Evaluarea personalului

Evaluarea personalului

In trecut, sistemele de evaluare formala erau singurele sisteme folosite in administratia publica locala din diferite tari pentru a stabili performanta functionarilor publici. Aceste evaluari erau in cea mai mare masura facute in asa fel incat managerul si responsabilul de personal (RU) sau o comisie apreciau performanta, pe o perioada determinata, a functionarului care trebuia sa fie evaluat.

Functionarul public nu era implicat in aceasta evaluare, cu exceptia unor cazuri speciale in care insa, el era parte pasiva. Utilizarea acestor evaluari avea consecinte asupra carierei functionarilor publici. (pentru a obtine o pozitie, promovarea intr-un alt post, cresterea salariala s.a.m.d.)

Exista mai multe motive pentru care acest sistem de evaluari formale nu era satisfacator;

reprezenta o apreciere numai asupra perioadei din trecut, ceea ce urmeaza in viitor nefiind discutat, sau era facuta in mod insuficient;

rezultatele evaluarilor erau de cele mai multe ori o surpriza pentru functionarii publici

functionarii publici nu erau implicati in mod activ in procedura respectiva. Nu erau discutate motivele neperformantei sau solutiile de a imbunatatii performanta.

evaluarea era facuta numai pentru a se conforma unor reguli, dar nu avea nici o relevanta practica.

Pe langa aceste neajunsuri, nevoia de a gasi un sistem de apreciere corespunzator pentru evaluarea performantei functionarilor publici a condus si la dezvoltarea unei conceptii noi de management.

In zilele noastre aceste sisteme sunt foarte folosite in administratia publica locala din diferite tari din Europa. Sistemele pot diferi putin de la o tara la alta , dar ideea de baza ramane ca intalnirile de evaluare reprezinta un instrument de management care are ca scop atat dezvoltarea performantei angajatilor cat si a companiei.

Mai jos urmeaza o explicatie a conceptului de intalniri de evaluare, prin urmatorii termeni:

Ce este, De ce este folosita, Cum poate fi folosita.

In plus vor fi date si cateva exemple practice.

Raspunsul la aceste intrebari va putea sa puna in evidenta legatura cu descrierea postului, management si stil de conducere, instruire si dezvoltarea carierei.

Ce este intalnirea de evaluare?

Elementele de baza ale intalnirii de evaluare pot fi caracterizate de urmatoarele opt elemente:

1. Este o intalnire intre angajat si managerul sau supervisorul sau direct

2. Este focalizat pe performanta si cariera angajatului

3. Scopul este de a identifica elementele sarcinilor care sunt indeplinite corect, care trebuie sa fie imbunatatite, care sunt in progres sau care sunt in regres.

- intalnirile de evaluare nu sunt facute numai pentru a invinovatii angajatul, dar trebuie neaparat sa mentioneze aspectele bune. Chiar si atunci cand performanta este buna in totalitate, este bine sa aiba loc o intalnire de evaluare

4. Pot fi identificate motivele pentru care performanta nu este asa cum ar trebui sa fie

- motivele de neperformanta pot fi: comunicarea defectuoasa sau conflictul cu colegii sau alte persoane, sarcini si obiective care nu au fost formulate clar, probleme personale, sarcini noi pentru care angajatul nu a fost instruit, munca angajatului este monotona, face acelasi lucru de ani de zile, nu este suficient instruit, managerul controleaza prea mult si atunci angajatul devine confuz / frustrat, conditiile de a lucra bine nu sunt asigurate

5. Pot fi identificate solutiile care contribuie la dezvoltarea performantei

- managerul impreuna cu angajatul cauta o solutie adecvata

- managerul nu se opune solutiei gasite de angajat, dar ii sugereaza cum ar trebui sa lucreze mai bine

6. Dupa identificare solutiei se pune de acord un plan de lucru

7. Se evalueaza solutia gasita si se verifica daca este nevoie si de alte schimbari.

- Aceasta este foarte importanta. Ceea ce a fost notat ca cea mai buna solutie, poate ca in practica sa reprezinte altceva. Deci, ambele parti trebuie sa fie flexibile, sa schimbe solutia daca este necesar.

8. Trebuie discutat tot ceea ce este important pentru pozitia si cariera angajatului

- noi schimbari, sarcini diferite, mai multa delegare, dorinta obtinerii altei pozitii si discutarea consecintelor si conditiilor.

De ce intalniri de evaluare

Planurile, procedurile, solutiile vor fi eficiente numai daca oamenii cred in scopuri si ratiuni (motive).

Acest sistem lucreaza numai daca oamenii, de ambele parti, vad avantajele in companie.

Vor fi enumerate mai jos, motivele pentru care sunt implementate in companie intalnirile de evaluare.

1. Fiecare angajat are dreptul sa stie cum este apreciata performanta sa.

2. In cadrul intalnirilor de evaluare, managerul primeste aprecierea despre eficacitatea stilului sau de conducere

3. Este important sa se acorde o atentie structurata dezvoltarii angajatului

4. Managerul obtine o privire de ansamblu a problemelor din compania sa

5. Managerul are posibilitatea sa foloseasca ideile angajatilor

6. Intalnirile de evaluare pot contribui la dezvoltarea intregii companii

7. Prin intalniri de evaluare, poate fi evitata surpriza din evaluarile oficiale

8. Ofera date de intrare pentru dezvoltarea planurilor de training

Intalniri de evaluare in pasi diferiti

Deoarece sistemul intalnirilor de evaluare este foarte folosit in zilele noastre, este normal sa existe o serie de modele.

Vom prezenta un model si acolo unde este posibil, vor fi mentionate cateva elemente alternative pentru anumiti pasi. Cu toate ca exista diferite modele, cateva principii fundamentale nu pot fi neglijate. Aceste principii vor fi conturate in acest paragraf.

Pasul 1. Pregatirea

Managerul trebuie sa anunte angajatul cu cel putin 14 zile inainte de intalnirea de evaluare. Daca angajatul participa pentru prima data la o astfel de intalnire, managerul trebuie sa-i explice ce este aceasta evaluare si de ce crede el ca este important sa aiba loc astfel de intalniri. Managerul studiaza descrierea postului angajatului pentru a avea o imagine a activitatilor din perioada precedenta.

El il intreaba pe angajat ce crede el ca s-a facut bine, la ce activitati intampina probleme si cum vede compania in viitor. Managerul va propune o lista a problemelor care urmeaza sa fie discutate.

Pasul 2. Intalnirea propriu-zisa

Se recomanda alegerea un loc linistit, astfel incat sa nu fie perturbata si se rezerva cel putin o ora pentru aceasta intalnire. Se incepe prin compararea listei problemelor supuse discutiei de catre manager si angajat. Se identifica punctele de vedere comune si cele diferite.

Este recomandabil sa se inceapa cu optiunile angajatului.

Discutarea unei probleme

Daca este o problema pusa de angajat:

Daca angajatul supune atentiei o problema care crede el ca a fost bine solutionata si tu esti de acord cu acest lucru, confirma-i acest lucru si daca exista argumente relevante pentru care activitatea a avut succes, spune-le. Angajatul va reflecta asupra punctelor tari si criteriilor, va fi incurajat sa continue o treaba buna. Cand angajatul are dificultati sa indeplineasca anumite sarcini intr-un anumit mod:

- Incearca sa definesti dificultatile cat mai concret si specific posibil

- Identifica importanta pentru performanta postului

Nota: ce ar putea fi important pentru angajat si mai putin important pentru manager sau o cale de mijloc. Dar nu ignora niciodata problemele angajatilor chiar daca din punctul tau de vedere sunt minore!

- Intreaba ce a facut deja angajatul pentru a rezolva problemele sau pentru a imbunatati situatia. Incearca sa afli ce nu a mers.

- Intreaba ce alte idei are angajatul pentru a rezolva situatia

- Daca nu are alte idei sau daca nu esti de acord cu ideea lui, atunci poti veni cu sugestii.

Este important ca tu, ca manager sa nu vi cu solutii definitive prin felul in care le spui, "Eu stiu care este problema ta si va trebui sa faci urmatoarele pentru a o rezolva". Consecinta ar putea fi ca solutia sa fie buna in situatia ta, dar pentru angajat nu, motiv pentru care angajatul va deveni dependent de solutia managerului si nu va contribui la abilitatea sa de a rezolva singur problemele.

- Atunci cand ai gasit un plan sau o solutie de a imbunatatii situatia intreaba angajatul de ce are nevoie. Poate ca are nevoie de suport sau sprijin.

- Cadeti de acord asupra solutiei si a datei de evaluare a rezultatelor. Exemplu: angajatul are o problema cu un departament care nu-si ofera serviciile la timp. El a semnalat acest lucru, dar lucrurile nu s-au schimbat cu nimic. Impreuna cu managerul au cazut de acord ca va trebui sa aiba o discutie cu seful serviciului respectiv si au convenit, de asemenea, cum va trebui sa aiba loc aceasta discutie. Discutia va avea loc in trei saptamani, iar apoi angajatul ii va spune managerului rezultatele acestei discutii. Daca nu va avea succes, managerul va avea el insusi o discutie cu departamentul respectiv.

Daca este o problema pusa de manager:

Creeaza o atmosfera care sa faca sa fie usor sa se discute despre punctele slabe daca este necesar. Este recomandat sa se inceapa cu punctele tari ale angajatului.

In cazul in care trebuie discutate punctele slabe:

- Descrie punctele cat mai clar posibil.

- Intreaba angajatul daca este de acord cu punctul tau de vedere

- Explica-i ce astepti de la el

- Insista asupra faptului ca trebuie gasita o solutie buna

- Cauta motivele care cauzeaza puncte slabe

- Cauta ceva pentru a imbunatati punctele slabe

- Pune-te de acord asupra deciziei

- Stabileste data pentru evaluare

- Evalueaza si corecteaza daca este necesar

Exemplu: Un angajat are data limita pentru predarea unui raport. In acest moment el nu este multumit de calitatea lucrarii si, deci, cauta mai multe informatii ceea ce duce la depasirea termenului. Pentru a face ca munca sa fie mai bine structurata, pentru a invata sa identifice informatiile necesare pentru raport, va trebui sa aiba discutii in mod regulat cu managerul sau.

Perspective pentru viitor ale angajatului

Pe langa discutia despre performanta, intalnirile de evaluare pot fi folosite pentru discutiile despre pozitia viitoare a angajatului.

Exemple:

Un angajat a lucrat sase ani pe acelasi post si este interesat sa ocupe un post care sa-i permita sa intre cat mai mult in contact cu publicul. In cadrul intalnirii de evaluare se discuta oportunitatile care sunt si care sunt cerintele pentru noul post.

Un angajat are foarte multa experienta si sarcinile pe care le are de indeplinit sunt de rutina. O noua provocare poate fi de a instrui alt angajat.

Un angajat va fi trimis la un curs de management financiar deoarece doreste ca in viitor sa fie cat mai mult implicat in problemele financiare.

Pasul 3. Raport si evaluare

La finalul intalnirii de evaluare este bine sa se rezume ce a fost discutat si ce s-a decis.

Managerul va face apoi un sumar in scris al discutiei de evaluare. Principalul lucru este sa se mentioneze punctele care au fost discutate si actiunile care trebuie intreprinse de catre manager si/sau de angajat.

Managerul ii va da o copie a raportului angajatului si il va intreba daca este de acord cu continutul acestuia. Daca da, atunci angajatul si managerul semneaza raportul. Trebuie sa se aiba grija cand se stabilesc datele pentru evaluari.

Spre exemplu:

1. S-a stabilit la intalnirea de evaluare ca angajatul sa acorde mai multa atentie procedurilor administrative si ca dupa trei luni se va face o noua evaluare daca angajatul si-a imbunatatit performantele.

2. Managerul a promis ca angajatul va fi mai mult implicat in pregatirea.. Dupa trei luni managerul si angajatul va evalua daca a fost imbunatatita performanta.

Sugestii pentru interviul de evaluare

Intalnirea de evaluare este intotdeauna o discutie unica intre angajat si manager. Cu toate acestea cu privire la calitatea intalnirii, managerul trebuie sa se tina cont de urmatoarele: