Continutul planificarii resurselor umane

Continutul planificarii resurselor umane

Planificarea resurselor umane este procesul de stabilire a numarului si tipului adecvat de angajati pentru a ocupa posturile cele mai potrivite din organizatie, la momentul potrivit. Planificarea in general, are ca punct de plecare identificarea misiunii si obiectivelor organizationale, orice plan de dezvoltare avind fundamentare in asa numita "filosofie" a organizatiei. Pe baza obiectivelor strategice, planificarea resurselor umane estimeaza cererea viitoare de angajati, compara aceasta cerere cu forta de munca disponibila in organizatie si stabileste planuri de eliminare a diferentelor ce pot aparea intre cele doua variabile. Studiile elaborate in domeniul planificarii trebuie sa ia in evidenta nu numai aspectele cantitative (cresterea sau scaderea numerica a resurselor umane), cit mai ales modificarea calitativa a structurii fortei de munca.

Practic, planificarea resurselor umane contine un ansamblu de activitati care pot fi grupate dupa cum urmeaza:

diagnosticarea situatiei personalului in cadrul organizatiei prin identificarea problemelor cheie, a oportunitatilor si a categoriilor de personal carora trebuie sa li se acorde prioritate in actiunile de planificare;

efectuarea unor prognoze si elaborarea unor scenarii de actiune bazate pe un anumit set de ipoteze din care vor rezulta un plan supus aprobarii managementului de virf al organizatiei;

formularea unor strategii posibile in care pentru fiecare obiectiv se aloca un anumit orizont de timp in care acesta trebuie atins si un anumit nivel de resurse;

implementarea strategiilor sau utilizarea resurselor conform planificarilor realizate, in scopul atingerii performantelor dorite;

culegerea de date si transmiterea de informatii managementului organizatiei asupra modului in care este aplicata planificarea intocmita;

evaluarea rezultatelor planificarii resurselor umane.

Importanta planificarii resurselor umane este data de faptul ca aceasta activitate asigura utilizarea mai eficienta a personalului disponibil si reduce impactul negativ pe care il au schimbarile de resurse umane in cadrul organizatiei. In mod normal, planificarea ar trebui sa preceada toate celelalte activitati de personal. Nu pot fi initiate noi angajari sau concedieri in lipsa cunoasterii numarului de personal necesar pentru asigurarea desfasurarii normale a activitatilor.

De asemenea, planificarea resurselor umane ofera un cadru pentru crearea oportunitatilor de promovare, de dezvoltare a carierei angajatilor, premisa pentru asigurarea unei mobilitati a personalului in limitele dorite. Sintetic, problemele ridicate de planificarea resurselor umane pot fi redate conform figurii 10.1.

Fig. 10.1. Managementul previzional al necesarului de personal

Dupa: V. Lefter, A. Manolescu, Managementul resurselor umane, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1995;

Identificarea disponibilului de personal se face prin intermediul unui inventar al resurselor umane existente in organizatie. Informatiile necesare pot fi obtinute folosind un numar mare de surse cum ar fi: dosarele de personal, formularele de recrutare si selectie, evidentele referitoare la formele de pregatire si formare profesionala urmate, documentele privind salarizarea personalului. Toate acestea pot fi sintetizate intr-o fisa de personal a carei continut cuprinde urmatoarele capitole:

Date personale: nume, data nasterii, adresa, telefon, starea civila, data angajarii;

Locul de munca: departament, sectie, atelier;

Calificari: studii, titluri stiintifice obtinute, cursuri de calificare, perfectionare absolvite;

Incadrarea curenta: denumire si codificare functie, gradatie, data numirii;

Istoric cariera: posturi detinute, date numiri in functie;

Remuneratie si beneficii: conditii de munca, salariul de baza, sporuri, drepturi de concediu;

Analiza datelor de mai sus ofera informatii privind: resursele umane disponibile, pierderile potentiale privind resursele umane existente datorita folosirii necorespunzatoare a acestora, schimbarile potentiale privind resursele umane existente datorita promovarilor interne, efectele absenteismului si ale schimbarii conditiilor de munca, alte surse ale ofertei de forta de munca din interiorul organizatiei (M. Armstrong, 1991). Sugeram, in acest sens, efectuarea unui diagnostic al disponibilitatilor de resurse umane la nivelul fiecarei subdiviziuni organizatorice, pentru a permite luarea rapida de masuri in asigurarea flexibilitatii resurselor umane.

Alaturi de aceste informatii deosebit de importanta este identificarea pierderilor de personal, defalcate pe diverse cauze: dorinta de avansare in cariera, nivelul de salarizare, domiciliul, relatiile interpersonale la locul de munca, concedierile, pensionarea, starea proasta a sanatatii, deces. Indicatorul de baza al analizei disponibilului de personal il reprezinta mobilitatea personalului (Im), calculat ca raport intre numarul de personal plecat din organizatie (Np) si numarul mediu al lucratorilor in perioada de analiza (Nl). Stabilitatea reprezinta fenomenul invers fluctuatiei personalului si este o conditie importanta pentru utilizarea deplina si eficienta a resurselor umane.

Un alt indicator utilizat pentru analiza asigurarii organizatiei cu personal este coeficientul calificarii medii. Pentru identificarea nivelului de calificare pe care il prezinta resursele umane intr-o organizatie se procedeaza la o grupare a personalului pe principalele forme de scolarizare si perfectionare profesionala (absolventi de scoli profesionale, liceu, scoli postliceale, invatamint superior, cursuri postuniversitare, masterat, doctorat). Formula utilizata va lua in considerare categoria de incadrare a personalului (K), respectiv numarul de personal din categoria respectiva (N):

In strinsa corelatie cu acest indicator, poate fi determinat gradul mediu de complexitate a lucrarilor executate, fiind luat in calcul volumul de lucrari pe fiecare categorie (V).

Compararea celor doi indicatori ofera un prim indiciu asupra asigurarii resurselor umane din punct de vedere al calificarii. Cele trei situatii care pot apare sunt: existenta unei concordante depline, utilizarea unui personal cu calificare superioara in comparatie cu lucrarile executate sau neasigurarea organizatiei cu personal suficient de calificat pentru executarea lucrarilor.

Putem concluziona ca in urma inventarului resurselor umane se poate stabili daca exista o concordanta deplina intre numarul de persoane existente si necesarul organizatiei. Retinem ca inventarul resurselor umane urmareste, in principal, urmatoarele aspecte:

Numarul si structura resurselor umane pe virste, vechime, sex, etc.;

Competenta profesionala a personalului disponibil;

Mobilitatea salariatilor;

Problemele apar atunci cind exista diferente importante intre situatia dorita si cea existenta. Surplusul sau deficitul de personal poate fi corectat prin urmatoarele modalitati de actiune (fig. 10.2.).

Fig. 10.2. Modalitati de actiune in cazul unor diferente intre disponibilul si necesarul de personal

Pe linga inventarul de resurse umane, in activitatea de planificare vor fi analizate pe de o parte caracteristicile pietei fortei de munca, iar pe de alta parte aspectele financiare ale utilizarii personalului. Factori ca rata somajului, competitia intre organizatii pentru a atrage forta de munca de o anumita calificare, numarul de absolventi, evolutia demografica, unele masuri legislative pot avea un impact semnificativ asupra organizatiei. Un plan realist si eficient, orientat pe indeplinirea obiectivelor strategice, va lua in considerare toate aceste interdependente.

Din punct de vedere financiar, prezinta interes un instrument des utilizat in planificare - bugetul resurselor umane instrument care pune in evidenta nivelul cheltuielilor si efectele nedorite pe care le pot avea deficientele in planificare: cresterea costurilor, ineficienta unor categorii de cheltuieli cu personalul, imposibilitatea realizarii productiei din cauza lipsei de personal, etc. Rolul esential al bugetului consta in planificarea, coordonarea si controlul activitatilor intregii firme, inclusiv in domeniul resurselor umane. Larg utilizat in tarile cu economie de piata, bugetul constituie expresia financiara a planurilor ce vizeaza resursele umane. Desi este prin excelenta un instrument de planificare financiara (vezi in acest sens A. Petelean, 2001), bugetul este utilizat in functia de control a resurselor umane, prin compararea rezultatelor obtinute cu cele planificate. Acesta cuprinde elementele financiare de cost ale administrarii productivitatii muncii, gestionarii fluxurilor de resurse umane, administrarea instruirii si dezvoltarii, amenajarea locurilor de munca, conditiile de munca si echipamentele utilizate.

Dincolo de avantajele pe care le prezinta, bugetul poate provoca unele dificultati in activitate. De cele mai multe ori, bugetele care privesc resursele umane in organizatie se caracterizeaza printr-un grad ridicat de inflexibilitate: anumite cheltuieli sunt trecute folosind practica din trecut desi situatia organizatiei s-a schimbat sau, o situatie si mai grava, cei care le intocmesc (managerii de resurse umane) suplimenteaza nivelul cheltuielilor, in lipsa unei fundamentari corecte, nestiind cu cit vor fi reduse de catre superiorii lor. Aceste neajunsuri impun respectarea principiilor flexibilitatii si al realismului in proiectarea bugetara.