ZIUA DE LUCRU A UNEI SECRETARE - RESPONSABILITATILE SI LIMITARILE MUNCII DE SECRETARIAT

ZIUA DE LUCRU A UNEI SECRETARE - RESPONSABILITATILE SI LIMITARILE MUNCII DE SECRETARIAT

NOTIUNI DE ORGANIZARE

Organizatia este un grup de oameni care colaboreaza unii cu altii in scopul realizarii unui obiectiv, care poate fi - obtinerea de profit, sau oferirea unor servicii catre populatie.

Membrii unei organizatii trebuie sa stie:

- ce se asteapta de la ei - obiectivul activitatii organizatiei respective.

- cine este seful - conducerea

- pe ce reguli se bazeaza activitatea in institutia respectiva - procedura.

- locul lor in organizatie - structura organizationala.

Orice organizatie are un conducator sau o echipa de conducere - in literatura de limba engleza sunt numiti 'executiv'. Executivul ,unul sau echipa, ia decizii pentru functionarea si controlul organizatiei pe o perioada lunga de timp - adica se ocupa cu 'managementul' (in engleza to manage = a te descurca). Unele organizatii au deasupra executivului un consiliu de administratie, care face planul activitatii pe o perioada lunga de timp, plan pe care executivul il pune in aplicare.

Functiile manageriale, indiferent de obiectivul organizatiei sunt patru:

1. Planificarea = definirea scopurilor, realizarea de prognoze si de programe.

2. Organizarea = luarea de decizii cu privire la ce trebuie facut si de catre cine va fi rezolvata fiecare sarcina.

3. Dirijarea = instruirea, coordonarea, motivarea si conducerea oamenilor, valorificarea la maximum a resurselor umane.

4. Controlul = verificarea daca totul se desfasoara conform planului = verificarea incadrarii in timpul si costurile estimate, si urmarirea pas cu pas a planului initial.

Managementul e procesul prin care se iau decizii cu privire la ceea ce trebuie facut si apoi se pun in practica deciziile respective. Este un proces circular sau mai de graba spiral.

In functie de raporturile dintre conducere si ceilalti exista doua tipuri de structuri organizatorice:

- ierarhica - in care fiecare are un sef.

- structuri de conducere - in care exista posturi care se subordoneaza direct conducerii. De exemplu: secretariatul este subordonat direct conducerii, serviciul juridic este unul pentru toata organizatia, la fel si srviciul relatii cu publicul si protocol.

Indiferent de tipul de structura exista un regulament de organizare si functionare (ROF). acesta este un document sintetic care dataliaza conceptia structurii organizatorice a unitatii :

- configuratia,

- functiile de conducere,

- compartimentele componente,

- pentru fiecare compartiment se detaliaza functiile (posturile). In detalierea fiecarei functii se stabilesc: rolul, pozitia, atributii/sarcini, responsabilitati, autoritate ierarhica, legaturi cu celelalte posturi.

Reprezentarea grafica o ROF se numeste organigrama

Compartiment = un grup inchegat de persoane, reunite sub aceeasi autoritate ierarhica cu atributii precise si permanente in cadrul unei activitati specifice.

Atributia = sfera de competenta a unui compartiment. Atributiile sunt astfel formulate incat sa corespunda unor lucrari si sa ofere posibilitatea concretizarii lor in sarcini de realizat de catre fiecare membru al personalului (functie - post). Atributiile revin compartimentelor iar sarcinile posturilor. (vezi 'Atributii si sarcini ale secretariatelor').

Detalierea fiecarui post se face in fisa postului care cuprinde : denumirea postului, compartimentul, grila de salarizare, subaltern pentru, descrierea sarcinilor, principalele responsabilitati.

Pentru o evaluare corecta a activitatii fiecarei persoane ROF contine si un sistem de evaluare care cuprinde: educatia, calitati profesionale, tipul de sarcini impuse de functia respectiva, calitati personale, experienta profesionala, responsabilitati speciale.

Exemple:

1. Firma New Tech - servicii pentru birouri. Se ocupa cu procesarea de texte, traduceri, contabilitate pentru firme mici, consultanta in afaceri. Este condusa de doi asociati - MI expert contabil si GP economist - consilier economic. In birou lucreaza: un sef de birou (director) - responsabil cu personalul, consultanta, organizare, salarii, o secretara pentru cei doi asociati, o secretara a directorului, care coordoneaza pe cele 2 dactilografe si un operator pentru copiator, 2 contabili. Firma se va extinde si va mai angaja un consultant economist, un contabil si o secretara - operator calculator pentru serviciul contabil. REALIZATI ORGANIGRAMA.