ORGANIZAREA BIROULUI. NOTIUNI DE ERGONOMIE

ORGANIZAREA BIROULUI. NOTIUNI DE ERGONOMIE

Organizarea biroului este de o importanta capitala pentru eficienta muncii in secretariat cat si pentru sanatatea fizica si pana la urma si psihica a personalului din secretariat. Este foarte important ca cei ce lucreaza in secretariat sa arate grija fata de propria sanatate si pentru a obtine un randament maxim.

Secretariatul

In functie de specificul si marimea organizatiei secretariatul poate fi un grup de incaperi, o incapere mare in care lucreaza mai multe persoane, cu atributii diferite sau cu superiori diferiti, sau o incapere in care lucreaza o singura secretara, pentru unul sau mai multi sefi.

Cum am specificat si mai sus sunt orgaizatii mari si foarte mari unde exista un compartiment central de secretariat si secretariate sau secretare pentru fiecare din celelalte compartimente si pentru membrii conducerii.

In cazul organizatiilor mici poate exista o singura secretara.Biroul acesteia poate fi amplasat chiar in aceeasi incapere cu cel al superiorului direct sau intr-o incapere alaturata. Incaperea in care lucreaza secretara poate sa fie folosita si ca sala de asteptare pentru vizitatori, fapt despre care vom vorbi la lectia respectiva.

Incaperea - secretariat trebuie sa indeplineasca cateva cerinte:

- fluxul activitatii - este bine sa fie cat mai aproape de biroul sefului direct, pentru a economisi timp si energie in deplasarea de la un birou la altul.

- spatiul - fiecare persoana din secretariat trebuie sa aiba suficient spatiu de activitate, regulile de igiena a muncii cer 3, 715 m² pentru fiecare persoana.

NOTIUNI DE ERGONOMIE

Ergonomia este ansamblul integrat al stiintelor care permit obtinerea cunostiintelor privitoare la munca umana pentru a se realiza un mod rtional de adaptare a muncii la om si a omului la munca.

Ergonomia are ca scop sa cercetaze si sa indice modul in care trebuie proiectata orice operatie sau lucrare avand in vedere caracteristicile executantului. Deci obiectul ergonomiei este stabilirea conditiilor in care fiecare executant obtine maximul de eficienta cu minimmun de oboseala.

Este o stiinta complexa care foloseste date din: biologie, biofizica, psihologie, tehnica.

Se imparte in ergonomie de conceptie - proiectarea mijloacelor de munca, a cadrului de munca si ergonomie de corectie - corectarea si imbunatatirea mediului de munca in locurile care nu au fost concepute ergonomic.

In secretariat, si ma voi referi in continuare la o firma mica, trebuie creata o ambianta propice muncii. Crearea acestei ambiante depinde nu numai de cunostiintle organizatorice ale secretarei si managerului dar si de specificul activitatii si de posibilitatile materiale ale firmei. Cert este, ca pentru a amenaja rational locul de munca nu este nevoie de o dotare ultramoderna ci mai mult de o gandire moderna. Se poat adapta mesele, scaunele, rafturile, dulapurile, iluminatul, cu cheltuieli minime daca se studiaza foarte bine care sunt cerintele pentru eficientizarea muncii si ce din dotare nu corespunde.

Toate eforturile ergonomiei se indreapta catre scaderea fenomenuli de oboseala la locul de munca. De ce? Pentru ca oboseala duce la scaderea atentiei,incetinirea perceptiei, scaderea vointei, reducerea eficientei.

In munca de secretariat oboseala este atat fizica cat si psihica. Este foarte important sa cunoasteti cate ceva despre pozitia la locul de munca, factorii de ambianta, mobilierul de birou, pentru a va adapta la cele existente si pentru a incerca sa le imbunatatiti.