza decizii complexe care necesita schimburi si generare de idei, precum si discutii prelungite pentru obtinerea consensului;

Stilul structurativ este foarte util in medii complexe, asa cum este cel al proiectelor de constructii. Daca sarcinile sunt foarte flexibile, pot apare dificultati in identificarea si rezolvarea problemelor. Stilul structurativ ajuta la sistematizarea si ordonarea acestor situatii complexe. Chiar si dupa elaborarea planurilor si procedurilor care stabilesc structura necesara desfasurarii activitatii, utilizarea stilului structurativ este necesara pentru clarificarea, interpretarea si transmiterea acestei structuri.

Utilizarea stilului structurativ in situatii simple si in medii stabile constituie o pierdere de timp si energie si blocheaza creativitatea. O alta utilizare gresita a acestui stil o constituie ascunderea in spatele regulilor si regulamentelor in locul infruntarii deschise a problemelor. Aceasta produce frustrare si nemultumire in randul interlocutorilor celui care foloseste un astfel de comportament.

Stilul dinamic este adecvat atunci cand sunt indeplinite urmatoarele conditii:

mediul se caracterizeaza prin schimbari rapide si aparitia de crize;

este posibil doar un contact scurt intre interlocutori;

managerul de proiect este inconjurat de persoane foarte competente.

Comunicatorul prezinta pe scurt si cu entuziasm pozitia sa si deleaga subordonatilor autoritatea de a lua decizii. Daca este utilizat corect, stilul dinamic ii stimuleaza pe subordonati. Daca insa acestia nu se simt suficient de competenti pentru a realiza sarcina, utilizarea acestui stil poate genera frustrare.

Stilul de abandon este utilizat:

in construirea increderii in sine si a competentei in randul subordonatilor. increderea este aratata si dezvoltata prin consultarea in luarea deciziilor si prin utilizarea delegarii;

atunci cand interlocutorul poseda informatii, experienta si o intelegere superioara a situatiei.

Adoptarea acestui stil este posibila numai daca interlocutorul este dornic sa-si asume responsabilitatea. Utilizarea acestui stil pentru evitarea asumarii raspunderii sau a unei situatii neplacute va avea ca efect deteriorarea rapida a increderii celorlalti in persoana care comunica astfel.

Stilul de evitare este foarte rar eficace in comunicare pentru ca blocheaza interactiunile si intarzie rezolvarea problemelor. Doar in cazul in care un subiect este atat de periculos incat necesita o reactie violenta pentru a fi evitata continuarea discutiei, acest stil este utilizabil. De exemplu, in cazul in care se doreste evitarea furnizarii de informatii secrete sau exprimarea dezaprobarii in legatura cu o anumita propunere considerata imorala, stilul de evitare poate fi solutia potrivita.

In concluzie, putem afirma ca nu exista un stil de comunicare 'cel mai bun', fiecare stil urmand sa fie utilizat la momentul si in situatia adecvata. Utilizarea 'situationala' a stilurilor de comunicare solicita inteligenta si antrenament din partea managerului de proiect, ca si incredere in sine si o buna cunoastere a subordonatilor.

In constructii apelarea la unul din stilurile de comunicare prezentate mai sus este influentata in mare parte de competenta maistrilor care conduc nemijlocit lucrarile.