Functiile organizatiilor

Functiile organizatiilor

Analiza organizatiilor prin prisma teoriei sistemelor, studiul evolutiei teoriei organizatiei, specificarea organizatiilor cu grad inalt de ierarhizare, toate acestea intemeiaza posibilitatea concentrarii investigatiei asupra unei tinte majore - functionarea organizatiei. Fara indoiala, ceea ce intereseaza in ultima instanta este "viata interna" a organizatiilor, functionarea acestora si realizarea actiunilor specifice in conditii de eficienta.

Functionarea semnifica, in general, procesul realizarii activitatilor specifice ale unei organizatii, proces prin care este exprimata, in primul rand, capacitatea organizatiei de a corela dinamic resursele (umane si extraumane) cu scopul asumat.

Functionalitatea are in vedere starea de functionare a organizatiei, calitatea (masura) realizarii functiilor specifice, atat in fiecare moment in parte, cat si in totalitatea timpului de existenta a organizatiei. Functionalitatea este variabila, ea fiind dependenta de starea "intrarilor" si a "iesirilor" si de natura proceselor organizationale interne. Gradul de functionalitate indica starea de "sanatate organizationala". La limita, organizatiile pot fi "sanatoase" sau "bolnave".

Functiile organizatiei semnifica grupurile de activitati omogene prin care aceasta isi realizeaza scopul organizational. In sistemele deschise, cu autoorganizare, functia reprezinta contributia pe care un element o aduce la satisfacerea unei cerinte a sistemului din care face parte si dezvoltarea acestuia.

Perspectiva sistemica asupra organizatiilor scoate in evidenta semnificatia componentelor organizatiei, in primul rand al structurii si a proceselor interne, a intrarilor si a iesirilor si a modului in care sunt prelucrate ("procesate") si corelate intrarile si iesirile, realizandu-se in acest mod adaptarea organizatiilor.

In acest perimetru, al comportamentelor organizatiei si a legaturilor dintre ele, ies in relief conditiile de functionare a organizatiei. Acestea sunt:

a)          Realizarea si mentinerea structuralitatii optime a organizatiei, proces extrem de complex, in interiorul caruia sunt simultan si in interdependenta avute in vedere:

- structura formala, de autoritate, de putere si raspundere, reteaua ierarhica a organizatiei si marimea ca atare a organizatiei (diviziuni si subdiviziuni, numar de indivizi cuprinsi); sub acest unghi, optimul structural semnifica proportionarea adecvata (prin raportare la influentele mediului extern si la capacitatea organizatiei de s-si indeplini scopul) a puterii si raspunderii (prin centralizare/descentralizare), a retelelor ierarhice si a componentei numerice a organizatiei;

- structura informala, exprimata prin relatiile de acceptare si preferinta dintre membrii grupurilor, dintre indivizi si lideri; daca structura informala, la un moment dat, exista ca atare si poate fi diagnosticata, sub aspect practic este importanta compararea structurii informale cu structura formala, in scopul evitarii unor decalaje mari, a unor tensiuni conflictuale intre "planul formal" si "planul informal"; aici, optimul structural se exprima prin corelatia functionala, pozitiva intre "formal" si "informal"

b)      Gestionarea granitelor organizatiei, cu scopul de a se realiza:

observarea permanenta a "invelisului" organizational, a granitelor dintre organizatie si mediu, garantandu-se starea deschisa si activa a intrarilor si iesirilor;

- asigurarea permanentei feed-back-ului, a conexiunii dintre iesiri si intrari;

- realizarea si cresterea, prin toate acestea, a potentialului de adaptare a organizatiilor la noile influente si noile solicitari ale mediului extern.

Realizarea structuralitatii si gestionarea granitelor asigura indeplinirea functiilor si face posibil echilibrul organizatiei

In mod schematic, organizatia are doua functii esentiale: a) functia finala, care reprezinta insusi scopul organizatiei si b) functia laterala, de realizare a scopurilor individuale. Cele doua tipuri de functii vor exercita totdeauna presiuni una asupra celeilalte si aici se situeaza de fapt sursa de tensiune si conflict in cadrul organizatiei.

Arta conducerii organizatiei si problema ei fundamentala sunt de a mentine intr-un echilibru dinamic aceste doua functii, utilizand una ca mijloc de realizare a celeilalte. Un decalaj, in indeplinirea celor doua functii conduce inevitabil la dezechilibrul ansamblului, la micsorarea eficientei lui. Chris Argyris vorbeste, in lucrarea sa "Participare si organizatie", de energia psihologica ca de una din cele mai importante surse de energie ale organizatiei. Aceasta energie creste o data cu obtinerea succesului psihologic si descreste proportional cu esecul. Succesul psihologic se atinge tocmai cand se realizeaza echilibrul intre cele doua sisteme: sistemul social si sistemul personalitatii omului si acest lucru poate fi influentat in primul rand de ansamblul societatii prin cultura careia ii apartin cele doua sisteme. De altfel, Chris Argyris scrie: "Consideram ca organizatiile si personalitatea constituie unitati discontinue, avand legile lor proprii, care le fac susceptibile de a fi studiate ca unitati distincte. De asemenea, consideram ca aspecte importante ale existentei fiecarei unitati depind de conexiunea lor cu altele. Nu poate fi inteles deplin individul daca nu se intelege organizatia din care el face parte integranta si invers".

In fond, problema semnificativa ramane cum sa se ordoneze actiunea comuna, cum pot fi determinati indivizii sa participe la activitatea organizatiei, realizand comportamentele prescrise prin normele organizatiei.

Organizatia stabileste un ansamblu de norme care fixeaza fiecarui individ limite si directii de actiune, o anume intensitate a actiunii.

Incercand sa se adapteze conditiilor impuse de organizatie, indivizii tind sa-i modifice structura, adaugand structurii formale (oficiale), asa cum am vazut, o structura informala, neoficiala. Norma este o regula, un model de activitate, de comportare care se impune prin uz, traditie, consens sau autoritate. Autoritatea este cea care impune si mentine normativitatea in cadrul organizatiei si ea reprezinta puterea care-i revine unei persoane sau unui grup in virtutea rolului sau pozitiei intr-o organizatie. Pentru a impune normativitatea, puterea dispune de un intreg sistem care cuprinde mijloace de control, de sanctiune si de recompensa.

In organizatie, in general, s-a observat existenta unei presiuni spre uniformitate, adica respingerea deviantelor, a membrilor care nu adopta valorile si scopurile propuse. Un rol important revine aici motivatiei. Cu cat motivatia este mai puternica, cu atat este mai pregnanta tendinta membrilor organizatiei de a respinge deviatia.

Echilibrul organizatiei ca sistem depinde in foarte mare masura de comportamentul membrilor organizatiei conform normelor. Sistemele de norme sunt in marea lor majoritate generalizari ale activitatii anterioare, rezultatul observatiilor privind factorii care inlesnesc sau pe cei care impiedica obtinerea performantelor pozitive propuse.

Marea majoritate a sistemelor de norme presupune ideea de ierarhie, adica existenta unor deosebiri intre agenti din punctul de vedere al drepturilor si obligatiilor; astfel, agentii sunt incadrati in niveluri (trepte) ierarhice diferite. Dar, tot normele, pot situa agentii pe aceeasi treapta ierarhica, stabilindu-le aceleasi drepturi si obligatii, caz in care putem vorbi de identitatea de rol sau de statut a agentilor.