Organizarea unei firme

Organizarea unei firme

In functie de continutul sau organizarea imbraca doua forme fundamentale: organizarea procesuala si organizarea structurala.

Organizarea procesuala consta, in principal, in studierea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizarii il reprezinta in fond functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile.

Pe langa organizarea procesuala, organizarea firmei ca obiect al managementului mai are in vedere si alte laturi sau forme concrete de manifestare. In acest sens daca ne referim la structura firmei ca ansamblul personalului, al obiectelor muncii si al mijloacelor de munca precum si al relatiilor ce se stabilesc intre ele in vederea realizarii obiectivelor stabilite, se poate vorbi de organizarea structurala a acesteia.

Functiune a intreprinderii, ca o componenta a organizarii procesuale, poate fi denumit ansamblul activitatilor omogene sau complementare desfasurate de personal de o anumita specialitate, folosind metode si tehnici specifice in vederea realizarii obiectivelor derivate de gradul I.

Activitatea poate fi definita ca ansamblul atributiilor omogene ce se indeplinesc de personalul ce poseda cunostinte de specialitate dintr-un domeniu mai restrans in vederea realizarii obiectivelor derivate de gradul II.

Continuand procesul de detaliere, prin atributie ca si componenta a organizarii procesuale se intelege ansamblul muncilor executate periodic de personalul cu cunostinte specifice unui domeniu restrans si care concura la realizarea unui obiectiv specific.

Sarcina ca element constitutiv al atributiei reprezinta o parte elementara a unui proces de munca complex sau a unui proces de munca simplu desfasurat in scopul indeplinirii unui obiectiv individual care de obicei se repartizeaza unei singure persoane.

Functiunea de productie

Functiunea de productie reprezinta ansamblul activitatilor de baza, auxiliare si deservire prin care se realizeaza obiectivele din domeniul fabricarii produselor, executarii lucrarilor si prestarii serviciilor din cadrul intreprinderii.

Transformarea obiectelor muncii in produse, servicii, lucrari, constituie ratiunea functionarii intreprinderii; de aceea exista tendinta identificarii acestei functiuni cu obiectivul global al acesteia, sau de a reduce sfera de cuprindere la obiectivul de baza al intreprinderii. In realitate suprapunerea este doar aparenta intrucat activitatile specifice acestei functiuni vizeaza realizarea unor obiective derivate mai numeroase, iar ele singure nu sunt suficiente pentru indeplinirea obiectivelor fundamentale ale unitatii. De aceea se impune o cunoastere si o analiza a tuturor functiunilor in stransa interdependenta.

Avand in vedere importanta obiectivelor din punctul de vedere al ponderii si naturii proceselor de munca, functiunea de productie cuprinde, in principal, urmatoarele activitati:

a) fabricatia sau exploatarea, constand in transformarea obiectelor muncii in produse, servicii sau lucrari care fac obiectul de baza al activitatii intreprinderii;

b) controlul tehnic de calitate al materiilor prime, semifabricatelor si subansamblelor pe intregul flux de fabricatie, precum si al produselor finite, potrivit metodelor frecventei si mijloacelor prevazute in documentatia tehnica;

c) intretinerea si repararea utilajelor in vederea mentinerii acestora in stare de functionare, preintampinarii si evitarii pe cat posibil a efectelor uzurii fizice si morale a acestora;

d) productia auxiliara prin care se asigura conditiile pentru buna desfasurare a fabricatiei de baza din cadrul firmei.

Desfasurarea activitatilor cuprinse in functiunea de productie reprezinta o conditie necesara realizarii obiectivelor fundamentale, dar nu si suficienta, astfel ca in mod eronat unii conducatori isi concentreaza intreaga atentie asupra productiei, a obligatiilor cotidiene, in detrimentul celor de perspectiva.

Regulamentul de organizare si functionare

Pentru ca unitatea sa aplice structura de conducere proiectata este necesar sa se asigure completarea structurii cu personal corespunzator. Angajatii trebuie sa cunoasca bine rolul lor, legaturile si sarcinile pe care le au de indeplinit si o serie de date privind intreaga unitate din care fac parte. Toate acestea cuprinse intr-un document normativ, prin care se stabileste forma de organizare si conducere a unitatii, organismele care alcatuiesc intreprinderea, atributiile, sarcinile si raspunderile care revin fiecarui compartiment de munca, organ si functie de conducere, descrierea detaliata a legaturilor din cadrul structurii, organigrama intreprinderii, alaturi de alte precizari, reprezinta regulamentul de organizare si functionare al intreprinderii.

Elementele structurii organizatorice

Cele patru elemente care determina structura organizationala sunt:

1. Postul. Blocurile constructiei fundamentale a structurii organizatiei sunt posturile. Postul este alocat unui individ si consta in sarcinile si obiectivele specializate ale organizatiei si, totodata, precizeaza ce trebuie sa faca ocupantul postului pentru bunul mers al organizatiei. Deci, posturile individuale sunt componente specializate.

2. Compartimentul. Pasul urmator in structura organizatiei este hotararea de a grupa posturile. Ele trebuie grupate pentru a fi coordonate de catre un manager. Nu ar fi posibil sau eficient ca un singur om sa coordoneze activitatea unei organizatii complexe cum este, de exemplu, o banca, care are departamente pentru imprumuturi, investitii, depozite, marketing, operatii. Compartimentul este al doilea element al structurii.

3. Aria de control. A treia decizie presupune cat de multe posturi trebuie sa fie incluse in fiecare compartiment. Aria de control se refera la numarul salariatilor pe care trebuie sa-i coordoneze un manager. Se mai defineste si ca pondere ierarhica.

4. Delegarea de autoritate. Odata stabilit numarul de subordonati, managerii trebuie sa hotarasca cat de multa autoritate individuala trebuie sa le acorde. Autoritatea presupune dreptul de a lua singuri deciziile fara aprobarea superiorului. Unii manageri au mai multa autoritate decat altii; putini sunt multumiti de autoritatea pe care o au in termeni manageriali, autoritatea se defineste prin delegare.

Proiectarea unei structuri organizatorice variaa si in functie de efectele fiecareia din cele patru decizii care trebuie luate. Teoretic, alegerea uneia dintre aceste decizii se face tinand cont de faptul ca perceptia corecta asupra acestei hotarari trebuie sa se desfasoare intr-un mediu continuu

Structura organizatorica

Structura unei organizatii este considerata cadrul, scheletul organizatiei. Scopul ei este sa reduca sau sa uniformizeze incertitudinea privind comportamentul salariatilor.

Din perspectiva manageriala, structura presupune numeroase scopuri. Mai intai, ea clarifica compartimentele si sarcinile posturilor individuale, precum si responsabilii de realizarea sarcinilor.

In al doilea rand, clarifica ierarhia organizationala, adica cine este superiorul si cine este subordonatul.

In al treilea rand, clarifica canalele de comunicare. Comunicarea se desfasoara intre compartimente si posturile definite.

In final, structura organizatiei permite managerilor sa aloce resurse catre obiectivele definite prin plan.

Pentru a introduce acest concept al structurii, se descrie o situatie tipica a unui tanar care solicita o slujba. Unii au deja o astfel de experienta, altii o vor avea in curand. Unul din primele lucruri de care este intrebat se refera la Ce reprezinta aceasta slujba pentru dumneavoastra? Cate servicii sau produse credeti ca veti realiza?''

Daca tanarul va castiga experienta si se va familiariza cu ceea ce se face, va observa ca organizatia consta in nenumarate posturi si departamente. Va descoperi ca seful sau are un sef, care la randul lui are un sef. Va fi destul de curios sa intrebe cum functioneaza acest sistem. Va ajunge astfel sa descopere o organigrama a organizatiei, care arata posturile si departamentele