CLASAREA DOCUMENTELOR - SECRETARIAT

CLASAREA DOCUMENTELOR - SECRETARIAT

Daca veti lucra intr-o firma veche veti gasi deja sisteme de tinere a evidentei documentelor. Va trebui sa le invatati si sa le aplicati corect. Trebuie sa va adaptati rapid. Daca veti fi prima secretara a unei firme noi va trebui sa realizati dv. aceste sisteme.

Cateva sfaturi generale:

- documentele se pastreaza cel mai frecvent in dosare de incopciat si bibliorafturi; se mai pot folosi mape de plastic, cutii de carton, de obicei de format A₄.

- pentru o buna eficienta in sortare, indosariere, clasare este bine sa aveti mereu la indemana: dosare sau mape de plastic de diferite tipuri si culori, cutii de carton sau de plastic gen rafturi, perforator, capsator, agrafe de birou, de diferite forme si dimensiuni, bolduri, benzi de carton pentru despartirea documentelor in cutii sau dosare, calareti, etichete, banda adeziva, hartie de ambalat, sfoara.

- inainte de a clasa un document asigurati-va ca a fost examinat si aprobat pentru clasare de superiorul dv.

- sortati si grupati documentele inainte de clasare;

- scoateti agrafele si boldurile, eventual capsati;

- verificati daca ati pus actele in dosarul corect,

- asezati actele cu grija in dosar fara sa le mototoliti sau indoiti, ele trebuie sa arate bine si la viitoare consultari;

- in fiecare dosar asezati documentele in ordine cronologica cu cele mai noi documente deasupra;

- pastrati-va dosarele la zi, nu lasati la sfarsitul programului documente neclasate, neindosariate pe birou;

- retineti si notati daca un document trebuie scos dintr-un dosar, unde a fost pus sau cui a fost dat si pana cand. Puteti chiar sa faceti mici fise pe care sa le puneti in dosar in locul documentului pe care sa notati la ce se referea, cand a fost scos, de ce, cui a fost dat si pana cand;

- eliminati hartiile care nu mai sunt necesare: ciorne, notite pe care le-ati rezolvat. Nu va umpleti biroul de hartii. Nu aruncati nici o hartie pana nu o cititi cu atentie.

- daca aveti un dulap cu documente tineti-l incuiat.

METODE DE CLASARE - CLSIFICARE

1. CLASAREA CRONOLOGICA

Documentele sunt aranjate in ordinea in care au fost inregistrate la intrare sau la iesire, exemplul clasic fiind registrul de intrari si iesiri. De obicei se aplica la un numar mic de documente de exemplu in acelasi dosar documentele se aseaza in ordine cronologica, sau corespondenta se pastreaza in ordine cronologica.

Avantaje:

- se pot localiza cu usurinta documentele curente;

- documentele la care s-a lucret in acelasi timp pe o anumita tema sunt grupate;

Dezavantaje:

- scrisorile primite si raspunsurile la ele sunt despartite;

- nu grupeaza documentele in functie de continutul lor.

2. CLASAREA ALFABETICA

Presupune clasarea documentelor in ordine alfabetica de la a la z. Sistemul este cel al cartilor de tele fon sau al dictionarelor.

Reguli de clasare:

- in cazul numelor de persoane:

- numele se aseaza inaintea prenumelui;

- ordinea numelor se face in functie de fiecare litera din cuvant, in cazul initialelor identice se claseaza dupa a doua litera, daca si aceasta este identica se claseaza dupa a treia, s.a.

- daca numele este identic clasarea se face in ordinea initialelor prenumelor;

- numele fara initiala precede numele cu initiala;

- numele compuse din initiale despartite cu puncte preced numele obisnuite.

- daca numele este compus din mai multe nume despartite prin cratima Ionescu-Galati se ia in considerare primul nume.

- daca numele incep cu o particula de noblete (de, von) aceasta nu se ia in considerare.

- numele gen O'Malley, sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau la M.

- in cazul numelor de institutii:

- se foloseste un cuvant reprezentativ 'cuvantul director' de exemplu: S.C. Rulmentul este Rulmentul, Prefectura Prahova este Prahova;

- daca o firma are mai multe nume pentru clasare se foloseste primul.

Evidenta se tine de obicei pe repertoare, dar se pot folosi si fise sau bibliorafturi. Intre grupele de dosare se poate pune cartonas la inceperea unei noi litere.

Se foloseste la evidenta fiselor de personal, a furnizorilor, contractelor, cursantilor, etc.

Avantaje:

- documentele sunt grupate dupa continut, cele care se refera la o anumita firma de ex.

- indexarea nu este necesara,

- este o metoda simpla.

Dezavantaje:

- este dificila gasirea unui document in cazul mai multor dosare la aceeasi litera sau tema;

- se pot aseza gresit documentele in dosare cu denumiri asemanatoare sau apropiate.

Variante ale clasarii alfabetice sunt cae pe subiect sau cea geografica.

3. CLASAREA NUMERICA

Fiecarui corespondent i se atribuie un numar, la fel fiecarui departament sau angajat. Se completeaza o fisa cu numele corespondentului si numarul atribuit.Aceste fise pot sa cuprinda mai multe date despre corespondentul respectiv. Se pastrewaza intr-un sertar separat sau intr-o cartoteca.

Avantaje:

- permite localizarea rapida a documentului numai la vederea numarului de inregistrare;

- permite clasarea unui numar mare de documente, mai ales in firmele mari;

- numarul dosarului poate fi folosit in scrisori, se poate extinde oricat.

Dezavantaje:

- trebuie sa va stabiliti o codificare clara si sa o respectati cu strictete;

- poate fi greoaie trimiterea la indexul anterior clasarii.

4. CLASAREA ZECIMALA UNIVERSALA

Pentru fiecare firma se stabilesc zece compartimente numerotate de la 0 la 9. In cadrul fiecarui compartiment se pot stabili subdiviziuni si apoi diviziuni ale acestora.

De exemplu la firma noastra de mica productie putem avea:

0 - directia;

1 - contabilitatea,

2 - aprovizionarea,

3 - atelier productie detergenti,

4 - atelier productie pigmenti,

5 - atelier ambalat productie proprie,

6 - atelier ambalat productie externa,

7 - serviciu desfacere,

8 - serviciu de intretinere si administratie,

9 - serviciu personal.

Apoi in cadrul aprovizionarii:

2.1.- aprovizionare cu materii prime,

2.2.- aprovizionare cu ambalaje,

2.3.- aprovizionare cu piese de schimb,

aprovizionare cu combustibil.

In cadrul aprovizionarii cu materii prime:

2.1.1 - materii prime pentru detergenti,

2.1.2 - materii prime pentru pigmenti,

2.1.3. - materii prime din productie externa, s.a.

Bineinteles ca trebuie sa stabiliti o impartire pe care sa o respectati.

Orice domeniu se preteaza unei astfel de impartiri .

5. CLASAREA ALFANUMERICA

Combina ordonarea alfabetica cu cea zecimala.

De exemplu:

C6 poate sa insemne dosarul 6 din biblioraftul C (Clienti), P2 - dosarul 2 din biblioraftul P (publicitate), s.a.

Puteti sa concepeti si sa aplicati multe alte variante de clasificare. Important este sa fiti consecventa in folosirea lor si sa aveti un repertoar sau un registru in care sa notati fiecare document cu adresa lui.