EFICIENTA ACTIVITATII DE SECRETARIAT LA METRO CASH &CARRY

EFICIENTA ACTIVITATII DE SECRETARIAT LA METRO CASH &CARRY

1. SCURT ISTORIC AL ORGANIZATIEI

In istoria marelui concern METRO Group, anul 1964 reprezinta anul fondarii companiei METRO Cash&Carry de catre Otto Beisheim la     Muhlheim-Ruhr in apropiere de Dusseldorf Germania Primul magazin bazat pe sistemul cash&carry reprezenta un nou mod de vanzare promovat de catre firma prin care comerciantii se puteau aproviziona cu marfa platind cash. Succesul acestui nou tip de vanzare se datoreaza atat caracteristicilor si facilitatilor ce le oferea sistemul, cat si perioadei de crestere economica, specifica anilor '60. Autoservirea si disponibilitatea produselor in timp util sunt alte caracteristici de baza ale sistemului, oferindu-le clientilor posibilitatea compararii ofertei si alegerea personala.

Dezvoltarea economica a Germaniei in aceasta perioada, exprimata si prin existenta a numeroase firme de marime mijlocie cu putere suficienta de cumparare, ii confera noului sistem un mediu optim de dezvoltare.

Pozitia de leader cucerita pe piata germana coduce firma spre o revizuire a strategiilor, o reorientare prin diversificare pe piata externa. Obiectivul strategic vizat s-a concretizat in anul 1971 prin patrunderea pe pietele vestice cu potential financiar Austria, Franta si Danemarca, unde firma a promovat sistemul cu succes.

In istoricul firmei, anul 1996 a insemnat si o noua etapa in extinderea pietelor prin inaugurarea magazinelor tip cash&carry in Romania si China, doua piete la fel de instabile economic si imprevizibile. Succesul ulterior inregistrat pe piata romaneasca se datoreaza in special mediului economic capabil sa se adapteze noului sistem, dar si culturii locale, ce pune accentul pe calitatea si prestigiul firmei. Tot in aceasta perioada s-a produs si fuziunea companiilor de retail Asko Deutsche Kaufhaus AG, Kaufhof Holding AG, Deutsche SB-Kauf AG, fiecare din ele cu o bogata traditie in domeniul vanzarilor, cu METRO Cash&Carry a condus la infiintarea concernului METRO AG sau Metro Group. In acelasi an, actiunile companiei au fost cotate la piata bursiera-DAX cu o capitalizare de piata de 12,07 milioane DM, aflandu-se printre cele mai mari companii evaluate pe piata bursiera din Germania.

In anul 1997 activitatile MAKRO Cash&Carry au fost preluate de catre METRO AG, astfel incat cash&carry inseamna atat METRO cat si MAKRO, avand o conducere la nivel de grup in intreaga lume. Noua configuratie a concernului presupune existenta a patru specializari : Cash&Carry, Food, Nonfood si Magazine universale, fiecare dintre ele avand o specializare distincta si un lant de magazine specifice.

2 OBIECTUL DE ACTIVITATE AL ORGANIZATIEI

O etapa deosebit de importanta a procesului planificarii de marketing este desfasurarea auditului intern si extern, pe baza carora se realizeaza analiza de tip SWOT. Definirea obiectivelor si elaborarea unor strategii de marketing adecvate presupun desfasurarea prealabila a unui astfel de audit. In esenta, auditul de marketing consta in specificarea, culegerea, masurarea, analiza si interpretarea datelor si informatiilor referitoare la mediul extern si intern al organizatiei, cu scopul de a identifica punctele forte si slabiciunile firmei, oportunitatile si riscurile specifice mediului extern si de a fundamenta obiectivele de marketing ale evolutiei viitoare ale organizatiei.

Evolutia firmei METRO Cash&Carry este marcata, in prezent, de amplificarea interdependentelor cu mediul in care isi desfasoara activitatea; expresia acestei evolutii o reprezinta accentuarea caracterului deschis al organizatiei concepute ca sistem, reflectat atat pe planul "intrarilor", factori de productie si informatii, cat si pe cel al "iesirilor", bunuri materiale, informatii si servicii, prin care se integreaza in mediul ambient national si international si care cunoaste o varietate si intensitate cu mult sporite fata de perioada anterioara.

Un alt element ce trebuie reliefat in acest context este legat de asigurarea resurselor umane, materiale, financiare si informationale de care organizatia are nevoie pentru functionarea si dezvoltarea sa nu este posibila, cantitativ si calitativ, fara luarea in considerare a factorilor de mediu. Evolutiile factorilor de mediu constituie o importanta premisa atat pentru asigurarea unor subsisteme organizatorice si informationale eficace, cat si pentru adoptarea si aplicarea de decizii si actiuni care sa reflecte necesitatile si oportunitatile prezente si de perspectiva ale mediului ambiant.

Analiza macromediului

Aceasta analiza, ca prim pas in elaborarea strategiei firmei METRO, cuprinde fortle externe care actioneaza asupra intreprinderii, macromediul, si a micromediului stimuland sau franand activitatea desfasurata de aceasta.

Acesti factori exercita in permanenta o influenta mai mica sau mai mare asupra activitatii intreprinderii, aflandu-se intr-o permanenta schimbare.

Toate firmele sunt constiente de acest lucru dar nu toate sunt la fel de eficiente in monitorizarea mediului extern, a tendintelor factorilor de mediu si in adaptarea activitatilor desfasurate in consecinta.

Elementele macromediului sunt clasificate in sase mari categorii: mediul demografic, mediul economic, mediul tehnologic, mediul natural, mediul cultural si cel politico-legislativ.

Problema fundamentala a analizei mediului inconjurator este de a intelege modul in care acesta influenteaza organizatia si, lucru mai dificil, modul in care o va face in viitor.

Mediul demografic

Mediul demografic este reprezentat de populatie si structurile sale, persoanele ce fac parte din zona de activitate a firmei. Prin analiza modelelor si trend-urilor in structura populatiei este posibila anticiparea comportarii consumatorilor de pe o anumita piata, in masura in care numarul mare de nevoi si dorinte ale acestora sunt exprimate de trasaturi demografice precum: varsta, sexul, starea civila, ocupatia.

O serie de modificari semnificative in datele demografice (accentuarea procesului de imbatranire a populatiei, proliferarea familiei netraditionale, scaderea natalitatii) se reflecta intr-un mod semnificativ asupra comportamentului de cumparare al populatiei, asupra dimensiunilor si structurii cererii .

Aceste atribute sunt utilizate de intreprindere in determinarea dimensiunilor pietei potentiale, in elaborarea de estimari privind evolutia cererii de produse si servicii, in stabilirea celui mai potrivit mix pentru piata respectiva.

Atributele demografice pot furniza indicii clare asupra structurii gamei de produse, asupra preturilor pe care consumatorii sunt dispusi sa le plateasca pentru aceste produse, asupra modalitatilor optime de distribuire a lor si a celor mai potrivite actiuni promotionale.

3ACTIVITATI DESFASURATE DE SECRETARIATUL   

"METRO CASH& CARRY"

Indiferent de domeniul de activitate al unei organizatii, de forma sa organizatorica, de marimea ei, succesul depinde in mare parte de corectitudinea deciziilor, iar in procesul decizional, pe langa cunostinte, experienta, intuitie, o mare valoare o are informatia. Informatia corecta si obtinuta in scurt timp, sta la baza adoptarii unei strategii adecvate in ceea ce priveste activitatea unei firme.

Organizatia este privita ca un sistem in care partile componente contribuie la indeplinirea activitatii acesteia. Sistemul organizational este alcatuit din :

          sistemul decizional sau de conducere ;

          sistemul operational sau de executie ;

          sistemul informational ;

Intre sistemul operational si cel decizional legatura se stabileste prin sistemul Informational (SI). Sistemul Informational este definit in literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane si materiale, surse si nivele consumatoare, canale de circulatie, proceduri si mijloace de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei. Mijloacele umane - sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaza emit sau transmit informatii utile in cadrul sistemului organizatiei. Mijloacele materiale se refera la masini si echipamente de birou (calculator, masina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).Informatia poate fi definita ca un mesaj, o stire, un semnal, un grup de imagini ce reflecta starea unui sistem sau a modului in care aceasta functioneaza si care aduce receptorului date noi, un plus de cunoastere. Fiecarei activitati umane desfasurate in forma de organizare si structura specifice ii corespund informatii specifice. Sursele de informatie se regasesc atat pe plan decizional cat si operational. Informatia este utila cuiva daca este ceruta de un consumator de informatie, indiferent daca acesta este decedent sau executant.

Preluarea informatiei necesita cunoasterea surselor de informatii. Sursele de informatii pot fi comenzile, minutele diverselor intalniri de afaceri, cercetari de piata, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizatii, programe de activitate, serviciul de informatii teletext, Internetul, reteaua Intranet, manuale, fise, biblioteca proprie etc. Dupa preluarea unei informatii aceasta trebuie transmisa (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informatiei) persoanelor competente la randul lor, acestea pot pastra informatia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informatii raspuns adecvate.

Informatia ce urmeaza a fi transmisa capata un caracter special si in functie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informatiilor transmise constituie un element cheie in dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent insa de modul de prezentare trebuie avut in vedere ca mesajul sa fie foarte clar, sa raspunda intereselor celor care au cerut sa fie intr-o forma cat mai atractiva.

Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea si coerenta informatiei si canalul ales pentru transmitere. In caz contrar pot aparea distorsiuni in receptarea informatiei. Astfel :

          daca informatia trebuie transmisa rapid unui numar mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ;

          daca se impune desfasurarea unei sedinte si pentru a reduce costurile (timp si bani) se va alege videoconferinta ;

          daca mesajul este mai complex si necesita si oferirea unor explicatii suplimentare se va alege discutia fata in fata sau telefonul ;

          daca informatiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune ca informatia, pe langa caracterul de unitate si utilitate, trebuie :

          sa fie exacta si completa ;

          sa fie furnizata la timp ;

          sa corespunda atat cantitativ cat si calitativ ;

          sa fie transmisa pe canalul cel mai scurt ;

          sa fie prezentata intr-o forma adecvata si accesibila.

Secretariatul reprezinta un important canal informational, un releu intermediar si in anume conditii un emitator de informatii. El actioneaza in ambele sensuri ale circulatiei informatiei (ascendent si descendent). Secretariatul este o "statie" atat in circuitul ascendent (de la sistemul operational la cel decizional) cat si in circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operational).

In sens ascendent al informatiei secretariatul furnizeaza conducerii informatii, unele selectate prin mijloace directe, altele obtinute pe baza delegarii de autoritate de la alte compartimente sau unitati subordonate.

Acestei etape ii sunt specifice informatii furnizate de secretariat ca:

t        prevederi din acte cu caracter normativ;

t        prezentarea notelor de comunicari telefonice;

t        comunicari verbale personale sau prin microfon, (in general pentru anuntarea unor chemari telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

t        prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

t        extrase din acte si corespondenta clasata sau arhivata;

t        prezentarea corespondentei primite;

t        prezentarea rapoartelor referatelor, informarilor cu privire la situatii existente sau trecute;

t        prezentarea unor situatii statistice insumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informatii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.

In sens descendent al circulatiei informatiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaza in:

t        activitatea de redactare de ordine, dispozitii circulare, redactate uneori de secretariate;

t        transmiterea orala a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie sa le execute;

t        note scrise de conducere cu indicatii pentru efectuarea unor lucrari, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;

Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretari ulterioare care sa genereze neindeplinirea sau indeplinirea partiala sau incorecta a unor sarcini. A treia etapa a circuitului informational, in care secretariatului ii revin sarcini importante este din nou in sens ascendent in cursul executarii deciziei.

In aceasta etapa in afara informatiilor date de compartimentele operationale, secretariatul informeaza permanent conducerea asupra respectarii termenelor de executie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) isi organizeaza un sistem de evidente operative, (scadentarul de termene, agenda, fisiere in care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care ii permit sa urmareasca pentru informarea conducerii stadiului realizarii acestora. Schimbul de informatii intre conducere si secretariat se realizeaza prin comunicari permanente. Permanentul schimb de informatii, desi util prin operativitate poate duce uneori la frecvente intreruperi in munca de conceptie a conducerii dar si a secretariatului. Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaza in apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu si este impartit in doua: o parte pentru comunicari catre secretariat, iar cealalta parte de la secretariat. Sunt exceptate informatiile foarte urgente care sunt transmise imediat.