Analiza potentialului uman

Analiza potentialului uman

Oricare agent economic, indiferent de profilul sau de activitate si de dimensiunile sale, trebuie sa-si probeze in fata spatiului economico-social, in care actioneaza, viabilitatea, capacitatea sa de concurenta, performantele pe care le realizeaza.

Intreaga forta a unei intreprinderi este dependenta de resursele sale umane, materiale, financiare si informationale, deci de potentialul sau intern. Analiza economico-financiara are mijloacele necesare de a arata in orice moment posibilitatile intreprinderii, de a reflecta orice problema in eficienta activitatilor desfasurate si de a sugera managementului masurile concrete ce se impun intr-o situatie data. Potentialul intern al unei intreprinderi este compus din cele trei mari categorii de resurse: umane, materiale, financiare. Cea de-a 3-a categorie face obiectul unei analize separate, in timp ce primele doua, se studiaza de obicei impreuna, corelate, aceasta daca, tinem cont de legatura organica dintre ele, pe de o parte si intre ele si total intreprindere, pe de alta parte.

Resursele informationale sunt constituite atat din banca de date interne pe care orice intreprindere le administreaza in folosul sau, cat si din accesul la numeroase surse externe in mod direct sau prin intermediul unor organisme specializate.

Premisa utilizarii resurselor materiale si financiare in avantajul intreprinderii o reprezinta asigurarea cu personalul necesar atat din punct de vedere cantitativ, cat si calitativ. Potentialul uman reprezinta o conexiune, o convergenta de variabile interne, externe sau mixte care unite, in diferite proportii, si alaturate performantelor intreprinderii vor crea persoane si personalitati cu rezultatele si capacitatile lor.

In diagnosticarea gestiunii resurselor umane se foloseste un sistem de indicatori privind pe de o parte, asigurarea cu resurse umane, iar pe de alta, utilizarea acestora.

1. Analiza dimensiunilor si stabilitatii potentialului uman

Principalele subiecte urmarite vor fi: analiza dinamica a efectivului de salariati pe total si pe categorii; analiza nivelului de calificare si consecintele economico-financiare ale acesteia; analiza stabilitatii efectivului de salariati s.a.

Informatiile necesare se pot obtine din diferite surse interne ale intreprinderii, ca de exemplu: programe de activitate, dari de seama statistice privind personalul, circulatia marfurilor, situatia fondurilor fixe sau circulante, cifra de afaceri etc.

Dinamica si structura potentialului uman

Dinamica vizeaza evolutia cantitativa si calitativa a incadrarii intreprinderii cu personal. Pentru a evidentia dimensiunile personalului se utilizeaza urmatorii indicatori:

- Numarul scriptic de salariati - adica, numarul total de personal existent in evidentele unitatii, angajat fie pe baza de contract de munca, fie pe baza de conventie, documente generatoare de drepturi si obligatii pentru ambele parti.

- Efectivul scriptic prezent la lucru, respectiv numarul personalului aflat la serviciu la un moment dat, indiferent de timpul de lucru efectiv.

- Numarul mediu de salariati cu contract de munca, adica media aritmetica simpla a numarului zilnic de salariati. La aceasta se mai poate adauga media colaboratorilor. Acest indicator este cel care, dintre toti, se coreleaza cu rezultatele obtinute de o intreprindere.

Numarul maxim de salariati, reprezentand limita superioara pana la care poate fi angajat personal, fara sa fie afectate negativ volumul de activitate si productivitatea muncii.

N_max     = ; N_max = ,

unde:    R = indicatorul CA (cifra de afaceri), VA (valoarea adaugata) sau alt indicator folosit in calculul (productivitatii muncii);

= productivitatea anuala prognozata;

N_p = numarul mediu de salariati prognozat pe perioada respectiva;

I_Q = indice al volumului de activitate exprimat prin CA, VA sau alt indicator.

- Efectivul fiscal - numarul salariatilor platiti, aflati in evidentele firmei.

Incadrarea corespunzatoare cu personal reprezinta "teoretic" premisa pentru realizarea de performante de catre intreprindere. Aici conteaza foarte mult nu numai numarul de angajati, dar si structura, calitatea si modul de folosire a acestora.

In alta ordine de idei, este deosebit de importanta analiza distincta pe cele 2 mari categorii de angajati: operativi; de administratie si conducere. Aceasta impartire subliniaza atat o latura cantitativa dar si o anume calitate a factorului uman de care dispune intreprinderea. Intotdeauna s-a apreciat favorabil, tendinta de crestere relativa a personalului operativ, ca producator de valori, expresie a "perfectiunii" organizatorice dintr-o intreprindere. Aceasta dimensiune subliniaza un factor de baza al productiei: munca.

Avand in vedere aspectul calitativ al analizei personalului, acesta se poate evidentia cu ajutorul gradului de calificare a salariatilor. Aceasta latura o intregeste pe cea cantitativa, iar nivelul de calificare a personalului reprezinta un aspect deosebit de important, de care depinde dimensionarea corecta a productiei si evolutia productivitatii muncii.

Analiza calitativa va urmari sa evidentieze intre altele: structura fortei de munca pe forme de realizare a calificarii si perfectionarii acesteia; evolutia gradului de calificare, concordanta dintre gradul de calificare si gradul de complexitate a lucrarilor executate.

Structura fortei de munca pe forme de realizare a calificarii si perfectionarii va aduce in prim-plan forma de scolarizare a personalului: absolventi de invatamant superior, de scoli profesionale, de liceu de specialitate, calificati la locul de munca si necalificati. De asemenea, se poate evidentia forma de perfectionare: absolventi de cursuri postliceale, postuniversitare, doctorat, masterat.

Indicatorul care ne arata calificarea medie pe o unitate economica se numeste coeficientul mediu de calificare () si se calculeaza:

,

unde:

K_i = categoria de incadrare a fiecarei forme de calificare in parte;

n_i = numarul de lucratori din fiecare categorie "i" in parte.

Tendinta de crestere a lui ne indica preocuparea intreprinderii pentru ridicarea calificarii.

Este interesanta si studierea concordantei intre gradul de calificare si gradul de acoperire a lucrarilor dupa complexitatea lor. In acest sens se va calcula coeficientul de complexitate a lucrarilor executate ():

,

unde:

K_i = categoria de incadrare a fiecarei forme de calificare in parte;

v_i = volumul de lucrari pe categorii "i".

Cand , intre cei doi indicatori este o concordanta deplina;

, arata ca exista lucrari de categorie superioara efectuate de muncitori cu calificare inferioara;

, arata ca exista lucrari de categorie inferioara executate de muncitori cu calificare superioara, adica o utilizare incompleta a fortei de munca.

In analiza personalului unei intreprinderi se poate avea in vedere vechimea in unitate. Astfel vom identifica personal cu vechime mai mica de un an, pana la peste 20 de ani. In acest mod se poate identifica politica de formare a personalului si cu cat este mai echilibrata, cu atat reflecta interesul managerilor de a stabiliza personalul unei intreprinderi.

Un alt mod de a structura salariatii este varsta acestora: pana la 25 de ani, intre 25-30 de ani, intre 31-40 de ani, intre 41-50 de ani si peste 50 de ani. Echilibrul acestui indicator releva un echilibru psihologic si de comunicare in cadrul intregii intreprinderi.

Analiza stabilitatii personalului

Intr-o intreprindere personalul se modifica intr-un an sub influenta mai multor factori. Trei dintre ei sunt foarte importanti si anume:

- politica de personal practicata de echipa manageriala;

- volumul de activitate care prin evolutia sa determina modificarea numarului de salariati;

- modificarea raportului de forte intre potentialul uman si cel material, altfel spus, incadrarea activelor intreprinderii.

Modificarile de personal se includ in doua categorii distincte: circulatia personalului si fluctuatia personalului, fenomene ce se deosebesc prin cauzele care le provoaca.

Definim circulatia personalului ca fiind miscarea personalului intreprinderii, in decursul unei perioade date, atat din punct de vedere al intrarilor, cat si din cel al iesirilor din cauze normale, justificate si anume: transfer, pensionare, boala, deces, invaliditate, studii, obligatii cetatenesti.

Definim fluctuatia personalului, ca fiind un fenomen anormal, determinat de iesirile din intreprindere fara aprobarea conducerii (demisie) sau prin desfacerea contractului de munca, urmare a unor abateri. Fluctuatia poate avea implicatii deosebite asupra activitatii si deci trebuie urmarita cu atentie. Acest fenomen are doua forme: fluctuatia activa - ca fapt deja consumat si fluctuatia pasiva‑ca fenomen posibil, latent, in devenire, ce se manifesta sub forma intentiei de a parasi intreprinderea. Ca sa nu devina un fenomen activ se pot lua unele masuri, ca de exemplu: integrarea permanenta in colectiv, relatii formale si neformale, motivatia personalului, conditii de munca adecvate, modul de organizare sindicala s.a.m.d..

Pentru caracterizarea circulatiei si fluctuatiei personalului se utilizeaza urmatorii indicatori:

- coeficientul intensitatii intrarilor, calculat ca raport procentual intre numarul de salariati intrati intr-o perioada (I), de obicei un an, si numarul mediu de salariati din aceeasi perioada ();

- coeficientul intensitatii iesirilor, stabilit prin raport intre numarul salariatilor plecati justificat intr-o perioada (E) si numarul mediu de salariati din aceeasi perioada;

- coeficientul fluctuatiei, stabilit ca raport intre totalul iesirilor nejustificate sau fara aprobarea conducerii (E_n) si numarul mediu de salariati;

- coeficientul miscarii totale, stabilit ca raport intre totalul intrarilor (I), totalul iesirilor (E) si numarul mediu de salariati;

- gradul de stabilitate a personalului, indicator ce caracterizeaza stabilitatea generala a potentialului uman intr-o intreprindere:

.

Acest grad de stabilitate se mai poate aprecia prin calcularea stagiului in aceeasi unitate (S_t) ca raport intre vechimea in aceeasi intreprindere a lucratorului (t) si vechimea totala in campul muncii (T), , precum si a vechimii medii () in aceeasi unitate, ,

unde:

N = numarul muncitorilor avand aceeasi vechime;

t = vechimea in ani a muncitorilor din unitate.

Cu cat stagiul in aceeasi unitate se apropie de 1, iar vechimea medie va fi mai mare avand in vedere si data infiintarii intreprinderii, cu atat stabilitatea fortei de munca va fi mai buna.

rata de severitate, adica raportul dintre numarul de ore absentate fata de cele lucrate:

rata generala a absenteismului:

Analiza in dinamica si fata de programele pe care le intocmeste intreprinderea, a indicatorilor de mai sus, va fi completata cu analiza motivationala a miscarii personalului. Dintre motivele miscarii mentionam: nevoia acuta de bani, necesitatea apropierii de domiciliu, posibilitatea obtinerii de castiguri mai mari si mai rapide si cu efort convenabil, neincadrarea pe un post corespunzator cu pregatirea, starea de sanatate, conditii de munca inadecvate, lipsa conditiilor pentru perfectionarea pregatirii, lipsa actiunilor social-culturale s.a.m.d..

Concluzia este ca obtinerea stabilitatii personalului, precum si a performantelor se realizeaza pe doua cai principale: motivarea si securitatea muncii; dialogul social.

Securitatea si protectia muncii fac subiectul unor numeroase legi sau alte acte normative, care reglementeaza exploatarea in deplina siguranta a mijloacelor de productie. In cadrul unei firme, securitatea personalului va fi considerata mai presus de aspectele legate de productivitate sau cost. De altfel, in managementul modern, protectia muncii si regulile acesteia sun considerate ca fiind factori activi, de motivare a angajatilor.

Analiza utilizarii potentialului uman

2.1. Productivitatea muncii. Indicatori

Productivitatea muncii este o categorie economica complexa si dinamica.

Definitia sa este urmatoarea: capacitatea muncii de a crea o anumita cantitate de valori de intrebuintare intr-o unitate de timp, reflectand, in ultima instanta, eficienta cu care este cheltuita o cantitate de munca. Sau altfel spus, reprezinta eficienta cu care sunt utilizati, avansati, combinati, substituiti si consumati factorii de productie.

Masurarea productivitatii muncii se poate face in unitati fizice (naturale sau natural-conventionale), in unitati de munca si in unitati valorice (cel mai des utilizate).

In situatia folosirii masuratorii valorice, productivitatea muncii se poate determina pe un salariat, la nivel mediu anual, zilnic sau orar. Pentru aceasta se utilizeaza urmatorii indicatori: valoarea productiei marfa - Vm, valoarea adaugata - Va si cifra de afaceri - CA (ca "efecte"), respectiv: numarul de salariati (personal) - N_p, total om zile lucrate - T_Z si total om ore lucrate - T_h (ca "eforturi").

Principalii indicatori de productivitate sunt:

a) productivitatea anuala pe salariat -

, unde = numarul de salariati (personal)

b) productivitatea zilnica pe salariat -

, unde Z= numarul de zile lucrate

c) productivitatea anuala pe salariat operativ -

, unde = numarul de salariati operativi (personal operativ)

d) productivitatea zilnica pe salariat operativ -

Nota: Pentru fiecare din cei 4 indicatori de productivitate se poate calcula un indice de crestere, conform relatiei:

2.2. Analiza factoriala a productivitatii muncii

Productivitatea muncii reprezinta un indicator de calitate a utilizarii factorului uman, fiind influentata de mai multi factori. Acesti factori fac parte din mai multe sisteme de legaturi cauzale, de aceea exista mai multe modele factoriale, relatii de calcul, care pun in evidenta, foarte explicit, acest lucru.

A) Un prim model, subliniaza legatura intre timpul de munca si productivitatea anuala (vanzarea medie anuala) pe salariat, astfel:

unde:     Z = numarul de zile lucrate (factor cantitativ);

productivitatea zilnica (vanzarea medie zilnica) pe un salariat (factor calitativ).

In acest caz, avem:

a) modificarea fenomenului analizat:

b) cuantificarea influentei factorilor:

in functie de numarul de zile lucrate:

in functie de productivitatea zilnica pe un salariat:

In final: , iar principalele rezerve de crestere a productivitatii muncii anuale sunt:

- utilizarea completa a timpului de lucru;

- sporirea permanenta a vanzarilor zilnice pe lucrator.

B) Al doilea model, abordeaza productivitatea muncii prin prisma legaturii ei cu gradul de inzestrare tehnica a personalului angajat.

, dar introducand in relatie mijloacele fixe utilizate, si mai mult, mijloacele fixe active, vom obtine:

noua relatie fiind corecta atat matematic, cat si economic pentru ca:

= gradul de inzestrare tehnica pe salariat (factor cantitativ);

ponderea mijloacelor fixe active in totalul mijloacelor fixe ale intreprinderii (factor de structura);

= eficienta utilizarii mijloacelor fixe active, exprimata prin cifra de afaceri (volumul vanzarilor obtinute) la 1 leu mijloace fixe active utilizate (factor calitativ).

a) modificarea fenomenului analizat:

b) cuantificarea influentei factorilor:

(1) in functie de gradul de inzestrare tehnica pe salariat:

(2) in functie de ponderea mijloacelor fixe active in totalul mijloacelor fixe

(3) in functie de cifra de afaceri la 1 leu mijloace fixe active

In final:

Masurile de imbunatatire a productivitatii constau in optimizarea celor trei factori implicati direct.

C) Un alt model, abordeaza productivitatea muncii prin prisma legaturii ei cu structura salariatilor:

, dar introducand in relatie personalul operativ, vom obtine:

unde:

ponderea personalului operativ in total salariati (factor de structura);

productivitatea anuala pe salariat operativ (factor calitativ).

a) modificarea fenomenului analizat:

b) cuantificarea influentei factorilor:

(1) in functie de ponderea personalului operativ in total salariati:

(2) in functie de productivitatea anuala pe salariat operativ:

In final:

2.3. Cai si rezerve de crestere a productivitatii muncii

Exista un numar important de posibilitati de sporire a eficientei muncii in unitatile economice. Pentru a fi mai usor studiate le putem grupa in trei mari categorii si anume: rezerve legate de promovarea progresului tehnic; rezerve legate de organizarea stiintifica a muncii; rezerve legate de actiunea factorilor bio-psiho‑sociologici.

1. Rezervele legate de promovarea progresului tehnic

Acestea pot determina cele mai semnificative modificari in imbunatatirea productivitatii. Directiile lor de actiune sunt variate, dupa cum activitatile umane sunt foarte numeroase, complexe si eterogene. De aceea le putem grupa in urmatoarele rezerve principale, si anume: dezvoltarea si modernizarea bazei tehnico-materiale si rationalizarea tehnologiei existente care vor determina economii de timp de munca. In cadrul bazei tehnico-materiale se cuprind toate metodele, procedeele, conditiile si dotarile tehnico - organizatorice care concura la desfasurarea activitatii. Tehnologia imbraca forme particulare de la un gen de activitate la altul. In acelasi mod, rationalizarea tehnologiei are implicatii diferite asupra eficientei muncii. Daca am particulariza pentru activitatea comerciala am spune ca, in acest domeniu, aceasta inseamna intre altele: extinderea aprovizionarii directe, de catre industrie a unor activitati care pana nu demult erau traditionale comertului (dozarea, partionarea, preambalarea, cantarirea), care permit o simplificare a vanzarii, promovarea unor forme moderne de vanzare.

2. Rezerve legate de organizarea stiintifica a muncii

Organizarea stiintifica a muncii reprezinta "cartea de vizita" a unui management modern de ale carui decizii depinde foarte mult succesul firmei. Este evident in discutie calitatea potentialului uman, nivelul de pregatire si comportamentul sau profesional, social. Aceasta calitate trebuie mentinuta sau chiar ridicata prin perfectionarea continua, fie prin sisteme organizate, fie individual de catre personalul in cauza. Dar, oricat de bine pregatit ar fi personalul unei firme, economia de piata a demonstrat foarte clar ca stimularea materiala si morala au un cuvant important in sporirea performantelor profesionale. De aceea, managerii vor urmari atent indicatori precum salariile si ceea ce poate deriva de aici. De exemplu, salariul mediu lunar, dinamica salariului mediu, corelatiile dintre preturi si salarii, raportul dintre salariile mici si cele mari, valoarea medie anuala a altor forme de venit etc. In sensul strict al organizarii procesului de lucru este important sa se urmareasca: repartizarea corespunzatoare a sarcinilor pe tipuri de pregatire profesionala si categorii de calificare, alocarea cat mai rationala a fondului de timp, lucrul pe schimburi sa fie cat mai eficient organizat, posibilitatea reorganizarii rapide in perioadele de varf de activitate, stabilirea unui flux cat mai eficient si a unor activitati auxiliare corespunzatoare care sa sprijine activitatea de baza etc.

3. Rezerve legate de actiunea factorilor bio-psiho-sociologici

Insusirile individuale ale salariatilor, conditiile lor de trai si in general existenta lor "din afara intreprinderii" isi pun serios amprenta pe rezultatele muncii. Dintre factorii cu influenta mare mentionam: factori biologici - varsta, sex, sanatate, capacitate fizica a organismului etc.; factori psihologici - motivatia muncii, interesele urmarite, vointa si atitudinea fata de munca etc.; factori sociali - conditiile de locuire, viata de familie, sistemul de valori social-culturale, activitatea spirituala, politica, de recreere si odihna, calitatea mediului de viata, asigurarea mijloacelor de transport de acasa la serviciu si invers s.a.m.d. Importante sunt si vor fi intotdeauna asigurarea unei locuinte adecvate, existenta de crese, camine si gradinite pentru supravegherea copiilor, sprijinirea femeilor mame etc.

Daca aceste aspecte nu constituie "probleme", gradul de atentie, concentrare, calitatea muncii sunt substantial marite.