Negocierea ca proces general

1. Ce este negocierea?

Situatiile de negociere sunt de o varietate extraordinara; se intalnesc diverse roluri, statusuri, culturi, stari sufletesti, cunostinte, tendinte, motivatii, sperante si temeri. Negociem zilnic si peste tot, in diferite posturi sau pozitii. De aceea este destul de dificil de a scrie despre negocieri si de a defini termenul.

Dupa Dictionarul de sociologie, negocierea "este un proces interactional care implica doua sau mai multe entitati sociale (persoane, grupuri, institutii, organizatii, comunitati) , cu interese neomogene ca intensitate si orientare, in schimburi reciproce de informatii, schimburi reglementate de reguli implicite si/sau explicite, avand menirea de a conduce la stabilirea unui acord, la transferul unor bunuri echivalente sau, in general, la adoptarea unei solutii reciproc acceptabile pentru o problema care le afecteaza interesele."[1]

" Negocierea este o cale fundamentala prin care obtinem ceea ce dorim de la altii "[2]. Negocierea este o comunicare in ambele sensuri care duce la o intelegere atunci cand cele doua parti au interese comune si altele opuse.

Un expert in problematica negocierilor, Dan Voiculescu, considerand-o ca o forma de comunicare in relatiile interumane, afirma ca relatiile dintre negociere si satisfacerea nevoilor imbraca forma unor tranzactii care, de regula, trebuie sa fie reciproc avantajoase. El intelege prin negociere "o tranzactie ale carei conditii nu au fost fixate"[3].

Importanta comunicarii in cadrul negocierii este sustinuta si de Rantrop si Straton (1997), dupa care, negocierile efective depind de modul in care are loc comunicarea intre negociatori.

J. Wall jr. (1983) defineste negocierea drept "un proces in care doua sau mai multe parti schimba bunuri sau servicii si incearca sa fie de acord cu valoarea pe care schimbul o are pentru ele." Negocierea este, probabil, cea mai folosita strategie de rezolvare a conflictului intergrupuri. In esenta, negocierea este o forma de compromis.

Negocierea reprezinta procesul de incheiere a unor conventii, contracte sau acorduri intre o unitate si un grup sau grupuri de angajati, cu privire la ansamblul conditiilor de munca si salarizare, sau la o serie de garantii sociale .

Negocierea colectiva este considerata drept un instrument de protectie a salariatilor, oferind cadrul juridic adecvat pentru a exercita asupra patronatului o influenta in recunoasterea drepturilor de personal.

Parghiile procesului de negociere

a. informatia

b. puterea

c. timpul

Inainte de a incepe negocierea propriu-zisa, o etapa foarte importanta o reprezinta pregatirea negocierii, utilizandu-se cele trei parghii de baza care stau la indemana negociatorului competent: informatia, puterea, timpul.

2.1. Informatia

Informatia, indiferent de natura ei (nevoile, interesele, dorintele si constrangerile adversarului, date biografice despre el si familie, competenta profesionala, performante in munca, etc) este o resursa importanta in negociere, mai ales atunci cand nivelul de incredere reciproca este redus.

Actiunea de strangere a informatiilor trebuie inceputa cu mult timp inainte de negocierea propriu-zisa. Informatia poate fi stransa de la oricine il cunoaste pe adversar sau a lucrat sau negociat cu el. O buna sursa de informatii sunt concurentii lui. Se pot obtine, de asemenea, informatii chiar de la adversar pe parcursul negocierii, daca se adopta un stil de comunicare ce nu genereaza starea defensiva si nu trezeste nici o banuiala. Indicii in legatura cu ce se intampla de partea adversarului pe parcursul discutiilor se pot obtine daca se acorda atentie mesajelor nonverbale, inclusiv celor paraverbale.

Informatia are un rol important in negociere si prin felul in care este "dozata" atunci cand este transmisa si prin repetarea ei intr-un anumit scop. De exemplu, o idee care apare pentru prima data in discutie ar putea sa socheze si sa genereze rezistenta, dar repetand-o, o data instalata obisnuinta, va genera o rezistenta tot mai slaba, puterea de convingere crescand. Ideile noi, schimbarea, in general, se accepta mult mai usor daca sunt introduse in pasi mici, consecutivi.

2.2. Puterea

H. Cohen defineste puterea in contextul negocierii drept "abilitatea de a induce indeplinirea unor lucruri, de a exercita control asupra oamenilor, evenimentelor, situatiilor, propriei persoane" ; puterea trebuie sa fie "un mijloc de transport spre o destinatie" , nu un scop in sine, sa fie "o forta neutra, care sa impinga lucrurile in directia dorita."[6]

Exista mai multe surse de putere la care se poate apela in cadrul negocierii :

Puterea competitiei - ori de cate ori evidentiem existenta unei competitii in legatura cu ceva ce posedam sau depinde de noi, valoarea acestui "ceva" creste in fata adversarului;

Puterea legitimitatii - este puterea pe care o are, de exemplu, un document scris. Cuvintele, semnele tiparite au inglobat in ele un anume fel de autoritate si majoritatea oamenilor nu o contesta;

Puterea principiilor eticii si moralei - este o sursa de putere care are efect numai asupra acelora care impartasesc acelasi sistem de valori etice si morale la care se apeleaza;

Puterea asumarii riscului - prin asumarea unor riscuri bine judecate se poate para tendinta adversarului de manipulare. Ca forma extrema de risc este "bluful" (risc fara acoperire);

Puterea angajarii - consta in castigul de cauza care se poate obtine daca se reuseste implicarea acelora de la care se urmareste obtinerea unui lucru in luarea unor decizii;

Puterea posedarii de cunostinte profesionale - putem face apel la ea cand cei din jur ne percep ca fiind specialisti, cu experienta, mai priceputi decat ei;

Puterea cunoasterii nevoilor reale - consta in castigul de cauza ca urmare a cunoasterii acestora, fara expunerea lor adversarului;

Puterea investitiei - este puterea pe care o avem asupra persoanei care a investit in noi timp, energie, sentimente sau alte resurse ; este o legatura direct proportionala intre cantitatea resursei investite de adversar in noi si dorinta acestuia de a face compromisuri;

Puterea ce rezulta din capacitatea de a rasplati sau pedepsi - este puterea de a controla comportamentul cuiva care crede ca putem actiona intr-un mod pozitiv sau negativ asupra a ceva important pentru el;

Puterea identificarii - este puterea pe care o avem asupra cuiva care se identifica cu noi;

Puterea precedentului - izvoraste din tendinta normala a oamenilor de a face lucrurile asa cum au fost facute si inainte (evitarea efortului de schimbare);

Puterea perseverentei - este puterea pe care o are acela care insista, este tenace si consecvent;

Puterea abilitatii de a convinge - este puterea pe care o avem daca suntem corect intelesi, dovezile si argumentatia este foarte buna, ideea transmisa satisface nevoile si dorintele interlocutorului;

Puterea atitudinii - tine de puterea pe care o avem daca abordam negocierea ca pe un simplu joc, nu ca pe un eveniment de care depinde viata noastra.

2.3.Timpul

Factorul de limitare a timpului poate fi folosit pentru a exercita presiune asupra adversarului. Se vorbeste chiar despre o "putere " a timpului in procesul negocierii : cel care este constrans sa se grabeasca trebuie sa accepte o oferta mai proasta. Adesea este folosita apropierea de ora mesei, a unei sedinte, a unui eveniment important, a orei de plecare a avionului, tocmai pentru a forta acceptarea unei solutii.

In negociere, toate actiunile importante, concesiile, compromisurile intervin in apropierea termenului "limita", cand nivelul de stress al celui care are termenul limita cel mai acut creste.

Trebuie tinut seama de faptul ca si adversarul ar putea avea un termen limita, de aceea este mai bine sa-l consideram flexibil, chiar negociabil. Inainte de a respecta un anumit termen, trebuie evaluate avantajele si dezavantajele respectarii lui. Rabdarea este o calitate de baza in negociere. Este important de asemenea sa se cunoasca momentul potrivit pentru a face " oferta" sau " contraoferta " . Exista unele situatii care favorizeaza acest moment.

3. Consideratii privind procesul de negociere

Elementele negocierii

Orice negociere include pe parcursul desfasurarii sale mai multe elemente ce actioneaza intr-o maniera interactiva, constituind un veritabil "camp de forte" prin care se manifesta dinamica derularii procesului de negociere. Referindu-se la structura procesului in discutie, Christophe Dupont mentioneaza existenta a cinci elemente fundamentale, suficiente pentru a defini existenta dinamica a negocierii : obiectul negocierii, contextul, miza negocierii, raportul de forte existent intre negociatori si negociatorii insisi .

I.          Obiectul negocierii nu este intotdeauna usor de identificat sau precizat; el depinde atat de domeniul in care se manifesta ( comercial, social, diplomatic, interpersonal ) fiind mai mult sau mai putin complex, cuantificabil, separabil fata de momentele negocierii cat si de gradul de subiectivitate al negociatorului. Uneori negociatorii nu au decat o vaga idee asupra a ceea ce doresc cu adevarat sa negocieze, alteori prezinta o atitudine neutra determinata de o anumita miza prioritara.

II.        Daca negocierea se circumscrie unui obiect, obiectul se circumscrie unui context. Acesta se manifesta sub forma unor cercuri concentrice incepand cu un context global al negocierii in care se inscrie cel particular cu infinite variabile de a caror importanta este necesar sa se tina seama.

III.     Miza (rezultatul scontat, intentia urmarita) reprezinta un element de importanta capitala in cadrul negocierii, fiind considerata ca un ansamblu de interese, preocupari, cerinte, constrangeri si riscuri resimtite de negociatori intr-un mod mai mult sau mai putin explicit. Una din trasaturile dominante ale negocierii este reprezentata de efortul intreprins de fiecare dintre participanti de a-si promova sau apara interesele, de a raspunde preocuparilor, de a-si atinge obiectivele, cu alte cuvinte, de a-si satisface aspiratiile si cerintele. Interese, preocupari, obiective, aspiratii si cerinte, toate reprezinta resorturile esentiale ale negocierii, toate laolalta determinand pozitia negociatorului ca factor motor al unui mecanism dinamic.

IV.    Negocierea plaseaza fata in fata indivizi ce dispun in mod individual, fie de resurse, fie de atuuri mobilizatoare, inclusiv vulnerabilitatea sau elementele de slabiciune ale celuilalt. Confruntarea dintre cele doua capacitati neechivoce reprezinta raportul de forte ce poate fi favorabil/defavorabil pentru unul sau altul dintre parteneri, creand raporturi de dezechilibru sau relativ echilibru in diferite momente si in mod sigur un raport reciproc de dependenta.

V.       Ultimul element fundamental al oricarei negocieri este reprezentat de dinamica relationala ce se instaleaza si se dezvolta intre partenerii de negocieri si care rezulta din confruntarile comportamentale ale negociatorilor. Ca urmare, este dificil de realizat o separare intre procesul de negociere si negociatori. Multi cercetatori in domeniu acorda aspectului relational o importanta cruciala, strategiile, tacticile si tehnicile vehiculate in negociere bazandu-se pe impactul pe care relatiile intre parteneri se considera ca il pot avea asupra derularii negocierii.

Tipuri de negociere

Inca de la inceputul investigatiilor vizand procesul de negociere a fost pusa in discutie natura/esenta activitatii de negociere. Primele moduri de abordare par a se fi axat pe interpretarea acestui proces fie ca o activitate cu caracter conflictual, fie ca una cu caracter cooperant. Dar aceasta prezentare transanta s-a dovedit ca nu corespunde intrutotul realitatii; desi nu sunt excluse negocierile care sa corespunda acestor situatii "limita", totusi marea majoritate a negocierilor sunt "mixte", caracterizate printr-un dozaj al elementelor conflictuale si cooperante[8] . Remarcile exprimate de Lax si Sebenius sunt interesante din acest punct de vedere, relevand faptul ca procesul de negociere include atat cooperare cat si conflict. S-a considerat astfel ca cele doua elemente sunt in acelasi timp prezente si separabile. Au fost si autori care au crezut ca elementele conflictuale nu sunt de fond si ca in consecinta o comunicare eficienta are calitatea de a atenua erorile regretabile de percepere ale unui partener vis-a-vis de celalalt. Altii s-au concentrat numai asupra aspectelor conflictuale si au minimizat pe cele cooperante, dupa cum sunt si autori care, desi recunosc deschis realitatea existentei fiecarui aspect, isi concentreaza atentia doar asupra unuia si actioneaza ca si cand celalalt nu ar exista.

Nu putem sa nu luam in consideratie si punctul de vedere exprimat de Ury si Fisher ("Negotiating agreement without giving in" , 1981), conform caruia este posibil sa-ti urmaresti propriile interese, in timp ce se mentin relatii interumane corespunzatoare cu persoane ale caror interese intra in conflict cu ale tale. In acest sens, chiar Lax si Sebenius se vad constransi pe parcursul demersului lor sa faca o distinctie intre "crearea de valori " (activitate cooperanta ) si "lupta pentru a obtine " (activitate conflictuala) .

O concluzie foarte importanta se impune, si anume ca procesul de negociere se manifesta sub forma unei succesiuni de etape, nu neaparat linear, in care se manifesta cu pregnanta rolul negociatorului in cadrul limitelor impuse de elementele cooperante sau conflictuale. Orientarea data de negociatori procesului poate fi predominant cooperanta/integrativa sau predominant conflictuala/distributiva .

Negocierea predominat integrativa este orientata catre respectarea aspiratiilor negociatorului -partener , in asa fel incat partea adversa sa considere rezultatul ca satisfacator; ea tinde sa mentina, sa consolideze si sa intensifice calitatea relatiilor intre parteneri, fiind orientata mai mult spre solidaritatea reciproca, decat spre antagonisme. Motivatia adoptarii unei asemenea atitudini este determinata de dorinta/nevoia de a crea si dezvolta un climat de incredere, reciprocitate si credibilitate, de a diminua riscurile printr-o mai mare stabilitate acordata solutiei negociate.

La polul opus, negocierea predominant distributiva tinde sa-i separe pe protagonisti in functie de autoritatea de care dispun facandu-i sa se comporte de pe pozitii de "castigator" , evitand pozitia de "perdant" . Ea se manifesta ca o "infruntare" in care se cauta sa se castige totul prin supunerea completa a celuilalt, impunandu-se o solutie ce apare mai mult ca un dictat. Asemenea negocieri se deruleaza in cazul unei opozitii de interese clare, cand compromisul este dificil de realizat sau chiar imposibil si cand una din parti este nevoita sa cedeze in numele realismului.

4. Aspecte specifice negocierilor

Fazele negocierii

Toate negocierile, oricare ar fi subiectul, istoria, cultura sau contextul, pot fi analizate prin prisma celor patru faze ale negocierii. Aceste patru faze principale au fost identificate din analiza relatiilor de negocieri industriale din perioada 1972-1974. Acestea s-au dovedit a fi un instrument de pregatire foarte folositor, dar si un instrument operational util atat pentru negociatorii din diverse domenii, cat si in contexte personale sau internationale.

Cele patru faze principale ale negocierii sunt:

PREGATIREA - Ce vrem noi?

Trebuie sa hotaram ce vrem si sa ne facem o ordine de prioritati (o evaluare) a dorintelor noastre;

DEZBATEREA - Ce vor ei?

Le spunem ce vrem, dar nu si termenii in care dorim sa obtinem ceea ce vrem;

Trebuie sa punem intrebari deschise, clare si sa le ascultam raspunsurile;

Sa fim atenti la semnalele care ar putea indica dorinta lor de a merge mai departe;

PROPUNEREA - Ce am putea negocia?

Folosim formula " daca.atunci" (daca ei indeplinesc unele din conditiile noastre, atunci si noi am putea sa indeplinim unele din conditiile lor);

Ramanem tacuti si asteptam un raspuns;

Nu intrerupem in timp ce se fac propuneri;

NEGOCIEREA - Cu ce am putea face schimb?

Facem schimb de propuneri pentru a fi de acord cu solutii specifice;

Folosim intodeauna conditionalul "daca.atunci";

Retinem foarte bine tot ceea ce a fost convenit.

Puncte care trebuie intotdeauna tinute minte:

Toate negocierile au o structura comuna;

Negociatorii se gasesc intotdeauna intr-una din cele patru faze comune tuturor negocierilor;

Identificarea fazei in care ne aflam ne ajuta sa avansam in negociere.

Negocierile sunt deseori incurcate, implica multe diversiuni si intreruperi si nu intotdeauna avanseaza lin spre pregatirea acordului. Din fericire, totusi, acest lucru nu afecteaza metoda celor patru faze, deoarece aceasta a fost preluata din lumea negocierilor reale, cu toate complexitatile sale.

Flexibilitatea celor patru faze

Este perfect acceptabil sa pendulam inainte si inapoi intre faze. De exemplu, daca am facut unele pregatiri inainte de intalnirea fata in fata, s-ar putea sa fie nevoie si de alte pregatiri dupa ce ne-am intalnit cu negociatorii si am aflat anumite lucruri de la ei. Daca o dezbatere poate fi preludiul unei propuneri, propunerea ar putea duce la dezbateri - si asta inainte de a ajunge la alta propunere; si ciclul poate continua. De exemplu, punerea unei intrebari despre o propunere sau un targ ne poate reintoarce la faza dezbaterilor.

Toate negocierile implica diferite combinatii a celor patru faze. Faptul de a sti in ce faza ne gasim, ne ajuta sa ne adaptam comportamentul in functie de circumstante.