COMPETENTE RELATIONALE - SECRETARIAT

COMPETENTE RELATIONALE - SECRETARIAT

Relatiile organizatorice reflecta raporturile oficiale dintre diviziunile organizatorice (posturi, compartimente) si stau la baza circuitului materiilor prime, produselor, banilor si informatiilor. In cazul secretariatelor, relatiile oficiale (sau formale) consemnate in "fisa postului", se refera la relatiile cu conducerea, cu persoane din alte compartimente si cu persoane din exteriorul organizatiei.

1. RELATIILE SECRETARIAT-CONDUCERE

In functie de postul pe care-l ocupa, o secretara se poate afla in subordinea directa a managerului general ( ex.secretare personale,asistente manageriale) sau a mai multor directori executive.

Relatia oficiala este permanenta si presupune respectarea legilor, a Reglementarilor de ordine interioara, a ordinelor si deciziilor conducerii, a normelor de lucru stabilite, a disciplinei si deontologiei profesionale. In echipa manager-secretara, tinand cont de conditia de complementaritate, canalizata spre acelasi scop, relatia formala reclama o colaborare riguros organizata si sincronizata. Interesele unui director si ale unei secretare sunt greu de separat. De stabilirea si mentinerea unor relatii reciproc benefice depinde succesul sau esecul echipei. Experiente concrete si indelungate au confirmat faptul ca dialogul permanent, calitatea comunicarii stau la baza imbunatatirii de fond a conlucrarii dintre manager si secretara/asistenta.

COMUNICAREA IN ECHIPA DE MANAGER SECRETARA/ASISTENTA

Este de natura dubla. Dincolo de comunicarile formale se stabilesc spontan si natural si comunicari informale, fara reglementari precise. A aseza pe baze eficiente rapoturile manager-secretara inseamna spre a armoniza personalitati diferite, confruntate cu situatii complexe, variate si dinamice. Mai mult decat instruire, calificare profesionala sau respectarea relatiilor formale, acest fapt presupune inteligenta, intuitie, calitati de bun psiholog, deci o angajare deplina a tuturor valentelor personalitatii managerului, cat si alte personalitatii secretarei.

Valoarea unei echipe de lucru sudata si eficienta este determinata de coeziunea, relatiile de incredere, loialitatea si respectul intre cei doi factori. Perfectionarea acestor raporturi trebuie sa porneasca de la un set de principii si criterii, cele mai importante, fiind cele grupate mai jos:

Pentru conducere

Luarea in considerare atat a relatiei formale cat si a relatiei informale, in stransa lor interdependenta si pornindu-se de la primatul indiscutabil, al celei dintai.

Conducatorul are dreptul si datoria de a dirija secretara determinand-o

sa-si desfasoare munca corespunzator postului pe care il ocupa, prin definirea precisa a functiilor, sarcinilor si responsabilitatilor.

Conducatorul trebuie sa intretina un climat favorabil de munca, aceasta presupunand:

a)     informarea permanenta si la timp a secretarei.

b)    comunicarea strategiilor de lucru, in diferite situatii.

c)     stimularea increderii in sine.

d)    recunoasterea initiativei si creativitatii.

Pentru secretare

Secretarele sunt obligate sa-si informeze superiorii corect, integral si la timp. Deciziile adoptate si dispozitiile transmise trebuie intelese corect, cu exactitate si cu simt de raspundere de catre secretara. Referitor la competentele relationale ale secretarei, in acest context, dincolo de recomandarile autorizate, merita reproduse si cateva asociatii metaforice, care circula in literatura straina de specialitate.

Astfel, secretara ideala trebuie sa dovedeasca: "tactul unui diplomat, modestia unui catar, adaptabilitatea unui cameleon, punctualitatea soarelui, viteza luminii, loialitatea unei surori, epiderma unui rinocer, mintea lui Einstein, intelegerea unei mame si rabdarea lui Iob".

Majoritatea cerintelor, dezvoltarea capacitatilor mentionate se realizeaza in procesul activitatii respective, printr un efort permanent de auto-perfectionare.

Obstacolele comunicarii

In echipa manager-secretara nu tin de latura materiala cat, mai ales, de cea umana, de componenta psihologica inclusa in proces. Ele pot fi generate de: conducator si de secretara.

a) Obstacole generate de manageri

Ca initiatori si coordonatori in comunicarea cu subalternii sau omologii lor, in general, datorita dificultatilor in capacitatea de transmitere a informatiilor. In aceasta categorie intra

tendinta de a transforma dialogul in monolog (din lipsa de timp ori de incredere in partener sau din lipsa de interes fata de parerea acestuia)

insuficienta documentare;

tendinta de a supradimensiona explicatiile, devenite inutile, mai ales cand

secretara este familiarizata cu subiectul

utilizarea unui limbaj neadecvat

stilul haotic de lucru

prejudecata ca secretara nu poate avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unor probleme.

b) Obstacole generate de secretara

Acestea pot fi determinate de climatul de munca necorespunzator sau, pur si simplu, de temperamentul secretarei. Putem mentiona, in acest sens:

rezerva secretarei in a experimenta propriile idei, din teama de a nu avea neplaceri cu superiorii;

convingerea ca problemele subordonatilor nu-l intereseaza pe manager

neconcordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatile secretarei de a le satisface in conditii de calitate si de timp util;

frecventa modificarii unor instructiuni, ordine; cu cat modificarile sunt mai frecvente, cu atat secretara va fi mai derutata, indoindu-se de capacitatea si competenta managerului;

3. RELATIILE SECRETARIAT ALTE COMPARTIMENTE

Prin rolul de interfata de comunicare intre conducere si subsistemul condus sau mediul exterior, sarcinile secretariatului se inscriu si in obiectivele generale ale organizatiei.

In masura in care, comunicarea manageriala este factorul care asigura relatiile necesare atingerii obicetivelor organizatiei, secretariatul se transforma tot mai mult intr-o centrala de comutatie a informatiilor, unde aceastea converg din toate partile organizatiei si din exterior

4. RELATIILE SECRETARIAT PERSOANE DIN EXTERIORUL ORGANIZATIEI

Conducerea organizatiilor se desfasoara si prin relatii cu mediul exterior. Astazi in intreaga lume, sistemul de afaceri al organizatiilor foloseste comunicarea cu mediul exterior, indiferent de scop (vanzare, colaborare, informare, instruire, schimb de experienta). Aceasta se intampla in conditiile in

care, acest tip de comunicare s-a dovedit a fi un important instrument al cresterii profitului. Rolul secretariatului este, in general, acela de a asigura conditiile desfasurarii in bune conditii a acestor contacte.